GIZ recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) et financier(e), Garoua, Cameroun

DESCRIPTION DE L’OFFRE :

APPEL A CANDIDATURES INTERNES/EXTERNES POUR LE RECRUTEMENT D’UN.E  ASSISTANT.E ADMINISTRATIF/VE FINANCIER.E POUR LE PROJET FORET ENVIRONNEMENT (PROFE) DE LA DEUTSCHE GESELLSCHAFT FÜR INTERNATIONALE ZUSAMMENARBEIT (GIZ/FLR-IKI) A GAROUA

 

Contexte générale :

Construit autour de cinq (05) indicateurs pour une durée de trois (03) ans (2020 – 2022), le Projet Forêt et Environnement (ProFE) se déploie dans quatre (04) régions du Cameroun à savoir : le Centre, l’Est, l’Extrême-nord et le Nord. Il contribue à l’atteinte des objectifs du Programme vert au travers de quatre (04) objectifs spécifiques dénommés Output.

De manière générique, il s’agit pour le ProFE d’œuvrer en faveur de (1) de l’utilisation durable des ressources forestières et de la biodiversité, (2) le développement des chaînes de valeurs Produits Forestiers Non Ligneux (PFNL), (3) l’amélioration des conditions cadres, (4) le développement des initiatives d’accroissement, de valorisation des ressources naturelles et de l’environnement.

Pour les besoins de fonctionnement de  son antenne de Garoua, le ProFE recherche en interne et externe, un/e Assistant.e Administrative et Financière.

 

Domaine de responsabilité et Attributions :

Sous la supervision hiérarchique du Responsable Finances des antennes, L’Assistant(e) Administratif (ve) et Financier (ère) de l’antenne est responsable des activités suivantes au sein de l’antenne Nord du Projet Forêt – Environnement (ProFE) :

La gestion de la caisse :

• Préparer les pièces comptables de l’antenne pour les recettes et bons de caisse (avec codification) sur la base d’une complète documentation ;
• Vérifier la présence de toute la documentation, de toutes les signatures sur le cachet comptable et sur les pièces, avant les paiements en espèces ;
• Payer les dépenses et encaisser les recettes par caisse et faire décharger le bénéficiaire ;
• Enregistrer toutes les dépenses et recettes dans cashbook caisse / banque et remplir le cachet comptable ;
• Tenir et bien organiser les classeurs comptables de la caisse / banque et les transmettre au chargé de l’administration et des finances(CAF) pour vérification ;
• Effectuer tous les jours le rapprochement entre la caisse et le livre caisse et rendre compte au chargé de l’administration et des finances(CAF)des excédents ou déficits en espèces ;
• Informer le chargé de l’administration et des finances(CAF) de l’antenne quand l’approvisionnement de la caisse est nécessaire ;
• Appuyer le suivi des dettes et créances liées aux opérations passées par la caisse et leur régularisation.

Logistique :

• Vérifier régulièrement l’état des bâtiments, équipements, matériels, voitures et motos ;
• Signaler les dommages, vérifier et suivre les demandes de réparations ;
• Faire établir les diagnostics du matériel hors d’état de fonctionnement par des professionnels (pour préparer le transfert ou la mise au rebut) ;
• Suivre et contrôler les entretiens et/ou maintenance et contrôler les résultats des opérations entreprises ;De plus, concernant les voitures, motos et groupes électrogènes, vérifier et suivre ;
• Les diagnostics et pro forma des garagistes ;
• Les tableaux synthétiques de réparation et de vidange (avec dates prévisionnelles) ;
• La validité des pièces administratives (matériel roulant) ;
• Contrôler mensuellement et inopinément les carnets de bords ;
• Tenir la fiche Excel de calculs des consommations mensuelles moyennes (avec écarts / valeur de référence) ;
• Assister à la gestion des déplacements des chauffeurs et des véhicules (courses, missions…) en assurant une répartition équitable ;
• Tenir le planning des chauffeurs, missions, ateliers et réunions ;
• Pour tous les documents dont il /elle a la charge, suivre le système de classement physique et électronique ;
• Contrôler et co-signer les bordereaux de livraison des fournitures et matériels livrés ;
• Tenir le répertoire des clés.

Gestion administrative et financière des missions :

• Vérifier que la documentation est précise et complète, puis préparer et calculer les avances en s’assurant que les frais anticipés correspondent bien aux prévisions (ordres de mission) et sont conformes aux taux de la GIZ Cameroun et à la note de service à jour (à cette date, N°03_07/2017/NS/GIZ/BRY) ;
• Suivre la procédure adéquate concernant les avances en espèces dérogatoires ;
• Etablir et calculer les décomptes de frais de mission ;
• Après avoir vérifié la complétude, la pertinence et la justesse de la documentation ;
• En s’assurant que les frais décomptés correspondent bien à la réalité du déplacement et sont conformes aux taux de la GIZ Cameroun et à la note de service à jour (à cette date, N°03_07/2017/NS/GIZ/BRY) ;
• En rappelant le numéro de la pièce d‘avance ;
• Transmettre les documents pour que les signatures soient complètes.

Appui logistique à l’organisation des ateliers, séminaires et réunions et paiements aux participants sur le terrain :

• Elaborer les lettres d’invitation ;
• Appuyer à l’élaboration des budgets des activités et les transmettre à la coordination pour validation ;
• Gérer les paiements dans les ateliers ;
• Préparation ex ante des montants individuels des per diem, nuitées et frais de transports pour les participants selon le budget détaillé ;
• Paiement sur place des frais prévus aux participants.

Appui à la gestion ressources humaines :

• Assurer la liaison entre l’antenne et le bureau de coordination ;
• Appuyer le suivi d’aspects RH au niveau de l’antenne (planification et suivi des congés, absences etc…) ;
• Tenir le fichier de mouvements de l’équipe de l’antenne : missions, absences… ;

Réception et Secrétariat :

• Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ;
• Recevoir et transférer les appels entrants/sortants ;
• Actualiser le répertoire téléphonique ;
• Gérer les courriers entrants et sortants (enregistrer, documenter, classer et assurer le dispatching interne et externe) ;
• Préparer les réunions hebdomadaires de l’antenne, y participer et assurer le compte rendu à l’interne ;
• Rédiger les correspondances ;
• Tenir et mettre à jour un fichier de contacts des partenaires ;
• Assurer le système de classement des courriers, notes de services et autre documentation utile au personnel.

Autres attributions :

• Remplacer partiellement l’agent de bureau ;
• Assurer un reporting régulier de ses activités au AA et au RFA ;
• Aider à l’exécution ou exécuter toute autre tâche jugée nécessaire dans le cadre de ses attributions professionnelles, sur instruction de son supérieur hiérarchique.