HIAS recrute un(e) Assistant (e) Administratif (tive) Finance des bases, Tchad
Titre de poste : Assistant (e) Administratif (tive) Finance des bases
Superviseur : Area Manager
Catégorie : 5
Lieu de travail : AMDJARASS
Organisation : HIAS Tchad
Nombre de postes : 01
RÉSUMÉ DU POSTE :
L’Administrateur-Finance de base doit veiller à ce que toutes les transactions journalières soient menées de manière efficace et de façon la plus efficiente possible dans les meilleurs délais en accord avec toutes les politiques financières et comptables de HIAS et des différents bailleurs pour la bonne marche de la Mission. Il doit veiller à la protection des actifs de HIAS.
Sous la supervision du Coordinateur de terrain, il doit collaborer étroitement avec la Responsable des Finances, et apporter également un appui au Responsable des Programmes.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:
- Veiller au respect des procédures administratives et financières dans la mise en œuvre sur le terrain selon les procédures de HIAS et des bailleurs de fonds
- Suivre les opérations comptables journalières pour la mise à jour du livre de caisse (Cash-book)
- Assurer le bon déroulement des autres activités quotidiennes de la Finance pour le bureau de terrain;
- Gestion du coffre-fort ;
- Appui au programme dans le cadre de gestion financière.
RESPONSABILITÉ ET TACHES SPÉCIFIQUES:
- Préparer les demandes de paiements en collaboration avec le chargé de programme et Area Manager en suivant les procédures et politiques de HIAS et des différents bailleurs de fonds
- Compléter quotidiennement le livre de caisse (cash-book) et le soumettre au chargé de programme pour transmission a Ndjamena à la fin de chaque semaine;
- S’assurer que toutes les demandes d’avances du mois ont fait l’objet de paiement au cours du mois en question
- En collaboration avec chargé de programme et Area Manager, préparer les demandes d’approvisionnement de la caisse pour les activités à mettre en œuvre selon la planification ;
- En collaboration avec le chargé de programme et Area Manager, collecter de la part des collègues assistants, logisticiens et chauffeurs tous les justificatifs des dépenses du projet.
- Participer à la clôture de la comptabilité mensuelle
- Respecter et promouvoir le respect du Code de Conduite et l’éthique de travail de HIAS.
- Assurer le lien entre HIAS et l’Inspection du travail pour ce qui est des procédures de gestion des ressources humaines,
- Assurer le suivi des dossiers du staff affecté aux projets à la CNPS ainsi qu’ailleurs selon les besoins ;
- En étroite collaboration avec le chargé de programme et Area Manager, faire le suivi des congés du staff des camps sous sa responsabilité et veiller à l’archivage des fiches de congés ;
- En liaison avec Ndjamena, assurer les demandes de réservation des vols du staff des camps sous sa responsabilité.
- Superviser et coordonner le travail des équipes des chauffeurs, gardiens et femmes de ménage
- En étroite collaboration avec le chargé de programme et Area Manager, préparer les courriers destinés aux partenaires, réceptionner et classer systématiquement les courriers reçus;
- Veiller au respect de la confidentialité des données et à un meilleur système d’archivage des documents de HIAS.
CONDITIONS ET QUALITES REQUISES:
- Etre de nationalité tchadienne
- Avoir un niveau d’études : BAC +3 en Comptabilité, Administration et gestion des Entreprises
- Avoir au minimum 3 ans d’expérience à un poste similaire de préférence dans une ONG internationale
- Aptitudes à travailler dans un environnement exigeant, et capacité à faire face à une charge de travail élevée et à des échéanciers serrés ;
- Bon sens de l’organisation, grande rigueur et sérieux dans le travail
- Excellente maîtrise de l’outil informatique : bureautique MS Office (Excel, Word, Power Point, Outlook, Access)
- Usage d’un logiciel de gestion comptable est un atout
- Etre de bonne moralité, psychologiquement équilibré et en bonne santé physique
- Bonnes capacités d’analyse, de communication et d’interaction avec les autres services;
- Capacité de s’adapter à des conditions de travail et aux taches qui peuvent changer avec la réalité du terrain.
- Bon niveau du Français et d’Anglais lu et écrit
COMPOSITION DU DOSSIER:
Une lettre de motivation adressée sous pli ferme à Monsieur le chef de Mission HIAS, un curriculum vitae détaillé avec trois contacts des personnes de références (nom, fonction, email, téléphone) dont deux doivent être des superviseurs récents, une photocopie de la carte d’identité nationale, les copies de diplômes et des Certificats de travail des employeurs antérieurs.
DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES:
Les dossiers de candidature seront envoyés et déposés à la Direction de HIAS situé à la rue numéro 3.617 (Quartier Klémat) derrière deux Château à N’Djamena au plus tard Lundi le 16 Mars 2020 à 16h 00mn.
Veuillez confirmer le dépôt de vos dossiers en signant dans le registre mis à votre disposition au bureau HIAS.
Fait à Ndjamena
Ndjamena, le 10 Mars 2020