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La Banque africaine de développement recrute un(e) Assistant(e) administrative

La Banque africaine de développement recrute un(e) Assistant(e) administrative

Publié : 

Categories : Avis de recrutement

Domaines : Marketing - Vente - Distribution - Commerce internationalSecrétariat - Réceptionniste - Hôtesse

Regions : Afrique de l'Ouest

La Banque africaine de développement recrute un(e) Assistant(e) administrative

  • Titre du poste: Assistant(e) administrative
  • Grade: GS-5
  • Poste N°: 50001224
  • Référence: ADB/18/015
  • Date de clôture: 28/02/2018
  • Pays: Côte d’Ivoire

Objectifs

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux).  Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire nettement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands objectifs (Top 5) qui vont tous accélérer la réalisation de résultats pour l’Afrique ont été identifiés à savoir ; l’énergie, l’agroalimentaire, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE RECRUTEUR :

La Vice-présidence Agriculture, développement humain et social est un complexe sectoriel dont l’objectif primordial est la concrétisation des priorités « Nourrir l’Afrique » et « Améliorer la qualité de vie des populations africaines » du Top 5 de la stratégie décennale de la Banque.

LE POSTE :


Entrant dans la catégorie des services généraux qui assurent l’appui administratif en vue du fonctionnement harmonieux du Complexe, le poste d’Assistante Administrative a pour objectif de libérer la Vice-Présidente de toutes les tâches qui pourraient autrement l’entraver dans l’accomplissement efficace de ses hautes fonctions.

L’Assistante Administrative doit s’assurer que les opérations se déroulent de manière harmonieuse au sein du bureau de la Vice-Présidente. Son travail facilite et contribue à la réussite de la Vice-présidente dans l’exercice de son rôle en tant que fonctionnaire clé dans la stratégie de la Banque pour la concrétisation du Top 5.

Fonctions et responsabilités

Sous l’orientation et la supervision de la Vice-Présidente de l’agriculture, du développement humain et social, l’Assistante Administrative effectuera les tâches suivantes :

a)   GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

1.   Mettre au point et maintenir des systèmes de bureautique efficace ;

2.   Fournir un appui et assurer le suivi des correspondances et des processus administratifs de routine ;

3.   Assurer la correspondance et les tâches conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis à la Vice-présidente pour autorisation, approbation ou signature ;

4.   Examiner et prioriser les correspondances importantes et les tâches à exécuter ;

5.   Assurer le suivi et veiller à ce que les tâches soient exécutées avec diligence et dans les délais impartis.

6.   Veiller au classement sécurisé des informations de nature sensible et confidentielle

b)   ADMINISTRATION DU BUREAU

1.   Accueillir, informer et orienter le personnel ainsi que les partenaires extérieurs appelés à être en contact avec le bureau de la vice-présidente;

2.   Assurer le suivi et le traitement des documents ;

3.   Distribuer les documents émis par le bureau de la Vice-présidente et assurer, selon les besoins, le fonctionnement d’un système de suivi ;

4.   Fournir un appui administratif à la vice-présidente et au front office notamment dans la gestion du système de classement et de recherche de documents ;

5.   Gérer l’agenda de la vice-présidente ;

6.   Assurer l’assistance logistique de la Vice-présidente dans ses nombreux déplacements (organiser les voyages, les visas et l’hébergement) ;

7.   Solliciter les vice-présidents ou directeurs du complexe afin de représenter la Vice-présidente en cas d’indisponibilité ;

8.   Préparer en amont les réunions ou rendez-vous de la Vice-présidente, en mettant à sa disposition l’ordre du jour, les brefs, les procès-verbaux et les pièces justificatives desdites réunions ;

9.   Prioriser les sollicitations (téléphoniques ou demande de rendez-vous) en fonction de leur degré d’urgence en lien avec le Conseiller ;

10.  Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures…

11.  Répondre aux demandes d’informations des autres complexes, départements et de l’extérieur

12.  Participer à l’organisation logistique des évènements et cérémonies initiés par la Vice-présidente tels que les réunions, salons, colloques, retraites, conférences

13.  Sélectionner et diffuser l’information en interne et externe

14.  Organiser le classement et procéder à l’archivage des pièces administratives sur différents supports (papier et électronique).

c)   APPUI AUX ETUDES ET ANALYSES

1.   Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins du complexe / du front office;

2.   Produire des documents d’information, des feuilles de calcul et des présentations ;

3.   Sur demande, prendre des notes lors des réunions, rédiger des lettres et préparer des procès-verbaux ;

4.   Prêter main forte, au besoin, pour le suivi des activités du complexe à l’aide du logiciel approprié ;

5.   Obtenir des notes d’information et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participeront la vice-présidente, en vérifiant sa disponibilité et en veillant à ce qu’elle dispose des dossiers d’information et des documents appropriés ;

6.   Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec la division / l’équipe ;

7.   Accomplir toutes autres tâches éventuelles demandées par la Vice-présidente ou son Conseiller.

d)   FONCTIONS D’ACHAT

1.   Aider à exécuter les fonctions d’achat ;

2.   Traiter les demandes d’achat attribuées au groupe fonctionnel liées à l’acquisition de biens, services et travaux ;

3.   Recevoir et examiner les demandes pour vérifier leur clarté, l’adéquation des spécifications, leur exhaustivité, obtenir des informations supplémentaires et assurer la liaison avec les services utilisateurs et confirmer que le budget existe pour la réquisition.

e)   BUDGET

1.   Gérer le budget alloué à la Vice-présidence ;

2.   Aider la vice-présidence sur les questions relatives aux ressources telles que le budget administratif ; suivre et examiner les dépenses et porter les problèmes à l’attention de la Vice-présidente ;

3.   Participer à la préparation de la revue annuelle et semestrielle du budget en saisissant les données dans le système SAP et participer à son suivi.

Critères de sélection

1.   Etre titulaire au moins d’une licence en gestion commerciale, commerce, administration ou une discipline connexe ;

2.   Une formation en secrétariat et/ou en administration et gestion de bureau constitue un avantage ;

3.   Justifier d’un minimum de six (6) années d’expérience professionnelle pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevées, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans une organisation internationale ou une grande entreprise du secteur privé ;

4.   Bonne connaissance de l’administration et des services d’appui de bureau, notamment les systèmes et les procédures ;

5.   Grande rigueur dans la tenue de l’agenda

6.   Forte capacité d’adaptation dans les périodes de surcharge et d’activités récurrente et fluctuantes ;

7.   Grande discrétion et sens de la diplomatie ;

8.   Capacité de travailler sous pression et de prioriser dans le cadre dynamique d’un contexte international et multiculturel ;

9.   Gestion efficace des demandes internes et externes ;

10.  Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service ;

11.  Capacité à déployer un jugement sain et à prendre des décisions raisonnables en l’absence d’encadrement ;

1.   Capacité à travailler et à coopérer avec des personnes issues d’horizons divers ;

2.   Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle, de bonnes compétences organisationnelles, aptitude à exécuter plusieurs tâches en même temps, à prêter attention aux détails et à travailler avec une équipe pluridisciplinaire ;

3.   Aptitude à gérer des demandes et priorités simultanées et évolutives et des délais serrés ;

4.   Compétence dans l’utilisation d’équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.) ;

5.   Engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d’administration ;

6.   Solides capacités de rédaction ;

7.   Communication ;

8.   Résolution des problèmes ;

9.   Travail en équipe et sens du relationnel

10.  Aptitude à communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre langue ;

Compétence dans l’utilisation des applications Microsoft Office standard (Word, Excel, Access, PowerPoint et SAP).

CE POSTE NE DONNE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI AFFÉRENTES AU STATUT INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA DONC PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG

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