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International NGO Safety Organisation recrute deux administrateurs(trices) de bureau terrain, Diffa, Niger

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International NGO Safety Organisation recrute deux administrateurs(trices) de bureau terrain, Diffa, Niger

Présentation de l’organisation :

Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale internationale qui apporte aux travailleurs humanitaires un appui en établissant des plates-formes de coordination de la sécurité dans des contextes instables. INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits, tels que :

  • Le suivi des incidents en temps réel ;
  • Des rapports analytiques contextualisés ;
  • Une cartographie des incidents sécuritaires ;
  • Un soutien dans la gestion de crise ;
  • Un support dans l’orientation du personnel ;
  • Des formations.

Les services INSO aident les ONG dans leurs gestions des risques au quotidien, en améliorant leur connaissance du contexte d’intervention afin de leur permettre de baser leurs décisions d’accès humanitaire sur des données factuelles.

INSO s’est développée rapidement et d’une start-up novatrice est devenue une organisation mondialement reconnue et un élément clé du système de coordination de la sécurité humanitaire. Aujourd’hui, l’Organisation fournit un soutien quotidien à plus de 990 ONG dans quatorze pays.

La mission INSO au Niger :

En Septembre 2019, une vingtaine de partenaires ONG établis au Niger renouvellent leur demande pour l’ouverture d’une plateforme INSO au Niger.

La requête des ONG précise en particulier 3 points d’appuis prioritaires qui sont :

  1. Aider à améliorer l’analyse du contexte ;
  2. Mettre en place des formations sur l’accès humanitaire et la gestion des risques dans les zones de Tillabéry, Tahoua & Diffa ;
  3. Renforcer la coordination humanitaire à Niamey entre les ONG, les Nations Unies et les autorités civiles et militaires.

L’objectif que s’est fixé INSO en 2020 est donc de renforcer les ONG au NIGER dans leurs capacités opérationnelles et analytiques afin de maintenir, voire améliorer leur accès sur le terrain.

En ce sens, INSO NIGER recherche deux personnes expérimentées pour rejoindre son équipe en tant qu’Administrateur de Bureau Terrain basés respectivement à Diffa (1 poste) et à Tillabéry (1 poste).

Aperçu du poste :

Sous la responsabilité de l’Analyste Sureté du bureau d’affectation, l’Administrateur de Bureau Terrain est du bon déroulement des procédures supports pour son bureau et effectue toutes les tâches liées à ceux-ci. Il a également le rôle d’interface entre les employés et la coordination, notamment sur tous les aspects de gestion des ressources humaines. Conscient de la tâche essentielle qu’il lui incombe, il œuvre dans sa fonction avec efficacité, rigueur et autonomie.

Il est parfaitement francophone, il sait écrire, et maîtrise également les langues nationales d’usage.

Un (01) poste est basé à Diffa.

Un (01) poste est basé à Tillabéry.

Principales responsabilités :

Responsable des processus recrutements pour son Bureau :

  • Assiste les responsables des recrutements dans l’établissement du dossier initial pour le lancement des Avis de Recrutements ;
  • Publie les Avis de Recrutement sur les canaux pré-identifiés et/ou appropriés dans sa ville d’affectation ;
  • Centralise les candidatures aux Avis de Recrutement INSO reçu sur son bureau ;
  • Transmet les candidatures aux Avis de Recrutement INSO au responsable du recrutement de manière fluide et ordonnée dans les délais requis ;
  • Communique avec les candidats retenus aux tests et entretiens conformément à la politique en vigueur ;
  • Organise, en lien avec le responsable du recrutement, les phases de tests et d’entretien ;
  • Participe, le cas échéant, aux tests et/ou aux entretiens de recrutement ;
  • Centralise et contrôle les documents relatifs au processus remis par le responsable de recrutement ;
  • Informe le(s) candidat(s) sélectionné(s) des termes et des conditions de leur poste et leur transmets l’offre d’emploi en question ;
  • Informe le(s) candidat(s) non retenu(s) de l’issue du recrutement ;
  • Assiste les nouvelles recrues au remplissage de leur dossier RH, et centralise la documentation nécessaire à l’établissement du contrat de travail, à l’enregistrement auprès de l’assurance maladie, et auprès de la CNSS si nécessaire ;
  • Assiste les nouvelles recrues à la lecture, et à la bonne compréhension de leurs contrats, tous les documents afférents (Termes de Références, Code de Conduite, …), et tous les documents INSO adéquat (Règlement d’Ordre Intérieur, …).

Responsable du suivi du personnel national pour son Bureau :

  • Tiens à jour une base de données des employés pour son bureau, et les bureaux dépendants ;
  • S’assure que chaque employé d’INSO a un contrat à jour et respectant le droit du travail ;
  • S’assure que chaque employé d’INSO dispose d’un badge de service, et de cartes de visite le cas échéant ;
  • Centralise toute la documentation relative aux employés (fiche d’allocation d’équipement, demandes d’absence, paie, évaluation, …) et s’assure que les dossiers du personnel soient complets et à jour ;
  • Tiens à jour le suivi des absences des employés pour son bureau, et les bureaux dépendants, et le communique au Chargé des Opération pour l’établissement de la paie ;
  • S’assurer que les TimeSheets pour le personnel de son bureau, et des bureaux dépendants, sont dument remplis et envoyé au bureau Capitale pour archivage ;
  • Assiste dans l’organisation et le suivi des plannings de rotations (gardien et chauffeur) ;
  • Prépare les éléments de calcul de la paie mensuelle relative à son bureau, et les partage avec lu bureau Capitale ;
  • Alerte les managers, et son responsable hiérarchique, sur les fins de contrat à venir.

Responsable de l’administration pour son Bureau :

  • Tiens à jour une base de données des bâtiments pour son bureau, et les bureaux dépendants ;
  • Reverse aux services compétents, et en lien avec le département Finance, tous impôts et taxes (TVA, ISB, IUTS, TVL, CNSS, …) conformément aux dispositions légale en vigueur ;
  • S’assure que les TdR de mission soient rédigés par les employés dans les délais requis avant envoi au bureau Capitale ;

Responsable des processus de paiement et d’avance pour son Bureau :

  • Veille à ce que les dossiers déposés à son attention soient supportées par des factures valides et/ou reçus, des demandes d’achats et tout autre document susceptible de justification ;
  • Contrôle la conformité desdites pièces justificatives avant tout paiement ;
  • Prépare les chèques, et les virements, pour les fournisseurs, et transmet les documents de manière coordonner pour obtenir les signatures auprès des personnes autorisées ;
  • Invite les prestataires à sur des plages horaires précises pour réceptionner leurs paiements ;
  • Effectue les paiements aux fournisseurs selon les modalités définies dans les politiques INSO ;
  • Effectue les paiements contre réception des signatures et autres documents attendus de la part du bénéficiaire du paiement (carte d’identité, …) ;
  • Effectue les versements des avances aux employés INSO selon les modalités définies dans les politiques INSO ;
  • S’assure que toutes les avances soient retournées à la fin de la semaine suivant la fin de la mission et que toutes les avances soient soldées avant la fin du mois.

Responsable de l’enregistrement de la comptabilité pour son Bureau :

  • Veille à ce que 100% des écritures (dépenses, avances, retours, …) soient correctement inscrites dans les journaux de caisse et de banques en devise sur une base quotidienne ;
  • Tient à jour le livre des avances sur une base quotidienne ;
  • Effectue les réconciliations des caisses avec sa hiérarchie à la fin de chaque semaine et de chaque mois, et s’assure que la balance des journaux de caisse correspond au comptage physique pour toute monnaie ;
  • Averti sans délai, et si possible avant l’enregistrement, sa hiérarchie de toutes anomalies ou irrégularités suspectées ou constatées dans les justificatifs, et les livres de caisse ou de banque.

Responsable de l’approvisionnement des biens et services pour son Bureau :

  • S’assure que les Demandes d’achat dispose des autorisations appropriées en fonction des limites d’autorisation, et que la description des articles est suffisante pour avancer dans le processus d’achat ;
  • Respecte les processus d’achat en fonction des procédures adéquates ;
  • Obtiens des pro-formats et des cotations conformes aux attentes auprès de fournisseurs compétents ;
  • Démontre ses talents de négociateur avec les fournisseurs en matière de prix, service de livraison, qualité, garantie, etc… ;
  • Participe aux comités de sélection en cas de besoin ;
  • Garanti le suivi de toutes les commandes à l’aide d’un suivi des achats et assure, le cas échéant, une bonne communication de leur suivi auprès des équipes (temps de livraison, problèmes rencontrés,…) de façon régulière ;
  • Soumet sur une base hebdomadaire le suivi des achats au Responsable des Opération ;
  • S’assure de la bonne réception des biens et services conformément aux bons de commandes et contrats de services établis ;
  • Organise et supervise les expéditions (biens, équipements, archives, courrier, …) de, et vers, sa base d’opération en lien avec UNHAS ou tout transporteur adéquat ;
  • Assiste les équipes programmes dans la préparation des réunions et formations (installations/désinstallation de la salle, commande et réception des repas, …) ;
  • Assiste les équipes administration dans l’organisation des missions ou voyages nationaux et internationaux, de, et vers, sa base d’opération (vol, hébergement, visa, …) ;
  • Tiens à jour une base de données des fournisseurs pour son bureau, et les bureaux dépendants.

Responsable des stocks de son Bureau :

  • Etablit et tient à jour les fiches d’entrée et de sortie des stocks ;
  • Veille à ce que tous les mouvements de stocks soient supportés par toute la documentation requise ;
  • Assiste lors de l’inventaire physique des stocks ;
  • Prépare les demandes d’achats pour reconstituer les stocks de fournitures, produits d’entretien, bouteilles d’eau, … ;
  • Contrôle sur une base hebdomadaire que les fiches de suivi de carburant soient remplies correctement et soumettre à la fin de chaque mois l’analyse de consommation de carburant du bureau au Responsable des Opérations pour examen ;
  • Veille à maintenir un stockage sécurisé pour le carburant, et à son utilisation efficace et efficiente pour les générateurs, et en cas d’urgence les véhicules ;
  • Maintient le stock en ordre, rangé et propre.

Responsable des équipements motorisé de son Bureau :

  • Planifie et suit les mouvements quotidiens des véhicules de sa base en fonction des déplacements du personnel ;
  • Planifie et suit, en lien avec les chauffeurs et les gardiens, les opérations de maintenance et les réparations des véhicules et des générateurs sous sa responsabilité ;
  • S’assure de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules ;
  • S’assure de la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi des véhicules et des décharges passagers ;
  • S’assure de la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi des générateurs ;
  • Suit la consolidation des consommations de carburant par rapport aux relevés kilométriques des véhicules, ou aux relevés horaire des générateurs ;
  • Prévient les détournements de carburant et de pièces détachées ;
  • Veille à ce que la capacité des générateurs sous sa responsabilité soit respectée, et non surchargée, et prends, si nécessaire, les mesures corrective ;
  • Effectue le suivi des documents administratifs (notamment vignette et assurance) pour les véhicules.

Responsable des équipements et des bâtiments de son Bureau :

  • Maintient à jour la liste des équipements sous sa responsabilité (entrée, sortie, transfert de lieu ; transfert de responsabilité, …) ;
  • Assiste lors de l’inventaire physique des équipements ;
  • Prépare les fiches d’allocation des actifs et effectue les mouvements de transmission et/ou de retour au personnel INSO ;
  • Signale tout problème, défaut, casse d’actif dans des délais immédiat, et remplie/vérifie le rapport d’incident ;
  • Veille, en lien avec l’intendant, au fonctionnement efficace des installations et des équipements grâce à des contrôles et entretiens réguliers ;
  • S’assure que le personnel résidant dans les maisons d’INSO soient informés à l’avance des réparations et des entretiens à venir.

Responsable de l’archivage de la documentation de son Bureau :

  • Organise de façon cohérente l’archivage des documents de chaque avis de recrutement ;
  • Organise par employé, et de façon cohérente, l’archivage de tous les documents relatif à leurs personnes ;
  • Organise de façon cohérente, et tient à jour, l’archivage physique, et informatique le cas échéant, des pièces comptables de son bureau et des bureaux dépendants ;
  • Organise de façon cohérente, et tient à jour, l’archivage physique, et informatique le cas échéant, de toute la documentation financière de son bureau et des bureaux dépendants ;
  • S’assure de la mise à jour de manière, à minima hebdomadaire, du dossier « Finance de SharePoint » pour les scans des pièces comptables de son bureau et des bureaux dépendants ;
  • Transmet les pièces comptables et autres documents financier de son bureau au bureau Capitale pour assurer l’archivage conformément aux procédures INSO ;
  • Organise de façon cohérente, et tient à jour, l’archivage physique, et informatique le cas échéant, des documents de passation de marché ;
  • Organise de façon cohérente, et tient à jour, l’archivage physique, et informatique le cas échéant, des documents relatifs aux équipements (fiches d’allocation, garanties, documents d’élimination ou de vente, …) ;
  • Transfère les archives complètes selon les procédures INSO et dans les meilleurs délais ; au bureau Capitale ;

Assiste son supérieur dans la gestion au quotidien du personnel support[1] :

  • Vérifie que le personnel support assure, de manière générale, les tâches qui ont été définies dans leur description de poste ;
  • Informe son responsable hiérarchique des difficultés avec le personnel support, ou du manque de performance ;
  • Assiste dans l’organisation et le suivi des plannings de rotations (gardien et chauffeur) ;
  • Participe au processus de recrutement et d’évaluation du personnel support ;
  • Assiste dans l’intégration des nouveaux personnels supports, et dans la tenue de formations logistique ;

Assiste sa hiérarchie dans la gestion de la mission INSO :

  • Assiste sa hiérarchie dans les relations avec les organes représentatifs des employés ;
  • Assiste, et conseille, sa hiérarchie dans la gestion des fins de contrats (récupération du badge, établissement du certificat de travail, …) ;
  • Assiste sa hiérarchie, et le département Finance, dans l’établissement des soldes de tout compte des employés ;
  • Assiste, et conseille, sa hiérarchie dans l’écriture, et la mise en application de procédures interne nationale/locale en conformité avec la législation nationale et les procédures INSO globale ;
  • Assiste, et conseille, sa hiérarchie dans l’analyse et la clôture des comptes ;
  • Assiste, et conseille, sa hiérarchie dans l’établissement du prévisionnel de trésorerie mensuel pour son bureau, et dans la préparation de la demande de fonds mensuel ;
  • Assiste, et conseille, sa hiérarchie sur les bonnes pratiques financière en vigueur dans le pays ;
  • Assiste sa hiérarchie, et le département des Opérations, dans le calcul et la déclaration des taxes et impôts conformément aux dispositions légales en vigueur ;
  • Assiste sa hiérarchie en cas d’audit ou d’inspection, qu’il soit interne ou externe.

Cette liste est indicative et n’est pas exhaustive. L’employé pourra être amené à exécuter d’autres taches en lien avec son poste et qui lui seront demandées par sa hiérarchie.

Qualifications et Compétences Requises :

  • Excellent maîtrise du français, à l’écrit et à l’oral, exigée ;
  • Maîtrise de l’anglais, à l’écrit et à l’oral, appréciée ;
  • Maîtrise des outils informatique Word, Excel et Outlook exigée ;
  • Diplôme, au minimum, de niveau Licence exigé ;
  • Diplôme dans le domaine de la Gestion d’Entreprise/Organisation (Administration, Ressources Humaines, Logistique, ou Finance) exigé ;
  • Minimum cinq (05) ans d’expériences auprès d’ONG, d’entreprise ou d’organisations internationales en tant qu’Assistant ou Chargé dans les domaines de l’Administration, les RH, la Finance ou la Logistique exigée ;
  • Expérience en management d’équipe exigée ;
  • Acceptation et bonne compréhension des principes humanitaires ;
  • Ouverture d’esprit et confiance en soi ;
  • Autonomie, et organisation permettant de gérer son planning et d’accomplir les tâches attendues.

Compétences Personnelles Clés :

  • Une bonne écoute ;
  • Une grande réactivité ;
  • Une forte capacité d’analyse
  • Une communication facile ;
  • Une très grande autonomie ;
  • Un esprit ouvert et d’équipe.

 

Termes et Conditions :

  • Contrat à durée déterminée de 12 mois ;
  • Date de démarrage prévue : Pour le 1er Août 2020.

Politique de sauvegarde d’INSO :

INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.

À ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront appliquées : 

  • Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
  • INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l’emploi ou des changements fréquents d’emploi et d’adresse ;
  • Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
  • Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;
  • Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
  • Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.

Comment envoyer votre candidature :

Les candidats intéressés doivent envoyer les pièces suivantes à l’adresse jobs@ner.ngosafety.org avec la référence « INSO Administrateur de Bureau Terrain » en objet du mail :

  • Une lettre de motivation précisant de quelle manière vous remplissez les conditions préalables et les caractéristiques souhaitées, votre motivation à postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (2 pages maximum) ;
  • CV à jour (3 pages maximum).

Merci de ne pas envoyer d’informations additionnelles (comme des copies de certificats, de diplômes ou autre écrit, …) et merci de conserver un poids maximum de 2MB pour votre candidature.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Toutes les candidatures incomplètes seront automatiquement écartées.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

INSO rappelle qu’aucun frais n’est exigé pour le traitement des offres d’emploi et qu’aucun frais n’est perçu aux différents stades du recrutement (candidature, entretien, traitement ou autre).

 

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