Appel d’offres pour le Projet d’Amélioration des Moyens d’Existence à l’Ouest du Tchad-PAMELOT
Termes de référence
POUR LE RECRUTEMENT DE PRESTATAIRES POUR LA FORMATION ET l’ACCOMPAGNEMENT DES ACTEURS DU DEVELOPPEMENT LOCAL-COMMUNAL / PAMELOT
CONTEXTE
Le Projet d’Amélioration des Moyens d’Existence à l’Ouest du Tchad (PAMELOT) mis en œuvre par la GIZ sous financement du Ministère fédéral allemand de la coopération économique et du développement (BMZ) a pour objectif principal l’amélioration des conditions d’une coexistence pacifique dans les communes sélectionnées des provinces de Hadjer-Lamis, Bahr-El-Gazel et Kanem. Pour atteindre cet objectif, une approche participative et intégrée a été mise en place, concentrée sur quatre composantes qui sont :
- Planification de Développement Local et Communal ;
- Amélioration des perspectives de revenus des jeunes ;
- Amélioration de la situation économique des femmes ;
- Cohabitation pacifique.
Le projet intervient dans onze communes ou cantons répartis dans 3 provinces cibles : Hadjer-Lamis, Kanem et le Bahr-el-Gazel.
Le projet a une durée totale de 4 ans et 8 mois (de mai 2019 à décembre 2023).
Une description succincte du projet est jointe en annexe 2.
II. OBJECTIFS DE LA MISSION :
Réaliser le renforcement de capacités des acteurs locaux dans leur mission de développement local / communal dans la zone d’intervention du projet pour la Composante 1 « Planification de Développement Local et Communal ».
4 interventions complémentaires sont prévues :
- Un premier lot concerne la formation et l’accompagnement des Comités départementaux d’action (CDA) et Comités provinciaux d’action (CPA) sur leurs rôles, le montage et le suivi-évaluation des projets ;
- Un deuxième lot vise la formation et l’accompagnement des Communes sur la gestion financière, l’élaboration et l’exécution du budget communal ;
- Un troisième lot se focalise sur la formation et l’accompagnement des comités cantonaux de développement (CCD) et des comités locaux d’action (CLA) sur leurs rôles et responsabilités, ainsi que la dynamique organisationnelle.
- Un quatrième lot concerne la formation et l’accompagnement des acteurs des voiries / collecte de déchet et assainissement.
À cet effet, la GIZ sollicite les prestations des structures dotées des compétences et des expériences en matière de développement local et communal. Les soumissionnaires peuvent postuler pour tous les lots mais ne peuvent gagner que deux (02) lots tout au plus.
Sont invitées à soumissionner, toutes les structures pouvant fournir les documents administratifs demandés.
LOT 1 : FORMATION ET ACCOMPAGNEMENT DES CDA ET CPA SUR LEURS ROLES ET RESPONSABILITES, LE MONTAGE ET LE SUIVI-EVALUATION DES PROJETS ET TECHNIQUES DE COLLECTE ET D’ANALYSE DES DONNEES
A. Contexte et justification :
Le projet vise à améliorer les capacités des structures administratives communales et des comités locaux sur leur rôle, le montage de projet et suivi-évaluation à travers la composante 1 « Planification de Développement Communal ». Ces entités seront ainsi, en mesure de connaitre leur rôle et responsabilité au sein de la communauté, de monter des projets pour le développement de leurs localités et le suivi pour un plus grand impact.
C’est dans ce cadre, que le PAMELOT recrute des consultants pour renforcer les capacités des membres des Comités Départementaux d’Action (CDA) et Comités Provinciaux d’Action (CPA).
B. Objectifs de la prestation :
Il s’agit de renforcer les capacités des membres de ces comités dans leurs rôles et responsabilités, le montage et le suivi-évaluation d’un micro-projet de manière durable. Il s’agira de manière spécifique de :
- Élaborer les modules de formation sur le rôle et responsabilité des membres de ces comités, le montage et le suivi-évaluation des microprojets ;
- Former les membres des CDA et CPA sur leurs rôles et responsabilités ;
- Former les membres des CDA et CPA sur le montage et le suivi-évaluation des projets et les techniques de collecte et d’analyse de données ;
- Former les membres des CDA et CPA sur la rédaction administrative et l’archivage des documents ;
- Former les membres des CDA et CPA sur le système de gestion de l’information interne ;
- Former les membres des CDA et CPA sur les techniques de mobilisation des ressources ;
- Effectuer le suivi accompagnement de chaque CDA et CPA in situ dans leurs locaux pour s’assurer de la mise en place des acquis.
C. Résultats attendus :
À la fin de la formation et de l’accompagnement sur le terrain, les participants :
- Maîtrisent les notions de la gouvernance locale et les règles statutaires au sein d’une organisation de base ;
- Sont capables de définir les rôles et les responsabilités des membres de leurs organes et sont capables de les présenter à des personnes externes ;
- Sont capable de décrire les règles de fonctionnement de leur organes (par exemple dans un règlement intérieur) ;
- Peuvent assurer la gestion de leurs activités ;
- Peuvent collecter et analyser les données ;
- Maîtrisent la rédaction administrative et l’archivage des documents ;
- Maîtrisent les règles de la comptabilité associative (gestion administrative et financière) et gèrent effectivement leur comptabilité conformément aux standards en vigueur ;
- Sont en mesure de monter, suivre les projets et chercher des financements.
D. Méthodologie :
v De la formation :
L’approche didactique qui sera utilisée pour la formation sera essentiellement participative et inductive. Elle s’appuiera sur le vécu des membres des comités provinciaux et départementaux d’action en matière de fonctionnement et gestion de leur structure. Il s’agira de les amener à faire une introspection de leur propre vécu et partager leurs expériences dans le domaine et d’identifier ainsi les marges d’amélioration. Les exposés théoriques sont complétés par des travaux pratiques concernant notamment la maitrise des outils.
Chaque session de formation se déroulera en cinq (5) jours et regroupera vingt (20) participants au maximum par province. Les formateurs assureront l’animation des sessions de formation qui se devront d’être les plus interactives possible. Les participants étant des adultes, la méthodologie développée par les formateurs devra privilégier une approche fortement participative permettant aux participants d’échanger sur les différents thèmes de formation abordés.
Les deux (2) formateurs (un formateur principal et un assistant) se chargeront d’animer les différents ateliers de formation dans les trois chefs-lieux des provinces du Kanem, Hadjer-Lamis et Bahr-el-Gazel. Les formations seront dispensées en français et au besoin traduite en arabe par le formateur.
v De l’accompagnement :
Les prestataires se rendront 2 semaines plus tard au sein de chaque CDA (8 au total) et chaque CPA (3 au total) pendant une journée chacune pour vérifier la mise en place des acquis et effectuer les corrections nécessaires. Les prestataires proposeront les outils nécessaires pour cet accompagnement. Les points suivants pourront notamment faire l’objet d’un suivi :
- Mise en place d’un organigramme dans l’organe avec description détaillée du poste de chaque membre / document de communication destinées à la population ;
- Existence d’un règlement d’intérieur et partage du contenu avec les membres ;
- Tenue d’une comptabilité associative conforme aux règles ;
- Existence de démarche et documents relatifs au montage de projets ;
- Tableau de suivi des démarches engagées pour la recherche de financement de projets ;
- Planification annuelle des activités de chaque structure.
La marge de progrès entre la période avant la formation et après la formation doit pouvoir être mesurée.
E. Principaux livrables :
v Formation :
- Les fiches pédagogiques et programme de formation ;
- Les modules de formation sur le rôle et responsabilité des comités d’action, y compris « Cahier des participants » ;
- Les modules de formation sur le montage et le suivi des projets y compris « Cahier des participants ;
- Un document test pour un auto-diagnostic par les CPA / CDA au début de la formation par rapport à :
- La maîtrise de leurs rôles et responsabilités ;
- Leurs capacités en termes de montage et de suivi-évaluation d’un micro-projet de manière ;
- Leurs ambitions en termes de progrès atteignables.
- Un modèle de plan d’action à compléter avec chaque CDA et CPA à la fin de la formation pour une mise en œuvre concrète des acquis et l’utilisation d’outils pertinents dans leurs activités quotidiennes ;
- Un rapport de formation en version papier et numérique incluant des photos lors des différentes séances y compris « Cahier des participants ».
v Accompagnement :
- Programme des activités et outils liés à l’accompagnement ;
- Un rapport relatif à l’accompagnement sur le terrain par commune, y compris photos. Ce rapport doit clairement analyser les progrès réalisés avant la formation et après l’accompagnement sur le terrain. Il formulera les recommandations pour les actions à venir.
F. Plan de travail et durée de la mission
La mission commencera par une séance de travail de cadrage avec l’équipe technique du projet. La durée totale varie d’une zone à une autre en tenant compte du nombre des membres des comités d’action à former :
| Activités | Durée |
| Phase I : Préparatoire pour toutes les zones | |
| Séance de travail de cadrage avec l’équipe technique du projet | max. 01 jour |
| Conception et validation des modules de Formation et de l’approche pour l’accompagnement. | max. 03 jours |
| Préparation pratique des sessions de formation : agenda, outils pédagogiques etc. | max. 01 jour |
| Total 1 = | max. 05 jours |
| Phase II : Formations | |
| Voyage N’Djamena – Moussoro (300 Km) | max. 01 jour |
| Séance de travail avec l’équipe technique du projet | max. 01 jour |
| Formation des CDA et CPA de la Province du BEG | max. 05 jours |
| Voyage Moussoro – Mao (200 Km) | max. 01 jour |
| Formation des CDA et CPA de la Province du Kanem | max. 05 jours |
| Voyage Mao – Massakory (180 Km) | max. 01 jour |
| Formation des CDA et CPA de la Province de Hadjer – Lamis | max. 05 jours |
| Voyage Massakory – Ndjaména (160 Km) | max. 01 jour |
| Total 2 = | max. 20 jours |
| Phase III : Rapport de formation pour toutes les zones | |
| Préparation du rapport provisoire | Max 02 jours |
| Restitution du rapport provisoire à l’équipe de projet et présentation des outils nécessaires à l’accompagnement in situ | Max 1 jour |
| Intégrations des observations de l’équipe du projet et adaptation des outils nécessaires à l’accompagnement in situ | Max 02 jours |
| Total 3= | max. 05 jours |
| Phase IV : Accompagnement des CDA et CPA in situ | |
| Voyage N’Djamena – Moussoro et briefing avec l’équipe de Moussoro (300 Km) | max. 01 jour |
| Accompagnement des 3 CDA et 1 CPA dans les locaux de chaque organe de la Province du BEG (in situ) | max. 05 jours |
| Voyage Moussoro – Mao et briefing avec l’équipe de Mao (200 Km) | max. 01 jour |
| Accompagnement des 3 CDA et 1 CPA dans les locaux de chaque organe de la Province du Kanem (in situ) | max.05 jours |
| Voyage Mao – Massakory et briefing avec l’équipe sur place (180 Km) | max. 01 jour |
| Accompagnement des 2CDA et 1 CPA de la Province de Hadjer – Lamis dans les locaux de chaque organe (in situ) | max. 03 jours |
| Voyage Massakory – Ndjaména (160 Km) | max. 01 jour |
| Total 4 = | Max 17 jours |
| Phase V : Rapport de l’accompagnement/ suivi pour toutes les zones | |
| Préparation du rapport provisoire | Max 02 jours |
| Restitution du rapport provisoire à l’équipe de projet | Max 1 jour |
| Intégrations des observations de l’équipe du projet et remise du rapport d’accompagnement final | Max 01 jours |
| Total 5 = | max. 04 jours |
| TOTAL 1+2+3+ 4+5 | 51 Jours |
N.B. : Les déplacements dans les différents sites de formation seront assurés par les consultants. Les matériels pédagogiques (papier, feutres, fournitures de participants…), la location de salle et la restauration et le perdiem des participants sont fournis par le projet. Le logement sur le terrain sera à la charge des formateurs et doit être pris en compte dans l’offre financière conformément au barème GIZ (cf. cadre de devis ci-dessous).
G. Profil recherché :
La mission sera confiée à un bureau d’étude / ONG dont les qualifications, compétences et l’expérience de travail pratique dans le contexte tchadien des formateurs sont avérées et prouvées sur la thématique (fonctionnement et organisation des structures de base). Les formateurs doivent justifier d’une expérience convaincante dans la réalisation de missions similaires et disposer des qualités avérées en andragogie. En outre, ils doivent avoir une bonne connaissance du monde rural. La connaissance de la zone du projet constitue un atout. La maîtrise de l’arabe local est obligatoire.
Chaque équipe est composée de deux formateurs (un formateur principal et formateur assistant) et doit répondre au profil suivant :
Formateur principal :
Le Formateur principal par ailleurs responsable de l’activité doit avoir des connaissances approfondies dans les différents domaines ci-après :
- Un diplôme d’études supérieures (Bac + 5) en développement local ou sociologie de développement ou équivalent ;
- Compétences et expériences professionnelles de 5 ans appropriées et démontrables dans la formation et le renforcement des capacités des organisations de base ;
- Bonne maîtrise de la gouvernance locale ;
- Compétences démontrées dans l’andragogie ;
- Parfaite maîtrise de la langue française et connaissance de l’arabe tchadien (parlé) ;
- La connaissance du projet et de la zone d’intervention du projet sera un atout.
Il est responsable de :
- Conduire toute la mission ;
- Assurer la division de travail entre l’équipe des formateurs ;
- Développer les modules de formations et les supports pour l’accompagnement ;
- Organiser et animer la formation et les activités d’accompagnement ;
- Produire les rapports de la mission ;
- Couvrir les autres tâches telles que mentionnées dans les TdR.
Formateur assistant :
Le formateur assistant justifie :
- D’un diplôme d’études supérieures (Bac +4) en développement local, sociologie de développement ou équivalent ;
- Bonne connaissance du monde rural ;
- Expérience d’au moins 03 ans de formation dans le renforcement des capacités des organisations de base/ accompagnement sur le terrain ;
- Parfaite maîtrise de la langue française et connaissance de l’arabe tchadien (parlé).
Il est responsable de :
- Appuyer à l’élaboration des modules de formations et des outils nécessaires pour l’accompagnement sur le terrain ;
- Appuyer à l’organisation et l’animation de la formation / accompagnement ;
- Documenter tout le déroulement des sessions de formations / accompagnement (photos) ;
- Contribuer à produire les rapports de la mission.
Dossiers à fournir et critères d’évaluation :
Dossiers à fournir : Le dossier de candidature sera constitué du dossier administratif, d’une offre technique et d’une offre financière.
Dossier administratif
- Si le postulant est une ONG/Association :
Les documents administratifs demandés sont cités ci-dessous. En cas de manquement d’un document obligatoire, le dossier complet du soumissionnaire pourrait être rejeté et ce dernier ne pourrait pas passer à la phase d’évaluation technique. En cas de repêchage à faire lors d’évaluation des dossiers administratifs, les soumissionnaires ayant présentés tous les documents atouts seraient repêchés en premier.
- Règlement intérieur et statut (obligatoire) ;
- L’autorisation de fonctionner (obligatoire) ;
- Le Certificat d’Identification Fiscal au nom de l’ONG/Association (obligatoire) ;
- Une attestation de reconnaissance par la DONG/DONGAH (obligatoire pour les ONG) ;
- PV du dernier Assemblée Générale (obligatoire) ;
- Plan de localisation signé par les services des impôts (obligatoire) ;
- Attestation de domiciliation bancaire (obligatoire) ;
- Déclaration d’intégrité (fournie par la GIZ à signer et remettre dans le dossier administratif : atout) ;
- Déclaration de consentement concernant la collecte et le traitement de données à caractère personnel (fournie par la GIZ à signer et remettre dans le dossier administratif : atout) ;
- Fiche d’inscription consultant (fournie par la GIZ à signer et remettre dans le dossier administratif : atout).
- Conditions générales des contrats (fournie par la GIZ à signer et remettre dans le dossier administratif : atout).
- Si le postulant est un bureau d’étude (BE) :
Les documents administratifs demandés sont cités ci-dessous. En cas de manquement d’un document obligatoire, le dossier complet du soumissionnaire pourrait être rejeté et ce dernier ne pourrait pas passer à la phase d’évaluation technique. En cas de repêchage à faire lors d’évaluation des dossiers administratifs, les soumissionnaires ayant présentés tous les documents atouts seraient repêchés en premier.
- Une attestation d’exercice commerciale en cours de validité (obligatoire) ;
- Un extrait du registre du commerce et du crédit mobilier (obligatoire) ;
- Une patente de l’année en cours, le cas échéant celle de 2019 (obligatoire) ;
- Un certificat d’identification fiscale (CIF) ou Numéro d’Identification Fiscal (NIF) au nom du l’entreprise (obligatoire) ;
- Un plan de localisation signé par les services des impôts (obligatoire) ;
- Carte contribuable de l’année en cours, le cas échéant celui de 2019 (obligatoire) ;
- Une attestation de non faillite datant de moins de trois mois (obligatoire) ;
- Une attestation de domiciliation bancaire au nom de l’entreprise (obligatoire). ;
- Déclaration d’intégrité (fournie par la GIZ à signer et remettre dans le dossier administratif : atout) ;
- Déclaration de consentement concernant la collecte et le traitement de données à caractère personnel (fournie par la GIZ à signer et remettre dans le dossier administratif : atout) ;
- Fiche d’inscription consultant (fournie par la GIZ à signer et remettre dans le dossier administratif : atout) ;
- Conditions générales des contrats (fournie par la GIZ à signer et remettre dans le dossier administratif : atout).
Avant attribution du marché, le prestataire retenu devra présenter les originaux de tous les dossiers en administratifs cités ci-haut ainsi que les pièces suivantes :
- Le certificat de mise à jour CNPS en cours de validité (obligatoire) ;
- Quitus fiscal valide(obligatoire).
Les pièces ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Dossier Administratif ».
NB : Veuillez fournir un seul exemplaire du dossier administratif valable pour les quatre (04) lots.
- L’offre technique.
Elle comprendra :
- Les CV actualisés des formateurs, copies des diplômes obtenus ;
- Références et attestations d’expériences similaires ;
- Une description de la méthodologie proposée en langue française avec commentaires/suggestions sur les TDR ;
- Un plan d’action détaillé/chronogramme pour la réalisation de la prestation.
Les pièces ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Offre technique Lot 1 ».
- L’offre financière :
Elle comprendra :
- Une proposition financière détaillée en cohérence avec les éléments budgétaires requis dans le cadre de devis ;
- L’offre doit être présentée sur entête du soumissionnaire et doit être signée, datée et cachetée. Elle doit être présentée sous la forme du cadre de devis ci-dessous (annexe 1) ;
- Elle doit être présentée en français et en francs CFA (XAF). La GIZ est exonérée de toutes taxes, veuillez présenter votre offre en hors taxe.
Les pièces et les informations ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Offre financière Lot 1 ».
Le soumissionnaire doit indiquer en plus du PN : PN° 19.4060.0-001.00 « GIZ/PAMELOT » et du numéro de l’appel d’offre XXXXX, les mentions obligatoires ci-dessous sur son offre :
- NIF GIZ : 6001557R ;
- Quantité des services et ou bien (Unité) ;
- Dénomination du service : Nature et caractéristiques du service ;
- Prix unitaire Hors TVA ;
- Date d’émission de l’offre ;
- Numéro de l’offre ;
- Taux et montant de la TVA ;
- Total hors taxes et Montant TTC ;
- Nom et adresse du Soumissionnaire ;
- NIF du soumissionnaire ;
- Validité de l’offre.
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