COOPI recrute un Administrateur Pays en RCA
Ville : Bangui
Expérience : 4 ans au moins
Date de clôture : 16 avril 2018
CONTEXTE ET ENJEUX DU POSTE
L’administrateur Pays est responsable de la correcte gestion administrative/financière et du caractère soutenable de la coordination pays, et des coordinations de zones, en préparant les budgets de coordination et en contrôlant la rédaction des budgets des projets. Il s’occupe du contrôle des bilans et de la correcte disposition des rapports financiers dans le respect des procédures COOPI et des bailleurs de fonds.
Il est garant pour le siège, de la justesse et de l’exhaustivité des informations.
Responsabilités
Objectif général: Garantir la bonne mise en œuvre des activités prévues par la coordination administrative dans le pays.
Résultats attendus :
- Régulière et efficace gestion du service financier de la coordination Pays.
- Correcte application des procédures administratives requise dans les projets et la coordination.
- Un système administratif plus efficient avec un efficace support technique aux collègues et au renforcement technique.
- Assurer qu’il n’y ait pas de pertes économique pour l’organisation
Activités attendues:
- Planification et contrôle du budget coordination: Il prépare, en collaboration avec le Chef de Mission et vérifie périodiquement le déroulement du budget relatif aux coûts de la coordination générale et des éventuelles coordinations de zone présentes dans le pays. Il contrôle le caractère soutenable des coordinations et des bases sous la responsabilité de la coordination pays et vérifie la correcte attribution /répartition des coûts fixes sur les projets; il contrôle les coûts non déductibles de la coordination et des projets.
- Préparation budget et contrôle économique-financier des projets: Il supervise les nouveaux budgets des projets en conformité avec la planification et le caractère soutenable de la coordination pays/siège de Milan ; en collaboration avec les chefs de projet, les éventuels administrateurs de zone et le Chef de Mission, il identifie périodiquement les engagements économiques et financiers pour la réalisation des activités des projets.
- Gestion administratives des projets dont la coordination est en charge, en particulier le SAD
- Gestion des biens: il vérifie le caractère soutenable et la correcte gestion des biens de propriété de COOPI en collaboration avec la fonction logistique pays (“CAMELOT” et inventaires). Il vérifie la correcte application des procédures de l’organisation relatives à l’achat des biens et à leur gestion.
- Gestion financière: Il supervise et contrôle la gestion des liquidités (caisse et banque) et l’envoi des fonds aux projets en fonction des demandes; Il supervise les financements de la part des bailleurs de fonds pour la réalisation des projets (anticipations et subventions) en mettant à jour les informations qui doivent être envoyées au siège central; En accord avec le Chef de Mission, il s’active pour garantir le respect des délais pour la réception des financements; En accord avec le desk et l’Administrateur de zone du siège central, outre que le Chef de Mission propose les priorités pour l’échéancier de la présentation des rapports financiers.
- Il assure la correcte gestion et le contrôle de la caisse de la Coordination générale et des bases/éventuelles coordinations de bases et leurs dépenses; avec le chef mission Il a la responsabilité de la signature sur les comptes courants de l’organisation.
- Monitorage économique et financier des projets: En collaboration avec les chefs de projet et/ou les administrateurs de coordination et les coordinateurs pays/zone, il vérifie mensuellement la gestion économique et financière des projets: état des bilans, déficits, prospectives de dépenses, prévisions financières pour la réalisation des activités.
- Comptes rendus et audits: Il finalise et contrôle les rapports financiers intermédiaires et finaux à présenter aux bailleurs de fonds, avant de les transmettre au siège central; il est responsable de la justesse des comptes rendus et s’assure du correct archivage des données de tous les projets gérés dans le pays ; il est responsable de la préparation et du déroulement des audits conduits dans le pays et de l’envoi au siège central des documents relatifs aux projets qui doivent suivre un audit en Italie; il est responsable de la préparation de l’audit annuel, si celui-ci est prévu dans le pays ; il garantit le fonctionnement correct des différentes bases, coordinations de zone présentes dans le pays en effectuant également des missions de vérification sur place.
- Gestion du personnel local et administration du personnel local et expatrié: Il gère et supervise les administrateurs/comptables locaux qui travaillent à la Coordination; Il assure la formation des administrateurs des bases /coordination des zones sous la responsabilité de la coordination pays et de tout le personnel expatrié impliqué dans le processus administratif (ex logisticiens, chefs de projet, coordinateur de zone) et contrôle périodiquement le travail effectué (de loin ou sur place); Il aide le Chef de Mission pour les standards pour la gestion du personnel local (règlement pour le personnel local) et il garantit le tenue correcte de la documentation relative à l’administration du personnel. Il supervise et contrôle le travail du bureau des ressources humaines tant pour le sta ff national qu’expatrié.
- Procédures: il fournit l’aide technique aux chefs de projet et aux administrateurs de projet et de coordination et contrôle la correcte application des procédures administratives de COOPI et des bailleurs de fonds.
- Élaboration et transmission des données: il produit et transmet périodiquement les informations et les données demandées par le siège de Milan en respectant les délais fixés.
- Archivage documentation administrative : il assure le correct archivage de la documentation administrative du pays (niveau central et périphérique) dans le respect des procédures de l’organisation.
- Relations Institutionnelles: en collaboration avec la coordination pays, il s’occupe des relations et des démarches bureaucratiques avec les organismes publics et administratifs du pays (Inspecteurs du travail, Direction Générale des Impôts, banques etc.) et avec les bureaux administratifs et financiers des délégations décentrées des bailleurs de fonds institutionnels.
Note sur la position: L’Administrateur Pays substitue le chef mission en cas d’absence de ce dernier dans le pays.
Tout autre tache confié dans le cadre du poste et des competences: Exécuter d’autres tâches pour le progrès du Projet, sur demande du chef mission ou du siège.
Profil du Candidat (Formation, Exp., Compétences, Attitudes)
ESSENTIEL
- Préférable Licence ou diplôme en disciplines économiques ;
- Expérience certifiée d’au moins quatre ans, mûrie dans le secteur économique-financière, préférablement en réalités plurinationales et/ou opérants à projet.
- Bonne connaissance de la langue française (écrite/lue/parlée)
- Excellente connaissance logisticien Office
- Excellentes capacités d’organisation
- Capacité de travailler en équipe et pour objectifs.
- Aptitude à construire des relations positives avec les collaborateurs
- Capacité de travailler dans une ambiance multiculturelle, sous pression et dans des contextes sécuritaires difficiles.
- Aptitude à l’implication au-delà de la simple tache assignée
- Motivation à travailler dans une organisation no gouvernementale en respectant ses principes et ses valeurs
LE COOPERANT COOPI
COOPI intervient dans des situations de développement et de crises souvent défavorisées et difficiles à gérer. Le coopérant COOPI travaille habituellement dans des contextes multiethniques, ce qui exige de la souplesse et le respect de l’autre, expatrié et personnel local. En considération du milieu souvent défavorisé et du pois des responsabilités, il faut posséder une réelle motivation, énergie et une grande flexibilité, disponibilité pour aller parfois au-delà de ses propres tâches selon les besoins de la mission, en utilisant l’expérience, l’enthousiasme et l’esprit d’équipe.