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Oxfam Intermon recherche un(e) Coordinateur/trice Logistique pour la mise en œuvre de ses programmes et projets

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Oxfam Intermon recherche un(e) Coordinateur/trice Logistique pour la mise en œuvre de ses programmes et projets

Titre du posteCOORDINATEUR/TRICE LOGISTIQUE
LieuN’Djamena
Objectif du posteGuider et mener la fonction de logistique et d’approvisionnement à travers une approche « Un Programme » d’OXFAM en apportant son soutien au travail humanitaire et de développement et permettant ainsi la mise en œuvre performante et à temps des programmes et projets dans le pays.
HiérarchieIl (elle) dépend hiérarchiquement du Directeur des Operations
Type de contrat National-CDD
Durée du contrat 12 mois
Date limite de dépôt de candidature10 Décembre 2019

Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté.

Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.

Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.

Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs consulter le lien suivant : https://www.oxfam.org/fr/comment-nous-luttons-contre-la-pauvrete.

Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs.

Remarque : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications, notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.

 

La fonction

Oxfam Intermon recherche un(e) Coordinateur/trice Logistique pour la mise en œuvre performante et à temps de ses programmes et projets dans le pays.

Responsabilités / tâches principales

Responsabilités générales :

  • Contribuer à et influencer la conception des stratégies, la planification des opérations au sein des programmes et apporter un soutien à la mise en œuvre opérationnelle
  • Faire des recommandations techniques spécifiques aux responsables sur la stratégie et les programmes en ce qui concerne les nécessités et contraintes logistiques avec une emphase toute particulière sur la planification des d’approvisionnement.
  • Participer à la planification des scenarios pour répondre aux besoins présents et futurs dans un contexte en constante évolution
  • Assurer l´implémentation des politiques, procédures et outils logistiques et d´approvisionnements pour assurer la reddition des comptes vis-à-vis des bailleurs, la transparence et l´absence de conflits d´intérêts, l´optimisation des ressources humaines et matérielles
  • Conduire des évaluations et diagnostic des partenaires, des marchés, des transports, des télécommunications et autres composantes de la chaine d´approvisionnement afin d´assurer la qualité et le rapport « cout-efficacité » des solutions ou services proposés/offert.
  • Gérer et superviser des ressources dans des limites ou aires définies, ce qui peut comprendre du personnel, des actifs et/ou des budgets
  • Suivre de manière régulière, analyser, rendre des comptes et communiquer de manière pro-active sur la gestion des performances de la fonction approvisionnement et logistique et mettre à profit l’information opérationnelle.
  • Créer de solides réseaux avec des organismes extérieurs
  • En l´absence de point focal sécurité, s’assurer de la mise en place des politiques et procédures de sécurité. Faire la formation, évaluation et suivi quotidien du respect des exigences sécuritaires par l’équipe, et conjointement avec le DP assurer tout l’aspect de la gestion sécuritaire dans le pays.

 

Responsabilités spécifiques :

STRATEGIE

  • Gérer une structure intégrée de logistique et d’approvisionnement impliquant la liaison et le travail en étroite collaboration avec tous les membres de l’équipe d’OXFAM afin d’assurer la planification préventive et la préparation
  • Agir comme   un   leader   et   représentant   de   la   planification   collaborative   des approvisionnements.
  • S’assurer que la fourniture de biens, les services logistiques (livraisons, stockage, transport, communication, énergie et gestion des installations) et autres questions connexes sont solutionnées rapidement et efficacement
  • Générer et apporter son leadership à la mise en œuvre de la stratégie et aux processus de logistique/approvisionnement
  • Construire des relations et des liens avec d’autres ONGs, agences des Nations Unies (log Cluster) et compagnies commerciales sur des questions de logistique et approvisionnement
  • Responsable de la mise en œuvre efficace et efficiente des opérations de logistique
  • S’assure d’avoir un plan de préparation aux urgences pour les situations d’urgence Cat3 et cat 2

 

GESTION DE L’APPROVISIONNEMENT ET DES ACHATS

  • Assurer la liaison et la communication régulière avec tous les départements afin de s’assurer que toute l’équipe sache à quel stade se trouve leurs requêtes/demandes.
  • Fournir des mises à jour lorsque nécessaire sur les changements apportés à la chaine d’approvisionnement et les délais de livraison attendus
  • En coordination avec le responsable des achats, assurer la gestion proactive des fournisseurs et la mise à jour de la liste des fournisseurs nationaux
  • Liaison régulière avec le département de finance sur les problématiques liées aux fournisseurs (termes et conditions des paiements, qualité, recoupement entre la base de données de Finance et du fournisseur, etc.)
  • Travailler en  étroite  collaboration  avec  les  responsables  de  programmes  afin  de connaitre toute la gamme des équipements standards d’OXFAM et se tenir au courant des développements et changements des spécifications techniques
  • Travailler en étroite collaboration avec le coordinateur logistique et le personnel de logistique et approvisionnement du siège d’EAs afin d’assurer une réponse rapide et efficace en termes de coûts des besoins du terrain, et ce, dans le respect des termes imposés par les bailleurs de fonds et des conditions d’approvisionnement
  • Maintenir à  jour  les  données  concernant la  chaine  logistique dans  le système Excel de « One-OXFAM » et sous Box.
  • Assurer la transparence des processus d’approvisionnement spécialement pour les achats de fortes valeurs (Appel offres, contrat cadre, etc..)
  • S’assurer que  tout  le  personnel  sache  utiliser  les outils One Oxfam, connaissent et respectent les politiques et procédures en matière d’approvisionnement.

 

ENTREPOT, DISTRIBUTION ET GESTION DE L’INVENTAIRE

  • Assurer la bonne gestion des entrepôts et notamment concernant les mouvements de stocks, le conditionnement, l’inventaire et le recoupement des données
  • S’assurer que les  procédures de  stockage soient  respectées en  accord avec  les politiques d’OXFAM
  • Promouvoir des bonnes pratiques en matière de santé et sécurité dans les entrepôts.

 

GESTION DES ACTIFS ET DE L’EQUIPEMENT

  • Responsable des actifs et de l’équipement d’OXFAM, qu’ils soient financés par des fonds propres d’OXFAM sans restriction ou des fonds des donateurs
  • Mise en œuvre d’un plan efficace pour l’administration, la traçabilité, le suivi et la gestion des actifs jusqu´à la disposition finale selon les politiques et procédures Oxfam.

 

GESTION DES VEHICULES

  • S’assurer que les politiques et pratiques de gestion des véhicules soient respectées dans tout le pays.
  • Responsable du bon usage du logiciel de gestion de la flotte à Nouakchott et dans les bureaux satellites et de l’enseignement de ce logiciel aux utilisateurs

 

GESTION DU PERSONNEL

  • Gérer l’équipe locale de logistique et approvisionnement, participer à la définition de la taille et de la structure de l’équipe, se charger du recrutement des membres de l’équipe de logistique, de leur formation, de l’établissement des objectifs, de la supervision des tâches, de l’évaluation et de la gestion des performances pour le personnel sous sa supervision directe ou fonctionnelle.
  • Garantir l’intégration et la formation du nouveau personnel sur les procédures d´approvisionnement et logistique, aussi bien à Nouakchott que dans les bureaux satellites

 

DÉVELOPPEMENT DES CAPACITÉS DES PARTENAIRES

  • Le travail avec les partenaires est l’un des piliers d’OXFAM, c’est pourquoi il est essentiel de :
  • Evaluer les capacités et besoins des partenaires
  • Développer avec les partenaires des plans de renforcement de capacités au niveau logistique et approvisionnement
  • Assurer la mise en œuvre de ces plans de renforcement des capacités (Day to Day / Workshop / séances de formation / Proposition de Job Swaping entre personnel d’OXFAM et des partenaires etc…)
  • Suivre et évaluer les partenaires

 

IT

En tant que responsable hiérarchique de l´IT Officer et en coordination avec le responsable fonctionne au siège, assurer la gestion nécessaire des équipements et outils ICT de la mission, en suivant les politiques et procédures du Département Informatique d’Oxfam Intermon

 

RAPPORT DE SUIVI

  • Assurer la visibilité permanente des activités
  • Annuellement, conduire une évaluation des performances et du niveau de compliance logistique (LAT) pour toutes les bases du pays et définir un plan d´actions en fonction.
  • Recevoir et compléter des rapports d’activités logistiques (SITREP, rapport sur le parc automobile, suivi des actifs, rapport sur les stocks, suivi et l’analyse de l’ensemble de l’activité achats) mensuellement et faire un rapport au Management
  • Analyse des KPI (Indicateurs de performance clés) afin d´informer et d´influencer les preneurs de décisions.
  • S’assurer que les procédures et processus soient à jour et communiqués
  • Rédiger des rapports sur les visites de sites. Agir comme le point focal de l’information logistique pour le personnel de terrain et du management, et offrir des conseils sur les meilleures options logistiques disponibles

 

COORDINATION PENDANT UNE RÉPONSE HUMANITAIRE

  • Travailler de concert avec les responsables du programme humanitaire afin  de permettre la mise en œuvre efficace du Plan National de Contingence en assurant la disponibilité en temps voulu de l’équipement, des fournitures, de l’infrastructure et du personnel nécessaires pour répondre aux besoins de l’urgence
  • Assurer le suivi des achats et mouvements de stock d’urgence
  • Assurer un suivi effectif du statut du travail (ex : date espérée de livraison, niveaux de stock…) et partager cette information avec les responsables du programme humanitaire
  • Responsable du maintien du stock d’urgence et garder une liste actualisée de ce dernier

 

AUTRES

  • Remplir toute les autres fonctions déléguées par son supérieur hiérarchique
  • Participer et contribuer à d’autres projets transversaux dans le pays et la région ou dans des institutions considérées pertinentes par le Directeur Pays
  • S’engager avec l’objectif général et les politique d’OXFAM ainsi qu’avec la promotion des droits des femmes et des intérêts des populations marginalisées

 

Compétences requises

  • Minimum 3 ans d’expérience à une position similaire dans une ONG internationale
  • Etudes universitaire ou licence dans un domaine tel que l’économie, la logistique ou la gestion des approvisionnements. Un titre professionnel lié à la logistique sera considéré un atout
  • Expérience de  terrain  significative  dans  un  environnement  sécuritaire  et  politique instable dans un rôle impliquant la participation à la gestion de la sécurité
  • Bonne connaissance des exigences et de mécanismes de reddition de comptes des bailleurs de fonds
  • Expérience démontrée en gestion d’équipe, motivation et développement des capacités
  • Bonnes capacités d’administration, sens de l’organisation et caractère méthodique
  • Bon sens  du  commerce  et  compréhension  détaillée  des  pratiques  d’achet  et approvisionnement au niveau stratégique et opérationnel
  • Sens développé de la communication et des relations interpersonnelles, et capacité et volonté de développer les capacités du personnel
  • Flexibilité, capacité à travailler sous la pression et dans des délais assez brefs
  • Bonne connaissance du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit
  • Informatique : Bonne maitrise du Pack Office et Excellente connaissance d’Excel.
  • Expérience dans un poste de gestion ou supervision
  • Attention aux détails et bonnes connaissances mathématiques et de calculs
  • Connaissances opérationnelles de la  chaîne d’approvisionnement internationale, et notamment des procédures douanières, des dispositions relatives aux transports de marchandises et d’INCOTERMS
  • Diplomatie, tact et capacités de communication et de négociation
  • Engagement avec la protection des droits humains et notamment les droits des femmes et des personnes ou groupes marginalisés, et avec l’intégration de cet engagement comme fil directeur dans tous les aspects du travail de notre organisation

 

Souhaitable

  • Bonne connaissance ou expérience de terrain dans un programme de transfert de fonds
  • Expérience de travail avec le système ERP est un plus
  • Qualification et/ou importante expérience de terrain dans le domaine de la logistique, achat et approvisionnement, stockage, gestion du parc automobile, sécurité
  • Compétences en gestion financière
  • Connaissance de l’arabe (et l`anglais est un plus)
  • Expérience de travail aves des radios HF et VHF

Au regard de la nature de ses activités, Oxfam demande à tous ses employé/es des qualités de disponibilité et de flexibilité.

L’employé/e pourra être amené/e, sur demande de son superviseur, à accomplir d’autres tâches que celles mentionnées dans son profil de poste et/ou à travailler en dehors des horaires mentionnés sur son contrat.

Comment postuler

Dossiers à fournir

  • Une lettre de motivation (Indispensable)
  • Un curriculum vitae détaillé (Indispensable)
  • Les photocopies des diplômes et attestations de services rendus (A remettre si retenu(e) pour le poste)
  • Un certificat médical d’aptitude au travail (A remettre après si retenu(e) pour le poste)
  • Extrait de casier judiciaire (A remettre après si retenu(e) pour le poste)

Date limite de dépôt des candidatures: 10 Décembre 2019 à 17 heures 00

Lieux de dépôt : Bureau d’Oxfam à Baga Sola, N’Djamena, Moussoro et Mangalmé.

ou par email à l’adresse suivante : recrutementchad@oxfam.org

 

NOTE :

  1. Adressez votre demande au Responsable des Ressources Humaines Oxfam Intermón Tchad.
  2. Seuls les candidats/es présélectionné/es seront contacté/es pour les tests écrits et entretiens.
  3. Les dossiers de candidature ne seront pas restitués et restent la propriété Intermón Oxfam.

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