Alima recrute un(e) chargé(e) des services généraux, Dakar, Sénégal
Liens fonctionnels et hiérarchiques :
Rapporte au Directeur Général Adjoint. Elle/il collabore avec tous les services du siège ALIMA.
Missions et activités principales :
Missions :
Par délégation du Directeur Général Adjoint, le/la chargé(e) des services généraux :
- S’assure de la gestion quotidienne des locaux du Siège (entretien, sécurité, aménagement, respect des obligations légales…) ;
- S’assure que les salariés travaillent dans de bonnes conditions matérielles et contribue à les améliorer en permanence ;
- Appuie la direction et l’équipe dans les démarches vis à vis des prestataires, administrations et partenaires au Sénégal ;
- Assiste la Direction de l’animation des activités collectives au siège (réunions, événements) ;
- Est force de proposition et contribue directement au bon déroulement et à l’efficacité des activités du Siège, au bien-être quotidien des équipes, et à l’image de marque d’ALIMA vis à vis de ses interlocuteurs et de ses visiteurs.
Activités principales :
S’assure de la gestion quotidienne des locaux du Siège (entretien, sécurité, aménagement, respect des obligations légales…) :
- Accueille, informe et oriente les personnes travaillant ou visitant le siège ALIMA ;
- Communique les règles d’accueil dans les locaux à l’ensemble des salariés ;
- Anime et contrôle le travail des agents de sécurité en assurant leur suivi, leur briefing et les mise à jour du protocole de sécurité et de contrôle ;
- Anime et contrôle le travail des agents d’entretien au quotidien, propose les adaptations nécessaires pour assurer le meilleur entretien possible des locaux. En particulier elle/il s’assure de la bonne application des mesures d’hygiène et de protection lié au COVID19 ;
- Sollicite, suit et contrôle le travail des prestataires en lien avec la bonne performance du bureau et son entretien : réparateurs, travaux, fournitures (eau, repas etc.) ;
- Assure la gestion et la maintenance des dispositifs spécifiques : climatisation, vitrage, panneaux solaires) ;
- Assure le suivi des relations avec le bailleur, en application du contrat de location ;
- Participe activement à la gestion du déménagement du siège ;
- Assure très régulièrement l’inventaire du matériel, du mobilier et son évaluation critique ;
- Assure le suivi administratif des prestations dans le respect des règles ALIMA.
S’assure que les salariés travaillent dans de bonnes conditions matérielles et contribue à les améliorer en permanence :
- Participe à la bonne diffusion de la communication interne des règlements, procédures et conditions de travail ;
- Sollicite, suit et gère les demandes de matériel, meubles, et de fournitures de la part des équipes, s’assure de la bonne utilisation des matériels et procède quand nécessaire à la rédaction de protocole ou à des briefings en vue de leur bonne utilisation ;
- Coordonne les commandes et réception de matériel et fournitures ;
- Assure, en bonne coordination avec les services informatiques, les commandes, la réception et la bonne allocation des ordinateurs pour le personnel ;
- Assure en bonne coordination avec le service médical, la bonne disponibilité des éléments de soins et de premiers secours, ainsi que de la pharmacie ;
- Est force de proposition dans l’amélioration des conditions de travail chez ALIMA ;
- Assure la bonne logistique et s’assure du respect et de l’amélioration des conditions d’accueil à la Casa ALIMA (guest house) ; coordonne les prestataires y intervenant ;
- Sur l’ensemble de ses tâches, assure le suivi administratif des prestations dans le respect des règles ALIMA.
Appuie la direction et l’équipe dans les démarches vis à vis des prestataires, administrations et partenaires au Sénégal :
- Participe, en bonne coordination avec le BAP, à la gestion des démarches administratives avec les autorités au Sénégal ;
- Gère et s’assure de relations efficaces et professionnelles avec les prestataires de service en lien avec le bureau de Dakar. Suit et met à jour le tableau des prestataires siège ALIMA ;
- Assure le suivi administratif des prestations dans le respect des règles ALIMA ;
- Participe activement à la gestion administrative des relations avec les partenaires ONG et institutionnels sur le Sénégal, sous la supervision du Directeur général adjoint.
Assiste la Direction et les équipes dans l’animation des activités collectives au siège (réunions, événements) :
- Organise et facilite les réunions, séminaires et formations ayant lieu sur le siège et à Dakar en en assurant l’intendance et la relations avec les prestataires ;
- Appuie le directeur général adjoint dans l’animation et l’information de l’équipe ;
- Participe à la rédaction, la mise à jour et la communication des procédures et informations nécessaires à la bonne activité du siège.
La liste des tâches n’est pas exhaustive. La/le Chargé (e) des Services Généraux pourra être amené(e) à exercer d’autres tâches en fonction des besoins.
Profil :
Expérience :
- Formation supérieure Bac+3 en logistique et/ou administration, et/ou Ressources humaines ;
- Au moins deux (2) ans d’expérience sur un poste similaire ;
- L’expérience dans la gestion des services généraux est un plus ;
- Excellente maîtrise des outils informatiques, Google Suite est un plus
Langues : La maîtrise (écrite et orale) du français et du wolof est indispensable, l’anglais est un plus.
Qualités du candidat :
- Proactivité, autonomie, agilité et créativité ;
- Positivité, écoute et empathie ;
- Capacité d’analyse et sens critique ;
- Organisation, rigueur et planification ;
- Capacité d’adaptation, diplomatie et patience ;
- Sens du service et du travail bien fait
Conditions :
- Type de contrat : CDI de droit sénégalais avec une période d’essai de trois mois renouvelable ;
- Prise de poste : Dès que possible ;
- Salaire : Environ 660 000 F CFA Net (en fonction de la situation familiale).
Alima prend en charge :
- Cinq (5) semaines de congés payés par an ;
- Couverture Santé ASCOMA avec tiers payant pour l’employé(e) et ses ayants droit ;
- Participation aux frais de scolarité pour les enfants de 2 à 18 ans selon la politique extracontractuelle d’ALIMA en vigueur.
Ce poste vous intéresse ?
Merci de nous faire parvenir votre CV et lettre de motivation avant le 10/06/2020.
Les candidatures sont traitées suivant l’ordre d’arrivée.
ALIMA se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue.
Seules les candidatures complètes (CV + Lettre de Motivation) seront étudiées.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.