Eco Afrique recrute un assistant de projets, Dakar, Sénégal

Eco Afrique recrute un Assistant de Projets.

Vous serez chargé(e) du secrétariat des chargés de missions d’un pôle opérationnel du bureau.

 

Activités principales :

Secrétariat et appui opérationnel :

• Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…) ;
• Organiser l’agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
• Assurer l’accueil téléphonique et physique ;
• Tenir à jour le classement physique et électronique des pôles concernés ;
• Réaliser des travaux d’appui (photocopies, archivage, etc.) ;
• Assister les chargés de missions dans le suivi de dossiers liés à l’activité (appui à la réalisation des diligences LAB/FT, transmission de documents au pôle versements, courriers de relance aux contreparties, mise au propre des conventions avant signature,…) ;
• Mettre à jour des tableaux de suivi opérationnels ;
• Organiser la logistique de réunions ou séminaires et des événements de communication externe ;
• Scanner les courriers adressés au pôle, en particulier des dossiers d’appel d’offre, les demandes de versement, les requêtes et les documents originaux correspondant aux conditions suspensives des conventions de financement à adresser au pôle suivi des actes ;
• Veiller à la transmission des courriers sortants, les scanner pour archivage ;
• Appuyer l’assistante de projets dans l’activité d’archivage et de classement.

Organisation des missions et déplacements des membres de l’équipe et du siège :

• Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordres de mission, programme et RDV, etc… ;
• Procéder aux réservations nécessaires et à l’organisation des déplacements locaux ; s’assurer du bon déroulement et de la coordination de la mission ;
• Préparer les commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
• Participer à des missions de terrain en fonction des possibilités pour une meilleure implication dans la gestion des projets.

Appui à la correspondante CEFEB du bureau :

• Diffuser des formations ;
• Organiser des sélections et transmission des dossiers ;
• Mettre à jour la base de données des céfébistes.

Communication et autres activités :

• Assurer l’intérim du collègue en charge de la communication ;
• Point focal cartographie ;
• Assurer l’intérim des autres assistantes en cas de besoin.

Profil recherché :

• Vous êtes titulaire d’un BTS en secrétariat ou d’un autre diplôme ;
• Vous justifiez d’une expérience professionnelle réussie de 03 à 05 ans dans un poste similaire ;
• Vous avez une parfaite maîtrise du français (oral et écrit) et de solides capacités d’analyse, de rédaction, de synthèse ;
• Vous avez le savoir-faire en matière de mise en forme des courriers et classement des dossiers ;
• Vous avez une très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint) ;
• Vous avez de fortes aptitudes relationnelles, des qualités d’écoute et le sens de la communication et du travail en équipe ;
• Vous êtes rigoureux(se), ayant le sens de l’organisation, des priorités et du respect des procédures et des délais ;
• Vous êtes réactif(ve) et vous avez la capacité d’adaptation à des interlocuteurs différents et variant fréquemment ;
• Vous avez le sens de la discrétion et du respect de la confidentialité ;
• Vous avez une excellente présentation et des habilités protocolaires.

 

Candidature :

Merci d’envoyer votre candidature (CV + Lettre de Motivation) Postuler ici en précisant le titre du poste en objet.

Date limite : 14 Janvier 2021.