Avis de recrutement d’un(e) chef(fe) du programme management support unit (PMSU), Ouagadougou, Burkina Faso
Contexte :
Le Programme Support Management Unit (PMSU) fait partie de « l’Unité Oversight » qui a été créée au sein du bureau de pays du PNUD Burkina Faso, afin de fournir à la direction et au personnel du bureau des services de planification et de gestion stratégique coordonnés, systématiques du programme tout en respectant les procédures de l’organisation. L’unité Oversight travaille en étroite collaboration avec les chefs d’unités du Programme et des Opérations. En tant que tel, elle renforce les liens entre le programme et les unités opérationnelles en améliorant le partage de l’information et la création de la cohésion et les synergies entre les deux unités et en fournissant un soutien programmatique aux fonctions opérationnelles. L’objectif est que lele bureau fournisse un travail de qualité, obtienne de meilleurs résultats en matière de développement et conserve la confiance des partenaires.
Cet objectif sera atteint par les moyens suivants :
- Renforcer les capacités générales du bureau en matière de gestion optimale des ressources programmatiques et en gestion axée sur les résultats suivants ;
- Renforcer la cohésion et les synergies entre le programme et les projets par la prise en compte des aspects transversaux tels que le genre, le respect des droits humains et l’engagement des jeunes ;
- Assurer les liens entre l’analyse de la situation, la formulation des politiques, la planification stratégique, la mise en œuvre des projets, le contrôle financier, le suivi et l’évaluation ;
- Améliorer la création de partenariats et la mobilisation des ressources.
Sous la supervision générale du Représentant Résident du PNUD et sous la supervision directe de la Représentante Résidente Adjointe, le/la Chef(fe) du Programme Support Management Unit (PMSU) a la charge de la planification budgétaire et financière, du suivi et de l’évaluation des activités du Programme Pays et appuie le Management du bureau pour la coordination et l’assurance d’une gestion efficace et rigoureuse des ressources financières. Il/elle fournit des services d’appui et de conseil au Senior Management du Bureau Pays.
Il/elle assure le renforcement des capacités nationales et de celles du PNUD en matière de NIM (National Implémentation), DIM (Direct Implémentation), ONG (Exécution); à la gestion et au suivi des conventions de financement en appui au Programme Pays; à la mise en œuvre du plan d’évaluation du Programme du PNUD Burkina. Il/elle a la charge de l’analyse de la qualité des rapports d’audits NIM et du suivi des recommandations d’audit (NIM et DIM). Il/elle assure une communication stratégique dans l’utilisation des ressources financières pour le Bureau Pays. Il/elle s’assure de la conformité des résultats en termes de règles et procédures du PNUD et du Cadre de Contrôle Interne du Bureau Pays.
Il/elle supervise le personnel sous sa supervision et travaille en étroite collaboration avec les unités du programme et les projets ainsi que les Opérations du Bureau Pays, le personnel de programme des autres Agences du Système des Nations Unies, le personnel du siège, les représentants du Gouvernement, les conseillers techniques et experts des partenaires multilatéraux et bilatéraux ainsi que la société civile pour le succès de la mise en œuvre du Programme Pays, pour la mise en œuvre du Plan d’Action du programme Pays (CPAP) en utilisant le Document de programme de Pays (CPD).
Duties and Responsibilities :
Résumé des fonctions clés :
- Fournir des conseils techniques au Senior Management Team en matière d’analyse de la performance financière du Programme et du suivi de l’allocation stratégique des ressources financières ;
- Appuyer les Team Leaders aux Programmes, les Coordonnateurs et les Experts Nationaux des Projets dans la gestion budgétaire et la maîtrise effective des coûts dans la gestion programmatique du Bureau Pays ;
- Assurer la gestion budgétaire et exécution financière du Programme Pays en conformité avec les procédures et réglementation du PNUD ;
- Faciliter le renforcement des connaissances et le partage des connaissances, éclairer tous les intervenants sur les questions budgétaires/financières Contribuer à la mise en œuvre du plan de travail de l’unité et aux autres tâches du Bureau.
Fournir des conseils techniques au Senior Management Team en matière d’analyse de la performance financière du Programme et du suivi de l’allocation stratégique des ressources financières :
- Conformité aux règles, stratégies et politiques du PNUD sur les activités financières, le système d’enregistrement/reporting et le suivi des recommandations des audits, mise en application effective des contrôles internes, le fonctionnement d’un système de gestion des ressources financières orienté vers le client ;
- Faire le suivi des accords de financement dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du Bureau ;
- Assurer une gestion optimale des ressources financières du programme allouées par le siège ;
- Faire le suivi de l’application des ressources non régulières aux projets respectifs ;
- Examiner, auditer, exploiter et analyser les informations en fonction des indicateurs de performance requis ;
- Elaborer et publier les rapports financiers.
2. Appuyer les Team Leaders aux Programmes, les Coordonnateurs et Experts Nationaux des Projets dans la gestion budgétaire et la maîtrise effective des coûts dans la gestion programmatique du Bureau Pays :
- Faire le suivi et contrôler les révisions en fonction des allocations fixées au cours des réunions sur l’arbitrage budgétaire ;
- Préparation et suivi des budgets des projets de développement ;
- Appuyer le processus de création et de clôture des projets dans Atlas ;
- Veiller à la préparation et à l’archivage physique et électronique de tous les documents des projets : compte(rendu, les conventions de financement, les rapports d’évaluation et des bailleurs, inventaire etc.;
- Faire le suivi de l’application des taux de remboursement des coûts indirects « GMS » dans les révisions faites à la suite des contributions non régulières reçues des bailleurs de fonds ;
- Faire le suivi des projets conformément au manuel de gestion de projet (Programme and Operations Policies and Procédures) et au Standard Operating Procedures (SOP) du Bureau Pays ;
- Enregistrer les données selon les exigences des Dashboards ;
- Assurer un suivi régulier des décaissements du bureau et des tableaux de bord et des exceptions, en identifiant des mesures correctives ;
- Vérification et réconciliation (rapprochements) des divers rapports de dépenses faites par le bureau, le siège et les Agences d’Exécution ;
- Préparer à temps le recouvrement des coûts des services fournis dans Atlas, la mise en œuvre du système de traçabilité des entrées et suivi du recouvrement des coûts ;
- Appuyer la réalisation des audits NEX/ONG et la mise en application des recommandations des audits ;
- Fournir des informations et des rapports sur la situation du programme, l’identification des problèmes opérationnels et financiers et proposer des solutions ;
- Enregistrement des Pending Items pour les contributions reçues des bailleurs, et veiller à ce que les pending items soient régulièrement réconciliés ;
- En collaboration avec la Division des Opérations, assurer l’élaboration et l’exécution des plans d’achats et plans opérationnels annuels des projets NIM, DIM, ONG (achats, recrutement, gestion matériels et équipements) ;
- Développement, mise en œuvre et suivi du pipeline du programmes de bureau et de l’arbre des projets (Project Tree) dans l’Atlas ;
- Analyse des besoins et synthèse des propositions sur les mécanismes appropriés pour éliminer les déficiences de la gestion budgétaire ;
- Assurer un suivi régulier des délivrables de bureau pays ;
- Contrôle des comptes créditeurs/débiteurs pour les projets du PNUD ;
- Suivi de la préparation des factures de recouvrement des coûts dans Atlas pour les services fournis, mise en œuvre du système de suivi des revenus et suivi du recouvrement des coûts.
Assurer la gestion budgétaire et exécution financière du Programme Pays en conformité avec les procédures et réglementation du PNUD :
- L’appui à la préparation et au suivi des Audits HACT, et des Audits du Bureau Pays, l’assurance de suivi des recommandations des audits, y inclus la mise à jour en ligne de la base de données relatives au suivi de gestion des Audits NIM et Bureau Pays (CARDS) ;
- L’assurance du respect des exigences statutaires des conventions de financement/accords de partenariats dans les délais prescrits (TTF, TF, C/S) ;
- L’assurance que les budgets enregistrés dans ATLAS sont conformes aux PTAs signés avec la contrepartie nationale ;
- Appui à la gestion budgétaire et l’exécution financière des projets/programmes (NIM, DIM, ONG) ;
- L’appui à la planification/allocation budgétaire pluriannuelle des ressources du Programme (TRAC, TF, C/S) ; l’analyse des écarts des plans de travail annuel et trimestriel des projets de développement avec le RPF et les recommandations de mesures rectificatives (révisions budgétaires) ;
- L’assurance du suivi rigoureux de la trésorerie des projets de développement (ASL), l’identification de goulots d’étranglement et la mise en œuvre de mesures idoines conformes aux procédures ;
- L’appui dans l’analyse de la fiabilité des demandes d’avances de fonds trimestrielles NIM et ONG et de leur conformité avec les procédures et réglementation du PNUD en matière de gestion des avances NIM ;
- Le suivi de l’évolution de la situation globale des dépenses des programmes et projets à travers ATLAS : l’assurance de fiabilité des rapports de décaissements trimestriels consolidés (CDR), la génération, le partage et l’envoi à la certification trimestrielle et annuelle des CDRs par le Gouvernement et les autres agences d’exécution ;
- Elaboration de rapports réguliers et ponctuels sur la situation des ressources programmatiques du programme ;
- L’assurance d’une exploitation efficace d’ATLAS (insertion systématique des données relatives aux projets) en appui à la gestion financière des projets de développement et de gestion ;
- L’application rigoureuse de la politique de recouvrement des coûts (GMS et autres coûts indirects) ;
- L’assurance de l’inventaire annuel obligatoire des projets de développement (NIM, DIM, ONG) et de l’inspection physique des équipements et matériels ;
- La transmission des directives administratives et financières d’usage aux agences d’exécution ;
- L’assurance de la clôture opérationnelle et financière des projets de développement conformément aux procédures et dans les délais prescrits ;
- L’assurance de l’archivage des documents du PMSU ;
- Soutenir le Programme dans la mise en place d’IPSAS.
Faciliter le renforcement des connaissances et le partage des connaissances, éclairer tous les intervenants sur les questions budgétaires/financières en se focalisant sur les résultats suivants :
- Aviser les agences d’exécution sur la mise en œuvre ordinaire de projets et l’utilisation des ressources financières ;
- Donner des conseils sur l’établissement des rapports, la préparation de rapports, y compris les rapports des donateurs ;
- Conseiller le personnel du Projet sur les exigences administratives des reportings UNDP et le rapport de NEX, particulièrement sur des questions budgétaires ;
- Organiser des séances de formation pour le Personnel des Programmes/Opérations/Projets sur la gestion financière et le ERBM ;
- Faire une synthèse des leçons apprises et les meilleures pratiques dans le programme et dans les finances du programme ;
- Renforcement des capacités du NIM conformément aux recommandations des études macro/micro du processus d’Harmonisation des modalités de transfert de cash du SNU (HACT) ;
- Renforcement du DIM conformément aux exigences du PNUD et du cadre de contrôle interne du Bureau Pays ;
- L’appui au renforcement de l’exécution ONG, conformément aux exigences de la modalité, y inclus l’assurance du diagnostic de capacité.
5. Contribuer à la mise en œuvre du plan de travail de l’unité et aux autres tâches du bureau, en se focalisant sur la réalisation des résultats suivants :
- Contribuer à la formulation d’un plan de travail annuel de l’unité ‘’ Oversight ’’ ;
- Fournir l’encadrement, le mentorat et les conseils nécessaires aux autres membres du personnel de sous la supervision ;
- Contribuer à tout autre service/tâche assigné par la direction du bureau de pays et le chef d’unité, y compris les responsabilités de point focal.
Compétences :
Compétences de base :
- Faire preuve d’éthique et d’intégrité en mettant en avant les valeurs et les normes éthiques des nations Unies ;
- Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD ;
- Être sensible au genre, à la religion, de race, à la nationalité et l’âge et faire preuve d’adaptabilité ;
- Démontrer des connaissances organisationnelles et un bon jugement ;
- Agir en équipe et faciliter le travail d’équipe ;
- Faciliter et encourager une communication ouverte et efficace dans l’équipe ;
- Créer des synergies grâce à la maîtrise de soi ;
- Gérer les conflits ;
- Promouvoir l’apprentissage et gestion/partage des connaissances.
Compétences fonctionnelles :
- Développement et efficacité opérationnelle ;
- Capacité à mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats et la rédaction des rapports ;
- Excellente connaissance des outils de la gestion centrée sur les résultats ;
- Excellente connaissance des questions actuelles du développement, en particulier celles pertinentes pour les Domaines de Pratique du PNUD ;
- Excellentes capacités de conception et d’analyse ;
- Capacité à aller au-delà des procédures et pratiques établies, capacité d’innovation ;
- Excellentes compétences de Communication ;
- Capacité à conduire le réaménagement des processus de travail dans le domaine de l’environnement et de l’énergie, la mise en œuvre de nouveaux systèmes (sur le plan du travail), et à induire un changement des comportements /attitudes du personnel.
Développement et gestion de programmes axés sur les résultats :
- Évaluer la performance du projet pour identifier les facteurs de succès et intégrer les meilleures pratiques dans le travail du projet ;
- Rechercher les liens entre les activités du programme pour identifier les points critiques d’intégration ;
- Suivre des étapes spécifiques de la mise en œuvre des projets/programmes ;
- Analyser la situation du pays pour identifier les opportunités de développement de projets ;
- Participer à la formulation des propositions de projet et assurer une rigueur substantielle dans la conception et l’application d’approches éprouvées ; et rédiger des propositions en conséquence.
Établir des partenariats stratégiques :
- Maintenir un réseau établi de contacts pour le partage d’informations générales et pour se tenir au courant des questions liées au partenariat ;
- Interagir efficacement en réseau avec les partenaires et saisir les opportunités de nouer des alliances stratégies pertinentes pour le mandat PNUD et son agenda stratégique ;
- Sensibiliser les partenaires des Nations Unies, les donateurs et les autres organisations internationales à l’agenda stratégique du PNUD et à l’identification des zones conjointes d’intervention ;
- Développer des liens positifs avec la société civile pour renforcer le mandat du PNUD ;
- Analyser et sélectionner les matériaux pour renforcer les alliances stratégiques avec les partenaires et les parties prenantes ;
- Favoriser l’ordre du jour du PNUD lors les réunions interinstitutionnelles.
Mobilisation des ressources :
- Analyser les informations/bases de données sur les donateurs potentiels et réels ;
- Développer une base de données de profils de projets ;
- Identifier les opportunités de propositions de projets à présenter aux donateurs ;
- Solliciter des commentaires sur la prestation des services fournis et de la qualité de ceux-ci.
Promouvoir l’apprentissage organisationnel, le partage des connaissances et d’innovation
- Générer de nouvelles idées et approches, rechercher de meilleures pratiques et proposer de nouvelles façons de faire plus efficaces ;
- Documenter et analyser les stratégies innovantes et les nouvelles approches ;
- Promouvoir la gestion des connaissances au PNUD et un environnement d’apprentissage dans le bureau à travers le leadership et l’exemple personnel ;
- Connaissances pratiques approfondies de la planification et des questions de développement interdisciplinaire ;
- Œuvrer activement à la poursuite de l’apprentissage et au développement personnel dans un ou plusieurs domaines d’expertise, agir sur le plan d’apprentissage et appliquer les connaissances nouvellement acquises, des informations et de meilleures pratiques tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du PNUD ;
- Générer de nouvelles idées et proposer de nouvelles façons de faire plus efficaces en encourageant la créativité et de l’innovation.
Management et Leadership :
- Se focaliser sur l’impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux critiques ;
- Diriger efficacement des équipes et faire preuve de capacité à résoudre les différends ;
- Aborder constamment le travail avec dynamisme et une attitude positive et constructive ;
- Faire preuve de solides compétences de communication orale et écrite ;
- Développer de solides relations avec les clients et les acteurs externes.
Required Skills and Experience :
EDUCATION : Master (Bac+5 ou équivalent) en Finance, Comptabilité, Gestion, Administration, Sciences Politiques ou Economie ; ou tout domaine connexe .
EXPERIENCE :
- Excellente expérience professionnelle dans des services de conseil en gestion financière et/ou gestion de systèmes opérationnels ;
- Au moins cinq (5) ans d’expérience au niveau national ou international, avec une bonne expérience en formulation, programmation axée sur les résultats, mise en œuvre, suivi et évaluation de projets de développement, dans l’appui aux activités relatives aux programmes de développement idéalement dans le cadre des Nations Unies ou d’ONGs internationales ;
- Parfaite maîtrise des applications informatiques Word, Excel, Powerpoint ;
- Expérience dans le renforcement des capacités des partenaires et agents d’exécution de programme et de projet ;
- La connaissance de l’Atlas constitue un atout majeur ;
- Expérience dans la supervision et gestion d’une équipe est un atout.
LANGUE :
- Très bonne maîtrise du Français ;
- Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé est un avantage.
AUTRE : Le PNUD à l’instar des autres agences des Nations Unies fait la promotion de l‘égalité et de l’équité entre les genres. A cet effet, les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Disclaimer.
Important applicant information :
All posts in the GS categories are subject to local recruitment.
Applicant information about UNDP rosters.
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Workforce diversity : UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.
Scam warning : The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.