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Caritas France recrute un Responsable Administratif et Financier et Ressources Humaines de Caritas Africa, Togo

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Date de clôture : dimanche 18 novembre 2018

Caritas France recrute un Responsable Administratif et Financier et Ressources Humaines de Caritas Africa, Togo

Date de clôture : 18 nov 2018

Description

Le Secours Catholique -Caritas France publie cette offre pour le compte de son partenaire Caritas Africa

Responsable Administratif et Financier et Ressources Humaines de Caritas Africa

Responsable Administratif et financier du programme Approche

 

  1.  Contexte

Caritas Africa constitue l’une des sept Régions de la Confédération Caritas Internationalis, regroupant 46 organisations nationales des pays d’Afrique au Sud du Sahara et dans les îles adjacentes de l’Océan Atlantique et celles de l’Océan Indien. Elle se donne pour mission d’œuvrer pour le développement intégral de l’être humain en accordant une attention prioritaire aux pauvres et aux plus démunis.

Il est prévu que le portage du programme A2P-DIRO, mis en œuvre par le SCCF depuis une dizaine d’années, soit transféré à Caritas Africa pour sa phase 3 (2019-2021), qui en assurera le portage stratégique et opérationnel, en étroite collaboration avec le Secours Catholique – Caritas France. Il devient le programme APPROCHE et constituera le programme principal de Caritas Africa en matière de renforcement des capacités des organisations membres.

  1. La Fonction

Sous l’autorité du Secrétaire Exécutif Régional de Caritas Africa : il aura pour missions principales :

 

En tant que RAF/RH de CA 

  • Veiller à l’application des procédures administratives et juridiques ;
  • Assurer la gestion et le suivi financier des initiatives de CA en cours;
  • Assurer le contrôle interne et des projets ;
  • Assurer le reporting financier;
  • Manager et coordonner le travail de l’équipe administrative et financière ;
  • Assurer la cohérence des politiques et pratiques RH`
  • Etre l’interlocuteur des responsables et des salariés pour tout sujet relatif aux RH.

 

En tant que RAF du programme APPROCHE :

  •                Assurer la transparence financière et de la qualité de la gestion comptable, administrative et financière du programme en conformité avec les exigences du Secours Catholique, de l’AFD et de tout autre bailleur.
  •                Organiser les missions des auditeurs internes ou externes et participer à leurs travaux.

 

La fonction RAF du programme APPROCHE occupera la majeure partie de son temps.

 

  1. Responsabilités Principales

1) Gestion administrative et juridique

  • Assurer la bonne mise en place des procédures ;
  • Veiller à l’application des procédures et à leur actualisation ;
  • Suivre l’aspect financier et juridique des contrats avec les bailleurs ;
  • Former les nouveaux collaborateurs sur les procédures administratives, financières, comptables et juridiques.

2) Gestion financière de Caritas Africa

  • Suivre l’application des procédures de gestion financière de CA et participer à leur amélioration selon les contextes ;
  • Assurer la coordination et la régulation de la comptabilité́ ;
  • Elaborer le reporting comptable et analytique ;
  • Etre garant du respect des obligations comptables, administratives et réglementaires ;
  • Assurer la bonne gestion financière de CA : gestion de la trésorerie, et appui à la direction sur la gestion des comptes bancaires ;
  • Mettre en place les outils de suivi du budget ;
  • Assurer le reporting financier propre à chaque projet et à chaque bailleur ;
  • Analyser les écarts et proposer des solutions de rééquilibrage budgétaire ;
  • Anticiper les risques financiers : Sensibiliser les chefs de projet à la gestion budgétaire ;
  • Alerter les chefs de projet en cas de sur/sous consommation budgétaire ;
  • Répondre aux besoins de production de données financières ;
  • Assurer le bon traitement, le contrôle et le suivi des cotisations/déclarations mensuelles, trimestrielles et annuelles ;
  • Etablir les paies dans le respect de la législation fiscale, sociale et contractuelle.

 

3) Contrôle de gestion de CA

  • Préparer et suivre les dossiers de revue des audits financiers effectués;
  • Mettre en place des indicateurs, tableaux de bord, permettant de vérifier que la structure fonctionne conformément aux objectifs qu’elle s’est fixés ;
  • Si nécessaire, appuyer les partenaires dans la gestion financière des projets communs ;
  • Vérifier les dépenses sur la base des justificatifs ;
  • Suivre l’exécution budgétaire des projets, optimiser l’exécution budgétaire et les prévisions de dépenses ;
  • Participer aux revues de projets : préparation synthétique d’un état des dépenses ;
  • Anticiper les variations des activités et calculer l’impact financier ;
  • Analyser le respect des procédures de contrôle interne et les recommandations aux bureaux concernés ;
  • Mettre en place des procédures de contrôle interne ;
  • Faire des contrôles inopinés et périodiques de la caisse en respect aux procédures.

 

4) Gestion de l’équipe administrative et financière

  • Manager et coordonner le travail de l’équipe administrative et financière ;
  • Former les équipes administratives, financières et opérationnelles aux procédures et exigences des bailleurs ;
  • Organiser et réaliser les évaluations annuelles de l’équipe ;
  • Participer au renforcement des capacités et au développement des compétences des équipes

`5) Responsable des ressources humaines

  • Mettre en place les politiques et pratiques RH nécessaires au bon fonctionnement de Caritas Africa ;
  • Mettre en œuvre ces politiques/pratiques en s’assurant de la bonne compréhension des salariés et des responsables garant de leur application ;
  • Assister et conseiller les responsables en cas de difficultés d’application ;
  • Participer et organiser le recrutement du staff ;
  • Mettre en œuvre les actions de formations individuelles ou collectives ;
  • Veiller au bon déroulement des processus d’évaluation de l’ensemble des salariés ;
  • Faire évoluer la politique salariale ;
  • Superviser la gestion administrative du personnel ; garantir la conformité légale en termes de législation sociale ;
  • Superviser les opérations de paie, de versements de charges,….
  • Mettre en place, tenir à jour et analyser les tableaux de bord RH (effectifs, coûts salariaux….) ;
  • S’assurer de la conformité des règles et procédures de gestion RH avec la législation du travail en vigueur ;
  • Animer le dialogue social.

6) Responsable financier du programme Approche

1) Comptabilité

  • Centraliser toutes les pièces justificatives et les données comptables des Caritas ;
  • Comptabiliser les dépenses du programme au niveau de CA;
  • Contrôler et consolider toutes ces données et établir les rapports financiers consolidés ;
  • Surveiller le planning d’envoi des rapports financiers de chaque Caritas et relancer en lien avec le Responsable de programme les Caritas retardataires ;
  • Gérer les envois de fonds aux partenaires ;
  • Assurer la gestion du compte bancaire dédié au programme et la caisse dans le cadre du fonctionnement de la Coordination selon la procédure en vigueur.

2) Gestion budgétaire et financière

  • Participer au suivi budgétaire et de trésorerie du programme : suivi des dépenses effectuées et analyse des écarts conformément au budget alloué à chaque Caritas partie prenante et à CA. ;
  • Elaborer les prévisions des partenaires par phase de 18 mois et contribuer à la révision des budgets en lien étroit avec le Responsable de programme ;
  • Préconiser et adapter les mesures correctives éventuelles ;
  • Contribuer à la promotion des Normes de gestion de Caritas Internationalis.

3) Gestion administrative

  • Veiller à l’application des procédures financières dans les différentes Caritas concernées par le programme;
  • Préconiser un système comptable efficient chez les partenaires avec l’appui des consultants externes ;
  • Participer à l’accompagnement des partenaires pour le suivi administratif et financier de la convention programme avec le SCCF ;
  • Organiser l’archivage des données comptables ;
  • Préparer les interventions des auditeurs internes ou externes et veiller à ce que les recommandations formulées par les auditeurs soient prises en compte dans le cadre d’un plan d’action et accompagner les partenaires dans cette démarche ;
  • Alerter le Responsable du Programme des difficultés rencontrées chez les partenaires dans la gestion financière du programme, proposer et mettre en place des mesures correctives dans son domaine d’activité ;
  • Présenter, lors des rencontres des parties prenantes, les budgets et les rapports financiers du programme.

4) Logistique

  • S’assurer du respect des procédures d’achat des partenaires et de la coordination.

5) Reporting

  • Transmettre trimestriellement une balance issue du logiciel CIEL ainsi que les bordereaux bancaires et inventaires de caisse ;
  • Elaborer des rapports financiers (format et échéance selon les bailleurs) ;
  • Communiquer avec les différents acteurs du programme.

 

Expériences / Formation du candidat

  • Diplôme universitaire ou école supérieure de niveau Bac +4/5 (finance, gestion et comptabilité) ;
  • Minimum 5 ans d’expérience professionnelle pertinente sur une fonction similaire (financière, comptable et managériale) ;
  • Expérience des relations bailleurs publics/ONG ;
  • Expérience de la tenue d’une comptabilité sur un logiciel comptable (connaissance de CIEL serait un plus) ;
  • Connaissance et intérêt pour l’Afrique subsaharienne ;
  • Connaissance des réseaux ecclésiaux, notamment Caritas et des acteurs du développement.

 

Langues parlées

  • Bonne maîtrise du français aussi bien à l’écrit qu’à l’oral (l’anglais serait un plus);

 

Qualité du candidat

Qualité

  • Expérience du travail en équipe, réactivité et flexibilité en toutes circonstances ;
  • Sens des priorités et grande capacité organisationnelle ;
  • Capacité d’autonomie et sens de la responsabilité partagée ;
  • Connaissance de l’humanitaire ou en coopération internationale est un atout ;
  • Capacités d’analyse et de compréhension des contextes difficiles;
  • Capacité d’organisation et de planification (respect des délais);
  • Capacité de travailler sous stress et en contexte multiculturel;
  • Bonne aisance relationnelle, sens du contact.

Motivations :

  • Adhésion à la mission et aux valeurs de Caritas Africa en particulier au respect mutuel et à l’égalité entre partenaires ;
  • Forte motivation pour le développement et l’autonomie des organisations de la société civile africaine.

 

Durée du contrat

  • Poste basé à Lomé- Togo.
  • Contrat de droit Togolais de salarié à durée déterminée : 24 mois. Avec prolongation possible
  • Déplacements en Afrique, Iles de l’Océan Indien et France
  • Démarrage 1er Janvier 2019

 

Comment postuler

Envoyer Cv mentionnant 2 références et lettre de motivation pour le poste à : c[email protected]  ,  [email protected]

et [email protected]  

Seuls les candidats retenus recevront une réponse.

 

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