EQUAL ACCESS INTERNATIONAL – BUREAU DU TCHAD
Financé par
USAID
Contrat de Fourniture et Installation de Panneaux de Solaires
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N° Réf. : TD/EQP/2020-002
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SECTION 1 : INFORMATIONS AUX SOUMISSIONNAIRES
1.1 Avis aux soumissionnaires
Equal Access International (EAI) est le partenaire de mise en œuvre du Projet Voix de Paix (V2P) de l’Agence américaine pour le développement international (USAID). Le projet V2P est une initiative régionale de renforcement de la communication et des médias pour promouvoir la démocratie, les droits de l’homme, la gouvernance au Burkina Faso, au Cameroun, au Niger, au Mali et au Tchad. Cet objectif sera atteint grâce à une grande variété d’activités pour renforcer la stabilité et la cohésion sociale entre les populations touchées par la violence.
1.2 Objectif général
L’objectif de cette sollicitation est de pouvoir contracter avec une ou plusieurs entreprises capable(s) de fournir et installer des panneaux solaires à des radios communautaires de Bousso et Moussoro.
1.2 Type d’accord pour le service à exécuter
EAI entend sélectionner une ou plusieurs entreprises pour la signature d’un contrat à prix fixe pour la réalisation de service stipulée dans le présent cahier de charges. Cette sélection se fera à travers un processus d’évaluation des soumissions associées au présent appel d’offres.
1.3 Calendrier de l’offre
Le délai global imparti pour cet appel d’offres se subdivise comme suit :
| Publication de l’offre | 24 Mars 2020 |
| Questions et réponses relatives à l’offre | 24-30 Mars 2020 |
| Délai de soumission | 31 Mars 2020 |
N.B. : A partir de la réception du cahier des charges, le soumissionnaire peut poser des questions et même soumettre son offre avant la date limite de dépôt.
1.4 Questions et réponses
Toute question relative au processus de l’offre devrait être adressée par courriel à : obarry@equalaccess.org et jkouadio@equalaccess.org en indiquant en objet « TD/EQP/2020-002 Panneaux Solaires », dans la période du 24 au 31 Mars 2020. EAI compilera toutes les questions et y répondra dans cette même période sans révéler la source.
N.B : chaque soumissionnaire qui souhaite participer à cette présente consultation doit soumettre en premier lieu à obarry@equalaccess.org et jkouadio@equalaccess.org la fiche d’identification afin de pouvoir recevoir d’éventuelles informations complémentaires (Annexe 3).
1.5 Date limite de la soumission
Les offres doivent être reçues au plus tard le 31 Mars 2020 à 18H00, heure locale du N’Djamena pour la remise de copie papier sous plis fermé au bureau EAI de N’Djaména ou par courriel électronique uniquement à l’adresse TD_V2P_Achats@equalaccess.org
Prière mettre en objet de l’email ou sur l’enveloppe uniquement la mention suivante : Avis d’appel d’offres N° TD/EQP/2020-002 Panneaux Solaires
Le non-respect de ce protocole de soumission peut entrainer la disqualification du soumissionnaire.
Les offres reçues après le délai et la date spécifiés, seront considérées en retard et seront prises en considération à la discrétion d’Equal Access.
Les soumissionnaires doivent prendre toutes les dispositions idoines pour que la proposition soit soumise dans les délais impartis. Les propositions seront soumises en deux fichiers (un pour l’offre technique et l’autre pour l’offre financière) en langue française.
Les coûts liés à la préparation et à la soumission des propositions sont à la charge des soumissionnaires. EAI n’est ni responsable ni comptable des frais encourus, quelle que soit la conduite ou l’issue du processus d’acquisition.
1.6 Taxe et TVA
Equal Access International, dans le cadre de ses activités, est exonéré de la TVA (la demande d’exonération de la TVA sera fournie par Equal Access International). Par conséquent, nous vous prions de bien vouloir soumettre votre offre établie en FCFA et en hors TVA et faire ressortir le montant de la TVA, si applicable.
1.7 Eligibilité du fournisseur
En soumettant une offre en réponse à cette demande de prix, le soumissionnaire atteste que son entreprise n’est pas privée, suspendue ou autrement considérée comme inéligible à recevoir une commande du gouvernement des Etats – Unis.
EAI n’attribuera pas un marché à une entreprise qui est exclue, suspendue ou considérée comme non éligible par le gouvernement des Etats-Unis.
1.8 Evaluation et attribution de marché
Le marché sera attribué à un soumissionnaire dont l’offre suit les instructions de cet appel d’offres, répond aux critères d’admissibilité et qui est déterminée par une analyse de compromis pour faire une détermination du meilleur rapport qualité-prix sur l’application des critères d’évaluation suivants. L’importance relative de chaque critère est indiquée par le nombre de points ci-dessous :
| Critère d’évaluation | Points |
| Offre financière | 40 |
| Offre technique | 50 |
| Délai de livraison | 10 |
| Total des points : | 100 |
Veuillez noter que s’il y a des lacunes importantes au niveau des exigences de la présente consultation, une offre peut être considérée comme « non recevable » et ainsi disqualifiée. EAI se réserve le droit d’accorder, à sa discrétion, la conduite à tenir face à ces lacunes.
Il est prévu que la commande portera uniquement sur la base de ces propositions initiales. Cependant, EAI se réserve le droit d’effectuer une des opérations suivantes :
- Peut mener des négociations avec et / ou demander des éclaircissements à tout soumissionnaire avant l’attribution.
- Bien que la préférence soit accordée aux soumissionnaires qui peuvent répondre aux exigences techniques complètes de ce cahier des charges, Equal Access International peut établir une commande partielle ou répartir la commande entre différents fournisseurs, si c’est dans le meilleur intérêt de EAI.
- Peut annuler cette Sollicitation d’Offre à tout moment.
Le soumissionnaire devra en outre être jugé qualifié pour exécuter le marché de façon satisfaisante. A cet effet, EAI peut procéder à une visite (des références antérieurs et/ou des échantillons) afin de s’assurer qu’il possède la capacité nécessaire pour l’exécution de ce marché. La date de visite sera fixée selon un programme établi avec le(s) prestataire(s) retenu(s). Si cette visite ne satisfait pas EAI, l’offre de l’entreprise sera rejetée et le processus se poursuit avec le soumissionnaire classé au rang suivant.
1.9 Termes et conditions générales
Cette sollicitation est soumise aux conditions générales suivantes qui seront appliquées :
(a) Toute décision résultant de cette Sollicitation d’Offre sera ferme à prix fixe, sous la forme d’un Bon de Commande.
(b) Aucune commission ne doit être payée à un membre du staff d’Equal Access International ou à un de ses partenaires pour la réalisation de cette commande.
(c) Les articles seront livrés ou expédiés convenablement empaquetés et étiquettes, jusqu’au lieu de livraison indiquée. Le risque de perte ou la destruction des marchandises sont à la charge du fournisseur jusqu’à ce que le transfert de responsabilité soit sous l’autorité d’Equal Access International.
(d) Les articles non-conformes aux spécifications données dans le Bon de Commande seront retournées au fournisseur à ses frais.
(e) Les conditions de paiement standard de Equal Access International sont nettes à 30 jours après réception de la facture, la copie du Bon de Commande, et copie du Bordereau d’Expédition ou Livraison dument signée par un employé d’Equal Access International habilité à signer. Le paiement ne sera fait qu’au Nom de l’entité qui présente l’offre en réponse à cet appel d’offres et identifié dans le Bon de Commande qui en résulte ; le paiement ne sera pas attribué à un tiers.
(f) Une fois que le Bon de Commande est fait, vous avez le droit de demander les informations sur les soumissionnaires, le fournisseur choisi, et les raisons pour ce choix. Votre demande devra être adressée par écrit au Directeur Régional des Achats et de la Logistique d’Equal Access à l’adresse obarry@equalaccess.org. Toute demande verbale ne sera pas honorée.
(g) Tout transport aérien international ou expédition maritime effectué sous une quelconque décision résultant de cet appel d’offres, doit se faire avec des transporteurs battant pavillon / navires américains.
(h) La législation américaine interdit les transactions avec, et la fourniture de ressources et de soutien aux individus et organisations associées au terrorisme. Le fournisseur en vertu d’une attribution résultant de cet appel d’offres doit veiller au respect de ces lois.
1.10 Système de numérotation universel des données (DUNS)
Une organisation qui reçoit une commande d’achat à partir de 25.000 $ doit obligatoirement obtenir un numéro DUNS avant la signature d’un contrat ou un bon de commande. Le lien ci-après http://fedgov.dnb.com/webform permet d’obtenir gratuitement un numéro.
SECTION 2 : CONSTITUTION DU DOSSIER DE SOUMISSION
2.1 Présentation de l’offre technique
Nous tenons à préciser que le présent appel d’offres est constitué en lot. Chaque soumissionnaire est libre de répondre au lot de son choix. L’évaluation se fera également par lot selon les critères indiqués dans le présent dossier d’appel d’offres.
Votre offre technique doit inclure obligatoirement au minimum les informations ci-après :
- Le registre de commerce ;
- L’attestation de régularité fiscale (ARF) (dernière attestation disponible) ;
- Fiches techniques de chaque élément (y compris un visuel pour chaque équipement; prière obligatoirement préciser dans votre réponse la marque et modèle de chaque équipement);
- Préciser la période et couverture de garantie;
- Délai de livraison en jour calendaire (ce délai doit prendre en compte la livraison, l’installation et la mise en service de tout le matériel à compter de la signature du bon de commande) ;
- Indiquer votre source d’approvisionnement (Pays) ;
- Votre document d’affiliation au fabricant ou à un grossiste
- Au moins trois (03) références antérieures relatives au présent appel d’offres (Personne de référence, numéro de téléphone et email) selon le canevas de l’annexe 2 par domaine.
2.2 Présentation de l’offre financière
Le soumissionnaire est invité à établir son offre (en hors TVA) sur papier entête en tenant compte des quantités et spécifications décrites dans l’annexe 1.
Votre offre financière doit être valable pour une durée de 90 jours à partir de la date limite de soumission des offres.
Annexe 1 Bordereau des prix
Lot 1 :Bousso
| # | Désignation | Spécifications | Quantité | Unité | Prix Total |
| 1 | Panneaux Solaire | Module photovoltaique de 310Wc 72P Lorentz ou Eco Grenn Energy (ou équivalent) | 14 | Pièce | |
| 2 | Support Installation Panneaux | Support Installation au Sol Scheltter | 14 | Pièce | |
| 3 | Disjoncteur 80A | Disjoncteur 80A | 1 | Pièce | |
| 4 | Coffrets de 12 Modules equipe des disjoncteurs | Coffrets de 12 Modules équipé des disjoncteurs | 2 | Pièce | |
| 5 | Confection d’une mise a la terre | Confection d’une mise à la terre | 3 | Pièce | |
| 6 | Batterie Victron | Batterie AGM ou Gel de 220AH 12 V Victron Energy (ou équivalent) | 12 | Pièce | |
| 7 | Support Batterie | Support Batterie (12 unites bloc) | 1 | Pièce | |
| 8 | Onduleur QUATTRO 8000 VA/ 48V | Onduleur QUATTRO 8000 VA/ 48V (ou équivalent) | 1 | Pièce | |
| 9 | Câbles | Câbles d’installation des panneaux solaires | 1 | Pièce | |
| 10 | Main d’œuvre installation et mise en service | Main d’œuvre installation et mise en service à Bousso | 1 | Forfait | |
| 11 | Transport | Transport Matériel à Bousso | 1 | Forfait |
Lot 2 : Moussoro
| # | Désignation | Spécifications | Quantité | Unité | Prix Total |
| 1 | Panneaux Solaire | Module photovoltaique de 310Wc 72P Lorentz ou Eco Grenn Energy (ou équivalent) | 28 | Pièce | |
| 2 | Support Installation Panneaux | Support Installation au Sol Scheltter | 28 | Pièce | |
| 3 | Disjoncteur 80A | Disjoncteur 80A | 2 | Pièce | |
| 4 | Coffrets de 12 Modules équipé des disjoncteurs | Coffrets de 12 Modules équipé des disjoncteurs | 2 | Pièce | |
| 5 | Confection d’une mise a la terre | Confection d’une mise a la terre | 3 | Pièce | |
| 6 | Batterie Panneaux (en 48V) | Batterie AGM ou Gel de 220AH Victron Energy (ou équivalent) | 16 | Pièce | |
| 7 | Support Batterie | Support Batterie (16 unités par bloc) | 1 | Pièce | |
| 8 | Quatro 8 KVA/Victron Energy | Quatro 8 KVA/Victron Energy (48 V) (ou équivalent) | 1 | Pièce | |
| 9 | Câbles | Câbles d’installation des panneaux solaires | 1 | Pièce | |
| 10 | Main d’œuvre installation et mise en service | Main d’œuvre installation et mise en service | 1 | Forfait | |
| 11 | Transport | Transport Materiel | 1 | Forfait |
Annexe 2 Références Antérieures
| Référence 1 | |
| Nom du Client | |
| Personne contact | |
| Adresse email | |
| Objet du service | |
| Valeur du contrat | |
| Date d’exécution |
| Référence 2 | |
| Nom du Client | |
| Personne contact | |
| Adresse email | |
| Objet du service | |
| Valeur du contrat | |
| Date d’exécution |
| Référence 3 | |
| Nom du Client | |
| Personne contact | |
| Adresse email | |
| Objet du service | |
| Valeur du contrat | |
| Date d’exécution |
Annexe 3 Fiche d’identification
| Fiche d’identification | |
| Nom du fournisseur | |
| Situation géographique | |
| Personne contact | |
| Adresse email | |
| Numéro de téléphone | |