AVIS D’APPEL D’OFFRES OUVERT DU 22 AU 28 NOVEMBRE 2018
DAO 02/TCD12/ JRS/MHM/ 2018
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OBJET : ETUDE DE MARCHE POUR LA CREATION D’UNE UNITE DE PRODUCTION DE SERVIETTES HYGIENIQUES A GOZBEIDA
1. Contexte de l’appel d’offre :
Dans le souci de contribuer à l’éducation des filles dans les camps, JRS a mis en place un projet sur la gestion de l’hygiène menstruelle. C’est dans le but d’améliorer la participation des filles au niveau éducatif. Vu qu’elles doivent faire face à des défis importants en matière d’hygiène menstruelle notamment à l’école. Fort du constat la fréquentation scolaire des filles est souvent perturbée par leur cycle menstruel (les règles) qui fait partie des tabous de la société locale. Ainsi, nombreuses sont celles qui choisissent de s’absenter de l’école pendant les menstruations et pour certaines d’abandonner au moment de la puberté, ce qui a des implications négatives sur la qualité de leur éducation et leur avenir.
Le JRS entrevoit d’accompagner une initiative locale qui aura pour vocation de faciliter l’accès aux serviettes hygiénique en organisant une étude socioéconomique.
Avec le projet MHM en 2016 et MHM 2017, outre les formations des groupes cibles sur les sujets importants liés à la menstruation, l’objectif a aussi été de répondre concrètement aux besoins des filles en fournissant entre autres des serviettes hygiéniques, ainsi que du matériel adéquat pour l’assainissement des écoles qui pourront bénéficier à tous.
À cet effet, la recherche d’une entreprise par le JRS pour une proposition technique et financière pour une étude de marché sur un dispositif de diffusion des serviettes hygiéniques dans les camps des refugiés, notamment en commençant par Gozbéida.
2. Objectifs et résultats escomptés de la présente prestation :
La prestation sollicitée par JRS, a pour objectif général de faciliter l’accès aux serviettes hygiéniques aux jeunes filles pour améliorer le taux de fréquentation scolaire dans les camps de réfugiés à travers la création d’une unité de production et de commercialisation locale.
En somme, l’étude devra déboucher sur la production d’un rapport d’étude de marché, qui devra renseigner sur :
- La faisabilité du projet en générale ;
- La perception des populations locales sur les serviettes hygiéniques ;
- Le ou les modèles de serviettes hygiéniques les plus adaptés ;
- La solution la plus adaptée et le coût approximatif de l’investissement à réaliser ;
- La disponibilité des matières premières et des ressources humaines ;
- Le coût de revient et le prix de vente ;
- Les produits de substitution ;
- La stratégie de communication et de distribution la plus adaptée ;
- Le modèle économique et les probables retombés économiques ;
- Et la possibilité de duplication du concept dans d’autres camps ou régions.
Descriptif détaillé de la méthodologie, prestations et moyens proposés
Description détaillée du contenu des étapes proposées
- La stratégie globale d’intervention proposée par la JRS pour réaliser l’étude et répondre aux préoccupations soulevées dans les termes de référence s’articule autour des axes suivants :
- Préparation et validation d’un rapport de démarrage. Il s’agit au cours de cette phase préalable de préparer toutes les conditions de réussite de la mission : recadrage avec le JRS afin de s’assurer de la concordance de notre compréhension avec les résultats attendus, préparation de la méthodologie, du planning et des méthodologies opérationnelles de réalisation de la mission et des stratégies de collecte, rédaction d’un rapport de démarrage avec un contenu validé par le JRS.
- Collecte d’informations et Etat des lieux. Il s’agira de recueillir toutes les informations disponibles et pertinentes pour l’étude. Elle permettra également de dresser un état des lieux sur l’existant : les cibles, l’environnement, les opportunités, les contraintes, et sera mené à travers des rencontres avec les principaux acteurs et toutes les parties prenantes.
- Traitement des informations collectées en fonction des outputs attendus. Les analyses seront réalisées par thématiques : le marché (cibles, besoins, produits et services, circuits de distribution, etc.), l’opérationnel (localisation, ressources matérielles, et humaines, programmation), le juridique (configurations et formes juridiques adaptées), les finances (faisabilité de l’autonomisation financière, simulations et analyses de sensibilité), le stratégique (la gouvernance, le funding, le partenariat, etc.).
- Rédaction et validation du rapport intermédiaire. Il s’agira, à la lumière des conclusions de la phase précédente (adoption de l’étude et appropriation par JRS), de formaliser tous les outputs attendus, tant en termes de Rapports (Analyses, Recommandations), que de Fiches techniques qui ont servi de supports à l’étude, et qui serviront pour sa mise en œuvre. Le Rapport (sous supports écrits et électroniques) seront soumis à l’approbation du JRS, et les observations et critiques seront prises en compte pour la rédaction et la validation des Outputs finaux qui devront faire l’objet de séances de présentation.
- Rapport final. A l’issue de la phase précédente, le rapport final sera transmis au JRS pour approbation. Une fois l’approbation du JRS obtenue, la mission sera achevée.
- La méthodologie détaillée et le plan de travail sont structurés en cinq (5) activités étroitement liées :
Activité 1 : Briefing avec le JRS Préparation et validation du rapport de démarrage
Résultats attendus :
- Les attentes spécifiques de la mission sont clarifiées et précisées,
- Le contenu précis et la forme des outputs attendus au terme de la mission sont déterminés,
- Les types d’informations disponibles au niveau de chaque source sont identifiés,
- Le Rapport de démarrage est rédigé et validé.
Méthodologie :
- Discuter avec les responsables du JRS aux fins de mieux maîtriser leurs attentes,
- Détailler la méthodologie et le chronogramme opérationnel de réalisation,
- Rédiger et soumettre un Rapport de démarrage récapitulant les éléments ci-dessus, qui devra être validé par JRS.
Activité 2 : Collecte d’informations et État des lieux
Résultats attendus :
- Tous les outils de collecte ont été préalablement conçus, les cibles identifiées, les programmes de collecte conçus et adoptés avant toutes activités de collecte effectives ;
- Toutes les informations qualitatives et quantitatives préalablement identifiées sont disponibles ;
- Un état des lieux est dressé sur la demande en termes de serviettes hygiéniques dans la zone d’étude et les cibles potentielles, sur les Organisations Intermédiaires et les partenaires potentiels, sur les structures d’appui existants, sur les expériences similaires d’ailleurs, sur les différentes réglementations applicables.
Méthodologie :
- Identifier toutes les sources documentaires pertinentes par rapport aux besoins en informations ;
- Identifier tous les interlocuteurs potentiels : échantillons d’élèves, organisations intermédiaires, structures d’appui, partenaires, autorités impliquées, structures similaires ailleurs ;
- Concevoir des outils de collecte adaptés à chaque cible, avec indication claire des outputs de la collecte ;
- Elaborer un programme et calendrier de collecte, avec identification des interlocuteurs et confirmation préalables des rendez-vous ;
- Réaliser la collecte conformément au calendrier et à la méthodologie adoptés, y compris dans la zone d’étude ;
- Faire un mini-rapport à temps réel de chaque activité de collecte ;
- Faire la synthèse des mini-rapports sous la forme d’un état des lieux autour des points clés liés aux outputs.
Activité 3 : Analyses orientées Outputs
Résultats attendus :
- Toutes les analyses de marché sont réalisées : clientèle cible identifié et analysé, leurs besoins évalués, offres existantes et manquantes identifiées, la demande potentielle évaluée, les profils des produits et services décrits, les circuits de distribution potentiels identifiés et évalués, les hypothèses de tarification analysés, les actions de communication identifiés ;
- Les analyses techniques sont exécutées : modes opératoires étudiés et décrits, besoins en moyens humains, logistiques et matériels évalués, circuits de distribution possibles identifiés et analysés, draft de programmation de la mise en œuvre élaboré ;
- Les analyses juridiques sont réalisées : dispositifs réglementaires et juridiques applicables identifiés et analysés, les configurations et formes juridiques possibles étudiées en analysant tous les avantages et inconvénients ;
- Les analyses financières et stratégiques sont finalisées : mécanisme de gouvernance proposé, facteurs de risque identifiés, simulation d’analyse de sensibilité aux facteurs de risques analysés : autres partenariats techniques et financiers éventuels, etc. ;
Méthodologie
- Réaliser les analyses par pools de compétence : marketing, technique, juridique, financier, stratégique ;
- Allouer les différentes analyses aux consultants en fonction de leur profil ;
- Prévoir un cadre d’échange permanent et de coordination entre les travaux de chaque pool d’analyse.
Activité 4 : Elaboration du rapport intermédiaire :
Résultats attendus :
- Le Rapports provisoire est déposé conformément aux formes et délais contractuels ;
- Un Rapport final validé est déposé.
Méthodologie :
- Sur la base des analyses thématiques de l’activité précédente, procéder à la rédaction du rapport provisoire sur la base d’un plan du rapport qui avait été précédemment validé dans le rapport de démarrage (Activité 1),
- Organiser une réunion de validation qui permettra de collecter les observations des parties prenantes, et de définir les conditions de validation du rapport finale ;
- A l’issue de la réunion, les observations sont recueillies et intégrées par l’équipe de consultant. La validation est effectuée en équipe restreinte conformément aux recommandations de l’atelier ;
- Déposer le rapport final dans les délais et sous les formes (nombre d’exemplaires, supports physiques et/ou électroniques) requis.
Activité 5 : Elaboration du rapport final :
Résultats attendus :
- Le Rapports final est déposé conformément aux formes et délais contractuels ;
- Un Rapport final validé est déposé.
Méthodologie :
- Sur la base des activités réalisées, procéder à la rédaction du rapport final,
- Organiser une réunion de validation qui permettra de collecter les observations des parties prenantes, et de définir les conditions de validation du rapport finale ;
- A l’issue de la réunion, les observations sont recueillies et intégrées par l’équipe de consultant. La validation est effectuée en équipe restreinte conformément aux recommandations de l’atelier ;
- Déposer le rapport final dans les délais et sous les formes (nombre d’exemplaires, supports physiques et/ou électroniques) requis.
4. Période et lieu de la collecte de l’enquête
L’enquête sera menée au camp de Djabal dans la sous délégation de Gozbéida pour une période de 20 jours à compter de la date de signature du contrat.
Il est demandé aux soumissionnaires intéressés de préciser le calendrier et la méthodologie de l’étude.
5. Présentation du pro-forma
Le pro-forma devra respecter devra respecter toutes les descriptions citées ci-dessus et toutes les charges liées à l’étude.
6. Participation et Origine
Cet appel d’offre est ouvert à toute personne morale, ou entrepreneur œuvrant au Tchad.
7. Remise des offres
Chaque offre rédigée en français, devra parvenir aux bureaux de JRS Tchad au plus tard le 28 novembre 2018 à 12 heures, et devrait porter la mention
« DAO 02/TCD12/ JRS / MHM/2018, étude de marché pour la création d’une unité de production de serviettes hygiéniques à Gozbéida »
8. Recevabilité des offres
Tous les soumissionnaires doivent être en conformité avec la législation.
Chaque offre devra comprendre les pièces administratives à jour suivantes :
- Pro-forma détaillé du service ci-haut mentionné signé indiquant le délai de livraison
- Autorisation de Fonctionnement
- Immatriculation au Registre du Commerce valide
- Patente
- Quitus fiscal valide
- Nif/CIF
- Certificat de Non Faillite
- RIB bancaire au nom de la société
- Copie de la carte d’identité du représentant
9. Modalité de paiement
Le paiement se fera par virement bancaire après réception et validation du rapport final de l’étude et présentation de la facture définitive.
10. Ouverture des plis
L’ouverture des pièces administratives et des offres techniques se fera au Bureau National JRS à Ndjamena le 29 novembre 2018 par un jury et seul l’attributaire sera notifié.
11. Droit du JRS d’accepter une soumission et de rejeter une ou toutes les soumissions
Le JRS se réservera le droit d’accepter ou de rejeter une Soumission quelconque et d’annuler le processus d’appel d’offre ou encore de rejeter toutes les Soumissions, à tout moment avant l’attribution du Contrat, sans encourir pour autant à une quelconque responsabilité vis-à-vis du (des) soumissionnaire(s) rejeté(s) et sans avoir l’obligation d’informer le(s) soumissionnaire(s) des raisons de sa décision.
12. Critères d’élimination
Les dossiers seront rejetés s’ils ne comportent pas les pièces administratives demandées à jour (paragraphe 8).
13. Les principaux critères d’évaluation
Les critères ci-dessous vont permettre d’évaluer les offres des soumissionnaires.
| Présentation des attestations de prestation similaire | 20 points |
| Présentation de l’offre (devis détaillé) | 30 points |
| Délai de l’étude (Planning et Méthodologie de l’étude) | 20 points |
| Montant global | 20 points |
14. Méthode de sélection
Le soumissionnaire sera choisi par la méthode de sélection du « mieux disant » ou de l’offre la plus basse avec des descriptions détaillées de l’étude demandée. Les critères d’élimination sont celles du paragraphe 1 3 ».
15. Durée de validité des offres
Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant un mois à partir de la date limite fixée pour la remise des offres.
16. Corruption ou manœuvres frauduleuses
Le JRS rejettera une proposition d’attribution s’il est avéré ce que l’attributaire propose, est coupable de corruption ou s’est livré à des manœuvres frauduleuses pour l’attribution de ce marché.
Fait à N’Djamena, le 22 novembre 2018
Appel doffre étude de marché-pages-1-4.pdf
Appel doffre étude de marché-pages-5-9.pdf