Equal Access recrute au Poste Associe Administratif, logistique et Achats

 

Contexte

Voix de Paix (V2P) est un projet de l’USAID Afrique de l’Ouest présent au Burkina Faso, au Cameroun, au Tchad au Niger et au Mali visant à promouvoir la paix, la cohésion sociale et la bonne gouvernance à travers les médias et la communication. Le projet est mis en œuvre par Equal Access international.

 

Description des tâches:

• Recevoir et documenter tous les courriers rentrants, les expéditions et les livraisons et les faire parvenir au destinataire approprié.
• Préparer les courriers sortants et les expéditions, aux prestataires de services de messagerie, et aux agents pour la livraison;
• Faire des demandes de consommables de bureau et les faire examiner;
• Assurer que les fournitures de bureau soient disponibles à tout moment.
• Faire l’archivage, la photocopie, le scanning, et autres tâches administratives assignées ;
• Accueillir et diriger les visiteurs vers les bureaux du personnel approprié ;
• Assurer entre autres : le bon fonctionnement du bureau en matière d’approvisionnement, de suivi des actifs du programme, de coordination du transport, de sécurité et de voyage, et toute autre tâches assignée.
• Connaitre et respecter les procédures et manuels des Opérations et des ressources Humaines) ;
• Développer et entretenir de bonnes relations de travail avec les bénéficiaires, les partenaires locaux et les parties prenantes.
• Tenir à jour les dossiers imprimés et électroniques sur les achats en cours et réalisés pour les opérations et le programme à des fins de suivi.
• Obtenir les devis/offres pour les services et biens liés aux activités et aux opérations, participer à  l’analyse des offres  afin de sélectionner le meilleur soumissionnaire, et accomplir le processus d’achat conformément à la règlementation de l’USAID et aux politiques & procédures Equal Access Mali.
• Participer au processus de pré-qualification des fournisseurs ;
• Examiner et remplir tous les formulaires nécessaires (par exemple, les bons de commande) pour l’achat des matériels, des biens et services avant la soumission pour la vérification et le paiement.
• Recevoir les biens auprès des fournisseurs ou assurer que les biens sont livrés directement au bénéficiaire et/ou bénéficiaires, le cas échéant.
• Demander et examiner l’enregistrement fiscal et le quitus fiscal pour tous les fournisseurs de biens et services.
• Informer le Chargé de Projets de Gao et le Directeur pays des différences des coûts réels des biens et services par rapport au budget d’activité approuvé et faire des suggestions concernant la modification ou la réaffectation de fonds concernant la même activité en cas de besoin ;
• Mettre à jour de façon permanente l’inventaire des biens  et fournir des informations au Charge Logistique et achat  afin de mettre à jour l’inventaire général des biens pour les activités et  l’inventaire des biens durables (NXP) pour les achats liés aux opérations ;
• S’assurer que toutes les informations sont disponibles sur le disque dur

 

Logistique

• Répertorier tous les biens et équipements et contrôler leur état de fonctionnalité.
• Aider le Responsable Finance, Comptabilité et Administration à maintenir et mettre à jour la liste des inventaires.

• Initier et gérer les petites réparations du bureau et assurer l’entretien de l’enceinte du bureau ;

• Conserver les dossiers de bureau et autres dossiers opérationnels tel que demandé par le Directeur-Pays ;
• Apporter un appui administratif à la Direction et autre personnel si nécessaire.
• Conserver les dossiers des services courants y compris les services publics, le téléphone, l’internet, etc ;

• Organiser et aménager le bureau pour les réunions ;
• Prendre les rendez-vous et programmer les réunions ;
• Organiser l’hébergement et le transport (réservation vols UNHAS) pour le déplacement d’Equal Access sur le terrain et le personnel partenaire local et les bénéficiaires ;
• Traiter les accords concernant la main-d’œuvre occasionnelle et assister le personnel et suivre leurs dates de début et de fin ;

• Effectuer toutes autres taches à la demande du management ;

 

 

Gestion des Stocks

• Participer aux réceptions du matériel durable et des consommables ;
• Enregistrer les mouvements des stocks à travers une fiche de gestion de stock;
• Tenir une fiche de stocks sur Excel permettant de connaitre le solde du stock final et procéder à des inventaires physiques périodiques pour faire les réconciliations;

 

Qualifications

Niveau d’éducation 

•   Un diplôme universitaire (master) est requis.
• Quatre ans d’expérience minimum dans le domaine de l’approvisionnement des biens et services, de préférence l’USAID ;
• Avoir une expérience de travail dans les zones difficiles d’accès notamment dans les régions du Nord;
• Excellentes capacités organisationnelles et administratives, et respect  des détails ;
• Excellente qualité interpersonnelle permettant de travailler avec tact et diplomatie avec un groupe multiculturel
• être capable d’exécuter plusieurs tâches simultanément et rapidement ;
• Expériences dans l’application des procédures de l’USAID ;
• être capable de travailler efficacement en équipe, sous pression et respecter les délais ;
• pouvoir encourager et maintenir un esprit d’union, de travail en équipe, et de collaboration ;
• Être prêt et capable de voyager à travers le nord du Mali ;
• La connaissance de l’ordinateur est nécessaire avec maitrise des applications Office de Microsoft, surtout Word et Excel.
• Parler couramment le français et pouvoir l’écrire. La connaissance de l’anglais de base est souhaitée ainsi que les langues locales.

 

Dépôt de candidature

• Pour postuler, veuillez envoyer un curriculum vitae (CV) mis à jour suivi d’une lettre de motivation (en un seul document) à l’adresse suivante : recrutement@voixdepaix.org.
• La date de clôture de réception des dossiers est fixée au 21 octobre 2018 à 17 heures et je vous prie d’inscrire impérativement en objet de votre mail « Recrutement d’un Poste Associe Administratif, logistique et Achats – Mali ».
• Seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour un test écrit et un entretien oral.

Offre d’emploi :

Description du Poste Associe Administratif, logistique et Achats

Lieu : Poste basé à Bamako avec des déplacements fréquents sur le Nord;

Date limite du dépôt des dossiers : 21 octobre 2018

 

Contexte

Voix de Paix (V2P) est un projet de l’USAID Afrique de l’Ouest présent au Burkina Faso, au Cameroun, au Tchad au Niger et au Mali visant à promouvoir la paix, la cohésion sociale et la bonne gouvernance à travers les médias et la communication. Le projet est mis en œuvre par Equal Access international.

 

Description des tâches:

• Recevoir et documenter tous les courriers rentrants, les expéditions et les livraisons et les faire parvenir au destinataire approprié.
• Préparer les courriers sortants et les expéditions, aux prestataires de services de messagerie, et aux agents pour la livraison;
• Faire des demandes de consommables de bureau et les faire examiner;
• Assurer que les fournitures de bureau soient disponibles à tout moment.
• Faire l’archivage, la photocopie, le scanning, et autres tâches administratives assignées ;
• Accueillir et diriger les visiteurs vers les bureaux du personnel approprié ;
• Assurer entre autres : le bon fonctionnement du bureau en matière d’approvisionnement, de suivi des actifs du programme, de coordination du transport, de sécurité et de voyage, et toute autre tâches assignée.
• Connaitre et respecter les procédures et manuels des Opérations et des ressources Humaines) ;
• Développer et entretenir de bonnes relations de travail avec les bénéficiaires, les partenaires locaux et les parties prenantes.
• Tenir à jour les dossiers imprimés et électroniques sur les achats en cours et réalisés pour les opérations et le programme à des fins de suivi.
• Obtenir les devis/offres pour les services et biens liés aux activités et aux opérations, participer à  l’analyse des offres  afin de sélectionner le meilleur soumissionnaire, et accomplir le processus d’achat conformément à la règlementation de l’USAID et aux politiques & procédures Equal Access Mali.
• Participer au processus de pré-qualification des fournisseurs ;
• Examiner et remplir tous les formulaires nécessaires (par exemple, les bons de commande) pour l’achat des matériels, des biens et services avant la soumission pour la vérification et le paiement.
• Recevoir les biens auprès des fournisseurs ou assurer que les biens sont livrés directement au bénéficiaire et/ou bénéficiaires, le cas échéant.
• Demander et examiner l’enregistrement fiscal et le quitus fiscal pour tous les fournisseurs de biens et services.
• Informer le Chargé de Projets de Gao et le Directeur pays des différences des coûts réels des biens et services par rapport au budget d’activité approuvé et faire des suggestions concernant la modification ou la réaffectation de fonds concernant la même activité en cas de besoin ;
• Mettre à jour de façon permanente l’inventaire des biens  et fournir des informations au Charge Logistique et achat  afin de mettre à jour l’inventaire général des biens pour les activités et  l’inventaire des biens durables (NXP) pour les achats liés aux opérations ;
• S’assurer que toutes les informations sont disponibles sur le disque dur

 

Logistique

• Répertorier tous les biens et équipements et contrôler leur état de fonctionnalité.
• Aider le Responsable Finance, Comptabilité et Administration à maintenir et mettre à jour la liste des inventaires.

• Initier et gérer les petites réparations du bureau et assurer l’entretien de l’enceinte du bureau ;

• Conserver les dossiers de bureau et autres dossiers opérationnels tel que demandé par le Directeur-Pays ;
• Apporter un appui administratif à la Direction et autre personnel si nécessaire.
• Conserver les dossiers des services courants y compris les services publics, le téléphone, l’internet, etc ;

• Organiser et aménager le bureau pour les réunions ;
• Prendre les rendez-vous et programmer les réunions ;
• Organiser l’hébergement et le transport (réservation vols UNHAS) pour le déplacement d’Equal Access sur le terrain et le personnel partenaire local et les bénéficiaires ;
• Traiter les accords concernant la main-d’œuvre occasionnelle et assister le personnel et suivre leurs dates de début et de fin ;

• Effectuer toutes autres taches à la demande du management ;

 

Gestion des Stocks

• Participer aux réceptions du matériel durable et des consommables ;
• Enregistrer les mouvements des stocks à travers une fiche de gestion de stock;
• Tenir une fiche de stocks sur Excel permettant de connaitre le solde du stock final et procéder à des inventaires physiques périodiques pour faire les réconciliations;

 

 

Qualifications

Niveau d’éducation 

•   Un diplôme universitaire (master) est requis.
• Quatre ans d’expérience minimum dans le domaine de l’approvisionnement des biens et services, de préférence l’USAID ;
• Avoir une expérience de travail dans les zones difficiles d’accès notamment dans les régions du Nord;
• Excellentes capacités organisationnelles et administratives, et respect  des détails ;
• Excellente qualité interpersonnelle permettant de travailler avec tact et diplomatie avec un groupe multiculturel
• être capable d’exécuter plusieurs tâches simultanément et rapidement ;
• Expériences dans l’application des procédures de l’USAID ;
• être capable de travailler efficacement en équipe, sous pression et respecter les délais ;
• pouvoir encourager et maintenir un esprit d’union, de travail en équipe, et de collaboration ;
• Être prêt et capable de voyager à travers le nord du Mali ;
• La connaissance de l’ordinateur est nécessaire avec maitrise des applications Office de Microsoft, surtout Word et Excel.
• Parler couramment le français et pouvoir l’écrire. La connaissance de l’anglais de base est souhaitée ainsi que les langues locales.

 

Dépôt de candidature

• Pour postuler, veuillez envoyer un curriculum vitae (CV) mis à jour suivi d’une lettre de motivation (en un seul document) à l’adresse suivante : recrutement@voixdepaix.org.
• La date de clôture de réception des dossiers est fixée au 21 octobre 2018 à 17 heures et je vous prie d’inscrire impérativement en objet de votre mail « Recrutement d’un Poste Associe Administratif, logistique et Achats – Mali ».
• Seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour un test écrit et un entretien oral.

Offre d’emploi :

Description du Poste Associe Administratif, logistique et Achats

Lieu : Poste basé à Bamako avec des déplacements fréquents sur le Nord;

Contexte

Voix de Paix (V2P) est un projet de l’USAID Afrique de l’Ouest présent au Burkina Faso, au Cameroun, au Tchad au Niger et au Mali visant à promouvoir la paix, la cohésion sociale et la bonne gouvernance à travers les médias et la communication. Le projet est mis en œuvre par Equal Access international.

 

Description des tâches:

• Recevoir et documenter tous les courriers rentrants, les expéditions et les livraisons et les faire parvenir au destinataire approprié.
• Préparer les courriers sortants et les expéditions, aux prestataires de services de messagerie, et aux agents pour la livraison;
• Faire des demandes de consommables de bureau et les faire examiner;
• Assurer que les fournitures de bureau soient disponibles à tout moment.
• Faire l’archivage, la photocopie, le scanning, et autres tâches administratives assignées ;
• Accueillir et diriger les visiteurs vers les bureaux du personnel approprié ;
• Assurer entre autres : le bon fonctionnement du bureau en matière d’approvisionnement, de suivi des actifs du programme, de coordination du transport, de sécurité et de voyage, et toute autre tâches assignée.
• Connaitre et respecter les procédures et manuels des Opérations et des ressources Humaines) ;
• Développer et entretenir de bonnes relations de travail avec les bénéficiaires, les partenaires locaux et les parties prenantes.
• Tenir à jour les dossiers imprimés et électroniques sur les achats en cours et réalisés pour les opérations et le programme à des fins de suivi.
• Obtenir les devis/offres pour les services et biens liés aux activités et aux opérations, participer à  l’analyse des offres  afin de sélectionner le meilleur soumissionnaire, et accomplir le processus d’achat conformément à la règlementation de l’USAID et aux politiques & procédures Equal Access Mali.
• Participer au processus de pré-qualification des fournisseurs ;
• Examiner et remplir tous les formulaires nécessaires (par exemple, les bons de commande) pour l’achat des matériels, des biens et services avant la soumission pour la vérification et le paiement.
• Recevoir les biens auprès des fournisseurs ou assurer que les biens sont livrés directement au bénéficiaire et/ou bénéficiaires, le cas échéant.
• Demander et examiner l’enregistrement fiscal et le quitus fiscal pour tous les fournisseurs de biens et services.
• Informer le Chargé de Projets de Gao et le Directeur pays des différences des coûts réels des biens et services par rapport au budget d’activité approuvé et faire des suggestions concernant la modification ou la réaffectation de fonds concernant la même activité en cas de besoin ;
• Mettre à jour de façon permanente l’inventaire des biens  et fournir des informations au Charge Logistique et achat  afin de mettre à jour l’inventaire général des biens pour les activités et  l’inventaire des biens durables (NXP) pour les achats liés aux opérations ;
• S’assurer que toutes les informations sont disponibles sur le disque dur

 

Logistique

• Répertorier tous les biens et équipements et contrôler leur état de fonctionnalité.
• Aider le Responsable Finance, Comptabilité et Administration à maintenir et mettre à jour la liste des inventaires.

• Initier et gérer les petites réparations du bureau et assurer l’entretien de l’enceinte du bureau ;

• Conserver les dossiers de bureau et autres dossiers opérationnels tel que demandé par le Directeur-Pays ;
• Apporter un appui administratif à la Direction et autre personnel si nécessaire.
• Conserver les dossiers des services courants y compris les services publics, le téléphone, l’internet, etc ;

• Organiser et aménager le bureau pour les réunions ;
• Prendre les rendez-vous et programmer les réunions ;
• Organiser l’hébergement et le transport (réservation vols UNHAS) pour le déplacement d’Equal Access sur le terrain et le personnel partenaire local et les bénéficiaires ;
• Traiter les accords concernant la main-d’œuvre occasionnelle et assister le personnel et suivre leurs dates de début et de fin ;

• Effectuer toutes autres taches à la demande du management ;

 

Gestion des Stocks

• Participer aux réceptions du matériel durable et des consommables ;
• Enregistrer les mouvements des stocks à travers une fiche de gestion de stock;
• Tenir une fiche de stocks sur Excel permettant de connaitre le solde du stock final et procéder à des inventaires physiques périodiques pour faire les réconciliations;

 

 

Qualifications

Niveau d’éducation 

•   Un diplôme universitaire (master) est requis.
• Quatre ans d’expérience minimum dans le domaine de l’approvisionnement des biens et services, de préférence l’USAID ;
• Avoir une expérience de travail dans les zones difficiles d’accès notamment dans les régions du Nord;
• Excellentes capacités organisationnelles et administratives, et respect  des détails ;
• Excellente qualité interpersonnelle permettant de travailler avec tact et diplomatie avec un groupe multiculturel
• être capable d’exécuter plusieurs tâches simultanément et rapidement ;
• Expériences dans l’application des procédures de l’USAID ;
• être capable de travailler efficacement en équipe, sous pression et respecter les délais ;
• pouvoir encourager et maintenir un esprit d’union, de travail en équipe, et de collaboration ;
• Être prêt et capable de voyager à travers le nord du Mali ;
• La connaissance de l’ordinateur est nécessaire avec maitrise des applications Office de Microsoft, surtout Word et Excel.
• Parler couramment le français et pouvoir l’écrire. La connaissance de l’anglais de base est souhaitée ainsi que les langues locales.

 

Dépôt de candidature

• Pour postuler, veuillez envoyer un curriculum vitae (CV) mis à jour suivi d’une lettre de motivation (en un seul document) à l’adresse suivante : recrutement@voixdepaix.org.
• La date de clôture de réception des dossiers est fixée au 21 octobre 2018 à 17 heures et je vous prie d’inscrire impérativement en objet de votre mail « Recrutement d’un Poste Associe Administratif, logistique et Achats – Mali ».
• Seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour un test écrit et un entretien oral.

Offre d’emploi :

Description du Poste Associe Administratif, logistique et Achats

Lieu : Poste basé à Bamako avec des déplacements fréquents sur le Nord;

Date limite du dépôt des dossiers : 21 octobre 2018

 

Contexte

Voix de Paix (V2P) est un projet de l’USAID Afrique de l’Ouest présent au Burkina Faso, au Cameroun, au Tchad au Niger et au Mali visant à promouvoir la paix, la cohésion sociale et la bonne gouvernance à travers les médias et la communication. Le projet est mis en œuvre par Equal Access international.

 

Description des tâches:

• Recevoir et documenter tous les courriers rentrants, les expéditions et les livraisons et les faire parvenir au destinataire approprié.
• Préparer les courriers sortants et les expéditions, aux prestataires de services de messagerie, et aux agents pour la livraison;
• Faire des demandes de consommables de bureau et les faire examiner;
• Assurer que les fournitures de bureau soient disponibles à tout moment.
• Faire l’archivage, la photocopie, le scanning, et autres tâches administratives assignées ;
• Accueillir et diriger les visiteurs vers les bureaux du personnel approprié ;
• Assurer entre autres : le bon fonctionnement du bureau en matière d’approvisionnement, de suivi des actifs du programme, de coordination du transport, de sécurité et de voyage, et toute autre tâches assignée.
• Connaitre et respecter les procédures et manuels des Opérations et des ressources Humaines) ;
• Développer et entretenir de bonnes relations de travail avec les bénéficiaires, les partenaires locaux et les parties prenantes.
• Tenir à jour les dossiers imprimés et électroniques sur les achats en cours et réalisés pour les opérations et le programme à des fins de suivi.
• Obtenir les devis/offres pour les services et biens liés aux activités et aux opérations, participer à  l’analyse des offres  afin de sélectionner le meilleur soumissionnaire, et accomplir le processus d’achat conformément à la règlementation de l’USAID et aux politiques & procédures Equal Access Mali.
• Participer au processus de pré-qualification des fournisseurs ;
• Examiner et remplir tous les formulaires nécessaires (par exemple, les bons de commande) pour l’achat des matériels, des biens et services avant la soumission pour la vérification et le paiement.
• Recevoir les biens auprès des fournisseurs ou assurer que les biens sont livrés directement au bénéficiaire et/ou bénéficiaires, le cas échéant.
• Demander et examiner l’enregistrement fiscal et le quitus fiscal pour tous les fournisseurs de biens et services.
• Informer le Chargé de Projets de Gao et le Directeur pays des différences des coûts réels des biens et services par rapport au budget d’activité approuvé et faire des suggestions concernant la modification ou la réaffectation de fonds concernant la même activité en cas de besoin ;
• Mettre à jour de façon permanente l’inventaire des biens  et fournir des informations au Charge Logistique et achat  afin de mettre à jour l’inventaire général des biens pour les activités et  l’inventaire des biens durables (NXP) pour les achats liés aux opérations ;
• S’assurer que toutes les informations sont disponibles sur le disque dur

 

Logistique

• Répertorier tous les biens et équipements et contrôler leur état de fonctionnalité.
• Aider le Responsable Finance, Comptabilité et Administration à maintenir et mettre à jour la liste des inventaires.

• Initier et gérer les petites réparations du bureau et assurer l’entretien de l’enceinte du bureau ;

• Conserver les dossiers de bureau et autres dossiers opérationnels tel que demandé par le Directeur-Pays ;
• Apporter un appui administratif à la Direction et autre personnel si nécessaire.
• Conserver les dossiers des services courants y compris les services publics, le téléphone, l’internet, etc ;

• Organiser et aménager le bureau pour les réunions ;
• Prendre les rendez-vous et programmer les réunions ;
• Organiser l’hébergement et le transport (réservation vols UNHAS) pour le déplacement d’Equal Access sur le terrain et le personnel partenaire local et les bénéficiaires ;
• Traiter les accords concernant la main-d’œuvre occasionnelle et assister le personnel et suivre leurs dates de début et de fin ;

• Effectuer toutes autres taches à la demande du management ;

 

Gestion des Stocks

• Participer aux réceptions du matériel durable et des consommables ;
• Enregistrer les mouvements des stocks à travers une fiche de gestion de stock;
• Tenir une fiche de stocks sur Excel permettant de connaitre le solde du stock final et procéder à des inventaires physiques périodiques pour faire les réconciliations;

 

 

Qualifications

Niveau d’éducation 

•   Un diplôme universitaire (master) est requis.
• Quatre ans d’expérience minimum dans le domaine de l’approvisionnement des biens et services, de préférence l’USAID ;
• Avoir une expérience de travail dans les zones difficiles d’accès notamment dans les régions du Nord;
• Excellentes capacités organisationnelles et administratives, et respect  des détails ;
• Excellente qualité interpersonnelle permettant de travailler avec tact et diplomatie avec un groupe multiculturel
• être capable d’exécuter plusieurs tâches simultanément et rapidement ;
• Expériences dans l’application des procédures de l’USAID ;
• être capable de travailler efficacement en équipe, sous pression et respecter les délais ;
• pouvoir encourager et maintenir un esprit d’union, de travail en équipe, et de collaboration ;
• Être prêt et capable de voyager à travers le nord du Mali ;
• La connaissance de l’ordinateur est nécessaire avec maitrise des applications Office de Microsoft, surtout Word et Excel.
• Parler couramment le français et pouvoir l’écrire. La connaissance de l’anglais de base est souhaitée ainsi que les langues locales.

 

Dépôt de candidature

• Pour postuler, veuillez envoyer un curriculum vitae (CV) mis à jour suivi d’une lettre de motivation (en un seul document) à l’adresse suivante : recrutement@voixdepaix.org.
• La date de clôture de réception des dossiers est fixée au 21 octobre 2018 à 17 heures et je vous prie d’inscrire impérativement en objet de votre mail « Recrutement d’un Poste Associe Administratif, logistique et Achats – Mali ».
• Seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour un test écrit et un entretien oral.

Offre d’emploi :

Description du Poste Associe Administratif, logistique et Achats

Lieu : Poste basé à Bamako avec des déplacements fréquents sur le Nord;

Date limite du dépôt des dossiers : 21 octobre 2018

 

Contexte

Voix de Paix (V2P) est un projet de l’USAID Afrique de l’Ouest présent au Burkina Faso, au Cameroun, au Tchad au Niger et au Mali visant à promouvoir la paix, la cohésion sociale et la bonne gouvernance à travers les médias et la communication. Le projet est mis en œuvre par Equal Access international.

 

Description des tâches:

• Recevoir et documenter tous les courriers rentrants, les expéditions et les livraisons et les faire parvenir au destinataire approprié.
• Préparer les courriers sortants et les expéditions, aux prestataires de services de messagerie, et aux agents pour la livraison;
• Faire des demandes de consommables de bureau et les faire examiner;
• Assurer que les fournitures de bureau soient disponibles à tout moment.
• Faire l’archivage, la photocopie, le scanning, et autres tâches administratives assignées ;
• Accueillir et diriger les visiteurs vers les bureaux du personnel approprié ;
• Assurer entre autres : le bon fonctionnement du bureau en matière d’approvisionnement, de suivi des actifs du programme, de coordination du transport, de sécurité et de voyage, et toute autre tâches assignée.
• Connaitre et respecter les procédures et manuels des Opérations et des ressources Humaines) ;
• Développer et entretenir de bonnes relations de travail avec les bénéficiaires, les partenaires locaux et les parties prenantes.
• Tenir à jour les dossiers imprimés et électroniques sur les achats en cours et réalisés pour les opérations et le programme à des fins de suivi.
• Obtenir les devis/offres pour les services et biens liés aux activités et aux opérations, participer à  l’analyse des offres  afin de sélectionner le meilleur soumissionnaire, et accomplir le processus d’achat conformément à la règlementation de l’USAID et aux politiques & procédures Equal Access Mali.
• Participer au processus de pré-qualification des fournisseurs ;
• Examiner et remplir tous les formulaires nécessaires (par exemple, les bons de commande) pour l’achat des matériels, des biens et services avant la soumission pour la vérification et le paiement.
• Recevoir les biens auprès des fournisseurs ou assurer que les biens sont livrés directement au bénéficiaire et/ou bénéficiaires, le cas échéant.
• Demander et examiner l’enregistrement fiscal et le quitus fiscal pour tous les fournisseurs de biens et services.
• Informer le Chargé de Projets de Gao et le Directeur pays des différences des coûts réels des biens et services par rapport au budget d’activité approuvé et faire des suggestions concernant la modification ou la réaffectation de fonds concernant la même activité en cas de besoin ;
• Mettre à jour de façon permanente l’inventaire des biens  et fournir des informations au Charge Logistique et achat  afin de mettre à jour l’inventaire général des biens pour les activités et  l’inventaire des biens durables (NXP) pour les achats liés aux opérations ;
• S’assurer que toutes les informations sont disponibles sur le disque dur

 

Logistique

• Répertorier tous les biens et équipements et contrôler leur état de fonctionnalité.
• Aider le Responsable Finance, Comptabilité et Administration à maintenir et mettre à jour la liste des inventaires.

• Initier et gérer les petites réparations du bureau et assurer l’entretien de l’enceinte du bureau ;

• Conserver les dossiers de bureau et autres dossiers opérationnels tel que demandé par le Directeur-Pays ;
• Apporter un appui administratif à la Direction et autre personnel si nécessaire.
• Conserver les dossiers des services courants y compris les services publics, le téléphone, l’internet, etc ;

• Organiser et aménager le bureau pour les réunions ;
• Prendre les rendez-vous et programmer les réunions ;
• Organiser l’hébergement et le transport (réservation vols UNHAS) pour le déplacement d’Equal Access sur le terrain et le personnel partenaire local et les bénéficiaires ;
• Traiter les accords concernant la main-d’œuvre occasionnelle et assister le personnel et suivre leurs dates de début et de fin ;

• Effectuer toutes autres taches à la demande du management ;

Gestion des Stocks

• Participer aux réceptions du matériel durable et des consommables ;
• Enregistrer les mouvements des stocks à travers une fiche de gestion de stock;
• Tenir une fiche de stocks sur Excel permettant de connaitre le solde du stock final et procéder à des inventaires physiques périodiques pour faire les réconciliations;

 

 

Qualifications

Niveau d’éducation 

•   Un diplôme universitaire (master) est requis.
• Quatre ans d’expérience minimum dans le domaine de l’approvisionnement des biens et services, de préférence l’USAID ;
• Avoir une expérience de travail dans les zones difficiles d’accès notamment dans les régions du Nord;
• Excellentes capacités organisationnelles et administratives, et respect  des détails ;
• Excellente qualité interpersonnelle permettant de travailler avec tact et diplomatie avec un groupe multiculturel
• être capable d’exécuter plusieurs tâches simultanément et rapidement ;
• Expériences dans l’application des procédures de l’USAID ;
• être capable de travailler efficacement en équipe, sous pression et respecter les délais ;
• pouvoir encourager et maintenir un esprit d’union, de travail en équipe, et de collaboration ;
• Être prêt et capable de voyager à travers le nord du Mali ;

La connaissance de l’ordinateur est nécessaire avec maitrise des applications Office de Microsoft, surtout Word et Excel.

• Parler couramment le français et pouvoir l’écrire. La connaissance de l’anglais de base est souhaitée ainsi que les langues locales.

 

Dépôt de candidature

• Pour postuler, veuillez envoyer un curriculum vitae (CV) mis à jour suivi d’une lettre de motivation (en un seul document) à l’adresse suivante : recrutement@voixdepaix.org.
• La date de clôture de réception des dossiers est fixée au 21 octobre 2018 à 17 heures et je vous prie d’inscrire impérativement en objet de votre mail « Recrutement d’un Poste Associe Administratif, logistique et Achats – Mali ».
• Seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour un test écrit et un entretien oral.

Offre d’emploi :

Description du Poste Associe Administratif, logistique et Achats

Lieu : Poste basé à Bamako avec des déplacements fréquents sur le Nord

Publication : 12 octobre 2018

Date limite du dépôt des dossiers : 21 octobre 2018

I. CONTEXTE

Voix de Paix (V2P) est un projet de l’USAID Afrique de l’Ouest présent au Burkina Faso, au Cameroun, au Tchad au Niger et au Mali visant à promouvoir la paix, la cohésion sociale et la bonne gouvernance à travers les médias et la communication. Le projet est mis en œuvre par Equal Access international.

II. DESCRIPTION DES TACHES

• Recevoir et documenter tous les courriers rentrants, les expéditions et les livraisons et les faire parvenir au destinataire approprié.
• Préparer les courriers sortants et les expéditions, aux prestataires de services de messagerie, et aux agents pour la livraison;
• Faire des demandes de consommables de bureau et les faire examiner;
• Assurer que les fournitures de bureau soient disponibles à tout moment.
• Faire l’archivage, la photocopie, le scanning, et autres tâches administratives assignées ;
• Accueillir et diriger les visiteurs vers les bureaux du personnel approprié ;
• Assurer entre autres : le bon fonctionnement du bureau en matière d’approvisionnement, de suivi des actifs du programme, de coordination du transport, de sécurité et de voyage, et toute autre tâches assignée.
• Connaitre et respecter les procédures et manuels des Opérations et des ressources Humaines) ;
• Développer et entretenir de bonnes relations de travail avec les bénéficiaires, les partenaires locaux et les parties prenantes.
• Tenir à jour les dossiers imprimés et électroniques sur les achats en cours et réalisés pour les opérations et le programme à des fins de suivi.
• Obtenir les devis/offres pour les services et biens liés aux activités et aux opérations, participer à  l’analyse des offres  afin de sélectionner le meilleur soumissionnaire, et accomplir le processus d’achat conformément à la règlementation de l’USAID et aux politiques & procédures Equal Access Mali.
• Participer au processus de pré-qualification des fournisseurs ;
• Examiner et remplir tous les formulaires nécessaires (par exemple, les bons de commande) pour l’achat des matériels, des biens et services avant la soumission pour la vérification et le paiement.
• Recevoir les biens auprès des fournisseurs ou assurer que les biens sont livrés directement au bénéficiaire et/ou bénéficiaires, le cas échéant.
• Demander et examiner l’enregistrement fiscal et le quitus fiscal pour tous les fournisseurs de biens et services.
• Informer le Chargé de Projets de Gao et le Directeur pays des différences des coûts réels des biens et services par rapport au budget d’activité approuvé et faire des suggestions concernant la modification ou la réaffectation de fonds concernant la même activité en cas de besoin ;
• Mettre à jour de façon permanente l’inventaire des biens  et fournir des informations au Charge Logistique et achat  afin de mettre à jour l’inventaire général des biens pour les activités et  l’inventaire des biens durables (NXP) pour les achats liés aux opérations ;
• S’assurer que toutes les informations sont disponibles sur le disque dur

Logistique

• Répertorier tous les biens et équipements et contrôler leur état de fonctionnalité.
• Aider le Responsable Finance, Comptabilité et Administration à maintenir et mettre à jour la liste des inventaires.

• Initier et gérer les petites réparations du bureau et assurer l’entretien de l’enceinte du bureau ;

• Conserver les dossiers de bureau et autres dossiers opérationnels tel que demandé par le Directeur-Pays ;
• Apporter un appui administratif à la Direction et autre personnel si nécessaire.
• Conserver les dossiers des services courants y compris les services publics, le téléphone, l’internet, etc ;

• Organiser et aménager le bureau pour les réunions ;
• Prendre les rendez-vous et programmer les réunions ;
• Organiser l’hébergement et le transport (réservation vols UNHAS) pour le déplacement d’Equal Access sur le terrain et le personnel partenaire local et les bénéficiaires ;
• Traiter les accords concernant la main-d’œuvre occasionnelle et assister le personnel et suivre leurs dates de début et de fin ;

• Effectuer toutes autres taches à la demande du management ;

Gestion des Stocks

• Participer aux réceptions du matériel durable et des consommables ;
• Enregistrer les mouvements des stocks à travers une fiche de gestion de stock;
• Tenir une fiche de stocks sur Excel permettant de connaitre le solde du stock final et procéder à des inventaires physiques périodiques pour faire les réconciliations;

III. QUALIFICATIONS

Niveau d’éducation 

•   Un diplôme universitaire (master) est requis.
• Quatre ans d’expérience minimum dans le domaine de l’approvisionnement des biens et services, de préférence l’USAID ;
• Avoir une expérience de travail dans les zones difficiles d’accès notamment dans les régions du Nord;
• Excellentes capacités organisationnelles et administratives, et respect  des détails ;
• Excellente qualité interpersonnelle permettant de travailler avec tact et diplomatie avec un groupe multiculturel
• être capable d’exécuter plusieurs tâches simultanément et rapidement ;
• Expériences dans l’application des procédures de l’USAID ;
• être capable de travailler efficacement en équipe, sous pression et respecter les délais ;
• pouvoir encourager et maintenir un esprit d’union, de travail en équipe, et de collaboration ;
• Être prêt et capable de voyager à travers le nord du Mali ;
• La connaissance de l’ordinateur est nécessaire avec maitrise des applications Office de Microsoft, surtout Word et Excel.
• Parler couramment le français et pouvoir l’écrire. La connaissance de l’anglais de base est souhaitée ainsi que les langues locales

IV. DEPOT DE CANDIDATURE

Pour postuler, veuillez envoyer un curriculum vitae (CV) mis à jour suivi d’une lettre de motivation (en un seul document) à l’adresse suivante : recrutement@voixdepaix.org.

• La date de clôture de réception des dossiers est fixée au 21 octobre 2018 à 17 heures et je vous prie d’inscrire impérativement en objet de votre mail « Recrutement d’un Poste Associe Administratif, logistique et Achats – Mali ».
• Seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour un test écrit et un entretien oral.