CARE International recrute un(e) secrétaire réceptionniste, N’Djaména, Tchad
Contexte :
Dans le cadre de mise en œuvre de ses activités au Tchad, CARE International recrute un(e) Secrétaire Réceptionniste, basé(e) à N’Djamena.
Présentation de Care International :
CARE International est une O.N.G Internationale œuvrant dans plus de 80 pays à travers le monde, avec comme objectif commun la lutte contre la pauvreté et l’injustice sociale au travers des projets d’urgence et de développement. Son action vise à travailler avec les communautés vulnérables pour faire face aux situations de crise, et renforcer leurs capacités à réaliser leurs aspirations, dans la dignité et le respect.
Au Tchad, CARE International s’est implantée au Tchad suite à un premier Protocole d’Accord de Coopération signé avec le Gouvernement en 1974.
Actuellement, CARE International est présente dans les provinces du Moyen Chari, du Mandoul, du Logone Oriental, du Lac et du Wadi Fira. Il intervient dans plusieurs secteurs dont la résilience, l’adaptation aux changements climatiques, la sécurité alimentaire, l’eau, l’hygiène et l’assainissement, la santé de la reproduction, la protection/SVBG, l’autonomisation des femmes, etc.
Résumé du poste :
Sous la supervision directe de l’Assistante Exécutive, la/le secretaire Réceptionniste du bureau de N’Djamena aura pour responsabilités la gestion administrative générale, l’accueil des visiteurs et la gestion du courrier pour le bureau de N’Djamena.
Fonctions générales :
- L’administration générale ;
- La gestion du courrier ;
- La gestion d’accueil des visiteurs.
Tâches spécifiques :
Tâches liées à la réception :
- En collaboration avec le service de sécurité, faciliter l’accès aux locaux de CARE aux visiteurs et autres prestataires de service ;
- Assurer un accueil de qualité supérieur aux visiteurs, les installer dans la salle d’attente et les orienter selon la disponibilité des staffs ;
- Gérer et maintenir la salle d’attente et la réception d’une manière très professionnelle, y compris la propreté et l’hygiène, la visibilité de CARE et des Partenaires, etc ;
- Assurer la bonne gestion de l’agenda de l’utilisation de la salle de réunion ;
- Réceptionner et transférer les appels téléphoniques cas échéant ;
- En collaboration avec le Responsable ICT et les autres départements, tenir à jour la liste téléphonique interne de CARE et celle des interlocuteurs de CARE ;
- En collaboration avec l’Assistante Comptable, assurer la gestion des retraits des chèques des différents fournisseurs et prestataires.
Tâches liée à l’administration :
- Assurer que les courriers reçus et expédiés sont enregistrés dans un registre ;
- Organiser l’acheminement du courrier sortant et entrant vers les destinataires ;
- Faire le classement de tous les documents administratifs tel que demandé par le supérieur hiérarchique ;
- Procéder au classement des courriers et factures ;
- Assurer le paiement régulier et dans les délais requis, des factures SNE et STE (eau et électricité), des différents prestataires de service ;
- Appuyer dans les autres tâches de l’administration, des ressources humaines, de la logistique et finance en cas de besoin ;
- Remplacer l’Assistante Exécutive en cas d’absence ;
- Exécuter toute autre tâche pertinente et raisonnable à la demande du supérieur hiérarchique tel que des intérims pour des postes de l’équipe l’administration, des ressources humaines, de la logistique et de finance pendant les périodes d’absence ou de congé annuel.
Qualifications et expériences :
- Niveau académique : BAC + 2 en secrétariat, administration, communication, etc. ;
- Expériences techniques : Une expérience d’au moins 2 ans dans le domaine de secrétariat ou dans l’administration ;
- Compétences principales : être discret, courtois, dynamique, méthodique et bien organisé ; garder ce qui est confidentiel, faire attention au détail, savoir établir et entretenir de bonnes relations avec tous les membres du personnel, visiteurs, etc. ;
- Qualités professionnelles : avoir une excellente qualité d’écoute, d’exécution et de leadership, bonne capacité d’élocution et de rédaction, être en mesure de travailler et de fonctionner sous pression ;
- Communication : bonne capacité de communication.
- Langue : français, arabe, sara, gambaye, l’anglais serait un atout
- Informatique : Excellente connaissance de logiciel de base (Word et Excel)
- Excellente capacité à gérer plusieurs tâches simultanées ainsi que des détails administratifs lorsque le rythme de travail augmente ou que l’environnement change constamment.
CARE est une organisation non gouvernementale impliquée dans des programmes d’urgence et de développement. En cas d’urgence, tous les employés de CARE doivent être disponibles à tous moments afin de répondre à un travail d’urgence.
Conditions de travail :
- Lieu d’affectation : N’Djamena ;
- Durée initiale du contrat : 06 mois, renouvelable.
Dossiers de candidatures :
Les dossiers de candidatures comprenant
- Une lettre de motivation adressée à la Directrice Pays de CARE International au Tchad, et
- Un curriculum vitae détaillé avec trois personnes de références professionnelles (Tél. et mails obligatoires) : précisez les dates de début et de fin de chaque poste occupé (jour, mois, année) ; calculez vos expériences en lien avec le poste (nombre d’années et de mois). doivent être déposés dans les bureaux de Care à N’djamena, Goré, Biltine, Maro, Moissala, Ngouri ou Bagassola.
Prière mentionner sur l’enveloppe « Secrétaire Réceptionniste – N’Djamena, Février 2020 », ainsi que le numéro d’ordre du dossier de candidature.
Clôture : 09/03/2020 à 16 h 30.
NB : Seules les candidatures qui correspondent au profil et expériences recherchés, seront retenues pour la suite de la procédure.
Les copies authentifiées des diplômes par l’ONECS (Bac et autres diplômes supérieur) seront exigées au candidat retenu pour le poste. Prière se préparer en conséquences.
Fait à N’Djamena, le 24/02/2020
La Directrice Pays