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AECOM recrute un Chargé de projet Etat Civil

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AECOM recrute un Chargé de projet Etat Civil

 

Titre Chargé de Projet – État Civil
SuperviseurChargé de programme (CP) au bureau régional de Bol
Collabore avec Spécialiste logistique et achats (SLA)

Officier de Suivi, Apprentissage et Évaluation

SuperviseAgents enregistreurs, agents dédiés au remplissage des registres d’acte de naissance, Superviseurs
BureauBol
Durée18 juin – 31 août 2018

 

Description du poste et termes de référence

 

Contexte et justification 

Le Programme d’Appui à la Cohésion Communautaire au Tchad (PACC-Tchad) est un programme du Bureau des Initiatives de Transition (en anglais : Office of Transition Initiatives, ou OTI) de l’USAID mise en œuvre par AECOM. Il est un programme de petites subventions suivant une approche multi-sectorielle et participative impliquant les parties prenantes au niveau local, incluant les femmes, les jeunes, les leaders communautaires, les organisations de la société civile et les autorités. Les petites subventions sont développées sur une base continue en fonction de leur apport à l’atteinte des objectifs du programme.

 

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, PACC-Tchad a conclu un partenariat avec le Gouvernorat de la région du lac. Ce partenariat vise à soutenir les efforts du Gouvernement Tchadien dans la protection des populations de la région du lac affectées par la crise de Boko Haram en délivrant des documents authentiques de l’état civil aux personnes qui n’en possèdent pas. A cet effet, des audiences foraines seront organisées dans la ville de Bol et possiblement les villages environnants. Ces audiences foraines ciblent vingt mille (20) personnes parmi les populations autochtones et déplacées. Elles seront préenregistrées par des agents enregistreurs, des agents dédiés au remplissage des registres d’acte de naissance et des superviseurs.

 

Dans cette perspective, AECOM recrute présentement un Chargé de Projet pour assurer la coordination de l’activité et des 20 agents enregistreurs, des 20 agents dédiés au remplissage des registres d’acte de naissance et des 5 superviseurs dédiés à l’activité.

 

Rôle au sein du programme

Le Chargé de Projet – État Civil est chargé de soutenir le Chargé de programme (CP) dans la mise en œuvre de l’activité Appui à la tenue des audiences Foraines pour la délivrance d’actes de naissance à 20,000 personnes dans la Commune de Bol, en ce qui concerne sa partie technique et supervision du personnel de terrain.

 

Tâches et responsabilités

Supervision des consultants

  • Préparer les outils de formation pour les consultants locaux (agents enregistreurs, agents de saisie des registres d’actes de naissance, superviseurs), en collaboration avec le Chargé de programme ;
  • Préparer un planning quotidien des déplacements de l’équipe sur le terrain pour la collecte de données ;
  • Veillez au respect du planning par les agents enregistreurs et les agents de saisie afin de respecter l’échéancier du programme ;
  • Veillez au bon usage des équipements fournis pour la collecte des données (smartphones, etc.) et à leur entreposage sécurisé à la fin de chaque journée de travail ;
  • Contrôle quotidien de la qualité des données recueillies par les consultants sur le terrain en collaboration avec les superviseurs sur la base de données ;
  • Rapporter immédiatement au Chargé de Programme tout problème relatif aux ressources humaines (absentéisme, négligence, manquement à l’éthique, qualité du travail) ;
  • Effectuer quotidiennement des visites de terrain afin de superviser les équipes de collecte de données, de rencontrer les bénéficiaires et les autorités locales ;
  • Trianguler les informations reçues du personnel avec les sources externes de données du projet ;

 

Mise en œuvre du projet

  • Fournir un rapport quotidien sous forme d’email sur l’avancement de l’activité. Ce rapport doit être chiffré (nombre de bénéficiaires enregistrés, nombre d’actes de naissance saisie, etc.)
  • Fournir au Chargé de Programme un rapport hebdomadaire plus substantiel sur l’avancement de l’activité. Ces comptes rendus doivent comprendre des photos et des témoignages des bénéficiaires et des autorités attestant de leur opinion sur l’activité et de son impact ;
  • Partager activement les informations sur le projet avec ses collègues et ses superviseurs, incluant le Chargé de Programme, le Grants & Program Manager, le Directeur des Opérations, le Directeur Général (DG) et le personnel de l’USAID,
  • Respecter toutes les procédures d’AECOM et de l’USAID, telles qu’elles figurent dans les manuels de procédures (Guide de gestion des activités, Manuel des opérations, Code de conduite d’AECOM, Code d’Éthique et Politique de Déontologie, etc.).
  • Développer et entretenir de bonnes relations de travail avec les bénéficiaires, les partenaires locaux, les acteurs et les bénéficiaires villageois, les communes, les cantons et les régions cibles du projet.
  • Expliquer l’approche de la mise en œuvre du projet et des politiques et procédures d’AECOM et de l’USAID aux bénéficiaires.
  • Diriger la supervision administrative et financière du projet, y compris la conformité budgétaire, les calendriers de décaissement et les plans d’approvisionnement ;
  • Organiser des réunions de suivi régulières avec les partenaires, les bénéficiaires et les parties prenantes locales en coordination avec le CP ;

 

Clôture du projet

  • Rédiger le rapport final d’activité, en collaboration avec les partenaires locaux, l’équipe PACC-Tchad à Bol et le Chargé de Suivi, Évaluation et Apprentissage à N’Djamena. Ce rapport doit comprendre les éléments de suivi-évaluation suivant : nombre de bénéficiaires, extrants, résultats ou impacts
  • Confirmer auprès du CP que le bénéficiaire ou le partenaire local s’est conformé aux termes de l’accord, y compris les services à fournir ;
  • Aider le CP à préparer les documents de clôture ;
  • Examiner les dépenses budgétaires pour les projets en vue d’une clôture financière, incluant une analyse de la différence entre les budgets initiaux et exécutés et expliquer la différence ;
  • Obtenir toute la documentation pour la distribution des biens et services dans le cadre du projet;
  • S’assurer que tous les fichiers et documents du projet sont complets. Retourner les fichiers au CP pour révision ;
  • Toute autre tâche assignée par le DG.

 

Qualifications requises

  • Un diplôme universitaire de deux ans est requis et un diplôme universitaire de quatre ans est préféré en gestion de projet, en finance, en sciences sociales ou dans d’autres domaines connexes ;
  • Un minimum de trois années d’expérience professionnelle ;
  • Une expérience préalable dans la gestion de personnel et d’équipes est nécessaire et doit être démontrée dans le CV ;
  • Avoir une expérience professionnelle dans des projets de développement ou dans la gestion de subventions est nécessaire, et de préférence pour une organisation internationale ;
  • Une expérience préalable dans le domaine de l’état civil, le recensement, la délivrance d’actes de naissance ou un domaine connexe est préférable ;
  • Capacité à rédiger des rapports administratifs et financiers précis et concis ;
  • Avoir une bonne maîtrise du français parlé et écrit, connaissance des langues locales un atout (Arabe, Kanembu, Buduma, Kanuri) ;
  • Connaissance des outils informatiques est nécessaire avec une bonne maîtrise des logiciels Microsoft, y compris Word et Excel ;
  • Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, travail efficace en équipe, capacité de travailler sous pression et à temps ;

 

Dépôt des dossiers :

Les dossiers sont reçus sous pli fermé et adressé L’Administrateur des Ressources Humaines et des Contrats, au plus tard le mercredi 06 juin 2018 à 16H00 à notre bureau de Bol (auprès de l’assistante administrative contre décharge) face à la pharmacie Kadaye.

Vous pouvez également soumettre votre candidature à [email protected] avec le nom du poste (Chargé de Projet – État Civil) en objet.

Seuls ceux que leurs dossiers seront présélectionnés seront contactés pour la suite du processus du recrutement.

 

Les dossiers doivent comprendre :

  • Une lettre de motivation
  • Un Curriculum Vitae à jour
  • Copie des diplômes
  • Copie de attestations de formation et autres certificats de travail
  • Une copie de l’acte de naissance, de la pièce d’identité ou du passeport.

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