AECOM recrute un Assistant Logistique, Technologies de l’Information et Inventaire
Termes de référence et qualifications exigées
| Titre | Assistant Logistique, technologies de l’information et inventaire |
| Superviseur | Spécialiste logistique et achats (SLA) |
| Collabore avec | Assistante Administrative (AA) NDJ, Assistant finance et de la comptabilité (AFC) NDJ, Associé Logistique et Achats de Bol |
| Bureau | N’Djamena |
Contexte
Le Programme d’Appui à la Cohésion Communautaire au Tchad (PACC-Tchad) est un programme de l’Agence américaine pour le développement international (USAID) mise en œuvre par AECOM International Development. Il est un programme de petites subventions suivant une approche multi-sectorielle et participative impliquant les parties prenantes au niveau local, incluant les femmes, les jeunes, les leaders communautaires, les organisations de la société civile et les autorités. Les petites subventions sont développées sur une base continue en fonction de leur apport à l’atteinte des objectifs du programme. Le programme possède une représentation nationale à N’Djamena et un bureau de programme à Bol dans la Région du Lac.
Rôle au sein du programme
L’Assistant Logistique, Technologies de l’Information et inventaire est responsable de la gestion de la logistique du bureau, des inventaires et de tous les systèmes des technologies de communication et d’informations, et joue un rôle central dans l’approche et l’entretien de la sécurité informatique du programme.
Tâches et responsabilités
Technologies d’information et de communications
- Comprendre les besoins en TIC du programme et concevoir un système de gestion de l’information qui assurera des communications continues, fiables et sécurisées ;
- Changer périodiquement les mots de passe des réseaux de programme et des réseaux des invités pour empêcher les utilisateurs externes d’accéder au réseau des invités.
- Gérer la diffusion publique des réseaux sans fil du programme pour améliorer la sécurité de l’information.
- Travailler avec des entrepreneurs locaux pour installer des téléphones, des imprimantes sans fil et d’autres équipements TIC et les protéger contre les surtensions en cas de panne de courant.
- Former le personnel du programme sur les protocoles de sécurité de l’information d’AECOM.
- Former le personnel sur la façon d’utiliser efficacement tous les équipements et logiciels informatiques (navigateurs Internet, MS Outlook, Excel, Word, PowerPoint, etc.)
- Former le personnel sur les outils de communication, c’est-à-dire les ; Téléphones intelligents (smartphones) ; et les équipements de communications mobiles, y compris les connexions Internet mobiles, les téléphones satellites, et les unités GPS, si disponibles.
- Responsable du bon fonctionnement de tous les systèmes TIC du bureau, y compris les réseaux locaux et WiFi, les routeurs, les ordinateurs portables et les ordinateurs de bureau, la connexion Internet, le téléphone, les imprimantes, etc.
- Aider à l’achat et à la mise en service de tous les équipements TIC fournis aux bénéficiaires et partenaires locaux, y compris les tests, l’installation et la formation des utilisateurs.
- Fournir des services de soutien TIC au besoin et à la demande du Directeur des opérations (DO) et du Directeur général (DG).
- Toute autre tâche assignée par le DO et le DG.
Inventaire
- S’assurer que tous les biens sont étiquetés avec des étiquettes conformément aux règles et procédures de gestion des stocks.
- Maintenir et mettre à jour la liste d’inventaire du projet dans le registre des propriétés de la base de données d’AECOM.
- Vérifier l’exactitude des enregistrements d’inventaire en vérifiant les références par rapport aux demandes d’achat, aux bordereaux d’envoi, aux rapports de réception ou aux contrôles physiques.
- Effectuer périodiquement un inventaire physique des stocks afin d’assurer l’exactitude des dossiers et l’emplacement des biens.
- S’assurer que chaque membre du personnel signe un document de réception d’inventaire lors de l’utilisation de l’équipement.
- Suivre l’utilisation de l’équipement, y compris le projecteur, les téléphones satellitaires et gérer le système d’enregistrement / de sortie pour l’emprunt d’équipement.
Achats et logistique
- Travailler avec le département des finances pour s’assurer que les achats et les paiements sont effectués conformément au plan d’approvisionnement et au calendrier de décaissement.
- Coordonner avec les spécialistes du programme l’accord pour transférer les biens et l’équipement aux bénéficiaires.
- Rédiger les lettres de transfert de propriété à la signature des bénéficiaires et les envoyer aux spécialistes du projet pour les inclure dans les dossiers d’activité.
- Fournir des renseignements au Chargé de Programme (CP) concernant le transfert des biens aux bénéficiaires.
- Assurer que les biens et les biens d’activités éliminés sont retirés de l’inventaire et répondent aux exigences de transfert et de distribution.
- Vérifier que toutes les informations d’approvisionnement sont disponibles et téléchargées sur le système en ligne d’AECOM.
Gestion des chauffeurs et du carburant
- Superviser les chauffeurs et autres membres du personnel de soutien temporaire, au besoin ; élaborer des horaires pour les conducteurs ;
- Attribuer des véhicules aux employés pour les déplacements liés au travail ;
- Vérifiez les cartes de carburant des véhicules et gardez toutes les clés pour les véhicules et les motocyclettes dans un endroit sûr et sécurisé ;
- Préparer un rapport bihebdomadaire sur la gestion du carburant pour examen par le directeur des opérations ;
- Surveiller la consommation de carburant et contrôler et coordonner la maintenance, en fonction du système de suivi et de la gestion du carburant et des politiques d’AECOM ;
- Inspecter les véhicules avec les conducteurs pour s’assurer qu’ils sont en bon état et avec les outils requis, en particulier lorsque des trajets sont prévus à l’extérieur des villes ;
- Soutenir les besoins de transport du personnel d’AECOM, y compris les appels en dehors des heures de travail pour faciliter la communication et fournir des directives aux conducteurs en français et dans les langues locales ;
- Soutenir le Coordinateur Logistique et Sécurité de Bol pour la collecte d’information et la production de rapports sur les incidents de sûreté et de sécurité ;
- Soutenir les conducteurs pour préparer les rapports d’incidents, les demandes d’entretien et les rapports sur la consommation de carburant et les renouvellements de cartes d’essence.
Qualifications
- Diplôme universitaire (BAC + 2) en informatique, en gestion des affaires, ou dans un autre domaine relevant exigé. BAC + 4 préférable ;
- Expérience professionnelle préalable avec une organisation internationale préférable ;
- Expérience confirmée dans la gestion de systèmes et de réseaux informatiques, de VPN, de logiciels antivirus, de la sécurisation des données et de l’administration des systèmes ;
- Expérience confirmée dans la gestion des solutions de stockage de données dans le nuage et Office 365 préféré ;
- Expérience dans le domaine des achats et de la logistique vivement souhaitée
- Excellentes capacités organisationnelles et degré élevé d’attention au détail ;
- Excellentes compétences interpersonnelles pour travailler avec tact et diplomatie au sein d’une équipe multiculturelle ;
- Etre prêt et capable de voyager, y compris la région du Lac ;
- Maîtrise du français requise. La maîtrise de l’anglais écrit et parlé est souhaitée ;
Ce poste est ouvert aux personnes de nationalité tchadiennes uniquement.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Dépôt des dossiers :
Les candidatures sont reçues UNIQUEMENT par email à l’adresse suivante : contracts@chad-program.com avec le nom du poste (Candidature pour le poste Assistant Logistique, technologies de l’information et inventaire – NDJ) en objet du mail et cela au plus tard le 14 Juin 2018 à 16h00 heure de N’Djaména.
Seuls ceux dont les dossiers seront présélectionnés seront contactés pour la suite du processus du recrutement.
Les dossiers doivent comprendre :
- Une lettre de motivation
- Un Curriculum Vitae à jour
- Copie des diplômes
- Copie de attestations de formation et autres certificats de travail
- Une copie de l’acte de naissance, de la pièce d’identité ou du passeport.