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Termes de référence pour les prestations de services de location de véhicules sous contrat cadre

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Date de clôture : 27 mai 2020

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Termes de référence

APPEL D’OFFRES OUVERT 

POUR LES PRESTATIONS DE SERVICES DE LOCATION DE VEHICULES SOUS CONTRAT CADRE

 

 

1. Contexte et justification :

Le programme « Opérationnalisation de la filière semencière (PROFI-SEM) au Tchad », Phase II, est un programme financé par la Direction du Développement et de la Coopération (DDC) suisse au Tchad, et mis en œuvre par la GIZ InS. L’objectif global est « Une filière semencière efficiente et bien organisée (système formel et informel) bénéficie à un plus grand nombre d’agriculteurs (trices) et permet de diversifier et d’améliorer les systèmes de production agricole dans les régions d’intervention du projet ».

2. Objectif :

Le programme « Opérationnalisation de la filière semencière au Tchad (ci-après dénommée ‘PROFI-SEM’) invite les sociétés à soumettre une proposition portant sur les prestations de services de location de véhicules à longue durée (contrat-cadre) pour le transport de son personnel, consultants, ses invités officiels et des matériels à N’Djamena et environs, et vers d’autres villes et régions du Tchad en aller-retour, telles que décrites dans ces termes de référence.

Le contrat sera valable pour une durée de 1 an renouvelable 2 fois par tacite reconduction.

3. Prix de location de véhicule(s) :

Les prix seront fermes ou non révisables à la hausse pendant la période du contrat.

4. Livraison de véhicule(s) :

La livraison de véhicules fera l’objet d’une lettre de commande adressée par PROFI-SEM au loueur, sur la base du planning arrêté par PROFI-SEM. Elle précise la quantité, le délai et le lieu de livraison de chaque véhicule.

5. Etendue du service :

Nombre de véhicules/jours estimatif pour une période de 12 mois renouvelable en cas de bonnes prestations.

Catégorie de véhicules

 

Nombre de véhicules/jours estimatif pour 12 mois (1 an)
Hilux pickup418
Camion de 10 à 15 tonnes04

6. Catégories :

Les prestations de location de véhicules sont définies dans les trois (2) catégories distinctes suivantes :

  • Catégorie 1 :   Pick-up double cabine 4×4 (type Toyota Hilux double cabine) ;
  • Catégorie 2 :   Camion 10 – 15 tonnes.

NB : Location de véhicules pour déplacements à travers tout le pays – tarifs journaliers – kilométrage illimités, assurance Responsabilité civile (RC), chauffeurs et autres charges liées au transport routier inclus.

 

7. Profil du prestataire :

Les critères suivants doivent être pris en compte dans la soumission du dossier :

  • Les prestataires en location de véhicule devront avoir une capacité juridique et être en règle vis-à-vis de l’administration fiscale (pièces administratives complètes) ;
  • Les prestataires devront avoir au minimum 5 ans d’expérience dans le domaine et ayant des références positives auprès des clients actuels ou antérieurs ;
  • Flotte de véhicules consistante (au moins 5 véhicules Pick-up double cabine 4×4) avec les cartes grises ;
  • Les prestataires doivent avoir une équipe dynamique, professionnelle et proactive, capable de prendre les mesures nécessaires en cas d’incidents.
  • Les chauffeurs employés du prestataire doivent :
    • être titulaires du permis de conduire requis d’au moins cinq (05) ans, avec attitude professionnelle et sachant parlé français ou l’arabe local ;
    • avoir une bonne connaissance des régions de destination ;
    • avoir une bonne connaissance de mécanique automobile ;
    • avoir une tenue de travail et comportement correcte ;
    • Avoir un certificat médical d’aptitude physique de conduite auto ;
    • disposer de frais de mission suffisants pour couvrir ses besoins pour le voyage.
  • Les véhicules doivent être en parfait état et être à jour vis-à-vis des assurances et du service technique ;
  • Le véhicule doit être pourvu de roue de secours, cric, triangle, trousse de secours, sangles ou câbles de remorquage et équipé des pneus en bon état et adaptés aux routes difficiles d’accès ;
  • Le prestataire retenu devra informer le PROFI-SEM des personnes responsables (avec adresse et numéro de téléphone) qui devraient être contactées en cas d’urgence, jours fériés et après les heures normales de travail ;
  • En cas de panne, d’accident ou autre, le prestataire doit être en mesure de mettre immédiatement à disposition un véhicule de remplacement ;
  • Une expérience avec la GIZ ou des organismes internationaux est un atout.

PROFI-SEM se réservera le droit de visite pour afin de vérifier la conformité des véhicules soumis et l’état des flottes de véhicules.

8. Présentation des offres :

Détail du dossier :

A. Partie administrative composée de :

  1. L’attestation d’exercice en cours de validité ;
  2. Le registre de commerce ;
  3. La patente de l’année 2020 ;
  4. Le certificat de non-faillite et non-liquidation judiciaire datant de moins de trois mois ;
  5. Le certificat d’identité fiscal (CIF) au nom de l’entreprise ;
  6. La carte fiscale de l’année 2020 au nom de l’entreprise ;
  7. Attestation de compte bancaire au nom de l’entreprise ;
  8. Plan de localisation de l’entreprise certifiée par l’inspection des impôts.

Les documents complémentaires (fournies par la GIZ) doivent être remplis et signés pour permettre à la GIZ de traiter vos dossiers. Leur présence dans le dossier administratif constitue un atout en cas d’égalité.

Il s’agit de :

  • Déclaration d’intégrité GIZ signée par le soumissionnaire ;
  • Fiche d’inscription dans la base de données GIZ dument remplie et signée par les nouveaux prestataires, fournisseurs n’ayant jamais été enregistrés à la GIZ ;
  • Déclaration de consentement GIZ concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel signé par le soumissionnaire ;
  • Déclaration d’intégrité de l’AFD ;
  • Les pièces alignées dans l’ordre mentionné ci-dessus devront être précédées d’une page de garde sur laquelle sera mentionné « Dossier administratif ».

 

B. Offre technique   :

Proposition technique comprenant :

  • Liste de références concernant l’exécution de contrats analogues, expériences dans des conditions semblables ;
  • Cartes grises ;
  • Composition de votre parc (au moins 5 véhicules Pick-up double cabine 4×4 appartenant à l’entreprise ou de son partenaire avec un contrat de collaboration) : Veuillez remplir le tableau ci-après (Annexe 1) ;
  • Au moins 3 Chauffeurs : Les CV et copies des permis.

Annexe 1 :

Type de véhicule

(*)

 

Immatri

culation

MarqueNombre de placesCarte griseAssuranceAnnée première mise en serviceConsom

mation /100km

Kilomé

trage actuel

Options (climatiseur, porte-bagage, bâche…..)
          
          
          
          
          
          
          
          
          

(*): Véhicule 4×4 pick up (type Hilux Double Cabine), camion 10 – 15 tonnes

 

  • Ces pièces alignées dans l’ordre mentionné ci-dessus devront être précédées d’une page de garde sur laquelle sera mentionnée « Offre technique ».

 

C. Offre financière incluante :

  • La proposition financière suivant les cadres de devis en annexe ;
  • le nom et les coordonnés du soumissionnaire ;
  • la date et validité de l’offre ;
  • le cachet et la signature d’une personne dûment autorisée du soumissionnaire ;
  • Une lettre de soumission

l’offre financière est uniquement à envoyer en version électronique.

Toutes les pages de l’offre seront paraphées et datées par le soumissionnaire.

Les mentions suivantes devront figurer dans l’offre :

  • Date d’émission de l’offre ;
  • Numéro de l’offre ;
  • NIF GIZ : 6001557R ;
  • Nom et adresse du Soumissionnaire ;
  • NIF du soumissionnaire ;
  • Dénomination du service : Nature et caractéristiques des travaux ;
  • Quantité des biens/services (Unité) (suivant modèle en annexe) ;
  • Prix unitaire hors TVA (suivant modèle en annexe) ;
  • Taux et montant de la TVA (0 %) ;
  • Total hors taxes et montant TTC ;
  • Durée de validité de l’offre.

La GIZ étant exonérée de toutes taxes, veuillez présenter votre offre hors taxe.

9. Dépôts des offres :

  • Offre financière signée et datée est à envoyer uniquement à l’adresse électronique suivante : REV_TD_InS_Quotation <TD_InS_Quotation@giz.de>. Merci d’indiquer dans le sujet : Appel d’Offres N° 83354451 – LOCATION VEHICULES ;
  • Offre technique signé est à envoyer soit à l’adresse électronique suivante : REV_TD_InS_Quotation TD_InS_Quotation@giz.de Merci d’indiquer dans le sujet : Appel d’Offres N° 83354451 – LOCATION VEHICULES ou bien déposées au bureau de l’Antenne GIZ à N’Djamena, au plus tard 03.06.2020 à 15H30.

Adresse de l’Antenne GIZ Ndjamena

Rue 3 258, Porte 247 Canal Saint Martin, Quartier Klemat, B. P. 123 N’Djamena – Tchad

Pour toute demande de renseignements complémentaire veuillez-vous adresser à l’adresse mail suivante : REV_TD_InS_Inquiry TD_InS_Inquiry@giz.de

La date limite de demande de clarification est au plus tard le 27.05.2020 à 12 heures 00 minute.

Les réponses aux questions de clarification seront envoyées par mail à l’adresse de chaque soumissionnaire au plus tard le 29.05.2020 à 12 heures 00 minute.

10. Droit de réserve :

Le bureau de la GIZ se réserve le droit d’annuler la procédure d’Appel d’Offres et de rejeter toutes les offres, à tout moment avant la conclusion du contrat, sans encourir pour autant une responsabilité quelconque vis-à-vis du/ou des soumissionnaire (s) concernés (s) et sans être tenu d’informer le/ou les soumissionnaire (s) affecté (s) des raisons de sa décision.

11. Langue et monnaie :

  • Les offres ainsi que toute correspondance échangée entre le soumissionnaire et la GIZ dans le cadre du présent appel d’offres seront rédigées en français ;
  • Les propositions de prix seront libellées dans la monnaie locale du pays dans lequel le marché sera exécuté (en francs CFA).

12. CLAUSE DE NON-DISCRIMINATION :

« Le prestataire/consultant/fournisseur/partenaire » doit s’abstenir d’inciter à la violence et à la haine, et de discriminer toute personne ou tout groupe de personnes en raison de leur race, de leur appartenance ethnique ou de leur religion. Cette obligation s’applique à l’ensemble des activités de l’organisation, y compris à celles qui ne relèvent pas du présent accord/contrat.

L’appui explicite à certains groupes de personnes dans le cadre d’un projet mis en œuvre par « Le prestataire/consultant/fournisseur/partenaire » et approuvé par la GIZ ne constitue pas une discrimination selon les dispositions de la présente clause.

En cas de manquement à cette obligation, la GIZ est en droit de résilier immédiatement le présent contrat et d’exiger le remboursement partiel ou total de la rémunération ou contribution financière versée. Le montant du remboursement sera déterminé au cas par cas en fonction de la gravité de la violation et des mesures déjà prises par « Le prestataire/consultant/fournisseur/partenaire ».

13. Enregistrement du contrat au domaine :

Le présent contrat est soumis à l’enregistrement au domaine à hauteur de 3% du montant total en application de la loi de Finance 2019 du Tchad.

14. Ouverture des offres :

  • A la date, lieu et heure convenus pour l’ouverture des offres, la Commission mise en place procédera à l’ouverture des offres en présence des soumissionnaires qui souhaitent y assister ;
  • La commission procèdera ensuite à la vérification des recevabilités administrative, technique et financière des offres conformément aux exigences du dossier d’appel d’Offres ;
  • A l’issue de cette dernière étape, la commission se retire pour passer aux étapes de dépouillement, vérification et évaluation des offres.

15. Dépouillement, analyse et évaluations des offres :

La commission de dépouillement et d’analyse des offres se retirera en séance et procédera à l’analyse comme suit :

15.1. Vérification des pièces administratives :

La commission de dépouillement passera à la vérification des pièces administratives.

N.B. Les dossiers fournis dans le cadre de cet Appel à Manifestation d’Intérêt ne seront pas restitués. Veuillez déposer uniquement les photocopies simples (non légalisées).

Après évaluation, le soumissionnaire retenu devra présenter les documents énumérés ci-dessus sous forme originale et en cours de validité dans les 3 jours à compter de la date de prise de contact. En plus de ces pièces, il doit aussi présenter les originaux de l’attestation de mise à jour de la CNPS et le quitus fiscal.

L’absence ou la non-validité de l’une de ces pièces pourrait entrainer le rejet de l’offre.

La présentation sera fortement prise en compte.

A la fin de cette vérification, la commission passera à l’étape suivante qui est celle de l’analyse des offres techniques.

16. Analyse des offres techniques :

Les offres ayant passées l’étape de recevabilité seront soumises à l’analyse technique selon les critères suivants :

CRITERES D’EVALUATION TECHNIQUE
Critère IndicateursPoints attribués
Le soumissionnaire est-il spécialisé dans la prestation de services requise ;   dispose-t-il de références satisfaisantesAu moins 5 attestations de services rendus plus une liste comportant les noms et numéros de contact des clientsPlus de 8 références :    40 pts

7 à 8 références :           25 pts

5 à 6 références            15 pts

Moins de 5 références : éliminatoire

La flotte de véhicule est-elle consistante (au moins 5 véhicules Pick-up double cabine 4×4 )Liste des véhicules de l’entreprisePlus de 8 véhicules :           20 pts

De 7 à 8 véhicules :            15 Pts

De 5 à 6 véhicules :            10 Pts

Moins de 5 véhicules :  éliminatoire

Les véhicules sont-ils fonctionnels et en bon état ?Fiche de contrôle technique en cours de validité, visite physique du parc automobile.Excellent :                       20 pts

Bon :                               15 pts

Moyen :                           10 pts

Insuffisant :                       0

La société dispose-t-elle de chauffeurs (au moins 3) professionnellement qualifiés. Au moins 5 ans d’expérience et compétence en matière de mécanique automobile, connaissance de la région de destination) Les CV, attestations de formation et permis de conduire de catégorie C.Excellent :                       20 pts

Bon :                               15 pts

Moyen :                           10 pts

Insuffisant :                   Moins de 10 pts

                                              TOTAL

/ 100

  

a. Evaluation des offres techniques :

Le seuil de qualification technique est fixé à 70 points. Les offres ayant passé l’étape de l’analyse technique seront soumises à l’étape de l’analyse des offres financières.

b. Analyse des offres financières :

  • Le jury corrigera les erreurs de calculs horizontaux et verticaux. Seul le montant corrigé sera pris en compte pour la pondération des offres ;
  • Le jury sera vigilant sur les montants proposés concernant les honoraires, per diem et l’hébergement afin qu’ils rentrent dans la grille acceptée par la GIZ.

 

c. Pondération finale

Les offres seront pondérées comme suit :

  1.  Note Technique (NT)=  (Nombre de points obtenus dans l’évaluation technique )/(Meilleur nombre de points de toutes les soumissions  )  ×70 ;
  2.  Note Financière (NF)=  (Montant total le plus bas de toutes les soumissions  )/(Montant de l’offre selon le calcul dans l’évaluation financière)  ×30 ;
  3. Note Globale (NG) = Note Technique (NT) + Note Financière (NF).

 

Le soumissionnaire ayant obtenu le maximum de points après l’addition des notes technique et financière sera déclaré adjudicataire du marché.

17. Proposition financière :

Le soumissionnaire doit fournir la soumission financière dans une enveloppe séparée du reste de l’offre, selon le modèle du tableau des coûts ci-dessous.

AUCUN AUTRE FORMAT DE TABLEAU NE SERA PRIS EN CONSIDERATION. LE NON-RESPECT DE CETTE CLAUSE ENTRAINERA L’EXCLUSION IMMEDIATE DU SOUMISSIONNAIRE DE LA PRESENTE COMPETITION.

 

Modèle Tableau des Coûts (Cadre de devis)

CatégorieDescription des services

* comme requis dans annexe des spécifications techniques

UnitéPrix unitaire
Pick-up double cabine 4×4 – type Toyota Hilux Location Trajet à travers le pays – Chauffeur inclus – tous frais confondus (honoraires, logement, per diem,) excepté carburantPrix / jour 
CAMION 10 – 15 tonnesLocation Trajet à travers le pays – Chauffeur inclus – tous frais confondus (logement, per diem,…) excepté carburantPrix / jour 

 

NB : Les remboursements de frais de carburant seront effectués après la prestation en fonction de kilométrages parcourus (16 litres aux 100 km pour un pickup, 25 litres aux 100 km pour le camion de 10 à 15 tonnes).

Les compteurs seront relevés obligatoirement au départ et dès le retour de la mission. CELA EST UNE CONDITION OBLIGATOIRE ET PREALABLE POUR LE REMBOURSEMENT.

 

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