Termes de Référence pour le recrutement d’une société de gardiennage des locaux de la GIZ Tchad

APPEL D’OFFRE N°83372158

 

I. INTRODUCTION

La GIZ est un prestataire de services de Coopération Internationale pour le développement durable actif au niveau mondial. Elle a plus de 50 ans d’expérience dans les domaines les plus variés : développement rural, bonne gouvernance, énergie et environnement, promotion de la paix et de la sécurité… Elle coopère avec le secteur privé. Son siège se trouve à Eschborn et à Bonn en Allemagne.

L’Antenne de N’Djamena est rattachée au Bureau Régional de la GIZ à Yaoundé au Cameroun. Des Projets/Programmes (P/P) sont mis en œuvre au Tchad par les fonds des plusieurs bailleurs.

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) Gmbh au Tchad, ci-après dénommé GIZ, est à la recherche d’une société de gardiennage pouvant assurer la sécurité des locaux professionnels de la GIZ et au besoin les domiciles privés de son personnel expatrié sur l’ensemble du territoire Tchadien. Elle invite par le présent appel d’offres les sociétés de gardiennage remplissant les conditions requises et désireuses d’y participer à présenter une offre sous plis fermé adressée au Coordinateur de portefeuille de la GIZ Tchad.

Durée du contrat : deux (02) ans renouvelables jusqu’à concurrence de 6 ans. Tout renouvellement se fera d’accord partie par une notification écrite préalable d’un mois et fera l’objet d’un avenant au contrat.

Résumé des besoins :

▪  Système de rotation de 8h par équipe, soit 3 équipes sur 24h ;

▪  Pour les domiciles des expatries : 1 agent de sécurité par faction, soit 3 agents en 24h (3×8) ;

▪  Pour les bureaux : 2 à 3 agents de sécurité de jour et de nuit par équipe (2 à 3 agents x3) en fonction des besoins au bureau de la GIZ ;

▪  Ce chiffre est évolutif en fonction du besoin de la GIZ ;

▪  Un salaire net minimum équivalent au moins au SMIG Tchadien sera exigé pour tous les gardiens qui seront affectés au service de la GIZ. Toute société de gardiennage devra tenir compte de ce salaire dans son offre financière ;

▪  Un nombre de 103 APS est demandé pour le moment.

 

La société de gardiennage sélectionnée devra assurer les services suivants :

Informations générales

La société de gardiennage devra mettre à la disposition de la GIZ des agents de sécurité ayant les compétences nécessaires pour assurer la sécurité :

  1. Des locaux (officiels et résidentiels) désignés par le directeur pays de la GIZ ou son suppléant ;
  2. De tout autre lieu désigné par le directeur pays de la GIZ ;
  3. Des employé(e)s nationaux et internationaux de la GIZ à proximité des lieux désignés.

 

II. NATURE DU SERVICE

La société de gardiennage doit :

  1. Assurer un service de gardiennage 24/7 sur les sites désignés par la GIZ ;
  2. Être capable de fournir, si besoin, une équipe de réaction rapide 24/7 pouvant répondre à toute situation d’urgence dans les plus brefs délais ;
  3. En collaboration avec la GIZ, concevoir des procédures spécifiques pour chaque site désigné. Ces procédures seront les suivantes :
    1. Protocoles spécifiques de contrôle d’accès, permettant le suivi des mouvements du personnel, des véhicules et du matériel entrant et sortant des bureaux GIZ;
    2. Protocole de surveillance permettant :
      • Une surveillance efficace des bâtiments ;
      • D’empêcher toute intrusion ou attaque contre les personnes et/ou les biens ;
      • De répondre de manière adéquate en cas de confrontation avec un suspect.
    3. Protocole d’urgence en cas de situation d’urgence ;
    4. Protocole de gestion et de supervision du personnel ;
    5. Protocole de remplacement des gardes absents ;
    6. Protocole de surveillance des activités criminelles dans les rues (dans les limites physiques du bâtiment) permettant de répondre promptement à toute mise en danger du personnel de la GIZ et de leur bien dans la zone surveillée ;
    7. Protocole de communications entre les différents sites et bâtiments ;
    8. Protocole en cas d’incendie
  4. Assurer le paiement ponctuel et régulier des salaires des gardes postés sur les sites désignés par la GIZ.

 

III. DUREE DU CONTRAT DE SERVICE

La société de gardiennage sera contractée pour une durée de 02 ans, renouvelable sur accord pendant maximum 6 ans en cas de satisfaction et pour des services d’une nature et d’un volume similaire à ceux décrits dans les présents termes de référence.

La satisfaction du service sera évaluée par rapport aux points suivants :

  • Ponctualité, promptitude et professionnalisme des agents (accueil, contrôle des visiteurs, respect des conditions d’hygiène) au lieu de service ;
  • Tenue de la main courante (toutes les entrées et les sorties doivent être inscrites dans la main courante) ;
  • Respect de jour de repos et des congés des agents ;
  • Paiement de salaire des agents à temps comme convenu par le code de travail tchadien.

 

IV. SITUATION ADMINISTRATIVE DE L’ENTREPRISE

La société de gardiennage devra satisfaire à toutes les conditions préalables suivantes :

  1. Elle doit être légalement autorisée et enregistrée au Tchad ;
  2. Posséder toutes les autorisations nécessaires à mener à bien des activités liées à la sécurité tel qu’énoncées dans les termes de référence ;
  3. Être en conformité avec toutes les exigences locales en matière juridique et éthique d’un fournisseur tchadien de services de sécurité ;
  4. Assurer être en conformité avec le droit du travail tchadien dans le domaine salarial et des prestations sociales vis à vis de ses employés ;
  5. Respecter strictement les principes énoncés dans le « Document de Montreux » sur les obligations juridiques pertinentes et les bonnes pratiques pour les États en ce qui concerne les opérations des entreprises militaires et de sécurité privée pendant les conflits armés (https://www.icrc.org/fre/assets/files/other/icrc_001_0996.pdf);
  6. Être assurée contre le vol ou les dommages causés par malveillance ou négligence grave de la part des employés de la société de gardiennage.

 

V. RECRUTEMENT, AFFECTION, REMPLACEMENT & SUPERVISION

  1. Les critères de recrutement
    1. Les agents de sécurité affectés au service de la GIZ doivent répondre aux critères suivants :
      1. Age de préférence entre 25 à 45 ans ;
      2. Niveau minimum d’éducation permettant :
        • Un travail efficace ;
        • De comprendre les ordres donnés et les exigences spécifiques des clients ;
        • De maintenir un journal des évènements ;
        • De rédiger de simple rapport ;
      3. Être physiquement apte à effectuer des tâches physiques associées à des fonctions d’agent de sécurité à laquelle il/elle est employé ;
      4. Avoir un minimum d’expérience d’un an comme un « agent de sécurité » qualifié ;
      5. Pas de dépendance à l’alcool et/ou aux drogues. En cas d’utilisation de médicaments prescrits, ces médicaments ne doivent pas entraver l’exercice des tâches assignées ;
      6. Capable de parler, comprendre et lire le français et de l’anglais (atout).
  2. Contrôle des antécédents
    1. La société de gardiennage est responsable du contrôle des antécédents des agents de sécurité affecté au service de la GIZ par :
      1. Un entretien ;
      2. La vérification d’identité ;
      3. La présentation de lettre recommandation ;
      4. Production d’un extrait de casier judiciaire vierge ;
      5. Certificat de dégagement militaire dans le cas d’ancien militaire ;
      6. Certificat médical.
    2. Une copie de l’ensemble des documents permettant le contrôle des antécédents de chaque agent de sécurité doit être fourni à la GIZ pour chaque agent de sécurité affecté au service de la GIZ.
  3. Dossier d’affectation
    1. La société de gardiennage est tenue de fournir une copie des documents ci-dessous mentionnés pour chacun des agents de sécurité affecté au service de la GIZ dans les dix [10] jours ouvrables avant le début de l’affectation. Le dossier d’affection doit contenir :
      1. Une copie de la carte d’identité ;
      2. Le résultat du processus du control des antécédents avec :
        • Résumé de l’entretien ;
        • Copie de lettre recommandation avec un contact ;
        • Copie de l’extrait de casier judiciaire vierge ;
        • Certificat de police ;
        • Certificat de dégagement militaire en cas d’ancien militaire ;
        • Résultat de l’examen médical.
      3. Un dossier de formation ;
      4. Une preuve documentée de la qualification de chaque employé.
  4. Affectation des agents de sécurité
    1. Une fois affecté à un site, l’agent de sécurité ne pourra se voir affecté à un autre site sans l’autorisation préalable écrite de la GIZ ;
    2. Le changement de site des agents de sécurité ne sera autorisé que dans les cas d’urgence
    3. Les agents de sécurité déployés dans les locaux de la GIZ ne peuvent pas être affectés à une autre organisation ou assumer deux quarts de travail consécutifs.
  5. Remplacement
    1. L’entreprise de gardiennage devra communiquer le dossier d’affectation des nouvelles recrues et de tout remplacement au directeur pays et/ou suppléant désigné au moins dix jours ouvrables avant la date de début d’affectation, sauf en cas d’urgence.
    2. La GIZ se réserve le droit de préapprouver les nouveaux gardiens affectés à leurs locaux.
    3. Les remplaçants réunissant les exigences énoncées prendront la place des gardes malades, absents en raison de leur congé ou absent pour raison urgente.
    4. Ces remplaçants doivent faire partie de l’équipe de réaction rapide. Cette équipe devra être préapprouvée par la GIZ. Cette équipe d’agents de sécurité devra donc être clairement identifiée et prêt à fonctionner en cas d’urgence.
    5. La société de gardiennage doit avoir la capacité de fournir un remplaçant correspondant aux exigences de la GIZ décrit ci-dessus lors de l’absence d’un agent de sécurité affecté au service de la GIZ en raison d’une urgence médicale.
  6. Supervision interne
    1. La société de gardiennage nommera des contrôleurs distincts qui seront responsables de la supervision des gardes déployés dans les bureaux et des résidences de la GIZ. Les coûts de ces superviseurs doivent être pris en compte dans le prix de la prestation.
    2. Au minimum un superviseur devra effectuer une ronde de contrôle toute les 8 heures. Pour chaque site visité, cette ronde devra être consignée dans un journal et un compte rendu devra être produit à la fin de chaque trimestre à la GIZ.
    3. Ce superviseur servira également d’agent de liaison entre la société de gardiennage et la GIZ au Tchad.
  7. Supervision de la GIZ
    1. Les agents de sécurité sont tenus de suivre les instructions et procédures émises par la GIZ dans la limite de leurs conformités avec la législation nationale et les normes internationales mentionnées dans le présent document.

 

VI. CADRE SOCIAL

  1. Temps de travail
    1. Les agents de sécurité ne sont pas autorisés à travailler au-delà des heures légales y compris les heures supplémentaires. Le planning de travail des agents doit être communiqué à la GIZ ;
    2. Les agents de sécurité ont droit à des congés conformément à la loi tchadienne. Une planification annuelle de ces congés prévus pour chaque agent de sécurité devra être présentée à la GIZ.
  2. Salaire
    1. Le salaire minimum mensuel brut pour les agents de sécurité doit être équivalent, en F CFA, au salaire minimum national tchadien ;
    2. La société de gardiennage s’engage à payer ses gardes en temps opportun et sans délai ;
  3. Droit social tchadien et droit de l’Homme
    1. L’entreprise doit certifier sa conformité avec toutes les lois tchadiennes en matière de droits des travailleurs et des avantages sociaux pour les travailleurs (immatriculation et cotisation à la CNPS, droit au congé annuel…).

VII. TACHES DES AGENTS DE SECURITE

  1. Taches spécifiques
    1. Les agents de sécurité doivent rester vigilants en tout temps, patrouiller en intervalles réguliers, en particulier du crépuscule à l’aube ;
    2. Les locaux de la GIZ seront gardés par les agents de sécurité de 24 heures par jour, 7 jours par semaine, sauf indications contraires ;
    3. Les agents de sécurité devront sécuriser toutes les entrées et sorties et maintiendront un journal des entrées et sorties des locaux et résidences ;
    4. Aucun visiteur non autorisé ne sera admis à pénétrer dans les locaux de la GIZ. Seul le personnel de la GIZ ou le résident pourra autoriser l’entrée des visiteurs ;
    5. Les agents de sécurité ne sont pas autorisés à quitter leur lieu de travail pendant leur service. Cette règle est applicable pour la pause déjeuner, le temps de prière ou toute autre activité à moins que la société de gardiennage fournisse un remplaçant ;
    6. Les agents de sécurité doivent être polis et courtois en tout temps ;
    7. Les agents de sécurité doivent être propres et présentables à tout moment. Ils doivent porter un uniforme fourni par l’entreprise de gardiennage, il ne sera admis aucun agent de sécurité en état d’ébriété ;
    8. Les agents de sécurité sont responsables de l’entretien des installations fournies par GIZ ;
    9. Les agents de sécurité ne sont pas autorisés à entrer ni dans l’enceinte des bureaux, ni dans celle des résidences à condition qu’une autorisation leurs a été formellement donnée.
  2. Règles d’engagement
    1. La société de gardiennage est tenue de présenter ces procédures en matière de règles d’engagement ;
    2. La société de gardiennage sera tenue de signer le Code de conduite international pour les fournisseurs de sécurité privés.
  3. Equipement des agents de sécurité affectés au service de la GIZ
    1. Afin de réaliser efficacement, la société de gardiennage fournira aux gardes déployés dans les locaux de la GIZ :
      1. Uniformes ;
      2. Matraque ;
      3. Les téléphones cellulaires (coûts de communication doivent être pris en charge par la société de gardiennage) ;
      4. Miroirs d’inspection, détecteurs de métaux, appareils VHF / HF si spécifié dans les contrats individuels ;
      5. Lampes de poche ;
      6. Radiateurs et ventilateur ;
      7. Alimentation et boissons ;
      8. Gel hydroalcoolique et masque de protection faciale.
    2. La responsabilité de la fourniture et de l’entretien de l’équipement mentionné ci-dessus incombe à la société de gardiennage. Les frais afférents à l’équipement doivent être pris en compte dans le prix de la prestation.
  4. Formation et information
    1. La société de gardiennage choisie sera responsable de la formation continue des gardes et de la tenue d’un journal de formation pour chaque garde. La GIZ exige les formations suivantes :
      1. Formation aux procédures de contrôle d’accès (recherche de véhicules, fouille du corps, procédure de confirmation des visiteurs) ;
      2. Formation à l’utilisation appropriée de la force ;
      3. Formation à la gestion appropriée des individus violents ;
      4. Formation à la détection de surveillance ;
      5. Formation à la sécurité incendie ;
      6. Formation aux premiers secours ;
      7. Formation à confidentialité ;
      8. Formation au code de conduite ;
      9. Sensibilisation aux gestes de préventions Covid19.
    2. Les superviseurs seront responsables de la séance d’information des agents de sécurité avant qu’ils ne commencent à travailler avec la GIZ. Cette séance d’information portera sur les plans de sécurité spécifiques au site à surveiller et sur les procédures standard opérationnelles.
    3. La société de gardiennage fournira sa politique de formation à la GIZ.
  5. Partage d’information
    1. Tout incident de sécurité et violation de règle de sécurité doit être immédiatement signalée par les agents de sécurité à leur superviseur et à la GIZ.
    2. La société de gardiennage informera la GIZ de toute mesure disciplinaire à l’encontre du personnel affecté au service de la GIZ.
  6. Direction des agents de sécurité affectés au service à la GIZ

Plan de gestion, programme de travail, plan d’assurance qualité, plan d’urgence.

    1. La société de gardiennage est tenue de fournir un plan de gestion, un programme de travail, un plan d’assurance qualité et enfin un plan d’urgence ;
    2. Le plan de gestion devra comporter au minimum :
      1. Noms, l’expertise et la qualification de son personnel d’encadrement et de surveillance affecte à la GIZ ;
      2. Un l’organigramme de ce contrat, comprenant le personnel sur site et hors site affecté au service de la GIZ ;
      3. Détails des responsabilités du gestionnaire de contrat et d’autres catégories de personnel affecté au service de la GIZ ;
      4. Détails du processus de control préalable du personnel à son affectation, (dossiers d’affection) ;
      5. Des détails de la politique de courtoisie du personnel ;
      6. Détails du programme de formation pour les agents affectés au service de la GIZ, ( formations et information) ;
      7. Détails du programme de formation de perfectionnement pour les agents affectés au service de la GIZ n’ayant pas suivi le règlement ;
      8. Capacité à fournir des remplaçants aux agents de sécurité absents,( remplacements) ;
      9. Protocole de contrôle de présence des agents affectés au service de la GIZ (Cf supervisons interne et de la GIZ);
      10. Protocole de contrôle de discipline et la performance des agents affectés au service de laGIZ ;
      11. Protocole permettant d’assurer la conformité des agents affectés au service de la GIZ aux normes de sécurité.
    3. Le programme de travail devra comporter au minimum :
      1. Le détail de la provision et de l’utilisation, y compris la marque, la quantité et l’emplacement des équipements, les véhicules et les outils, ( Equipement des agents affectés au service de la GIZ) ;
      2. La répartition du travail pour les agents affectés au service de la GIZ avec le plan de déploiement du personnel et des ressources permettant de remplir les exigences de rendement ;
      3. Le plan du dispositif de remplacement et de l’équipe de réaction rapide ;
      4. Programme de travail journalier, hebdomadaire, bihebdomadaire et mensuel ;
      5. Les mesures de sécurité à adopter dans l’exécution des services.
    4. Plan d’urgence devra comporter au minimum :
      1. La disponibilité de ressources supplémentaires durant les situations d’urgence, telles que l’absence de personnel ou pendant/après des situations de troubles sociaux ;
      2. Le niveau de soutien et les ressources disponibles en période d’urgence avec les détails sur le nombre d’agents de sécurité qui pourraient être mobilisés dans un délai prescrit;
      3. La fourniture de numéros de téléphone d’urgence.
    5. Plan d’assurance qualité devra comporter au minimum :
      1. La politique de suivi de qualité et de performance ;
      2. Le Protocol permettant de remédier au défaut de performance.

 

VIII. FACTURATION ET PAIEMENT

  1. La société de gardiennage devra envoyer les factures à l’Antenne GIZ N’Djaména pour tous les deux (02) mois accompagnés du contrat et des échanges (mail) s’il y a eu d’augmentation ou diminution des nombres des agents .Les factures doiventêtre soumises en français et en monnaie locale (Franc CFA/XAF).
  2. Le paiement s’effectuera par l’Antenne de GIZ dans un délai d’un (01) mois à partir de la présentation par le contractant des documents suivants :
    1. La facture numérotée, datée et signée. Elle doit comporter le Numéro du Projet (PN), l’intitulé du projet, numéro du bon de commande, les mentions obligatoires (article 246 nouveau du CGI) ci-dessous sur son offre :
      1. NIF du Client (6001557R) et du Fournisseur/Prestataire
      2. Mention de l’enregistrement pour certaines factures
      3. Quantité des biens livrés ou service rendus (Volume, Unité, Taux horaire…)
      4. Dénomination du bien ou service : Nature et caractéristiques du bien ou services
      5. Prix unitaire Hors TVA
      6. Date de délivrance ou d’émission de la facture
      7. Numéro de la facture
      8. Taux et montant de la TVA
      9. Total hors taxes et Montant TTC
        Mention obligatoire à compléter avec celles prévues aux articles 1014 et 1026 du CGI :
      10. Nom et adresse du client
      11. Nom et Adresse du Fournisseur ou Prestataire
    2. Copie du contrat ;
    3. Mail de diminution ou d’augmention des postes.

Le paiement des prestations de services sera effectué en monnaie locale soit par chèque ou virement bancaire sur un compte domicilié auprès d’une banque au Tchad.

 

IX. PROFIL RECHERCHE

Le soumissionnaire doit être une personne morale du droit privé dotée d’une capacité technique, financière, matérielle et humaine, résidant au Tchad pouvant réaliser les tâches ci-dessus sans difficultés.  Elle doit prouver une expérience d’au moins 7 ans dans le secteur de sécurité et gardiennage des biens.

 

X. PROCEDURE DE SELECTION

A. Modalités de soumission d’offre et évaluation des offres

1. Contenu de l’offre

a. Dossiers administratifs

Le Dossier Administratif est composé des copies des pièces éliminatoires et des pièces complémentaires remplies signées et cachetées.

Pièces éliminatoires : (la non présence ou la non validité de l’une de ces pièces, conduit à l’élimination du soumissionnaire pour le reste de l’évaluation). Il s’agit de :

  • Attestation d’exercice en cours de validité ;
  • Extrait du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM)
  • Patente de l’année en cours ;
  • Certificat d’Identification fiscale (CIF) au nom de l’entreprise ;
  • Carte du contribuable (carte fiscale) de l’année en cours au nom de l’entreprise ;
  • Attestation de non faillite datant de moins de trois mois ;
  • Plan de localisation et adresse complète signé et cacheté par la Direction Générale des impôts ;
  • Attestation de domiciliation bancaire au nom de l’entreprise ;
  • Autorisation des activités de surveillance et de gardiennages accordés par le ministère de l’intérieur et de la sécurité ;
  • Copie de la police d’assurance de responsabilité professionnelle valide, montrant le capital de la couverture.

 

Pièces complémentaires (fournies par la GIZ et doivent être remplies et signées pour permettre à la GIZ de traiter vos dossiers. Leur présence dans le dossier administratif constitue un atout en cas d’égalité). Toutefois aucun prestataire, fournisseurs ne sera attributaire d’un marché à la GIZ sans avoir adhéré à ces conditions.

Il s’agit de :

  • Déclaration d’intégrité GIZ et AFD;
  • Conditions générales des contrats ;
  • Fiche d’inscription dans la base de données GIZ dument remplie et signée par les nouveaux prestataires, fournisseurs n’ayant jamais été enregistrés à la GIZ ;
  • Déclaration de consentement concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel.

 

Après l’évaluation et avant l’attribution du marché, le soumissionnaire adjudicataire devra présenter les originaux de tous ces documents demandés. En outre, il devra présenter les documents suivants sous forme originale et en cours de validité :

  • Attestation de mise à jour CNPS ;
  • Quitus fis

Les documents et les informations ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Dossier administratif».

 

b. Dossier technique

Il est composé de :

  • Expérience et présentation de la société avec le chiffre d’affaire, sa présence sur le territoire nationale (N’Djaména et autres régions) ;
  • CV des 3 personnes de contact ;
    • Directeur des opérations : ≥ BAC+3 en sociologie, Droits, Administration des gestions et autres… ; ≥ 07 ans d’expérience dans le poste similaire et dans le domaine de la sécurité ;
    • Officier en charge :≥ BAC+2 en sociologie, Droits, Administration des gestions et autres… ; ≥05 ans d’expérience dans le poste similaire et dans le domaine de la sécurité ;
    • Agent superviseur ; ≥ BAC ou niveau terminal ; ≥ 01 ans à 02 ans d’expérience dans le poste similaire et dans le domaine de la sécurité ) .
  • Un plan de gestion tel qu’indiqué au Direction des agents de sécurité affectés au service à la GIZ ;
  • Un programme de travail tel qu’indiqué au Direction des agents de sécurité affectés au service à la GIZ ;
  • Un plan d’urgence tel qu’indiqué au Direction des agents de sécurité affectés au service à la GIZ;
  • Un plan d’assurance qualité tel qu’indiqué au Direction des agents de sécurité affectés au service à la GIZ ;
  • Traitement des agents de sécurités affectés à la GIZ (assurance maladie, treizième salaire, promotion du personnel, prime…);
  • Fournir les noms, adresses et coordonnées d’au moins trois entreprises clientes pouvant cautionner votre expérience au cours des cinq dernières années sur le même type de mission.

La pièce et les informations ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Offre technique».    

 

c. Offre financière

Présentée sous pli fermé portant le nom de la société, portant la mention « offre financière » qui doit contenir les informations suivantes :

  • Honoraires forfaitaires mensuels bruts par poste de gardien non révisables en hors taxes sur la base des conditions définies plus haut ( 1. Temps de travail).

 

Cadre de devis

DésignationUnitéNombre des agentsQtéPrix unitaireMontant
IHonoraires 

(Tous frais compris)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                

– Agent de sécuritéMois10312
TotalXAF 
Euro 

 

Le soumissionnaire doit indiquer dans son offre en plus du PN : 99.9239.7-001.03 « Bureau GIZ N’Djamena » et du numéro de l’appel d’offre 83372158, les mentions obligatoires ci-dessous sur son offre :

  • NIF du Client (6001557R) et du Fournisseur/Prestataire
  • Mention de l’enregistrement pour certaines factures
  • Quantité des biens livrés ou service rendus (Volume, Unité, Taux horaire…)
  • Dénomination du bien ou service : Nature et caractéristiques du bien ou services
  • Prix unitaire Hors TVA
  • Date de délivrance ou d’émission de la facture
  • Numéro de la facture
  • Taux et montant de la TVA
  • Total hors taxes et Montant TTC
  • Validité de l’offre.

 

Mention obligatoire à compléter avec celles prévues aux articles 1014 et 1026 du CGI:

  • Nom et adresse du client
  • Nom et Adresse du Fournisseur ou Prestataire

 

B. Evaluation des offres

Avant de procéder à l’évaluation détaillée des offres, la GIZ s’assurera que chaque offre remplit les critères de recevabilité, est dûment signée et est présentée dans la langue requise. La GIZ procèdera à l’évaluation de cet appel d’offres en 3 étapes :

a. Évaluation des dossiers administratifs

Il sera procédé ici à la vérification de la présence et de la validité des pièces du dossier administratif. L’absence ou la non validité de l’une des pièces éliminatoires, entraine le rejet de l’offre.

Pour les pièces complémentaires, elles sont obligatoires pour le traitement des dossiers de chaque soumissionnaire. Leur présence dans le dossier administratif si elles sont déjà remplies et signées, constitue un atout en cas de compétence égale. Si elles n’existent pas, ou pas dument signés dans le dossier administratif, le soumissionnaire serait tenu de le faire dans tous les cas avant le passage à l’étape technique si le nombre minimal de cinq (5) dossiers complets n’a pas été atteint. Ainsi, les soumissionnaires se verront éliminés en cas d’atteinte du nombre minimal de dossier complets. A défaut, le cas échéant on procédera à l’inventaire des dossiers les plus complets parmi les moins complets en vue de compléter la liste au nombre minimal de cinq (5) et les inviter à les compléter dans un délai de 24h.

 

b. Evaluation technique (70%) :

Elle prendra en compte les offres jugées recevables après la vérification d’aptitude et sera conduite sur la base des critères définis dans la grille d’évaluation technique en annexe.

  • Un minimum de 70 points est nécessaire pour être éligible à l’évaluation financière ;
  • L’offre technique ne doit comporter aucune information financière.

 

c. Évaluation des Offres financières

Elle prendra en compte les soumissionnaires qualifiés à l’étape technique et se déroulera suivant les étapes suivantes :

  • La vérification de la conformité entre les prix en lettres et ceux en chiffres. S’il y a contradiction entre les prix en lettres et ceux en chiffres, les prix en lettres prévaudront et ceux en chiffres seront corrigés ;
  • La vérification des calculs. Ainsi s’il y a contradiction entre le montant total de l’offre et le montant total obtenu par application de la quantité au prix unitaire, ce dernier prévaudra et le montant total sera corrigé.

 

XI. PONDERATION

1. Évaluation technique

L’évaluation technique se fera suivant les critères inscrits dans la grille de notation.

La note technique est déterminée selon la formule suivante :

Note Technique (NT)=  (Nombre de points obtenus )/(Meilleur nombre de points)  ×70

 

2. Évaluation financière

À la suite de la correction des erreurs de calculs arithmétiques, les offres financières seront pondérées de la manière suivante :

Note Financière (NF)=  (Montant le plus bas )/(Montant du soumissionnaire)  ×30

 

3. Évaluation globale des offres

Elle consistera à attribuer les notes finales aux soumissionnaires ainsi qu’il suit :

Note Globale (NG) = NT + NF

Le soumissionnaire ayant obtenu le maximum de points après l’addition des notes technique et financière, sera déclaré adjudicataire du marché sous réserve qu’il présente sous 72h les originaux de son dossier administratif y compris l’attestation de mise à jour de la CNPS et le quitus fiscal tous deux en cours de validité.

 

NB : L’information sur la fin de la procédure sera communiquée par mail et affiche devant nos Bureaux. Seuls les soumissionnaires ayant d’adresse mail seront informés de la fin de la procédure. Pour ce faire, nous vous invitons à inscrire votre adresse mail fonctionnelle sur la liste de dépôt des offres.

 

XII. CONDITIONS DE SOUMISSION

1. Droit de réserve

La GIZ se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute offre, d’annuler la procédure d’Appel d’Offres public et de rejeter toutes les offres, à tout moment avant l’attribution du marché, sans encourir pour autant une responsabilité quelconque vis-à-vis des soumissionnaires concernés et sans être tenu d’informer les soumissionnaires affectés des raisons de sa décision.

 

2. Langue et monnaie

Les offres ainsi que toute correspondance échangée entre le soumissionnaire et la GIZ dans le cadre du présent appel d’offres seront rédigées en français.

Les propositions de prix seront libellées dans la monnaie locale du pays dans lequel le marché sera exécuté (en Francs CFA).

 

3. Conditions de recevabilité des offres

a. Recevabilité des offres physiques

L’offre complète doit être dans une enveloppe contenant le dossier administratif, l’offre technique et l’offre financière. Elles doivent être présentées séparément, chacune dans une enveloppe scellée, avec intitulée « Dossier administratif », « Offre technique» et « Offre financière » ; toutes les enveloppes dans une grande enveloppe, portant la mention «Appel d’offres N° 83372158 : Recrutement d’une Société de gardiennage des locaux de la GIZ au Tchad».

Les offres doivent être soumises au plus tard le 10/03/2021 à 15h :30mn au Bureau de l’Antenne GIZ à N’Djaména au Tchad, rue 3258, porte 247 au quartier Klémat.

 

b. Recevabilité des offres par voie électronique

Les offres par voie électronique sont à envoyer à : TD_Quotation@giz.de sous format PDF dans les conditions ci-après :

  1. Envoi du dossier administratif, l’offre technique et de l’offre financière dans des mails séparés :
    • Appel d’offres N° 83372158 : Dossier Administratif
    • Appel d’offres N° 83372158 : Offre technique
    • Appel d’offres N° 83372158 : Offre financière
  2. Le mail relatif à chaque offre doit contenir une seule offre en annexe ;
  3. L’objet du mail doit être objet « Appel d’offres N° 83372158 : Recrutement d’une Société de gardiennage des locaux de la GIZ au Tchad» ;
  4. Toutes les pages de chaque offre doivent se trouver dans le même document ;
  5. Seules les annexes en PDF sont acceptées (ni bloquée, ni protégée par un mot de passe) ;
  6. L´adresse de la GIZ sur I’offre doit être « Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH/Antenne GIZ-N‘Djamena, PN:99.9239.7-001.03;
  7. Les offres doivent être soumises au plus tard le 10/03/2021 à 15h30mn.

Toute offre reçue après ce délai, ne sera pas traitée.

NB : cet appel d’offre est soumis aux conditions générales des contrats de la GIZ (voir annexe).

Pour toute demande de renseignements complémentaire, veuillez-vous adresser à l’adresse mail suivante : TD_Inquiry@giz.de   ou envoyez une correspondance à l’adresse ci-dessus, l’objet de votre mail ou correspondance doit porter : «N° 83372158_Demande de renseignements_Appel d’offres : Recrutement d’une Société de gardiennage des locaux de la GIZ au Tchad». La date limite de demande de clarification est au plus tard le 28/02/2021. Les réponses aux éventuelles questions de clarifications seront affichées devant la porte de l’Antenne GIZ à N’Djamena et sur le site Tchad carrière au plus tard le 02/03/2021 à 16h00mn.

Fait à N’Djamena, le

Coordinateur de Portefeuille

GIZ Tchad

Directeur Administratif et financier

GIZ Tchad

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