Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) recrute un  Responsable Administration – RH, Niamey / Niger

Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) recrute un  Responsable Administration – RH, Niamey / Niger

Contexte :

DRC/DDG s’est implanté au Niger depuis 2014 avec un programme transfrontalier de Gestion et Sécurité aux frontières avec comme objectif la réduction de la violence armée, l’amélioration de la sécurité des communautés et le renforcement de la gestion et sécurité des frontières en collaboration avec les communautés et les autorités frontalières. Dès 2016, DRC mets en œuvre des programmes d’urgences de mécanisme de réponse aux déplacements, de monitoring de protection et de sécurité alimentaire avec comme bailleurs principaux : le service d’aide humanitaire et de protection civile de la Commission européenne (ECHO), le haut-commissariat aux Nations Unies pour les réfugiés (UNHCR), le Programme Alimentaire Mondial (PAM) et OFDA/USAID. En 2018, DRC renforce son expertise d’acteur d’urgence et notamment étend sa présence sur la région de Tillaberi, avec du Monitoring de Protection et l’extension du programme de Réponse Rapide aux Mouvements de Population (RRM). Afin de réduire les risques et vulnérabilités liés au déplacement dans la région, DRC vise à mener un projet financé par DANIDA (Coopération Danoise, Ministère d’Affaires Etrangers) pour promouvoir la résilience et initier la récupération économique de certains groups de la société civile. Ce projet fait partie d’une proposition cadre d’ampleur régional (Mali, Niger, Burkina Faso) et au Niger se focalise sur l’aspect de développement et résilience économique.

Rôle et responsabilités :

Le Responsable Responsable Administration et RH est en charge :

• D’assurer la direction générale et la gestion des services de soutien dans les domaines de l’administration et des ressources humaines.
• De s’assurer de l’existence de services de soutien efficaces et efficients dans les domaines de l’administration et des ressources humaines.
• De développer et mettre en œuvre des stratégies spécifiques au pays, ainsi que concevoir, mettre en œuvre et améliorer les systèmes, processus et politiques opérationnels conformément aux normes et procédures opérationnelles de DRC.
• De veiller à l’archivage en bon et dû forme de l’ensemble de la documentation dans les domaines de l’administration et des ressources humaines.

 

Administration :

Responsabilités générales :

• Assurer la gestion directe (ou la supervision technique) du personnel administratif, et la conduite des autres membres du personnel quant aux règles et politiques de DRC.
• Assurer une exécution honnête, opportune et de qualité des opérations et des services administratifs à tous les niveaux de la hiérarchie de l’organisation, grâce à des contrôles et à des rapports internes stricts, à une coordination solide entre les projets et le personnel.
• S’assurer que les réglementations, procédures et documents administratif sont respectés dans les opérations de DRC.
• Veiller à ce que tous les accords, protocoles, autorisations, permis et licences nécessaires aux activités de DRC (y compris l’exonération de la TVA) soient en place et tenus à jour conformément aux règles et réglementations nationales.
• Faciliter l’accès des services étatiques dans le cadre des activités de DRC
• Faire le lien entre la Coordination et l’avocat ou l’Etat sur toutes les questions relatives à l’administration
• Former et développer le personnel administratif pour développer les capacités dans les bureaux DRC.

Responsabilités spécifiques :

• Superviser les activités quotidiennes du département administration, y compris le personnel d’entretien
• Faciliter la mise en conformité règlementaire des contrats d’employé, contrat de services, visas des expatrié, protocle… et la mise à jour des données
• Assurer la mise à jour des documents de suivi administratif relatif au personnel national, au personnel expatrié, aux batiments, aux véhicules, …
• Assurer la gestion des contrats de bail au Niger (paiement loyers, résiliation, renouvellement, …).
• Superviser la propreté des bureaux et guest house ainsi que la maintenance effective des installations et de leur approvisionnement correct en produits de bases en relation avec la logistique.
• En cas d’audit, collecter les documents administratifs demandés, préparer un rapport d’analyse des risques encourus, participer à l’audit et préparer les réponses au rapport d’audit.

Ressources humaines :

Responsabilités générales :

• Assurer la gestion directe (ou la supervision technique) du personnel RH, et la conduite des autres membres du personnel quant aux règles et politiques de DRC.
• S’assurer que les réglementations (Code du Travail, Convention collective, …), procédures et documents RH sont respectés dans les opérations de DRC.
• S’assurer du bon respect des procédures dans tout le cycle de vie de l’employé au sein de DRC (recrutement, absence, évaluation, mesures disciplinaires, fin de contrat, …)
• Préparer la paie conformément à l’activité mensuelle de chaque employé, et suivre ce son versement.
• Former et développer le personnel RH pour développer les capacités dans les bureaux DRC.
• Former et développer les manager pour développer leurs capacités dans la gestion du personnel.
• Faire le lier entre la Coordination et les employés (ou toute structure les représentants), et entre la Coordination et l’état sur les questions de droit du travail.

Responsabilités spécifiques :

• Superviser les activités quotidiennes du département resssources humaines ;
• S’assurer de l’état de présence des salariés selon le planning existant (départ et retour de mission ou congés, maladies, …) ;
• Superviser les recrutements, les évaluations, et la situation des congés en lien avec les différents managers au sein de DRC ;
• Tenir à jour les dossiers du personnel conformément aux procédures de DRC et à la législation locale ;
• Préparer les rapports mensuels concernant les ressources humaines ;
• Veiller aux arrangements nécessaires à la venue de nouveaux staffs incluant l’élaboration du programme d’induction avec les différents services/départements de DRC ;
• Superviser la gestion administrative du personnel international et des visiteur étranger (visa, permis de séjour, …) ;
• En cas d’audit, collecter les documents RH demandés, préparer un rapport d’analyse des risques encourus, participer à l’audit et préparer les réponses au rapport d’audit.

En raison de la nature particulière du poste et à cause de l’évolution des programmes de DRC au Niger, la liste des responsabilités ci-dessous n’est pas exhaustive. L’employé peut être amené à effectuer d’autres tâches non mentionnées dans ses termes de référence, pourvu que celles-ci ne le détournent pas du descriptif de son poste.

 

Interfaces critiques :

Les interfaces critiques pertinents sont :

• Administration ;
• Ressources Humaines ;
• Autorités locales,  ANPE, IT, CNSS, DST ;
• Partenaires locaux, ONG locales, Prestataires de service.

Exigences Clés :

Qualifications :

• Master administration ou ressources humaines (droit est également envisagé)

Expériences :

• Minimum 5 années d’expérience en administration/RH avec prise de responsabilité croissante.
• Excellente connaissance de la préparation des rapports des principaux donateurs internationaux et connaissance des principales règles régissant les grands donateurs, notamment le HCR, le PAM, ECHO et le DFID.
• Compétences éprouvées en gestion des personnes.
• Expérience de travail dans un système informatique RH (connaissance d’un ERP serait un plus).
• Maîtrise professionnelle complète en anglais .

Qualités personnelles :

• Esprit d’équipe ;
• Sens de la communication orale et écrite ;
• Volonté d’apprendre et recherche de l’excellence .