Caritas Suisse lance un avis d’appel d’offres pour l’identification d’une agence de location de voiture dans le cadre de la mise en œuvre du Projet Fonds d’urgence Batha, Tchad
Réponse d’urgence à la crise alimentaire pour la province du Batha /Tchad 2023
Termes de Référence
Pour l’identification d’une agence de location de voiture dans le cadre de la mise en œuvre du Projet Fonds d’urgence Batha
-
Introduction
Le présent appel d’offre national concerne l’identification d’une agence de location de véhicules pour les déplacements des équipes dans le cadre de la mise en œuvre du projet urgence dans la Province du Batha.
Cette activité rentre dans le cadre du Projet Urgence cofinancé par la DDC Caritas Suisse mis en œuvre par Caritas Suisse au Tacha à travers le REPAR.
-
Contexte
Cette année, la province du Batha risque de connaitre la pire période de soudure qu’elle n’a jamais connue pour les ménages vulnérables. Selon le dernier document de planification de l’assistance saisonnière 2023 produit en fin mai 2023 par le Cluster Sécurité Alimentaire (annexe 1), le Batha ne bénéficie d’aucune assistance (couverture 0%) avec un gap de 66’137 personnes en phase 3 et 4 (crise et urgence).
Les données du Cadre Harmonisé de fin mars 2023 donnent les statistiques suivantes pour une population totale de 763’062 personnes dans la province du Batha :
- 213’476 sont en phase 2 (sous pression) ;
- 63’320 sont en phase 3 (crise) ;
- 2’817 sont en phase 4 (urgence).
Les personnes en besoin urgent d’assistance sont celles dans les phases de crise et d’urgence. Il y a au total 66’137 personnes, soit environ 11’022 ménages.
En contextualisant les données du Cadre Harmonisé, le Comité Provincial d’Action (CPA) du Batha estime sur la base de plusieurs facteurs qu’environ 15% de la population totale du Batha, soit 114’459 personnes seraient en phase 3 et 4 et ont besoin d’aide d’urgence en période de soudure. Le chiffre du Cadre Harmonisé indique seulement moins de 9% de la population totale.
Les partenaires qui avaient l’habitude de fournir une assistance saisonnière sous forme de cash inconditionnel, n’ont prévu aucune intervention pour la période de soudure selon la planification établie par le Cluster Sécurité Alimentaire. Ceci est essentiellement dû au fait que tous les financements sont en priorité orientés à la crise ukrainienne et la nouvelle situation de crise au Soudan. Le risque d’impacter négativement la province qui est structurellement fragile sur le plan humain, social et économique est très grand.
Les difficultés d’accès à la nourriture pour les ménages pauvres liées à l’inflation des prix des denrées alimentaires de base et les effets liés aux inondations et ses corollaires enregistrés durant la campagne agricole précédente sont en train d’être aggravées par les effets conjugués de la crise ukrainienne et la détérioration de la situation sécuritaire au Soudan qui ont entrainé des pénuries en vivres et autres produits de première nécessité.
Dans le contexte de son approche Nexus, le projet REPAR vient en aide en priorité aux personnes les plus vulnérables victimes d’insécurité alimentaire ou des effets d’un conflit ou d’une catastrophe de façon qu’elles puissent être en mesure de participer aux activités de renforcement de résilience et tirer parti du développement durable à long terme et y contribuer.
Il est important de souligner que la plupart des ménages vulnérables en phase de crise et d’urgence se trouvent dans la zone d’action du projet REPAR. Si rien n’est fait en termes de soutien d’urgence devant cette situation de crise alimentaire et nutritionnelle, cela risquerait d’impacter négativement les résultats de ce projet.
Pour répondre à l’urgence alimentaire pendant la période de soudure, une action cofinancée DDC et Caritas Suisse pour une activité de distribution de cash transfert aux ménages vulnérables et très vulnérables du Batha.
Il s’agit de donner du cash transfert inconditionnel restrictif à 4’450 ménages pendant les 3 mois de soudure (juillet-août et septembre).
L’intervention sera localisée dans les 3 départements à savoir Fitri, Batha Est et Batha Ouest. Le Projet s’appuiera sur une équipe dynamique composée d’un chef d’équipe, de 3 superviseurs et de 9 animateurs pour assurer la mise en œuvre, le suivi et la redevabilité envers les bénéficiaires. L’équipe du projet urgence travaillera sous la supervision du chargé de projet, du Chargé de Programme et du spécialiste S/E projet urgence.
Pour mettre en œuvre l’action de distribution du Cash, Caritas Suisse, à travers le projet urgence, procède à une identification au niveau local d’un Prestataire de location de véhicules pour une contractualisation au niveau local en vue d’assurer le déplacement du personnel sur le terrain.
-
Objet de l’appel d’offre : description et sites de distribution
- Objet de l’appel d’offre
Le Projet Urgence recherche des agences de location en vue d’assurer le déplacement des équipes de distribution de cash dans le cadre de la mise en œuvre Projet Urgence. Ces agences auront la possibilité de s’organiser en consortium avec des transporteurs locaux agréés (maximum 2).
Il s’agit d’assurer le déplacement sécurisé des équipes et de leur matériel de travail dans les sites de distribution du point de départ jusqu’ à l’arrivée à destination prévue.
- Description des zones d’action/ de livraison
La liste des sites de distribution est mise annexe à doucement
-
Mode de sélection
- Profil du prestataire
Entreprise/agence spécialisée dans le domaine de location de voitures, avec une expérience avérée dans les prestations telles que décrites dans l’objet de ce dossier.
Légalement établie au Tchad, disposant de toutes les autorisations nécessaires, éligible et qualifiée, et ayant la capacité requise pour exécuter le contrat dans les conditions définies.
Le prestataire doit en outre avoir une autonomie financière capable de prendre en charge une partie ou l’ensemble du marché (un retard de paiement d’avance ne pourra constituer un motif justifiant les retards dans l’exécution du marché).
-
- Critères d’éligibilité
Ne peuvent être attributaires d’un marché financé par CaCH, les Personnes1 (y compris leurs fournisseurs, entrepreneurs, consultants et sous-traitants éventuels ainsi que tous les membres d’un groupement) qui, à la date de remise d’une candidature, d’une offre, d’une proposition ou lors de l’attribution du marché :
- font l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire, de sauvegarde, de cessation d’activité, ou sont dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature ;
- ont fait l’objet :
- a) d’une condamnation prononcée depuis moins de cinq ans par un jugement ayant force de chose jugée dans le pays de réalisation du présent marché, pour fraude, corruption ou tout délit commis dans le cadre de la passation ou de l’exécution d’un marché ;
- b) d’une sanction administrative prononcée depuis moins de cinq ans par l’Union Européenne ou par les autorités compétentes du pays dans lequel elles sont établies, pour fraude, corruption ou tout délit commis dans le cadre de la passation ou de l’exécution d’un marché ;
- Figurent sur les listes de sanctions financières adoptées par les Nations Unies, l’Union Européenne et/ou la France, notamment au titre de la lutte contre le financement du terrorisme et contre les atteintes à la paix et à la sécurité internationales ;
- Sont sous le coup d’une décision d’exclusion prononcée par la Banque Mondiale et figurent à ce titre sur la liste publiée à l’adresse électronique http://www.worldbank.org/debarr , sous réserve d’informations complémentaires qu’elles jugeront utiles de transmettre dans le cadre de la Déclaration d’Intégrité, qui permettraient de considérer que cette décision d’exclusion n’est pas pertinente dans le cadre du présent marché ;
- Ont produit de faux documents ou se sont rendus coupables de fausse(s) déclaration(s) en fournissant les renseignements exigés par le Client dans le cadre du présent processus de passation et d’attribution du marché.
-
- Critères de qualification
Seuls les dossiers reçus dans les délais mentionnés au point 2.2 seront examinés.
| CQ | Critères de qualification | Justificatif |
| CQ 1 | Disposer d’un accord /Agrément du Ministère pour l’exploitation d’une Agence de transport | En l’absence, de ce document, l’offre du soumissionnaire est automatiquement rejetée. |
| CQ 2 | Vérification de la non-exclusion du soumissionnaire par la Banque Mondiale | Vérification de la liste des entités sanctionnées par la Banque Mondiale : https://www.worldbank.org/en/projects-operations/procurement/debarred-firms |
| CQ 3 | Respect de délais de soumission | Seuls les dossiers reçus dans les délais mentionnés au point 2.2 seront examinés. |
-
- Critères de qualification
| 1. Critères de notation de l’offre technique | 50 points | 1.1 Expérience du soumissionnaire (10 points)
1.2 Méthodologie (20 points)
1.3 Dossiers administratifs (20 points)
|
| 2. 2. Critères de notation de l’offre financière | 50 points | L’évaluation des offres financières se fait sur la base du prix total, après correction des erreurs de calcul.
L’évaluation sera faite en tenant compte des écarts obtenus entre chaque offre de prix :
|
| 3. Note finale | 100 points | La note finale des offres est obtenue en additionnant la note de l’offre technique et la note financière
L’offre qui a le plus de note (points) sera retenue |
-
Conditions de l’appel d’offre
L’appel d’offre sera publié à Ati et les agences ou entreprises peuvent soumissionner au présent appel d’offre pour présenter leur une offre technique et une offre financière sous plis fermés.
Le processus de sélection se déroulera par la comparaison des offres reçues. Les agences ou entreprises ayant reçues le plus des points seront notifiés pour contractualisation.
- Dossier de candidature
Dossier administratif
Les soumissionnaires doivent fournir les documents prouvant qu’ils disposent des autorisations administratives, capacités et ressources nécessaires pour mener à bien l’exécution du marché. Il s’agit des documents administratifs suivants et dans l’ordre ci-dessous :
- Page de garde indiquant le nom de l’entreprise, ses coordonnées et l’intitulé du présent appel à proposition ;
- Attestation d’identification au registre du commerce (avec numéro d’identification) ;
- Agrément de pour l’exploitation d’une Agence ;
- Numéro d’identification fiscale de la Direction générale des impôts avec numéro d’identification fiscale (NIF) ;
- Déclaration de sincérité ;
- Quitus fiscal (« en règle avec le Trésor ») de l’année en cours ;
- Attestation CNPS prouvant que l’entreprise est enregistrée et en règle ;
- Document d’enregistrement de l’ANIE (Agence nationale des investissements et des explorations) ;
- Certificat de non-faillite ;
- Attestation de capacité financière délivrée par la banque ;
- Déclaration sur les litiges antérieurs ou en cours précisant les parties en cause, l’objet du contrat cause du litige et le montant du litige ; le cas échéant, déclaration d’absence de litige antérieur ou en cours ;
- Au moins 3 attestations de bonne fin pour des prestations de nature similaire réalisées durant les trois dernières années ;
- Proposition technique dûment remplie ;
- Proposition financière dûment remplie, signée et cachetée ;
- Déclaration d’intégrité et d’engagement à respecter les normes sociales et environnementales signée et cachetée ;
- Code de conduite de Caritas Suisse (avec la mention : lu et signé).
Offre technique
Les offres techniques devront respecter le canevas suivant :
- Lettre de soumission signée et cachetée ;
- Présentation du soumissionnaire : expérience et références (avec attestation de bonne fin, copie des contrats ou PV de réception…) ;
- Description de la méthodologie proposée.
L’adjudicateur se réserve le droit de prendre contact avec les anciens commanditaires sans en avertir le soumissionnaire.
Offre financière
Les prix en sont à donner Francs CFA (FCFA), hors taxe, comprenant toutes les dépenses prises en charge par le soumissionnaire :
- Transport des agents des villes vers les sites de distributions ;
- Formalités administratives nécessaires ;
- Frais de désembourbement;
- Carburant ;
- Frais de réparation ;
- Tout autre frais en lien avec la maintenance des voitures.
NB : Il est porté à la connaissance des candidats que :
- Les coûts de l’établissement de la proposition et de la négociation du marché ne sont pas considérés comme des coûts directs et ne sont donc pas remboursables.
- L’adjudicateur n’est nullement tenu d’accepter l’une quelconque des propositions qui lui auront été soumises.
- Prix de la soumission
Les offres seront soumises en Francs CFA (FCFA), hors taxe.
Comme indiqué ci-dessus, l’offre financière devra intégrer l’ensemble des coûts de liés au déplacement des véhicules et leur maintenance.
- Délais de validité des offres
Les propositions devront demeurer valides 90 jours après la date de soumission.
- Langue de la soumission
Les dossiers seront présentés en français.
- 5 Demande d’information
Les demandes d’éclaircissement des soumissionnaires doivent être formulées par courrier électronique à :
kkhastalani@caritas.ch et aalkhalil@caritas.ch
La date limite pour formuler les questions est le 30 juillet 2023 à 15h :00
- Modalités de paiement
Le paiement s’effectuera de la façon suivante :
- Avance de 40 % versée par virement à la signature du contrat et présentation d’une facture avance démarrage.
- Paiement de 30 % après 30 jours de prestation et sur présentation de facture validée par le Coordonnateur du projet Urgence et le Chargé du projet REPAR.
- Paiement de 30 % après 60 jours à la fin de la prestation et sur présentation de facture validée par le Coordonnateur du projet Urgence et le Chargé du projet REPAR.
Aucun paiement ne sera effectué tant que CACH n’est pas satisfait du travail rendu.
-
Conditions d’envoi et de remise des plis
Les offres considérées sont celles reçues physiquement présentées et enregistrées dans les registres ouverts à cet effet à l’Antenne REPAR d’Ati.
Les offres doivent parvenir aux bureaux de l’Antenne sous pli fermé, avec la mention « Offre Pour l’identification d’une agence de location de voiture dans le cadre de la mise en œuvre du Projet Fonds d’urgence Batha».
Une version électronique de l’offre sur clé USB est exigé à déposer avec et dans le pli fermé.
-
Processus et mode de sélection
| Date/Délai |
Activité |
| 14 juillet 2023 | Publication de l’offre |
| 20 juillet 2023 à 15h :00 | Réponse aux questions écrites par courrier électronique |
| 28 juillet 2023 à 12h : 00 | Date limite de soumission des propositions |
| 29 juillet 2023 | Ouverture et d’évaluation des offres |
| 30 juillet 2023 | Notification du marché |
| 01 août 2023 | Signature contrat |
-
Annulation de la procédure de consultation
En cas d’annulation de la procédure, les prestataires ayant remis leur offre seront informés par le chargé de projet REAR.
L’annulation pourra notamment intervenir si la consultation est infructueuse, c’est-à-dire si aucune offre ne mérite d’être retenue, ou si des circonstances exceptionnelles rendent impossible l’exécution normale de la mission.
Les candidats ayant soumissionné ne pourront prétendre à une quelconque indemnisation.
-
Annexes
- Liste détaillée de sites de distribution
- Code de conduite CARITAS SUISSE
Ati, le 14 juillet 2023
Le Directeur Pays de Caritas Suisse au Tchad
Mishiki Mamboleo Mike