Le PNUD recrute un(e) associé(e) à la logistique, RDC

Le PNUD recrute un(e) associé(e) à la logistique, RDC

 

Background :

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes selectectionnes /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

Sous la supervision directe du Spécialiste des Opérations, le logisticien apporte un soutien logistique et technique à la gestion des ressources matérielles du PNUD, en couvrant tout le cycle de vie d’un bien depuis son acquisition jusqu’à son écoulement.
Le logisticien va promouvoir une approche orientée vers la satisfaction de la clientèle, constituée des agences des Nations Unies, des unités du Programme et des projets (Development & Management). Il travaille dans une collaboration étroite avec l’Unité des achats du Bureau.

Duties and Responsibilities :

Les fonctions clés du poste sont les suivants :

  • Mise en œuvre de stratégies opérationnelles ;
  • Administration de la gestion des actifs ;
  • Gestion efficace et efficiente des ressources financières du bureau ;
  • Soutien au développement et au partage des connaissances.

1. Contribuer à la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, en accomplissant les taches spécifiques suivantes :

  • Aider à la gestion et au reporting des stocks du Bureau de manière à garantir le bon fonctionnement du système de contrôle interne ainsi que l’existence d’un système fiable d’enregistrement des données sur les mouvements des stocks ;
  • Gérer les activités de protocole, exonération et demande des visas ;
  • Assurer la gestion de transport (chauffeurs et véhicules) ;
  • Assurer la gestion de la fourniture de carburant et comme point focal, veiller à ce que la fourniture du carburant aux véhicules se fasse conformément aux LTA et SOP mis en place ;
  • Superviser la maintenance des véhicules et les relations avec les prestataires de services ;
  • Recevoir et vérifier les factures de transport et de dédouanement avant la préparation des demandes de paiements par les unités concernées ;
  • Élaborer des rapports mensuels sur les expéditions et réceptions des biens ;
  • Participer aux inventaires et inspections des assets et stocks du Bureau ;
  • Contribuer aux évaluations des performances des services rendus par les transitaires et autres transporteurs ;
  • Superviser toute l’équipe de la Logistique le commis à la logistique ;
  • Accomplir toute autre tâche assignée par le superviseur en cas de nécessité.

2. Assurer l’administration de la gestion des actifs du bureau

  • Réglementer les mouvements des assets au niveau du Bureau pays et des présences locales, en faisant le suivi avec les transporteurs éventuels pour des mouvements d’assets occasionnant le changement de localisation géographique ;
  • Mettre à jour le Masterfile de tous les biens du PNUD à la suite des résultats des inventaires périodiques et aux écoulements (vente, transfert, donation, write-off) autorisés par le Représentant Résident ;
  • Mettre à jour le module Atlas Asset Management concernant les informations sur les numéros de série, les codes d’étiquetage, les codes de localisation, les COAs et les descriptions des assets ;
  • Mettre à jour dans Atlas la cartographie de tous les locaux du PNUD et s’assurer de l’étiquetage complet de tous les assets du PNUD ;
  • Suivre et anticiper les actions de nettoyage des assets en assurant la bonne tenue des indicateurs de performance du IPSAS Dashboard et du Dashboard spécifique des assets ;
  • Organiser des formations sur la bonne utilisation du catalogue de Procurement et s’assurer que les réceptions des assets dans Atlas se font dans le respect des délais exigés, que les documents de support des réceptions sont téléchargés à temps dans DMS ;
  • Organiser des formations sur le remplissage des formulaires RADT, sur les soumissions des assets à travers ACP online et sur la présentation des dossiers au CAP ;
  • Mettre en en œuvre le mécanisme de gestion et de remplacement du matériel vétuste ;
  • Organiser des formations sur le téléchargement des réceptions des assets (DMS for receipt supporting documentation) et sur les opérations basiques de gestion des assets (Asset Management DMS).

3. Contribuer à la gestion efficace et efficiente des ressources financières de l’unité Logistique :

  • Contribuer à l’élaboration et au suivi des budgets du management dans ATLAS en rapport notamment avec les ASL ;
  • Procéder à la facturation et au recouvrement des services rendus en utilisant le module Billing dans ATLAS ;
  • Appuyer l’Analyste aux opérations ainsi que le Chargé des Services communs dans les fonctions de Project manager des budgets du management ;
  • Etablir et soumettre périodiquement des rapports financiers au superviseur sur les budgets adoptés, les ressources disponibles, les engagements pris ;
  • Assurer le paiement des transactions effectuées en lien avec les budgets administratifs.

4. Soutenir le développement et le partage des connaissance au sein du Bureau pays, pour les résultats suivants :

  • Formation du personnel du Bureau sur la bonne utilisation du catalogue de Procurement ;
  • Formation du personnel sur le remplissage des formulaires RADT, sur les soumissions des assets à travers ACP online et sur la présentation des dossiers au CAP ;
  • Formation du personnel sur le téléchargement des réceptions des assets (DMS for receipt supporting documentation) et sur les opérations basiques de gestion des assets (Asset Management DMS).

 

Résultats :

  • Les résultats clés ont un impact sur l’exécution des services logistiques / techniques du Bureau en termes de qualité et de l’exactitude du travail accompli ;
  • L’existence des données précises, la disponibilité de l’information et l’approche axée sur le client renforcent la capacité du Bureau dans la prestation de services logistiques / techniques.

Competencies :

Compétences fonctionnelles :  

Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances

  • Recherche les meilleures pratiques et propose de nouvelles façons plus efficaces de faire les choses ;
  • Identifie et communique les possibilités de promouvoir l’apprentissage et le partage des connaissances ;
  • Se sensibilise aux diverses ressources internes/externes d’apprentissage et de partage des connaissances.

Connaissances professionnelles/expertise technique :

  • Comprend les principaux processus et méthodes de travail relatifs au poste (gestion des actifs) ;
  • Possède une connaissance des politiques et procédures de l’organisation relatives au poste et les applique de manière cohérente dans les tâches de travail ;
  • Identifie de nouvelles et meilleures approches des processus de travail et les incorpore dans son propre travail ;
  • S’efforce de maintenir à jour ses connaissances professionnelles par l’étude autodirigée et d’autres moyens d’apprentissage ;
  • Démontre une bonne connaissance de la technologie de l’information et l’applique dans les tâches de travail ;
  • Fait preuve d’une compréhension et d’une connaissance approfondies des directives et des outils actuels, et les utilise régulièrement dans le cadre de ses missions.

Promouvoir le changement et le développement organisationnels :

  • Démontre sa capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions ;
  • Documente les processus pour soutenir les initiatives de changement.

Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion :

  • Utilise des informations/bases de données/autres systèmes de gestion ;
  • Formule des recommandations concernant les procédures de travail et la mise en œuvre des systèmes de gestion.

Orientation client :

  • Rend compte aux clients internes et externes en temps voulu et de manière appropriée ;
  • Organise et priorise le calendrier de travail afin de répondre aux besoins des clients et de respecter les délais ;
  • Établit, développe et maintien des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes ;
  • Répondre rapidement aux besoins des clients.

Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats :

  • Rassemble et diffuse des informations sur les meilleures pratiques en matière de responsabilité et de systèmes de gestion axés sur les résultats ;
  • Préparer des contributions opportunes aux rapports ;
  • Tenir à jour des bases de données.

Compétences de base :

  • Faire preuve de connaissances générales et d’un jugement sûr ;
  • Auto-développement, prise d’initiatives ;
  • Agir comme un joueur d’équipe et faciliter le travail d’équipe ;
  • Faciliter et encourager une communication ouverte dans l’équipe, communiquer efficacement ;
  • Créer des synergies par la maîtrise de soi ;
  • Gérer les conflits ;
  • Apprendre et partager les connaissances et encourager l’apprentissage des autres. La promotion de l’apprentissage et de la gestion/du partage des connaissances relève de la responsabilité de chaque membre du personnel ;
  • Prise de décision éclairée et transparente.

Compétences Fondamentales :

  • Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
  • Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD ;
  • Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

 

Compétences Fonctionnelles :

Planification et organisation : Faire preuve d’une capacité à planifier et à organiser le travail.

Communication : Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Travail en groupe : Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.

Le développement et l’efficacité opérationnelle :

  • Capacité d’accomplir une variété de tâches et de fonctions répétitives et routinières ;
  • Capacité à travailler sous pression, à gérer un grand volume de travail et sous des contraintes de temps ;
  • Jugement ; capacité à extraire, interpréter, analyser et formater les données et à résoudre les problèmes opérationnels. Capacité à travailler avec un minimum de supervision ; superviser et former le personnel de soutien.

Required Skills and Experience :

Education : Avoir au minimum un diplôme d’études secondaires. Un diplôme universitaire de niveau Graduat en Finance, Comptabilité, Audit, Logistique & approvisionnement, Administration des affaires est un avantage.

Expérience :      

  • Minimum sept (7) ans d’expérience pertinentes pour le niveau d’études secondaires ou quatre (4) ans d’expérience pertinentes pour les titulaires d’un diplôme universitaire ;
  • Avoir une expérience de responsabilités progressive dans les domaines du transport, douane, fret maritime et aérien, des opérations portuaires, de gestion du patrimoine immobilier ou des achats, de gestion du parc automobile et du carburant) ;
  • Avoir de l’expérience dans le domaine de la préparation, suivi et révision des budgets, le paiement et les rapports financiers ;
  • Avoir de l’expérience dans la production des rapports et leur analyse afin de formuler des recommandations ;
  • Etre capable de travailler avec les logiciels informatiques de Bureau (Word, Excel, PowerPoint, etc.).

Langues requises :         

  • Une maîtrise de la langue française est exigée ;
  • Une connaissance de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.
*Veuillez noter que le maintien de la nomination au-delà des 12 mois initiaux est subordonné à la réussite d’une période probatoire.
Disclaimer

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations importantes pour les candidats.

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d’œuvre  :

Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Scam warning :

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.

 

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