Background on ACTED

Depuis 1993, l’ONG ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en oeuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme. ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable. Nous oeuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire : notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. Chaque année, nous mettons en oeuvre plus de 450 projets auprès de 11 millions de bénéficiaires dans 35 pays, grâce à une équipe de 4300 employés nationaux et 300 employés internationaux.

Country profile

ACTED est actif au Tchad depuis novembre 2004.

Les programmes d’ACTED se déroulent actuellement dans les départements du Batha Est (est du Tchad) et du Wayi (région du Lac) auprès des populations les plus vulnérables. La stratégie d’ACTED au Tchad allie une réponse d’urgence à l’insécurité alimentaire (programmes de distribution de vivres et non vivres, de nutrition) ainsi qu’un soutien au relèvement précoce et au développement à travers des programmes de sécurité alimentaire, d’AGR, d’environnement, de WASH, d’appui à la société civile et de réduction des risques de catastrophes. ACTED s’impliquera aussi bientôt auprès des retournés du Nigéria et de la population hôte dans le département du Mamdi, en bordure du Lac Tchad.

Position profile

Objectifs :
Garantir que toutes dépenses approuvées par lui/elle-même sont justifiées par la documentation requise par l’organisation (voir scenarios d’achats du guide d’achats, annexé au manuel finance)
Garantir que la comptabilité terrain (SAGA) est transparente et reflète la réalité de la situation financière de la mission et que toute dépense est documentée
Garantir que le reporting financier (TITANIC, annexe du manuel finance) reflète exactement la comptabilité
Garantir que tout manquement à une des trois clauses énoncée ci-dessous sera immédiatement rapporté par écrit au Responsable et / ou Directeur financier.

Responsabilités :
1. Gestion Audit Interne
1.1. Participer à la mise en place du plan national d’audit interne approuvé : conduire et superviser les missions d’audit interne en adoptant une approche de gestion des risques

1. Plan Audit : Participer à la mise en oeuvre et mettre à jour le plan audit pays (incluant les due diligences IP) ;
2. Conduire les missions d’audit interne pays : conduire les missions d’audit pays/zone selon le plan d’audit pays et les méthodologies d’audit interne d’ACTED ;
3. Revoir les missions d’audit interne pays/zone conduite par l’équipe audit et conformité pays/zone avant validation par la coordination ;
4. Mener la mise en oeuvre des due diligences avec les partenaires, participer au suivi des plans d’atténuation ;
5. Suggérer des mesures pour atténuer les risques au responsable transparence et conformité pays, discuter des principaux résultats et recommandations avec le CD durant la mission ; Ebaucher un plan d’action (AUD-04B) à discuter durant la session de debriefing ;
6. Rapport d’audit : envoyer les rapports d’audits (AUD-04A) au responsable transparence et conformité pays pour relecture avant la validation région ou HQ.
7. Assurer le suivi des recommandations et participer activement à leur mise en oeuvre.

1.2. Mise en oeuvre des guides standards d’ACTED et du système FLAT dans la capitale, les zones et au niveau des partenaires

1. Contrôler le flux mensuel de documentation émanant des zones et des partenaires vers le bureau de la capitale ; revoir le niveau de conformité de la documentation sur une base aléatoire ;
2. Superviser le Chargé Conformité national en compilant, archivant et vérifiant mensuellement toutes les informations sur les projets liées aux finances, à la logistique, administration, RH et programme (incluant la documentation émanant des zones et des partenaires) dans le classeur FLATS désigné pour chaque projet (FLA 01 and FLA 03) ;
3. Soutenir l’équipe Conformité dans l’identification des problèmes en remplissant les listes de contrôle conformité (FLA 02) ;
4. Suivre le plan d’action (AUD04B)
5. Elaborer le rapport conformité mensuel (FLA 04) et l’audit TITANIC, demander la relecture et la validation du responsable transparence et conformité pays et l’envoyer au HQ.

1.3. Quand nécessaire contribuer à contrôler la conformité avec les règles et les législations du pays sur demande de votre coordination et en lien avec le responsable finance pays.

1. Assurer le suivi des cas litigieux (fournisseurs, staff)
2. Assurer le suivi des législations nationales et locales (exemption d’impôt, sécurité sociale, droit du travail)
3. Suivi des exemptions d’impôts et de TVA : contrôler la conformité ACTED avec les lois fiscales et s’assurer que les exemptions sont demandées dans les temps impartis.

1.4. Apporter un soutien pour atténuer les risques identifiés « hauts risques ».

1. Apporter son soutien aux départements Finances, Logistiques, Administration et Programme et participer à la mise en oeuvre du plan d’action pour atténuer les risques identifiés en 1.1, 1.2 et 1.3 sur demande du Directeur Pays et/ou de la Directrice Audit, Juridique et Transparence du HQ.

2. Audit externe : Garantir la préparation et le suivi des audits externes et due diligences

1. Participer à la préparation des audits externes et due diligences en étroite collaboration avec le département Audit du HQ, le Responsable Finance Pays et le Directeur Pays ;
2. Elaborer l’ébauche de la préparation de l’audit externe (AUD-01) et garantir la mise à jour du suivi Projet, FLAT et Audit externe (AUD-00)
3. Contribuer à former les partenaires de mise en oeuvre, les staffs pays/zones à la préparation des audits externes
4. Contribuer, en lien avec le Responsable Finance Pays à la gestion de la préparation des audits externes en faisant le lien avec les dépenses des partenaires de mise en oeuvre.
5. Contribuer en étroite collaboration avec le Directeur Pays et le Responsable Finance Pays, à faciliter et coordonner l’audit, organiser les réunions de lancement et de clôture de chaque audit externe.
6. Contribuer à faire un projet de réponse du Management d’ACTED au rapport d’audit, à faire approuver par le responsable transparence et conformité pays, par le Responsable Finance Pays et le Directeur Pays en premier lieu, puis par le département Audit du HQ. Suivre la réception du rapport d’audit signé.
7. Contribuer à garantir la mise à jour du suivi des recommandations d’audit externe (AUD-02) et s’assurer de la mise en oeuvre des recommandations des audits externes ;
8. Lorsque c’est pertinent, lors de l’enregistrement d’un projet ou d’une mission, apporter son soutien technique pour sélectionner les cabinets d’audit externe.

3. Sessions de formation / leçons apprises / meilleures pratiques
3.1. Formation et renforcement des compétences

1. Fournir des formations pratiques sur des points spécifiques des procédures ACTED ;
2. Superviser les employés Conformité dans le pays.

3.2. Leçons apprises

1. Contribuer à une diffusion proactive et à l’utilisation des leçons apprises, lors des activités d’audit (audits internes et externes) au sein des staffs nationaux et internationaux ;
2. En l’absence du responsable risque et conformité pays, Participer aux réunions de lancement et de clôture et partager les leçons apprises des précédents audits et mettre l’accent sur les guides techniques des bailleurs.

3.3 Amélioration des processus

1. Renforcer les processus actuels et la qualité du contrôle interne d’ACTED, basé sur les meilleures pratiques internationales, les exigences des bailleurs et les résultats des audits internes et externes ;
2. Sur demande du responsable risque et conformité pays ou de la directrice audit, participer à l’élaboration de politiques spécifiques.

4. Transparence

1. Contribuer à minimiser les risques de fraude de de corruption en s’assurant du respect des procédures FLATS, du code de conduite et de la politique anti-fraude d’ACTED.
2. Sur demande du responsable risque et conformité pays, du directeur pays et/ou de la directrice audit, participer aux investigations sur les cas de fraude (FRA-04)
3. Promouvoir activement la politique anti-fraude et de lanceur d’alerte d’ACTED au sein des bureaux ACTED du pays.

5. Coordination interne

1. Assurer la formation et la montée en compétences des membres de l’équipe conformité pour faire en sorte d’augmenter le niveau de capacité technique et des compétences au sein du département.
2. Gérer le stagiaire transparence et conformité (s’il existe) en suivant les plans d’actions et les activités au jour le jour
3. Superviser le stagiaire transparence et conformité et le chargé conformité pays dans le but de renforcer leur capacité technique.

6. Autre

1. Fournir des mises à jour régulières et ponctuelles sur les progrès et les défis, à la coordination et aux autres membres de l’équipe ;
2. Prévenir le Directeur Pays et le HQ en cas de problème majeur ayant un potentiel impact financier ou réputationnel pour la mission.

Qualifications

• Bac +5 finance, comptabilité, contrôle de gestion
• Au moins 2 ans d’expérience en finance et si possible dans le milieu du développement et relations internationales
• Fortes compétences en management
• Compétences rédactionnelles
• Expérience à l’étranger
• Expérience en management et formation
• Capacité à travailler dans des situations tendues et sous pression

Conditions

• Salaire défini en fonction de la grille des salaires ACTED
• Allocation de frais de vie mensuelle
• Logement en guesthouse et nourriture pris en charge par ACTED
• Billets d’avion pris en charge par ACTED
• Sécurité sociale, mutuelle et rapatriement pris en charge par ACTED