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International NGO Safety Organisation recrute un(e) assistant(e) aux opérations administration/rh, Niamey, Niger

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International NGO Safety Organisation recrute un(e) assistant(e) aux opérations administration/rh, Niamey, Niger

Clôture des candidatures : 07/06/2019

Début du contrat souhaité : 01/08/2019

Présentation de l’organisation :

Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale internationale qui apporte aux travailleurs humanitaires un appui en établissant des plates-formes de coordination de la sécurité dans des contextes instables. INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits, tels que :

  • Le suivi des incidents en temps réel ;
  • Des rapports analytiques contextualisés ;
  • Une cartographie des incidents sécuritaires ;
  • Un soutien dans la gestion de crise ;
  • Un support dans l’orientation du personnel ;
  • Des formations.

Les services INSO aident les ONG dans leurs gestions des risques au quotidien, en améliorant leur connaissance du contexte d’intervention afin de leur permettre de baser leurs décisions d’accès humanitaire sur des données factuelles.

INSO s’est développée rapidement et d’une start-up novatrice est devenue une organisation mondialement reconnue et un élément clé du système de coordination de la sécurité humanitaire. Aujourd’hui, l’Organisation fournit un soutien quotidien à plus de 990 ONG dans quatorze pays.

La mission INSO au Niger :

En Septembre 2019, une vingtaine de partenaires ONG établis au Niger renouvellent leur demande pour l’ouverture d’une plateforme INSO au Niger.

La requête des ONG précise en particulier 3 points d’appuis prioritaires qui sont :

  1. Aider à améliorer l’analyse du contexte ;
  2. Mettre en place des formations sur l’accès humanitaire et la gestion des risques dans les zones de Tillabéry, Tahoua & Diffa ;
  3. Renforcer la coordination humanitaire à Niamey entre les ONG, les Nations Unies et les autorités civiles et militaires.

L’objectif que s’est fixé INSO en 2020 est donc de renforcer les ONG au NIGER dans leurs capacités opérationnelles et analytiques afin de maintenir, voire améliorer leur accès sur le terrain.

En ce sens, INSO NIGER recherche une personne expérimentée pour rejoindre son équipe en tant qu’Assistant aux Opération Administration/RH basé à Niamey.

Aperçu du poste :

Sous la responsabilité du Chargé aux Opérations, l’Assistant aux Opérations Administration/RH est responsable de la gestion du personnel tout au long de son parcours avec INSO (recrutement, paie, évaluation, gestion de carrière, fin de contrat, …) dans un objectif de performance de l’organisation auprès de ses bénéficiaires. Il a également en charge le suivi administratif, et les relations avec les administrations compétentes. Conscient de la tâche essentielle qu’il lui incombe, il œuvre dans sa fonction avec efficacité, rigueur et autonomie.

Il est parfaitement francophone, il sait écrire, et maîtrise également les langues nationales d’usage.

Le poste est basé à Niamey.

Principales responsabilités :

Responsable des processus recrutements :

  • Assiste les responsables des recrutements dans l’établissement du dossier initial pour le lancement des Avis de Recrutements ;
  • Publie les Avis de Recrutement sur les canaux pré-identifiés et/ou appropriés ;
  • Centralise les candidatures aux Avis de Recrutement INSO ;
  • Transmet les candidatures aux Avis de Recrutement INSO au responsable du recrutement de manière fluide et ordonnée dans les délais requis ;
  • Communique avec les candidats retenus aux tests et entretiens conformément à la politique en vigueur ;
  • Organise, en lien avec le responsable du recrutement, les phases de tests et d’entretien ;
  • Participe, le cas échéant, aux tests et/ou aux entretiens de recrutement ;
  • Centralise et contrôle les documents relatifs au processus remis par le responsable de recrutement ;
  • Effectue les prises de références des candidats envisagés pour les postes à pourvoir ;
  • Prépare les offres d’emplois, et soumet celles-ci avec la documentation attendue à son responsable hiérarchique ;
  • Informe le(s) candidat(s) sélectionné(s) des termes et des conditions de leur poste et leur transmets l’offre d’emploi en question ;
  • Informe le(s) candidat(s) non retenu(s) de l’issue du recrutement ;
  • Organise de façon cohérente l’archivage des documents de chaque avis de recrutement ;
  • Assiste les nouvelles recrues au remplissage de leur dossier RH, et centralise la documentation nécessaire à l’établissement du contrat de travail, à l’enregistrement auprès de l’assurance maladie, et auprès de la CNSS si nécessaire ;
  • Prépare le contrat de travail du(des) candidat(s) sélectionné(s), et le soumet à son responsable hiérarchique pour révision ;
  • Assiste les nouvelles recrues à la lecture, et à la bonne compréhension de leurs contrats, tous les documents afférents (Termes de Références, Code de Conduite, …), et tous les documents INSO adéquat (Règlement d’Ordre Intérieur, …) ;
  • Enregistre le contrat de chaque employé auprès de l’ANPE.

Responsable du suivi du personnel national :

  • Tiens à jour une base de données des employés pour son bureau, et les bureaux dépendants ;
  • S’assure que chaque employé d’INSO a un contrat à jour et respectant le droit du travail ;
  • S’assure que chaque employé d’INSO dispose d’un badge de service, et de cartes de visite le cas échéant ;
  • Tiens à jour le suivi des absences des employés pour son bureau, et les bureaux dépendants, et le communique au Chargé des Opération pour l’établissement de la paie ;
  • S’assurer que les TimeSheets pour le personnel de son bureau, et des bureaux dépendants, sont dument remplis et archivés ;
  • Centralise toute la documentation relative aux employés (fiche d’allocation d’équipement, demandes d’absence, paie, évaluation, …) et s’assure que les dossiers du personnel soient complets et à jour ;
  • Organise par employé, et de façon cohérente, l’archivage de tous les documents relatif à leurs personnes ;
  • Assiste dans l’organisation et le suivi des plannings de rotations (gardien et chauffeur) ;
  • Prépare les communications, amendements et nouveaux contrats, et les soumet à son responsable hiérarchique pour révision ;
  • Alerte les managers, et son responsable hiérarchique, sur les fins de contrat à venir.

Responsable de l’administration :

  • Prépare les contrats de bail pour son bureau, et les bâtiments dépendants, et les soumets à son responsable hiérarchique pour révision ;
  • Enregistre le contrat de location de chaque bâtiment auprès des services étatiques agréés ;
  • Suit, en lien avec le département Finance, les cautions relatives à chaque bâtiment ;
  • Tiens à jour une base de données des bâtiments pour son bureau, et les bureaux dépendants ;
  • Fait la liaison avec les services administratifs compétents pour toute procédure administrative (déclaration, enregistrement, reversement, …) notamment celles en rapport avec le recrutement du personnel expatrié ;
  • Tiens à jour le suivi des visa du personnel expatrié ;
  • Reverse aux services compétents, et en lien avec le département Finance, tous impôts et taxes (TVA, ISB, IUTS, TVL, CNSS, …) conformément aux dispositions légale en vigueur ;
  • Organise de façon cohérente, l’archivage de tous les documents relatif aux bâtiments ;
  • Organise de façon cohérente, l’archivage de tous les documents relatif aux reversements et exonérations de taxes et autres impôts.

Assiste sa hiérarchie dans la gestion de la mission INSO :

  • Suit l’évolution de la législation en vigueur dans le pays, notamment les dossiers relatifs au Droit du Travail, et à l’encadrement des ONGs ;
  • Assiste, et conseille, sa hiérarchie sur les bonnes pratiques administrative et RH en vigueur dans le pays ;
  • Assiste, et conseille, sa hiérarchie dans l’écriture, et la mise en application de procédures nationale/locale en conformité avec la législation nationale et les procédures INSO globale ;
  • Assiste sa hiérarchie dans les relations avec les organes représentatifs des employés ;
  • Assiste sa hiérarchie, et le département Finance, dans l’établissement de la paie des employés ;
  • Assiste sa hiérarchie, et le département Finance, dans l’établissement des soldes de tout compte des employés ;
  • Assiste sa hiérarchie, et le département Finance, dans le calcul et la déclaration des taxes et impôts conformément aux dispositions légales en vigueur ;
  • Assiste, et conseille, sa hiérarchie, et les managers, dans la tenue des évaluations annuelles ;
  • Assiste, et conseille, sa hiérarchie dans la gestion des fins de contrats (récupération du badge, établissement du certificat de travail, …) ;
  • Assiste sa hiérarchie en cas d’audit ou d’inspection, qu’il soit interne ou externe.

Cette liste est indicative et n’est pas exhaustive. L’employé pourra être amené à exécuter d’autres taches en lien avec son poste et qui lui seront demandées par sa hiérarchie.

Qualifications et Compétences Requises :

  • Excellent maîtrise du français, à l’écrit et à l’oral, exigée ;
  • Maîtrise de l’anglais, à l’écrit et à l’oral, appréciée ;
  • Maîtrise des outils informatique Word, Excel et Outlook exigée ;
  • Diplôme, au minimum, de niveau Licence exigé ;
  • Diplôme dans le domaine de la Gestion d’Entreprise/Organisation (Administration, Ressources Humaines, Logistique, ou Finance) exigé ;
  • Diplôme dans le domaine de l’Administration ou des Ressources Humaines apprécié ;
  • Minimum trois (03) ans d’expériences auprès d’ONG, d’entreprise ou d’organisations internationales en tant qu’Assistant Administration et/ou RH exigée ;
  • Expérience en management d’équipe appréciée ;
  • Acceptation et bonne compréhension des principes humanitaires ;
  • Ouverture d’esprit et confiance en soi ;
  • Autonomie, et organisation permettant de gérer son planning et d’accomplir les tâches attendues.

Compétences Personnelles Clés :

  • Une bonne écoute ;
  • Une grande réactivité ;
  • Une forte capacité d’analyse ;
  • Une communication facile ;
  • Une très grande autonomie ;
  • Un esprit ouvert et d’équipe ;

 

Termes et Conditions :

  • Contrat à durée déterminée de 12 mois ;
  • Date de démarrage prévue : Pour le 1er Août 2020.

Politique de sauvegarde d’INSO :

INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.

À ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront appliquées : 

  • Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
  • INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l’emploi ou des changements fréquents d’emploi et d’adresse ;
  • Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
  • Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;
  • Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
  • Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.

Comment envoyer votre candidature :

Les candidats intéressés doivent envoyer les pièces suivantes à l’adresse jobs@ner.ngosafety.org avec la référence « INSO Assistant aux Opérations Administration/RH » en objet du mail :

  • Une lettre de motivation précisant de quelle manière vous remplissez les conditions préalables et les caractéristiques souhaitées, votre motivation à postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (2 pages maximum) ;
  • CV à jour (3 pages maximum).

Merci de ne pas envoyer d’informations additionnelles (comme des copies de certificats, de diplômes ou autre écrit, …) et merci de conserver un poids maximum de 2MB pour votre candidature.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Toutes les candidatures incomplètes seront automatiquement écartées.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

INSO rappelle qu’aucun frais n’est exigé pour le traitement des offres d’emploi et qu’aucun frais n’est perçu aux différents stades du recrutement (candidature, entretien, traitement ou autre).

 

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