Equal Access: Appel d’offres pour l’Acquisition d’un groupe électrogène de 18 KVA insonorisé avec un inverseur automatique

REQUEST FOR QUOTATION (RFQ)

 

Le projet V2P (VOIX DE PAIX) financé par USAID (Agence des Etats-Unis pour le Développement International) et mis oeuvre par Equal Access, invite tous les prestataires qui remplissent les conditions requises à soumettre des propositions en réponse au présent Appel d’offres.

Avis d’appel d’offres N°	TD05/EAT/COP/2018-002
Date d’émission	10 Octobre 2018
Description du marché	Acquisition d’un groupe électrogène de 18 KVA insonorisé avec un inverseur automatique
Date limite de soumission des offres	26 Octobre 2018 à 12h00
Point de contact Pays	YOUSSOUF MOUSSA ymoussa@equalaccess.org Téléphone : 66 33 71 31 / 65 69 22 09
Point de contact régional basé à Niamey – Niger	Barry Ousmane Directeur Régional des Achats et de la Logistique Téléphone: + 227 80 06 80 96 Email: obarry@equalaccess.org
L’éthique des achats	Chaque soumissionnaire qui répond au présent appel d’offres marque sa ferme volonté de participer à un appel d’offres conforme à l’éthique. Par conséquent il certifie les points suivants:  Ne tente aucunement de faire une fraude ;  Ne participe à aucune collusion entre offrants, ne participe à aucune falsification de propositions ;  Ne participe à aucun acte de corruption ou l’octroi de commissions ou de pot de vins à un employé d’Equal Access. Veuillez signaler tout manquement à l’éthique à l’adresse email suivante : eakowendo@equalaccess.org

 

Section 1: Intructions générale aux soumissionnaires

Le soumissionnaire doit soumettre son offre conformément aux instructions décrites dans ce présent cahier des charges. Le non-respect de ces prescriptions peut conduire au rejet d’une offre.

1. Questions

Les questions relatives aux exigences techniques ou administratives de cet appel d’offres peuvent être soumises au plus tard 12h00 heure locale de N’Djaména à la date du 22/10/18 par email à ymoussa@equalaccess.org et obarry@equalaccess.org. Les questions doivent être soumises par écrit ; les appels téléphoniques ne seront pas acceptés. Les questions, demandes de clarification, et les réponses y afférentes jugées pertinentes pour d’autres soumissionnaires seront envoyées à tous les autres soumissionnaires qui ont manifesté leur intérêt à soumissionner.

2. Echéance et protocole de soumission

Les offres doivent être reçues au plus tard 12H00, heure locale de N’Djamena, le 26/10/18 par la remise de copie papier sous plis fermé au bureau du projet V2P (Quartier Sabangali, rue 2048 ; Téléphone : 70 06 1137) ou par courriel électronique uniquement à l’adresse rfq@voixdepaix.org .

Prière mettre en objet de l’email ou sur l’enveloppe uniquement la mention suivante : Avis d’appel d’offres N° TD05/EAT/COP/2018-002_Achat de groupe électrogène de 18 KVA.

Le non-respect de ce protocole de soumission peut entrainer la disqualification du soumissionnaire.

Les offres reçues après le délai et la date spécifiés, seront considérées en retard et seront prises en considération à la discrétion d’Equal Access.

3. Taxe et TVA

Equal Access dans le cadre de ses activités est exonéré de la TVA. Par conséquent, nous vous prions de bien vouloir soumettre votre offre en hors TVA (la demande d’exonération de la TVA sera fournie) et vos coûts doivent être établis en FCFA

4. Evaluation et attribution de marché

Le marché sera attribué à un soumissionnaire dont l’offre suit les instructions de cet appel d’offres, répond aux critères d’admissibilité et qui est déterminée par une analyse de compromis pour faire une détermination du meilleur rapport qualité-prixsur l’application des critères d’évaluation suivants. L’importance relative de chaque critère est indiquée par le nombre de points ci-dessous :

Prix :40 points

Offre technique : 50 points

Références : 10 points

(Prière vous référer à la section 2 pour la liste des pièces exigibles)

Veuillez noter que s’il y a des lacunes importantes au niveau des exigences de la présente consultation, une offre peut être considérée comme « non recevable » et ainsi disqualifiée. Equal Access se réserve le droit d’accorder, à sa discrétion, la conduite à tenir face à ces lacunes.

Il est prévu que la commande portera uniquement sur la base de ces propositions initiales. Cependant, le projet V2P se réserve le droit d’effectuer une des opérations suivantes :

• Peut mener des négociations avec et / ou demander des éclaircissements à tout soumissionnaire avant l’attribution.
• Bien que la préférence soit accordée aux soumissionnaires qui peuvent répondre aux exigences techniques complètes de ce cahier des charges, Equal Access peut établir une commande partielle ou répartir la commande entre différents fournisseurs, si c’est dans le meilleur intérêt du projet V2P.
• Peut annuler cette demande de prix à tout moment.

5. Inspection et acceptation du produit ou service livré

Equal Access inspectera les services ou produits rendus afin de déterminer si les commandes ont été exécutées de manière satisfaisante et que les qualités et les normes sont acceptables. Le fournisseur choisi sera responsable de toute contre-mesure ou mesure corrective, dans le cadre de cet appel d’offres.

6. Source/Nationalité/Fabrication

Tous les biens et services offerts en réponse à cet appel d’offres doit satisfaire le code géographique de l’USAID 937 : Les biens et services des États-Unis, le pays coopérant, et ” pays en développement” autres que ” les pays en développement avancés : À l’exclusion des pays interdits. Une liste des ” pays en développement ” ainsi que ” les pays en développement avancés ” peuvent être trouvé à : https://www.usaid.gov/ads/policy/300/310

Les soumissionnaires ne peuvent pas offrir ou fournir des produits ou des services qui sont fabriqués ou assemblés dans, expédiés de, transportés par ou en toute autre circonstance, impliquant l’un des pays suivants : la Birmanie, la Corée du Nord, Cuba, l’Iran, le Soudan et la Syrie.

7. Garantie

La couverture de la garantie doit être valable sur tous les produits pour un minimum de douze (12) mois après la livraison et l’acceptation des produits, sauf indication contraire dans les spécifications techniques.

8. Eligibilité du soumissionnaire

En soumettant une offre en réponse à cette demande de prix, le soumissionnaire atteste que son entreprise n’est pas privée, suspendue ou autrement considérée comme inéligible à recevoir une commande du gouvernement des Etats – Unis.

Equal Access n’attribuera pas un marché à une entreprise qui est exclue, suspendue ou considérée comme non éligible par le gouvernement des Etats-Unis.

9. Termes et conditions générales

Cette sollicitation est soumise aux conditions générales suivantes qui seront appliquées :

• Toute décision résultant de cette APPEL D’OFFRES sera ferme à prix fixe, sous la forme d’un ordre d’achat.
• Seule la Directrice Générale ou son délégué(e) peut signer un Bon de Commande ou Contrat d’Equal Access
• Aucune commission ne doit être payée à un membre du staff d’Equal Access ou à un de ses partenaires pour la réalisation de cette commande
• Les articles seront livrés ou expédiés convenablement empaquetés, étiquettes jusqu’au lieu de livraison déterminé par les soins du fournisseur retenu. Le risque de perte ou la destruction des marchandises sont à la charge du fournisseur jusqu’à ce que le transfert de responsabilité soit sous l’autorité d’Equal Access
• Les articles non-conformes aux spécifications données dans le bon de commande seront retournées au fournisseur à ses frais
• Les conditions de paiement standard de Equal Access sont nettes à 30 jours après réception et acceptation des produits ou livrables. Le paiement ne sera fait qu’à l’entité qui présente l’offre en réponse à cette demande de cotation et identifié dans le bon de commande qui en résulte ; le paiement ne sera pas attribué à un tiers.
• Une fois que le bon de commande est fait, vous avez le droit de demander les informations sur les soumissionnaires, le fournisseur choisi, et les raisons pour ce choix. Votre demande devra être adressée par écrit au Directeur Régional des Achats et de la Logistique d’Equal Access à l’adresse obarry@equalaccess.org. Toute demande verbale ne sera pas honorée
• Aucun produit ou service ne peut être fourni s’il est fabriqué ou assemblé en, expédié à partir de, transporté par ou autre, impliquant un des pays suivants : Birmanie, Cuba, l’Iran, la Corée du Nord, le Soudan et la Syrie.
• Tout transport aérien international ou expédition maritime effectué sous une quelconque décision résultant de cette APPEL D’OFFRES, doit se faire avec des transporteurs battant pavillon / navires américains.
• La législation américaine interdit les transactions avec, et la fourniture de ressources et de soutien aux individus et organisations associées au terrorisme. Le fournisseur en vertu d’une attribution résultant de cette APPEL D’OFFRES doit veiller au respect de ces lois.

10. Système de numérotation universel des données (DUNS)

Une organisationqui reçoit une commande d’achatà partir de 25.000 $ doit obligatoirement obtenir un numéro DUNS avant la signature d’un contrat ou un bon de commande. Le lien ci-après http://fedgov.dnb.com/webformpermet d’obtenir gratuitement un numéro. 

 

Section 2: Composition de votre offre

Offre Technique

Equal Access veut acquérir pour son nouveau bureau de  un groupe électrogène (moteur perkins ou équivalent) capoté insonorisé triphasé de 18 KVA avec inverseur automatique (Leroy somer ou équivalent) ainsi que la mise en place d’un socle en béton. Votre proposition doit tenir compte des frais d’installation et de transport à l’emplacement qui vous sera indiqué.

Une visite sera organisée dans le bureau de Bol afin de permettre à chaque soumissionnaire d’affiner sa proposition technique et financière. Nous vous prions de bien vouloir contacter Monsieur YOUSSOUF MOUSSA au 66337132 / 65692209 pour la coordination des visites.

Les visites seront organisées du 10/10/18 au 22/10/18. 

Votre offre technique doit inclure au minimum les informations ci- après:

• Fiche technique complète du groupe électrogène capoté insonorisé de 18 KVA et de l’inverseur automatique
• Descriptif du socle en béton
• Descriptif de la construction d’un hangar
• Période et condition de garantie du groupe électrogène avec l’inverseur automatique (y compris toutes les composantes du groupe). Un minimum d’une année est exigée
• Le calendrier de livraison (pour la livraison du groupe, la fabrication du socle et du hangar, la mise en service du groupe, la formation des personnes en charge du groupe au niveau du bureau)
• Les termes d’un contrat de maintenance et d’assistance en cas de difficulté
• Le service après vente
• Plan de formation pour 2 à 3 personnes sur l’utilisation du groupe (nombre de jour, etc…)
• Vos conditions de règlement (la politique de paiement d’Equal Access est de 100% après la livraison )
• Registre de commerce
• Attestation de régularité fiscale
• Certificat de représentation du contructeur ou certificat d’authorisation de vente du contructeur

 

Références antérieures

Nous vous prions de bien vouloir nous présenter au moins cinq (05) références antérieures dans la livraison et installation de groupe électrogène (Personne de référence, numéro de téléphone et email).

 

Offre financière

Le soumissionnaire est invité à établir son offre sur papier entête en tenant compte des quantités et spécifications décrites dans le tableau ci dessous:

Numération de ligne	Désignation	Caractéristiques	Quantité	Unité	Prix Unitaire	Prix Total
01	Groupe électrogène capoté insonorisé	18 KVA	01	Pièce
02	Inverseur automatique	Compatible avec le groupe électrogène proposé	01	Pièce
03	Transport et manutention	Le transport du groupe, l’inverseur et tous autres accessoires indispendables. De vos magasins jusqu’au bureau de	01	Forfait
04	Installation et mise en service du groupe	Tous éléments indispensables pour l’installation et la mise en service du groupe électrogène (électrique et mécanique)	01	Forfait
04	Mise en place du socle en béton	Tous éléments indispensables pour l’installation	01	Forfait
05	Mise en place de l’hangar	Tous éléments indispensables pour l’installation	01	Forfait
06	Maintenance	Service de maintenance sans pièce et d’assistance en cas de difficulté	12	Mois

Le soumissionnaire doit respecter les champs ci dessus. Il pourra ajouter d’autres lignes s’il estime que d’autres éléments sont pertinents pour la soumisision de son offre financière. Par ailleurs, le soumissionnaire devra faire apparaitre sur offre financière au minimum les éléments suivants:

• Durée de validé de l’offre
• Faire ressortir le montant de la TVA non facturée si applicable.