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Danish Refugee Council seeks to recruit a finance & administration assistant – Djibouti

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Date de clôture : vendredi 23 novembre 2018

Danish Refugee Council seeks to recruit a finance & administration assistant – Djibouti

  • Grade : Administrative Services and Support – Generally no need for Higher Education – Administrative support
  • Occupational Groups :
    • Operations and Administrations
    • Banking and Finance
    • Administrative support
  • Closing Date : 2018-11-23

Background

DRC is an international non-governmental organization which provides assistance and promotes durable solutions for refugees and internally displaced people, on the basis of humanitarian principles and human rights. The DRC Ethiopia & Djibouti Country program focuses on emergency response, protection, mixed migration and livelihoods. DRC is implementing different protection, mixed migration and livelihood projects in Djibouti and has an active role on the response to the influx of refugees coming from Yemen.
Purpose
The Finance and Administration Assistant will assist the Support Services Manager to ensure that the programmatic needs in Djibouti office are addressed and met in an efficient, timely, transparent, accountable and cost­ effective manner.
This positions is a temporary replacement, the main role consist of accounting: payments, recording transactions in Excel cashbook, paper archiving, vouchers scanning.

Key responsabilities :

I. Finance

1. Cash Handling :
 
  • Handling the cash for all programme and operational expenses carefully and safely ;
  • Do payments of invoices and suppliers based on DRC Finance systems and procedures ;
  • Prepare receipt, payment and other vouchers as required upon approval ;
  • Assist monthly salary payment to staff and remit taxes to the authorities ;
  • Handling cash using Cash Advance system and make sure that cash advance will be closed by the end of month ;
  • Handling cash using Advance Clearance Form and ensure all financial procedures are carefully followed.
2. Bank Handling :
  •  Give assistance to Support Services Manager for handling payment by cheque / transfer payments in accordance with DRC payment guidelines and signatory of Area Manager ;
  •  Withdrawals of cash from the bank if requested by Area Manager ;
  • Collecting Bank statement information by the end of month.
3. Accounting :
  • Responsible for the monthly Cash book expense sheet report ;
  • Filing all financial documents and make sure that ail financial documents are properly filed and organized according to DRC procedures ;
  • Scanning of all vouchers
4. Quality Management :
 
  • Be aware of the potential for loss or fraud in logistical activities and procedures. Pro-actively work to prevent such occurrences by working with relevant tine managers to improve transparency and to ensure the best use of DRC assets and resources.

II. Administration / HR :

  •    Manage and monitor office filing system for efficiency and ease of retrieval ;
  •     Manage incoming & outgoing correspondence ;
  •     Ensure that all visitors and guests to DRC Djibouti are logged in and treated with care and respect ;
  •     Ensure that visas, work permits and/or residency cards for international staff are timely obtained ;
  •     Ensure that personnel files for Djibouti national staff and refugee incentivized staff are complete and accurate, and that confidentiality is maintained ;
  •     Follow-up on leave management ;
  •     Prepare and submit the monthly staff list.

III. Logistics and Procurement

  •     Assist whenever required in the procurement of goods and services including filling in Purchase Requests, collecting quotations, preparing requests for payments, etc.

Education:

  • University degree in Accounting, Finance or related field ;
  • Relevant experience in the domain can be considered in lieu of the university degree in required field.

Experience :

A minimum of 1 year of relevant experience is required, preferably with an international NGO and/or UN Agencies

Competencies :

  • The candidate must be fluent in French and have an intermediate English level ;
  • She/he must also have good communication skills, be able to work independently and energetically, and have a flexible approach to manage and prioritize a high workload and multiple tasks with tight deadlines ;
  • She/he must be confident and proficient in the use of MS Office, with advanced Excel proficiency ;
  • She/he must demonstrate high level of integrity.
The duties and tasks above are given for indication and information purposes. The Danish Refugee Council has the right to update this Job Description according to the development of its Humanitarian activities within its frame of intervention and in accordance with the Djiboutian Labour Law. This job description is an appendix to the contract and the employer can at any time make changes, after discussions with the employee.
Version française – French Version:
Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC)

Description de poste

Contexte

DRC est une organisation non gouvernementale internationale qui fournit une assistance et promeut des solutions durables pour les réfugiés et les personnes déplacées dans leur propre pays, sur la base des principes humanitaires et des droits de l’homme. Le programme de DRC en Éthiopie et à Djibouti est axé sur les interventions d’urgence, la protection, la migration mixte et les moyens de subsistance. DRC met en œuvre différents projets de protection, de migration mixte et de moyens de subsistance à Djibouti et joue un rôle actif dans la réponse à l’afflux de réfugiés en provenance du Yémen.

Objectif

L’Assistant(e) des finances et de l’administration aidera le Responsable des services support à faire en sorte que les besoins programmatiques du bureau de Djibouti soient gérés de manière efficace, transparente et responsable.
Ce poste est un remplacement temporaire, le rôle principal étant la comptabilité: paiements, enregistrement des transactions dans le livre de caisse sous Excel, archivage papier, numérisation des pièces justificatives.

Responsabilités clés :

1.    Finances :
1.1.    Gestion de la caisse :
  • Gestion de caisse pour toutes les dépenses de programme et de fonctionnement avec précaution et en toute sécurité ;
  • Procéder aux paiements des factures et des fournisseurs en s’appuyant sur le système et les procédure financières de DRC ;
  • Préparer les dossiers de paiement (contrats, factures, reçus, autorisations signées) en fonction de la liste des pièces justificatives standard de DRC ;
  • Procéder au paiement mensuel des salaires du personnel et effectuer les déclarations et paiements des taxes et contributions sociales aux services publics de Djibouti ;
  • Gérer les avances au personnel et s’assurer que ces avances seront clôturées avant la fin du mois ;
  • Procéder aux remboursements sur présentation des formulaires de remboursement le cas échéant, en conformité avec les procédures de DRC.
1.2    Gestion bancaire :
  • Assister le Responsable des services supports avec les paiements par chèque / virements, conformément aux directives de paiement de la RDC et aux validations du Area Manager de DRC à Djibouti ;
  • Retraits d’espèces à la banque à la demande du Area Manager ;
  • Collecte des relevés bancaires à la fin du mois.
1.3    Comptabilité :
  • Responsable de l’envoi mensuel du livre de caisse à la Coordination financière à Addis Abbeba
  • Archiver tous les documents financiers conformément aux procédures de la RDC.
  • Numérisation de tous les documents financiers
1.4    Gestion de la qualité :
Être conscient du potentiel de perte ou de fraude dans les activités et procédures logistiques. Travailler activement pour prévenir de tels incidents en collaborant avec les responsables concernés afin d’améliorer la transparence et d’assurer la meilleure utilisation des ressources et des actifs de DRC
2.    Administration / ressources humaines 
  •  Gérer et surveiller le système de classement administratif du bureau pour assurer efficacité et facilité de récupération des documents ;
  • Gérer la correspondance entrante et sortante ;
  •  Assurez-vous que tous les visiteurs et invités à DRC Djibouti sont connectés et traités avec soin et respect ;
  •  S’assurer que les visas, permis de travail et / ou cartes de résidence du personnel international sont obtenus dans les délais ;
  • S’assurer que les dossiers du personnel national djiboutien et des journaliers réfugiés sont complets et exacts, et que la confidentialité est préservée ;
  •  Suivi de la gestion des congés ;
  • Préparer et soumettre la liste mensuelle du personnel.
3.    Logistique et approvisionnement

Appuyer lorsque nécessaire le Chargé de Logistique pour l’achat de biens et de services, notamment en remplissant des demandes d’achat, en recueillant des devis, en préparant des demandes de paiement, etc.

Éducation :

  •  Diplôme universitaire en comptabilité, en finance ou dans un domaine apparenté ;
  •  Une expérience pertinente dans le domaine peut être considérée à la place du diplôme universitaire dans ce champ.

Expérience :

Un minimum d’un an d’expérience pertinente est demandé, de préférence avec une ONG internationale et / ou des agences des Nations Unies

Compétences :

  •  Le(a) candidat(e) doit parler couramment le français et avoir un niveau d’anglais intermédiaire ;
  •  Il / elle doit également avoir de bonnes compétences en communication, être capable de travailler de manière indépendante et énergique, et avoir une approche flexible pour gérer et hiérarchiser une charge de travail élevée et des tâches multiples avec des délais serrés ;
  •  Il / elle doit être compétent dans l’utilisation de MS Office, avec une maîtrise avancée d’Excel ;
  •  Elle / il doit faire preuve d’un haut niveau d’intégrité morale.
Les devoirs et tâches ci-dessus sont donnés à titre indicatif et informatif. Le Conseil danois pour les réfugiés a le droit de mettre à jour cette description de poste en fonction du développement de ses activités humanitaires dans le cadre de son intervention et conformément à la loi du travail de Djibouti. Cette description de travail est une annexe du contrat et l’employeur peut à tout moment apporter des modifications après en avoir discuté avec l’employé
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.

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