Alima recrute un coordinateur des ressources Humaines (H/F), Dakar, Sénégal

Contexte :

L’ESPRIT ALIMA :La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

 

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :

1. Le patient d’abord ;
2. Révolutionner la médecine humanitaire ;
3. Responsabilité et liberté ;
4. Améliorer la qualité de nos actions ;
5. Faire confiance ;
6. L’intelligence collective.

 

Soigner – Innover – Ensemble :

Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 4 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 11 pays d’Afrique. En 2018, nous avons développé 41 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 330 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 300 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques.

L’ÉQUIPE ALIMA : plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

Nos pays d’interventions : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Mauritanie.

Nos thématiques projets : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, santé mentale, …

Lieu du poste : Pays d’intervention d’ALIMA

 

Liens fonctionnels et hiérarchiques :

Supérieur hiérarchique : Chef de Mission

Référent technique : Référent RH Desk basé à Dakar

Personnel sous sa responsabilité hiérarchique : Responsable RH/Admin, l’Assistant RH et le personnel de maison. Il/ Elle est en lien fonctionnel sur les aspects RH avec les administrateurs projets et collabore avec les Coordinateurs (capitale et terrains).

 

Mission et activités principales :

Responsabilités majeures :

• Garantir la bonne gestion des ressources humaines de la mission dans le respect du cadre de gestion ALIMA et de la législation locale ;
• Etre le point focal Ressources Humaines et le conseil des managers ;
• Etre le point focal avec les autorités administratives (Inspection du travail, Avocat, Sécurité Sociale, Impôts, etc.).

 

Description des tâches :

1. Gestion administrative de la mission :

A. Cadre administratif et légal :

• En collaboration avec le responsable RH/Admin, il assure le suivi des mouvements du personnel (Hébergement, ordres de mission, conditions de vie pour le personnel mobilisé, …) conformément au règlement intérieur et aux statuts du personnel et la politique sécuritaire de la mission ;
• Participe à la planification, en collaboration avec les superviseurs, des congés des employés et assure le suivi sur la base d’un planning des congés de la mission ;
• Participe à la gestion administrative d’éventuelles mesures disciplinaires en collaboration avec le superviseur direct de l’employé concerné et s’assure de la mise à jour dans la base Homère des mesures disciplinaires prise dans le mois ;
• En support aux équipes des projets quant à la bonne gestion des procédures disciplinaires ;
• S’assure de la préparation des déclarations mensuelles des impôts et cotisations et s’assure de son paiement et de l’archivage ;
• S’assure du renouvellement des documents légaux pour le bon fonctionnement d’ALIMA ;
• Veille aux enregistrements annuels des contrats de bail et aux termes des contrats maisons coordinations et projets ;
• Valide toute la documentation écrite (certificats, etc.) pour le personnel.

B. Veille Juridique de la mission et respect des règlements :

• Assure la veille Juridique de la mission en créant un réseau d’information ou un panel à travers lequel il sera éventuellement informé ;
• Se documente sur la législation du travail dans le pays (contacts avec l’inspection du travail, l’avocat, recueil d’information auprès des autres ONG, recherche des actualisations en matière de droit du travail) ;
• Se documente sur la législation fiscale dans le pays (contact avec Direction générale des impôts, Sécurité sociale, avocat, autres ONG…) pour tout ce qui concerne les taxes sur les salaires, les contrats de service, les sommes versées aux tiers, etc ;
• Veille au respect des lois et règlements au sein de la mission dans ses domaines de responsabilité, et s’assure notamment de la conformité, du calcul des salaires et taxes etc…avec la législation nationale ;
• Contribue à la définition et la mise en application des documents de politique et prise en charge du personnel (Règlement Intérieur, contrats, etc.) ;
• S’assure du bon respect des politiques de prise en charge et du règlement intérieur sur la mission.

2. Gestion du personnel national :

A. Recrutement et Introduction du personnel nouveau :

• S’assure de la publication des offres d’emploi (Validation auprès de l’ACFPE, publication auprès d’autres ONGs, sur internet…) ;
• S’assure de la bonne gestion administrative des candidatures reçues et appui l’équipe administrateur des projets dans l’organisation de tests ;
• Participe aux entretiens d’embauche en appui aux équipes projets ;
• Appui l’administrateur projet dans le briefing du personnel sur le règlement intérieur et le code de bonne conduite ALIMA ;
• S’assure que l’inscription des employés à la Sécurité Sociale est effectuée ;
• S’assure du bon archivage de dossiers de recrutement.

B. Contrat de travail et suivi :

• S’assure de la rédaction des nouveaux contrats de travail ;
• S’assure de la compilation et mise à jour des dossiers des employés ;
• S’assure de la création et /ou actualisation du dossier de l’employé et de son salaire dans Homère, avec l’information nécessaire et /ou saisie des données (identité, contrat de travail, personnes à charge) ;
• S’assure que le suivi des congés en cours dans Homère et le planning des réajustements requis est effectué.

C. Paiement de salaires, impôts et cotisations sociales :

• S’assure de la saisie des éléments variables des salaires dans Homère de la Coordination: des acomptes sur salaire et absences (congés payés, arrêt maladie, congés sans solde, etc.), collecte des formulaires des heures supplémentaires, en vérifiant leur validité ;
• Apporte un appui aux terrains sur les difficultés rencontrées en matière de salaire, impôts et cotisations sociales ;
• S’assure que l’archivage et le classement de tous les documents est bien effectué ;
• Valide les bases de données HOMERE de Bangui, Bimbo et Boda.

D. Gestion administrative du personnel :

• S’assure de la présence des descriptions de fonctions mises à jour pour chaque employé et que chaque employé ait lu et signé son profil de poste ;
• Appuie la réalisation du processus de recrutement en coordination et terrain (appel à candidatures, collecte de CV et PV à remettre au superviseur recruteur; organisation pratique des tests, participation aux entretiens si nécessaire, …), l’élaboration du rapport final de recrutement sur la base de l’outil de recrutement mis en place ;
• Vérifie que tout le personnel nouvellement embauché bénéficie d’un programme d’induction et intégration dans leur service respectif (orientation au poste) ;
• Vérifie que les superviseurs et responsables d’activités fixent des objectifs, font les évaluations du personnel, donne l’appui nécessaire, et produit un rapport des évaluations ;
• Élabore un rapport d’évaluation incluant les besoins de formation exprimés ;
• Appuie l’organisation pratique de formations ;
• Appuie l’organisation des réunions mensuelles du personnel ;
• Produit le rapport RH mensuel et les documents y afférents: Tracking CDD-CDI, Tracking Bilan, Tracking Recrutement ;
• Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les superviseurs, et/ou les coordinateurs ;
• Gestion des personnels primés du MSP (Ministère Santé et population) et participe à l’élaboration des protocoles d’accord.

E. Suivi du parcours du personnel national :

• S’assure que les Plans d’objectifs de Performances et les bilans du personnel sont réalisés ;
• Analyse les bilans du personnel dans une approche de parcours professionnel ;
• Propose et anticipe les détachements de personnel au sein des autres missions ALIMA ;
• Renforce les capacités des personnels nationaux (mise en place d’outils simple de renforcement de capacité, soutien des managers pour la formation et le suivi…).

3. Gestion du personnel expatrié :

• En liaison avec le service administratif de Dakar, s’assure du suivi du personnel international: dates d’arrivée et de départ, de congés payés, des passeports, visas et billets d’avion ;
• En support aux équipes pour les planifications des breaks ;
• En collaboration avec les administrateurs, alerte pour les bilans intermédiaires et finaux ;
• Veille à la transmission des bilans et rapports fin de mission au référent RH desk ;
• S’assure de la constitution des dossiers des internationaux et fournit les documents nécessaires pour ceux qui n’en disposent pas (carte ALIMA, ordre de mission, carte de séjour…) ;
• Présente les règles et politiques RH en vigueur dans la mission (règlement intérieur, politique break, politique des abus etc.) et organise les briefings des internationaux à leur arrivée ;
• En collaboration avec le responsable Admin/RH s’assure du renouvellement des visas des expatriés, visas de sécurité et/ou de tous autres documents légaux exigés par la police et du ministère (Agreement, Convention avec le Ministère de Tutelle) Demande d’autorisation d’entrée…) ;
• S’assure du suivi des dates d’échéances les billets d’avion des internationaux de façon à les utiliser de manière appropriée avant la date de péremption ;
• S’assure de la communication au Chargé des Départs au siège (au bureau des départs) des informations de la fin de mission ;
• Appuie le chef de mission dans la gestion des ressources humaines du personnel expatrié (gestion des conflits, anticipation des recrutements, rédaction des profils de poste…).

4. Encadrement et animation d’équipe :

• Mise en place d’un département RH à la coordination avec recrutement et formation d’une équipe nationale ;
• Définit les profils de poste, les objectifs et réalise les bilans des membres de son équipe ;
• Réaliser les bilans de son équipe dans une approche de parcours professionnel ;
• Rendre possible des formations et changement de poste. Proposer et anticiper des détachements ;
• Identifie les compétences que les membres de son équipe doivent acquérir pour maîtriser leurs postes et organiser des formations pour les renforcer ;
• Organise et anime des réunions d’équipe.

5. Budget missions Participe à l’élaboration des budgets de la mission pour la partie RH (organigramme, salaire, primes…), Transports internationaux, Loyers.

Cette description de tâches n’est pas exhaustive et peut être modifiée en fonction de l’évolution du projet.

Expériences / Formation :

Formation : Formation en gestion des ressources humaines ou dans le domaine de la solidarité internationale.

Expériences :

• Expérience préalable dans l’humanitaire, sur des postes de Coordinateur finances et ressources humaines et/ou de Coordinateur Ressources Humaines ;
• Expérience d’au moins 3 ans dans un poste similaire ;
• Expérience fortement souhaitée dans des contextes d’urgence et de sécurité dégradée.

Compétences :

• Capacité d’analyse et sens critique ;
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie ;
• Qualités rédactionnelles ;
• Excellentes connaissances informatiques (Word, Excel…) ;
• Connaissance du logiciel HOMERE ;
• Capacité à prioriser et à travailler sous pression ;
• Capacité d’adaptation et diplomatie ;
• Habilité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels ;
• Compétences en formation et accompagnement.

Langues :

• La maîtrise du français est indispensable ;
• La connaissance de l’anglais est un atout.

Salaire :

• Durée du contrat : contrat de droit français d’une durée de 6 mois, renouvelable ;
• Prise de poste : immédiate ;
• Salaire : selon expérience + perdiem.

ALIMA prend en charge :

• Les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission ;
• Les frais d’hébergement ;
• Congé annuel de 24,96 jours et 7 jours ouvrables de break chaque 3 mois passés sur le terrain ;
• La couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé et ses ayants droits ;
• L’évacuation pour l’employé.

Candidature :

Pour postuler, merci de déposer en ligne votre candidature (CV & Lettre de motivation) sur notre site des vacances de postes avant le 09/02/2020 à 23.59 GMT

Lien de candidature : ici

Nous traitons les candidatures au fur et à mesure de leur réception. Si une candidature correspond à nos recherches, l’offre peut donc être clôturée avant terme. Seul(e)s les candidat.e. s shortlisté.e. s seront contacté.es. Nous encourageons fortement les candidatures féminines

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