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HIAS recrute un(e) assistant (e) administratif (ve) finance des bases – Amdjarass, Tchad

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HIAS recrute un(e) assistant (e) administratif (ve) finance des bases – Amdjarass, Tchad

Superviseur : Coordinateur de terrain

Lieu de travail : AMDJARASS

Organisation : HIAS Tchad

Nombre de postes : 01

HIAS :

HIAS est une ONG Internationale. Au Tchad, HIAS conduit un programme de services communautaires et mobilisation communautaire pour les réfugiés (hommes, femmes adultes comme jeunes et enfants) dans 12 Camps de réfugiés à l`Est du Tchad (Iridimi, Touloum, Amnabak, Mille, Kounoungou, Bredjing, Treguine, Farchana, Gaga, Djabal, GOZ Amir, Oure Casoni) ainsi que dans le site de Kerfi. HIAS offre également des services d’assistance psychosociale à toutes les catégories de PBS (personnes à besoins spécifiques) et (éducation à la paix/cohabitation pacifique, lutte contre les violences basées sur le genre) toujours dans tous les camps et le site plus haut nommés. Le programme de HIAS vise à assister les populations réfugiées les plus vulnérables afin d`assurer une amélioration immédiate et durable de leurs conditions de vie dans les camps et/ou sites.
Pour la mise en œuvre de ses activités, l’ONG HIAS dispose d’un bureau de coordination à Ndjamena, de 8 bases à l’Est du Tchad (Goz beida, Koukou, Farchana, Amleyouna, Hadjer Hadid, Iriba, Guéréda, Amdjarass) et d’un bureau de liaison à Abéché.

 

Résumé du poste :

L’Assistant(e) Administratif(ve)-Finance de base doit veiller à ce que toutes les transactions journalières soient menées de manière efficace et de façon la plus efficiente possible dans les meilleurs délais en accord avec toutes les politiques financières et comptables de HIAS et des différents bailleurs pour la bonne marche de la Mission. Il doit veiller à la protection des actifs de HIAS.

Sous la supervision du Coordinateur de terrain, il doit collaborer étroitement avec la Responsable des Finances, et apporter également un appui au Responsable des Programmes.

 

Responsabilités principales :

  1. Veiller au respect des procédures administratives et financières dans la mise en œuvre sur le terrain selon les procédures de HIAS et des bailleurs de fonds ;
  2. Suivre les opérations comptables journalières pour la mise à jour du livre de caisse (Cash-book) ;
  3. Assurer le bon déroulement des autres activités quotidiennes de la Finance pour le bureau de terrain ;
  4. Gestion du coffre-fort ;
  5. Appui au programme dans le cadre de gestion financière.

 

Responsabilité et taches spécifiques :

  • Préparer les demandes de paiements en collaboration avec le Coordinateur, le Superviseur des bases en suivant les procédures et politiques de HIAS et des différents bailleurs de fonds ;
  • Compléter quotidiennement le livre de caisse (cash-book) et le soumettre au coordonnateur de terrain pour transmission a Ndjamena à la fin de chaque semaine ;
  • S’assurer que toutes les demandes d’avances du mois ont fait l’objet de paiement au cours du mois en question ;
  • En collaboration avec le Coordinateur de base, préparer les demandes d’approvisionnement de la caisse pour les activités à mettre en œuvre selon la planification ;
  • En collaboration avec le Coordinateur de terrain et le Superviseur Psychosocial, collecter de la part des collègues assistants, logisticiens et chauffeurs tous les justificatifs des dépenses du projet ;
  • Participer à la clôture de la comptabilité mensuelle ;
  • Respecter et promouvoir le respect du Code de Conduite et l’éthique de travail de HIAS ;
  • Assurer le lien entre HIAS et l’Inspection du travail pour ce qui est des procédures de gestion des ressources humaines ;
  • Assurer le suivi des dossiers du staff affecté aux projets à la CNPS ainsi qu’ailleurs selon les besoins ;
  • En étroite collaboration avec le Chef de base/Coordinateur de terrain, faire le suivi des congés du staff des camps sous sa responsabilité et veiller à l’archivage des fiches de congés ;
  • En liaison avec Abéché et Ndjamena, assurer les demandes de réservation des vols du staff des camps sous sa responsabilité ;
  • Superviser et coordonner le travail des équipes des chauffeurs, gardiens et femmes de ménage ;
  • En étroite collaboration avec le coordinateur de terrain, préparer les courriers destinés aux partenaires, réceptionner et classer systématiquement les courriers reçus ;
  • Veiller au respect de la confidentialité des données et à un meilleur système d’archivage des documents de HIAS.

 

Conditions et qualités requises :

  • Etre de nationalité tchadienne ;
  • Avoir un niveau d’études : BAC +3 en Comptabilité, Administration et gestion des Entreprises ;
  • Avoir au minimum 3 ans d’expérience à un poste similaire de préférence dans une ONG internationale ;
  • Aptitudes à travailler dans un environnement exigeant, et capacité à faire face à une charge de travail élevée et à des échéanciers serrés ;
  • Bon sens de l’organisation, grande rigueur et sérieux dans le travail ;
  • Excellente maîtrise de l’outil informatique : bureautique MS Office (Excel, Word, Power Point, Outlook, Access) ;
  • Usage d’un logiciel de gestion comptable est un atout ;
  • Etre de bonne moralité, psychologiquement équilibré et en bonne santé physique ;
  • Bonnes capacités d’analyse, de communication et d’interaction avec les autres services ;
  • Capacité de s’adapter à des conditions de travail et aux taches qui peuvent changer avec la réalité du terrain ;
  • Bon niveau du Français et d’Anglais lu et écrit.

 

Composition du dossier :

Une lettre de motivation adressée sous pli ferme à Madame le chef de Mission HIAS, un curriculum vitae détaillé avec trois contacts des personnes de références (nom, fonction, email, téléphone) dont deux doivent être des superviseurs récents, une photocopie de la carte d’identité nationale les copies de diplômes et des Certificats de travail.
N.B. Le dossier déposé ne sera pas récupérable, raison pour laquelle nous n’acceptons pas le dépôt des copies originales de ces documents.

 

Date limite de dépôt des candidatures :

  • Les dossiers de candidature seront déposés à la Direction de HIAS située à la rue des 30m (Quartier Klémat) à N’Djamena au plus tard lundi le 11 Mars 2019 à 16h00 ;
  • Veuillez confirmer le dépôt de vos dossiers en signant dans le registre mis à votre disposition au bureau HIAS ;
  • Seuls les candidats qui présenteront un intérêt pour HIAS seront contactés ;
  • HIAS ne pouvant pas recruter du personnel ayant d’autres engagements avec l’Etat, nous prions les fonctionnaires de l’Etat de ne pas s’aventurer à soumettre leurs dossiers. Toute tricherie ou fraude dans ce processus n’engage que la seule responsabilité des concernés.

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