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La Banque africaine de développement recrute un(e) Assistant(e) aux opérations

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La Banque africaine de développement recrute un(e) Assistant(e) aux opérations

  • Titre du poste: Assistant(e) aux opérations
  • Grade: GS7
  • Poste N°: 50001331
  • Référence: ADB/18/032
  • Date de publication: 27/03/2018
  • Date de clôture: 10/04/2018
  • Pays: Côte d’Ivoire

Objectifs

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social sur l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (les Cinq grandes priorités – High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été définis, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence, Secteur privé, infrastructure et industrialisation est au cœur de la mission de la Banque consistant à développer le secteur privé, à améliorer les infrastructures et à accélérer l’industrialisation. Ses principales fonctions sont les suivantes : i) renforcer l’environnement propice au développement du secteur privé [et du secteur financier] pour une croissance inclusive et un développement durable; ii) soutenir le développement d’infrastructures fiables et durables, y compris les villes et le développement urbain; iii) donner une nouvelle impulsion à la performance industrielle et commerciale pour la transformation structurelle en Afrique. Le Complexe met à contribution les connaissances, le cofinancement et les partenariats pour attirer les capitaux privés et collaborer avec les gouvernements pour mettre en œuvre le programme de développement de la Banque.

LE DEPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :

Le rôle principal du Département du développement du secteur financier (PIFD) est d’aider les pays membres régionaux (PMR) à accroître la portée, la profondeur et l’étendue de leurs systèmes financiers, tout en préservant leur stabilité financière. Le Département a quatre objectifs à long terme, à savoir : i) le développement d’un secteur financier dynamique grâce à un accès inclusif de tous les ménages et de toutes les entreprises aux services financiers ; ii) le renforcement des capacités des acteurs des marchés ; iii) le développement de marchés de capitaux efficaces ; et iv) le renforcement de l’intégration financière régionale.

De concert avec les autres départements du Complexe du secteur privé, de l’infrastructure et de l’industrialisation, le Département est chargé de la mise en œuvre de la Politique et stratégie de développement du secteur financier 2014-2019 (FSDPS) du Groupe de la Banque en vue de parvenir à la mise en place de systèmes financiers dynamiques, innovants, robustes et compétitifs aux niveaux national et régional, ainsi que dans les secteurs public et privé au sein des PMR. Le Département joue un rôle transversal au niveau des cinq priorités stratégiques de la Banque, appliquant sa boîte à outils pour l’approfondissement et l’accès financier à l’agenda des High 5. Fondamentalement, l’extensibilité et l’élan politique inhérents à l’agenda des High 5 créent une opportunité importante d’accroître la pertinence de l’ensemble des compétences de base au cœur du développement du secteur financier, à savoir : des instruments de financement et des cadres d’exécution flexibles pour l’inclusion financière, une mobilisation intelligente des ressources et le développement des marchés de capitaux. Le Département s’appuie sur des partenariats pour réaliser un plus grand impact en termes de développement du secteur financier

LE POSTE :

Sous la supervision du Directeur du Département du développement du secteur financier, l’Assistant(e) aux opérations contribuera aux activités de l’unité organisationnelle en accomplissant diverses tâches qui lui sont assignées, notamment :

  • Appuyer, faciliter, assurer le suivi et, parfois, la clôture des questions transactionnelles de PIFD ;
  • Aider les chefs de projet et les Chefs de division dans l’exécution/la mise en œuvre des plans de travail, en phase avec la stratégie opérationnelle du Département.
  • Soutenir le Directeur et le personnel de son bureau dans la préparation des documents relatifs à la planification et à l’établissement de rapports, en mettant particulièrement l’accent sur l’exploitation des informations conservées dans les bases de données.
  • Analyser les données de supervision, suivre l’état des décaissements et organiser des mesures de suivi et d’établissement de rapports, ainsi que le suivi des annulations de projets, des procédures de radiation et du respect des politiques de radiation ;
  • Contribuer à la préparation et au suivi du budget administratif, des programmes de travail, des calendriers de mission et des programmes de mouvements de personnel de la division, et participer à la détermination des besoins en ressources et des sources de financement ;
  • Fournir des rapports d’analyse budgétaire au Coordonnateur du budget du Complexe et au Directeur ;
  • Préparer et, le cas échéant, réunir les informations et les documents pertinents pour le supérieur hiérarchique concernant les questions en cours de discussion ou de traitement par le Directeur ;
  • Fournir un soutien de premier niveau en réponse aux demandes d’information du personnel dans les domaines de responsabilité ;
  • Exécuter les instructions reçues et anticiper et informer le supérieur hiérarchique et les collègues concernés de risques éventuels de retard dans l’atteinte des cibles et prendre ou recommander des mesures pour éviter ces retards, conformément aux procédures opérationnelles.

Fonctions et responsabilités

Organisation de la mise en œuvre des activités

  • Créer et maintenir des systèmes d’organisation du travail efficaces ;
  • Assurer le suivi des documents ; traiter les messages entrants envoyés par courrier électronique, télécopie ou courrier traditionnel.

Administration du bureau

  • Organiser les réunions, rendez-vous, déjeuners et événements, y assister et s’assurer que les cadres responsables y soient bien préparés ;
  • Participer à la préparation de l’examen budgétaire annuel et semestriel en saisissant les données puis en assurant le suivi de celles-ci et en mettant à jour et maintenant occasionnellement diverses listes d’employés ;
  • Fournir un appui logistique lors des réunions d’employés, des formations et d’autres événements importants;
  • Apporter un soutien général aux autres membres de l’équipe pendant leur absence, selon les besoins ;
  • Produire des documents d’information, des rapports, des feuilles de calcul et des présentations et participer lorsqu’il y a lieu à la programmation des activités opérationnelles.

Gestion des ressources

  • Gérer les systèmes, produire et traiter les rapports de dépenses dans SAP ;
  • Aider la direction sur les questions concernant les ressources telles que le budget administratif, suivre et examiner les dépenses et porter tout problème à la connaissance de la direction ;
  • Participer à la préparation de l’examen budgétaire annuel et trimestriel en saisissant les données et assurant le suivi de celles-ci ;
  • Aider à organiser et coordonner les réunions au sein de la Vice-présidence, dans l’ensemble de la Banque et avec les clients et partenaires externes ;
  • Servir de point d’information sur l’état des produits et ébaucher une variété de correspondances.

Travail analytique

  • Contribuer à l’examen de la qualité de la documentation destinée à la Division/au Département et émettre des recommandations quant à l’amélioration du style, de la présentation et de l’analyse ;
  • Se tenir informé de l’état et des progrès des engagements de la Division/du Département envers les clients internes et externes ; proposer des indicateurs clés de processus et des moyens de suivre les progrès jusqu’à leur réalisation ;
  • Aider les Chefs de division dans leurs interactions avec les auditeurs internes et externes en vue de réaliser des examens périodiques d’audit portant sur les contrôles internes du portefeuille administratif des données, et mettre en place des mesures de renforcement des contrôles internes là ou des lacunes sont décelées et s’assurer que les changements convenus ont été pleinement mis en œuvre ;
  • Aider à préparer les documents de communication et de présentation en rédigeant des notes détaillées, des tableurs, des présentations PowerPoint et effectuer des analyses sommaires concernant les initiatives de PIFD ;
  • Procéder à des recherches dans les bases de données standard et non standard selon les besoins, extraire, traiter et présenter les données, et préparer les supports de présentation ;
  • Émettre des suggestions pour améliorer l’organisation des tâches et leur efficacité.

Résolution de problèmes

  • Répondre aux requêtes des cadres supérieurs de la Banque ; assurer la liaison avec les clients et les autres employés ; assurer la coordination entre les autres membres de la direction et les autres partenaires ; collaborer avec les autres secrétaires ou groupes dans les autres bureaux ;
  • Mener des recherches préliminaires dans le domaine des compétences et les présenter de manière logique ;
  • Accomplir toute autre tâche exigée dans la mesure du raisonnable par la Direction.

Critères de sélection

  • Titulaire d’au moins une Licence ou un diplôme équivalent en administration des affaires, gestion, finance, économie ou dans d’autres disciplines pertinentes.
  • Justifier d’au moins cinq (05) années d’expérience professionnelle pertinente dans la formulation et la mise en œuvre de programmes et de projets, ainsi que dans l’analyse financière et économique de projets et de programmes d’infrastructure ; démontrer des compétences et un leadership éprouvés à toutes les étapes des analyses sectorielles, de préparation de projets et de programmes, d’évaluation et de mise en œuvre.

Compétences comportementales :

  • Avoir des compétences en communication et démontrer une sensibilité interculturelle.
  • Pouvoir travailler en équipe.
  • Avoir des compétences en matière d’orientation client.
  • Avoir des compétences interpersonnelles.
  • Faire preuve de tact.

Compétences techniques :

Expérience en gestion financière :

  • Être en mesure de comprendre les tâches confiées par le Directeur.
  • Être capable de fournir un soutien efficace aux chefs de division et aux chefs de projet.
  • Être en mesure de contribuer à la résolution de problèmes de projets liés à SAP.
  • Consultation interne et encadrement :
  • Être capable d’aider les chefs de division à résoudre les problèmes et répondre aux demandes de renseignements connexes grâce à une interprétation claire des politiques.
  • Être capable de s’assurer que les attentes des chefs de projet sont satisfaites par des réponses et la résolution des problèmes en temps voulu.

Suivi des projets :

  • L’Assistant(e) aux opérations apportera une aide efficace permettant d’intégrer les produits livrables des projets aux pratiques quotidiennes.
  • Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, et avoir de préférence une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

Maîtriser l’utilisation des applications courantes de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint). Une bonne connaissance de SAP et des logiciels internes tels que BPPS, MARS, etc. serait un avantage.

CE POSTE NE DONNE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI AFFÉRENTES AU STATUT INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA DONC PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG

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Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.

 

 

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