Catholic Relief Services sollicite un agence de voyage et billetterie, Niamey, Niger

Catholic Relief Services sollicite un agence de voyage et billetterie, Niamey, Niger

Contexte et Justification

Catholic Relief Services est une organisation Américaine réées en 1943 pour venir en aide aux populations démunies à travers le monde en dehors des Etats Unis d’Amérique. CRS est représenté dans cent dix (110) pays dans le monde et dans plus de dix pays dans l’Afrique de l’Ouest.

CRS est présent au Niger depuis 26 ans et emploie présentement plus de deux cents employés.

Dans le cadre des déplacements internationaux de ses employés CRS lance un appel à proposition dans le but de sélectionner une agence de voyage et billetterie avec laquelle elle signera un contrat.

Ainsi, le présent document a pour objet de spécifier l’approche utilisée par le CRS pour sélectionner l’agence de voyage (désignée ici comme « agence ») qui serait intéressée à lui fournir les services qui y sont liés. Cette approche sera basée sur les compétences c’est-à-dire la méthode de sélection basé sur la qualité technique et le coût en raison d’une pondération technique de 70% et financière de 30%.

Le présent document décrit, en outre, les conditions requises que l’agence de voyage doit remplir pour être sélectionnée.

 

Description du service devant être fourni :

Objectif principal : Fourniture de services de gestion des voyages et autres services connexes, y compris, sans toutefois s’y limiter, les billets d’avions, les visas et le transfert de l’aéroport, ainsi que les services connexes, au meilleur coût, pour les membres du personnel et / ou leurs personnes à charge, les consultants, et les participants aux réunions ou en mission officielle pour le compte de CRS.

Politique des voyages CRS :

La politique actuelle des voyages de CRS exige que les agences émettent les meilleurs tarifs disponibles et s’informent sur la politique de voyage et les conditions requises pour les missions dans tous les cas. La politique de voyage de CRS traduit les principes de base suivants qui, sont toutefois soumis à des révisions ultérieures :

1. Emission de billets plein tarif en classe économique pour les fonctionnaires de CRS toute Catégories confondue,
2. Les agences doivent avoir une bonne maîtrise des services demandés et être prêtes à offrir des billets à tarif spécial, préférentiel, réduit et de groupe pour utilisation en cas de besoin. Toutefois, les billets d’avion assortis de conditions restrictives (telles que les pénalités ou les nuits supplémentaires dues à l’itinéraire de voyage), ne seront émis qu’avec l’autorisation expresse du personnel autorisé de l’agence ;

Mission de l’agence :

• Fourniture de services de gestion de voyages nationaux et internationaux ;
• L’agence apportera un appui à CRS pour toute une gamme de services, dont les suivants :
• Confirmation et émission de billets pour faciliter les voyages nationaux et internationaux ;
• Fourniture d’un service d’assistance téléphonique et d’outils de réservation en ligne, plus particulièrement en ce qui concerne les systèmes de billetterie en ligne ;
• Assistance à l’aéroport et dans le pays de voyage de tout agent de CRS même si le billet n’est pas acheté à l’agence ;
• Visa pour tout pays dont l’ambassade ou la représentation n’est pas au Niger ;
• La prise en charge du voyageur (hôtel, billet) en cas de problème au cours du voyage ;
• Livraison de toute forme d’information lié au voyage.

 

Mission spécifique de l’agence

L’agence assure, entre autres, les services ci-après :

• La mise en œuvre de dispositions pour tous les vols nationaux et internationaux, comme requis par le CRS, en donnant des conseils sur l’itinéraire, la tarification et les exigences en matière de visa pour la planification du voyage ;
• L’organisation, les cas échéants, de voyages dans un délai très court, en privilégiant l’efficacité et la communication rapide dans le traitement de toutes les questions liées au voyage ;
• La fourniture d’une couverture d’assurance voyage à un prix compétitif ;
• La conclusion d’un accord d’entreprise, pour les voyages internationaux et nationaux, avec une compagnie de bonne réputation ;
• La notification du problème à la partie demanderesse, en cas de non confirmation des modalités de voyage, et la présentation de trois (3) autres itinéraires/devis ;
• L’agence fait un feedback régulier à CRS sur le statut des vols pour les réservations sur liste d’attente, lui donne des conseils sur les dates limites pour les billets, et fournit toute autre information pertinente chaque fois que des réservations seront effectuées, en vue d’éviter les annulations de réservations ;
• L’agence fournit, dans les meilleurs délais, des billets imprimés de manière exacte et des itinéraires détaillés (en format imprimé et électronique), indiquant le statut exact de la compagnie aérienne et des réservations d’hôtel sur tous les tronçons du voyage et se tient au courant des changements d’horaires du transporteur, ainsi que de toute autre modification et nouvelle condition affectant le voyage, afin de procéder aux ajustements nécessaires pour tout changement de plans de vol ou d’horaires de train ou de bus, avant ou pendant le voyage officiel. Si nécessaire, les billets et factures sont modifiés ou émis de manière à refléter les changements tels qu’ils ont été approuvés ;
• Les billets d’avion ne sont émis que sur un stock de billets agréé par l’Association du transport aérien international (« IATA ») ou pour tout autre stock de billet de compagnies aériennes reconnues et de bonne réputation ;
• L’agence assure un service d’information automatisé qui notifie à CRS et aux voyageurs les évènements, tels que les fermetures d’aéroport, l’annulation ou le retard des vols, ainsi que les grèves et les conditions politiques / sécurité locales pouvant affecter le voyage vers une destination donnée ;
• L’agence assure aux personnes en mission officielle la dernière place disponible, le pré-enregistrèrent, l’émission des cartes d’embarquement à l’avance sur toutes les compagnies aériennes pour lesquelles elle peut assurer ces services, et doit également étendre ces mêmes services lorsque ceux-ci deviennent disponibles sur d’autres compagnies ;
• La fourniture de services de voyage les jours ouvrables, les weekends et les jours fériés s’il est nécessaire de fournir un service de voyage en urgence, ainsi que des services d’urgence 24 heures sur 24 qui pourraient nécessiter qu’un ou deux agent(s) de l’Agence soit/soient accessible(s) ;
• La réservation de chambres d’hôtels gratuites pour le personnel de CRS lors des escales de plus de huit heures et, en cas de besoin, l’organisation du transport par voie terrestre, y compris les locations de voitures, à des coûts raisonnables et compétitifs ;
• La mise à disposition de chambres d’hôtel à des tarifs négociés pour CRS ;
• Le traitement des demandes spéciales liées à l’organisation des voyages, telles que les attributions de sièges, les repas spéciaux, la prise en charge lors des escales et l’hébergement durant les escales en transit, etc. ;
• La mise à disposition de l’agent de CRS qui voyage, dans les 24 heures, par l’intermédiaire du personnel (de l’agence) désigné, tous les billets nécessaires, les divers ordres de notification, les bons et tout autre document, et doit valider ou émettre à nouveau les billets en cas de changement de réservation ;
• L’obtention et le versement à CRS, dans un délai d’un mois, les remboursements qui lui sont dus au titre des billets non utilisés, perdus, des divers ordres de notification, d’avances et de déclassements des billets payés à l’avance et non utilisés (les frais d’annulation perçus par les compagnies doivent être facturés selon le cas), et la fourniture de rapports réguliers sur l’Etat des remboursements ;
• L’octroi d’une assistance, au besoin, pour le traitement des réclamations, conformément aux politiques d’assurance applicables pour les accidents au cours des voyages et en cas de perte de bagage et pour aider à les retrouver ;
• La fourniture d’informations sur tous les systèmes de fidélisation proposés par les compagnies aériennes, tels que les systèmes de points de fidélité, et la mise à disposition de ceux-ci lorsqu’ils peuvent être comptabilisés pour un fonctionnaire / membre du personnel ou une organisation ;

La confirmation de l’exactitude et du caractère complet des comptes et autres pièces justificatives et la signature des factures en vue de la réclamation de leur paiement en donnant la preuve de la prestation des services rendus.

La fourniture de ristourne sur le chiffre d’affaire annuel :

Résultats attendus : Assurer un système de gestion des voyages et des services connexes efficace et économique pour le bureau de CRS.

Durée des prestations de service : La durée des prestations de services de l’Agence est prévue pour une période initiale d’un (1) an avec une éventuelle prolongation d’une (1) autre année au maximum en fonction de la performance de l’Agence.

 

Qualifications de l’Agence

Pour être éligible, l’Agence doit :

• Disposer des documents administratifs (NIF, RCCM et ARF à jour) ;
• Être en règle vis-à-vis de la législation du Niger et en fournir la preuve ;
• Disposer d’un bureau opérationnel situé à Niamey ou avoir un partenaire local dans ladite capitale, disposant d’un personnel en nombre suffisant et bien formé et d’équipements lui permettant de fournir les services requis ;
• Présenter un justificatif de paiement des impôts pour les trois (3) dernières années : 2016, 2017, et 2018 ;
• Présenter les états financiers des trois dernières années (fournir les Bilans comptables visés par le service fiscal compétent de ces trois dernières années ou par un Expert-comptable) ;
• ETRE PRESENT DANS AU MOINS 10 PAYS A L’EXTERIEUR et en fournir les preuves.

 

Critères de Sélection

L’Agence éligible sera évaluée sur la base des critères suivant :

• Elle devra être un membre IATA BSP et fournir un justificatif à titre de preuve ;
• Elle devra être opérationnelle depuis au moins trois (3) ans et justifier de bons résultats au service d’organisations internationales, d’ambassades et de compagnies multinationales (listes/attestations des entreprises clientes à fournir) ;
• L’Agence doit   disposer de personnel ayant au moins trois (3) ans d’expérience dans ce secteur avec la capacité de gérer toutes les réservations CRS rapidement. Ces personnes doivent parler couramment le français, l’anglais, qui sont les langue(s) officielles de CRS/Niger. CRS ;
• L’agence doit être en mesure de produire et fournir mensuellement une situation des prestations effectuées à soumettre au visa préalable du service de CRS aux fins de formalités de certification du service fait et introduction des factures pour paiement ;
• Avoir une grande expérience de travailler avec les ONG.

Responsabilités de CRS : L’agence sera rémunérée par le CRS conformément aux termes et conditions convenues et définies dans le contrat.

 

Relations de travail :

• L’agence, travaillera en étroite collaboration avec le point focal Voyage et le Team Leader de CRS ;
•  Soumission d’une proposition technique et financière ;
• Les candidats doivent soumettre une proposition technique et financière au bureau de CRS Niger à Niamey ou envoyer à l’adresse Nigerprocurement@crs.org avant le mercredi 15 avril 2020 à 11 h 00 ;
• Les dépenses engagées par les candidats pour répondre à cette sollicitation sont sous leur entière responsabilité ;
• Après le résultat de l’analyse globale, la commission technique choisira les contractants pour effectuer le service en application des critères énumérés ci-dessus ;
• La fiabilité générale du candidat ainsi que son expérience et sa capacité dans le domaine spécifique de l’attribution vont contribuer à sa sélection.