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ACF recrute Un Responsable Finance et Ressources Humaines (H/F) – Tchad

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Durée : 6 mois
Date de prise de poste : 01/03/2017

INTITULE DU POSTE

Responsable Finance et RH

Lieu de travail principalTCHAD
Niveau de classificationCadre 2
RattachementResponsable hiérarchique : Coordinateur Terrain

Responsable fonctionnel : Responsable du Département Finance et Responsable du département RH

Manage l’équipe Finance et RH de la base

Champ d’interventionRégion du lac – Tchad
Finalité
du poste
Assurer la gestion comptable et financière et la gestion RH de la base dans le respect des procédures définies pour la mission, du cadre de gestion et des règles ACF pour assurer le meilleur soutien aux programmes

 

GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE

 Mission 1 : Assurer la comptabilité de la base

Le Responsable Finance est responsable :

  • de la diffusion et du respect des procédures comptables sur la base
  • de l’exhaustivité et de l’exactitude des écritures passées et de la bonne imputation budgétaire des dépenses
  • de l’exactitude des caisses, coffres et banques
  • de la transmission dans les temps des informations comptables à la capitale
  • Contrôler les écritures passées
  • Transmettre les informations utiles à la bonne imputation budgétaire des dépenses et contrôler les imputations
  • Contrôler physiquement les caisses
  • Effectuer les rapprochements bancaires
  • Archiver les documents comptables selon les règles ACF

 

Mission 2 : Assurer la gestion de la trésorerie

Le Responsable Finance est responsable :

  • de la mise en œuvre et du respect des procédures de conservation et mouvement de fonds (Cash Management) sur la base
  • de la disponibilité des liquidités nécessaire et de la sécurité de leur stockage
  • de l’autorisation et la mise en paiement des demandes d’achat cohérentes avec le prévisionnel mensuel de sa base
  • Apporter au Responsable du Département Finance des éléments sur le contexte de sa base susceptibles d’impacter les procédures de conservation et mouvement de fonds.
  • Collecter et compiler les prévisionnels de dépenses mensuels de chaque département
  • Recueillir les demandes d’avances de trésorerie sur les budgets non signés (Z2), vérifier leurs justifications par rapport aux règles ACF et transmettre les informations au Responsable du Département Finance
  • Proposer le cas échéant le choix d’un établissement bancaire, s’assurer de sa solvabilité et fiabilité, assurer la relation avec l’établissement, suivre les demandes d’ouverture ou fermeture de comptes et d’ajout de signatures selon les procédures ACF.
  • Valider les modalités de paiement des contrats récurrents de la base et s’assurer de leur paiement à échéance
  • Alerter le Responsable du Département Finance en cas d’incohérence entre les demandes d’achat et le prévisionnel mensuel

Mission 3 : Animer la gestion financière sur la base

Le Responsable Finance est responsable :

  • de l’apport des éléments nécessaires à l’élaboration du budget annuel, des « proposals » et des réponses aux bailleurs (audits, rapports financiers)
  • de la consolidation des besoins et des coûts dans le plan de financement de sa base
  • des alertes au Responsable du Département Finance et au Coordinateur Terrain sur les risques financiers
  • Sur demande du Responsable du Département Finance travailler le budget annuel et les « proposals » avec les Responsables de Programme de sa base et fournir au Responsable du Département Finance les informations nécessaires sur les coûts structure de la base
  • Analyser la cohérence des demandes de trésorerie avec le BFU et alerter le Responsable du Département Finance et les Responsables de Programmes
  • En fonction de la structure du plan de financement, participer à l’affectation des coûts sur certains contrats
  • Participer à la rédaction des rapports bailleurs et aux audits
  • Anticiper et suivre les risques financiers (dépassement budgétaire, augmentation de coûts, factures perdues, cautions perdues etc) et alerter le Responsable du Département Finance et le Coordinateur Terrain

Mission 4 : Mettre en œuvre et assurer le suivi de la collaboration et la coordination financière et budgétaire avec les partenaires de la mission

Le Responsable Finance est responsable :

  • de l’analyse des risques sur les aspects financiers et de la formulation de recommandations sur la sélection des partenaires
  • de la mise en œuvre et du suivi avec les partenaires des modalités de gestion financière et budgétaire dans le cadre des projets mis en place conjointement
  • de l’élaboration avec le partenaire des aspects financiers et budgétaires des conventions et accords de partenariat
  • de la mise en œuvre et du contrôle du respect des engagements d’ACF et des partenaires sur les aspects financiers et budgétaires
  • de la participation au renforcement des capacités des partenaires en fonction des besoins identifiés
  • de la capitalisation au niveau de la base de toutes les pratiques innovantes en matière de gestion financière et budgétaire dans le cadre des partenariats

 Mission 5 : Encadrer et accompagner l’équipe Finance de la base

Le Responsable Finance est responsable :

  • du management quotidien de son équipe (animation, suivi, motivation …)
  • de l’évaluation de la performance et du développement des compétences des membres de son équipe
  • Définir les besoins en Ressources Humaines de son activité et l’organigramme de son équipe
  • Participer au recrutement de ses équipes
  • Organiser et piloter les réunions d’équipe, et les points individuels, réguliers et exceptionnels
  • Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe
  • Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail
  • Assurer les entretiens d’évaluation des membres de son équipe
  • Apporter un support technique aux équipes
  • Identifier les besoins de formation des membres de l’équipe
  • Créer, organiser et animer des formations
  • Gérer les difficultés d’équipe

 

 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

 Mission 1 : Piloter l’activité

Le Responsable Ressources Humaines est responsable :

  • du suivi et de l’analyse des indicateurs RH sur sa zone
  • du soutien aux Responsables de Programme dans l’évaluation de leurs besoins
  • Analyser les indicateurs, produire des recommandations et alerter pour optimiser la réponse RH sur la zone
  • Mettre à disposition les informations RH nécessaires à la construction des projets, former et accompagner les Responsables de Programme

 

Mission 2 : Assurer la gestion des Ressources Humaines

Le Responsable Ressources Humaines est responsable :

  • de la mise en œuvre et de l’application de la politique RH de la mission sur la base
  • de la mise en œuvre des procédures RH de la mission sur la base et du contrôle de leur application
  • du dialogue social sur la base en lien avec le Coordinateur Terrain et le Responsable du Département RH
  • Recueillir les éléments variables de paie (suivi des temps, avances sur salaires…) collectables au niveau de la base, transmettre toutes les informations nécessaires à la production de la paie à la capitale et s’assurer du paiement des salaires.
  • Superviser la gestion et le suivi des avantages sociaux versés sur la base (maladie…)
  • Suivre le temps de travail (congés, récupérations, heures supplémentaires), s’assurer du respect des règles et alerter les Managers et le Responsable du Département RH.
  • Superviser le recrutement du personnel selon la procédure définie au niveau de la mission
  • Participer à l’élaboration du plan de formation national avec le Responsable du Département RH et superviser sa mise en œuvre
  • S’assurer de la mise en œuvre des entretiens individuels d’évaluation du personnel de la base selon le calendrier prévu
  • Mener les procédures disciplinaires et le suivi des litiges sur la base avec la validation du Responsable du Département RH
  • Organiser et animer les relations avec les représentants du personnel (réunions, élections…)
  • Apporter un appui aux Managers dans la gestion des problématiques RH.

Mission 3 : Mettre en œuvre et assurer le suivi de la collaboration et la coordination RH avec les partenaires de la mission

Le Responsable Ressources Humaines est responsable :

  • de l’analyse des risques sur les aspects RH et de la formulation de recommandations sur la sélection des partenaires
  • de la mise en œuvre et du suivi avec les partenaires des modalités RH dans le cadre des projets mis en place conjointement
  • de l’élaboration avec le partenaire des aspects RH des conventions et accords de partenariat
  • de la mise en œuvre et du contrôle du respect des engagements d’ACF et des partenaires sur les aspects RH
  • de la participation au renforcement des capacités des partenaires en fonction des besoins identifiés
  • de la capitalisation au niveau de la base de toutes les pratiques innovantes en matière RH dans le cadre des partenariats

Mission 4 : Encadrer et accompagner l’équipe RH de la base

Le Responsable Ressources Humaines est responsable :

  • du management quotidien de son équipe (animation, suivi, motivation …)
  • de l’évaluation de la performance et du développement des compétences des membres de son équipe
  • Définir les besoins en Ressources Humaines de son activité et l’organigramme de son équipe
  • Participer au recrutement de ses équipes
  • Organiser et piloter les réunions d’équipe, et les points individuels, réguliers et exceptionnels
  • Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe
  • Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail
  • Assurer les entretiens d’évaluation des membres de son équipe
  • Apporter un support technique aux équipes
  • Identifier les besoins de formation des membres de l’équipe
  • Créer, organiser et animer des formations
  • Gérer les difficultés d’équipe

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