Emploi Services recrute une assistante exécutive de l’équipe de direction / responsable des achats, Niamey, Niger
Intitulé du Poste : Assistante Exécutive de l’équipe de Direction / Responsable des Achats
Positionnement Hiérarchique : Rend compte au Directeur Général Adjoint pour les fonctions d’Assistante Pool et au Directeur Administratif et Financier pour la partie Gestion des Achats.
Descriptif sommaire du poste :
Décharger de toutes les préoccupations administratives et de manière générale, de l’assister dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité. Effectuer des taches dans les domaines administratifs et relevant de l’entreprise des activités, de la gestion et de l’information, des correspondances, de l’agenda… l’assistant(e) devra savoir gérer les priorités.
Responsabilités :
Les tâches de l’Assistante Pool se déclinent selon les points suivants :
- Décharger l’équipe de Direction de toutes les préoccupations administratives de manière générale ;
- Veiller à la confidentialité des informations ;
- Préparation des réunions et des présentations (convocations, préparation des dossiers, réservations des salles….) ;
- Préparations des missions de l’équipe de Direction (documents et logistique en relation avec les services internes et/ou administrations concernées) ;
- Participation aux réunions internes et externes si besoin ;
- Rédaction des procès-verbaux et comptes rendus des réunions si besoin ;
- Assister dans la gestion du reporting et au respect des délais (rapports à envoyer aux administrations et/ou au siège) ;
- S’assure de la fiabilité des informations à transmettre à l’équipe de Direction ;
- Assister l’équipe de Direction dans le traitement des courriels et participer au suivi des actions (exemple : cas de demandes ou courriel adressés à d’autres services et/ou entités) ;
- Constituer, mettre à jour et archiver les dossiers ;
- Application et respect du code de conformité et du code de déontologie ;
- Participer ou exécuter toute tâche qui pourrait lui être demandée dans le cadre de ses attributions professionnelles et de sa collaboration au sein de l’entreprise ;
- L’exécution de toutes ces tâches devra se faire selon les procédures internes et validées de la société.
Responsabilités du poste de Responsable des Achats :
Gestion des achats :
- Tenue à jour du fichier des fournisseurs ;
- Réception des expressions de besoins ;
- Identification des fournisseurs à consulter le cas échéant et détermination des critères de sélection ;
- Réception des factures proformas et autres propositions de prix ;
- Comparaison des offres et établissement des PV de comparaison ;
- Information des fournisseurs sélectionnés ;
- Etabli et envoi les bons de commande aux fournisseurs ;
- Suivi des commandes et travaux ;
- Réception des biens, services et travaux ;
- Relation avec les prestataires de service ;
- Etabli les Bordereaux de réception de biens ou PV de réception de services ;
- Gestion de la documentation relative aux achats ;
- Vérification de la correcte documentation de chaque étape du processus d’achat ;
- Classement et référencement des documents par achat ;
- Maintien d’un dossier pour tout achat effectué ;
- Tenue d’un cahier de transmission des documents d’achat à la comptabilité ;
- Archivage des dossiers d’agrément des fournisseurs ;
- Obtention et tenue à jour des documents administratifs relatifs aux fournisseurs en relation avec la société.
Gestion des stocks de fournitures de bureaux ou autres achats stockés :
- Tenue d’un fichier de suivi des stocks ;
- Suivi des stocks d’alerte et déclanchement des commandes.
Profil :
Atouts et autres connaissances :
- Parfaite maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, etc.) ;
- Compétences organisationnelles et de planification ;
- Avoir un bon jugement et une capacité de décision ;
- Bonne capacité rédactionnelle ;
- Bonne qualité d’écoute ;
- Discrétion absolue ;
- Rigueur, flexibilité ;
- Force de négociation avec les fournisseurs et prestataires ;
- Etre de bonne moralité, dynamique et organisée ;
- Maîtrise de l’anglais.
Niveau d’étude et expérience
- Bac+4, Etude en secrétariat de Direction, BTS secrétariat, administration, informatique Windows 10 and Microsoft office ;
- Avoir de l’expérience dans la gestion des achats et des fournisseurs, connaissances comptables, un plus ;
- Avoir déjà occupé un poste similaire pendant au moins 03 ans.
Lieu du travail : Le poste est situé à Niamey.
Autre exigence :
- Effectuer toute autre tâche qui peut être raisonnablement nécessaire de temps en temps ;
- Etre en mesure d’exercer cette fonction dans un environnement multiculturel.
Candidature :
Le dossier de candidature constitué d’un CV et d’une lettre de motivation doit être envoyé à l’adresse emploiservice.niger@gmail.com au plus tard le 24 Mars 2021.