International NGO Safety Organisation recrute un(e) chargé(e) aux opérations, Niamey, Niger

International NGO Safety Organisation recrute un(e) chargé(e) aux opérations, Niamey, Niger

Clôture des candidatures : 07/06/2020

Début du contrat souhaité : 01/08/2020

Présentation de l’organisation :

Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale internationale qui apporte aux travailleurs humanitaires un appui en établissant des plates-formes de coordination de la sécurité dans des contextes instables. INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits, tels que :

• Le suivi des incidents en temps réel ;
• Des rapports analytiques contextualisés ;
• Une cartographie des incidents sécuritaires ;
• Un soutien dans la gestion de crise ;
• Un support dans l’orientation du personnel ;
• Des formations.

Les services INSO aident les ONG dans leurs gestions des risques au quotidien, en améliorant leur connaissance du contexte d’intervention afin de leur permettre de baser leurs décisions d’accès humanitaire sur des données factuelles.

INSO s’est développée rapidement et d’une start-up novatrice est devenue une organisation mondialement reconnue et un élément clé du système de coordination de la sécurité humanitaire. Aujourd’hui, l’Organisation fournit un soutien quotidien à plus de 990 ONG dans quatorze pays.

La mission INSO au Niger :

En Septembre 2019, une vingtaine de partenaires ONG établis au Niger renouvellent leur demande pour l’ouverture d’une plateforme INSO au Niger.

La requête des ONG précise en particulier 3 points d’appuis prioritaires qui sont :

1. Aider à améliorer l’analyse du contexte ;
2. Mettre en place des formations sur l’accès humanitaire et la gestion des risques dans les zones de Tillabéry, Tahoua & Diffa ;
3. Renforcer la coordination humanitaire à Niamey entre les ONG, les Nations Unies et les autorités civiles et militaires.

L’objectif que s’est fixé INSO en 2020 est donc de renforcer les ONG au NIGER dans leurs capacités opérationnelles et analytiques afin de maintenir, voire améliorer leur accès sur le terrain.

En ce sens, INSO NIGER recherche une personne expérimentée pour rejoindre son équipe en tant que Chargé aux Opérations basé à Niamey, et être mobile sur les deux régions couvertes par INSO au NIGER que sont Tillabéry/Tahoua & Diffa/Maradi. Avec les missions INSO Sahel et INSO Lac Tchad, il sera demandé au Chargé aux Opérations de travailler en étroite collaboration avec les équipes INSO présentes dans la région.

Aperçu du poste :

Sous la responsabilité du Responsable des Opérations, le Chargé aux Opérations est responsable de la gestion quotidienne du département Opérations (Administration, Ressources Humaines et Logistique), il est le référent technique pour l’Administrateur de Bureau Terrain sur toutes ces questions. Il a également une vision stratégique ainsi qu’une expertise technique et contextuelle afin d’appuyer l’Equipe de Management Pays dans ses prises de décisions. Conscient de la tâche essentielle qu’il lui incombe, il œuvre dans sa fonction avec efficacité, rigueur et autonomie.

Il est parfaitement francophone et anglophone, il sait écrire, et maîtrise également les langues nationales d’usage.

Le poste est basé à Niamey avec des voyages réguliers dans les différents bureaux régionaux de Diffa et Tillabéry.

Principales responsabilités :

a. Responsable de l’équipe Opération :

• Supervise au quotidien tout Assistant Opération de son équipe, ainsi que le personnel support (Gardien, Agent d’entretien, Chauffeur, …) ;
• Renforce et développe les capacités techniques du personnel des opérations (Assistant Opérations, Administrateur de Bureau Terrain, …) et de tout autre personnel relié au département des Opérations ;
• Renforce et développe les capacités managériales des employés supervisant des équipes (Administrateur de Bureau Terrain, …) ;
• Remplace tout Assistant Opération ou Administrateur de Bureau Terrain en cas d’absence ;
• Organise des réunions hebdomadaire avec les membres de son équipe et les Administrateurs de Bureau Terrain ;
• Participe aux évaluations régulières des membres de son équipe et des Administrateurs de Bureau Terrain.

b. Responsable de la gestion administrative de la mission :

• Assure une exécution honnête, opportune et de qualité des opérations et des services administratifs à tous les niveaux de la hiérarchie de l’organisation, grâce à des contrôles et à des rapports internes stricts, à une coordination solide entre les projets et le personnel ;
• S’assure que les réglementations, procédures et documents administratif sont respectés dans les opérations d’INSO ;
• Veille à ce que tous les accords, protocoles, autorisations, permis et licences nécessaires aux activités d’INSO (y compris l’exonération de la TVA) soient en place et tenus à jour conformément aux règles et réglementations nationales ;
• Faire le lien entre la Coordination et l’avocat ou l’Etat sur toutes les questions relatives à l’administration ;
• Facilite l’accès des services étatiques dans le cadre des activités d’INSO ;
• Fait la liaison avec les services administratifs compétents pour toute procédure administrative (déclaration, enregistrement, reversement, …) notamment celles en rapport avec le recrutement du personnel expatrié ;
• Tiens à jour le suivi du personnel expatrié ;
• Supervise l’établissement des contrats de bail pour la mission, et les soumets à son responsable hiérarchique pour signature ;
• Assure la gestion des contrats de bail au Niger (paiement loyers, résiliation, renouvellement, …) ;
• Suit, en lien avec le département Finance, les cautions relatives à chaque bâtiment ;
• Compile et s’assure de la mise à jour régulière d’une base de données relative aux bâtiments pour l’ensemble de la mission ;
• Enregistre le contrat de bail de chaque bâtiment auprès des services étatiques agréés ;
• Reverse aux services compétents, et en lien avec le département Finance, tous impôts et taxes (TVA, ISB, IUTS, TVL, CNSS, …) conformément aux dispositions légale en vigueur ;
• Supervise la propreté des bureaux et guest house ainsi que la maintenance effective des installations et de leur approvisionnement correct en produits élémentaires.

c. Responsable la gestion des ressources humaines :

• S’assurer du bon respect des procédures dans tout le cycle de vie de l’employé au sein d’INSO (recrutement, absence, évaluation, mesures disciplinaires, fin de contrat, …) ;
• Prépare la paie conformément à l’activité mensuelle de chaque employé, et suit son versement n lien avec le Département Finance ;
• Fait le lien entre la Coordination et les employés (ou toute structure les représentants), et entre la Coordination et l’état sur les questions de droit du travail ;
• S’assurer de l’état de présence des salariés selon le planning existant (départ et retour de mission ou congés, maladies, …) ;
• Supervise les recrutements, les évaluations, et la situation des congés en lien avec les différents managers au sein d’INSO ;
• S’assure de la bonne gestion des cas disciplinaires (demandes d’explication, sanction, …) ;
• S’assure de la bonne fin des contrats, tant au regard du cadre légal (Solde De Tout Compte, Certificat de Travail, …) qu’au regard des procédures INSO (remise du badge, des équipements, de la visibilité, …) ;
• S’assure de la bonne mise à jour les dossiers du personnel conformément aux procédures d’INSO et à la législation nationale ;
• Prépare les rapports mensuels concernant les ressources humaines.
• Veille aux arrangements nécessaires pour la venue de nouveaux employés incluant l’élaboration du programme d’induction avec les différents services/départements d’INSO ;
• Superviser la gestion administrative du personnel international et des visiteurs étrangers (visa, permis de séjour, …).

d. Responsable des approvisionnements :

• Met en place un système d’approvisionnement rigoureux et transparent, conforme au manuel des opérations d’INSO, à la législation locale et aux exigences des Bailleurs ;
• Applique une politique de tolérance zéro en matière de corruption et contribue à ce que les plaintes soient enregistrées et examinées de manière appropriée, conformément au Code de conduite d’INSO ;
• Élabore des plans d’approvisionnement annuels en collaboration avec les différentes parties de l’organisation (Responsable des Formations, Analystes Sureté, …) ;
• Met en place un système d’approvisionnement fiable pour une livraison efficace et efficiente sur le terrain, en assurant un contrôle total des mouvements et de la réception des articles dans la zone d’intervention ;
• Appui les bureaux régionaux dans leurs acquisition de biens et services en capitale ou sur en province ;
• Centralise le suivi de toutes les commandes à l’aide d’un suivi des achats et assure, le cas échéant, une bonne communication de leur suivi auprès des équipes (temps de livraison, problèmes rencontrés,…) de façon régulière ;
• Prépare et soumet à son superviseur pour vérification et approbation tous les dossiers d’appel offre fermé et ouvert ;
• Prépare et soumet à son superviseur pour vérification et approbation toute demande de dérogations aux procédures d’achat ;
• Participe aux comités de sélection lorsque cela est nécessaire ;
• Démontre ses talents de négociateur avec les fournisseurs en matière de prix, service de livraison, qualité, garantie, etc… ;
• S’assure que tous les fournisseurs se conforment au Code de déontologie ;
• S’assure que tous les paiements contractuels soient traités en temps opportun ;
• S’assure de la bonne réception des biens et services conformément aux bons de commandes et contrats de services établis ;
• Supervise les expéditions (biens, équipements, archives, courrier, …) de, et vers, sa base d’opération en lien avec UNHAS ou tout transporteur adéquat ;
• S’assure de la mise à jour d’une base de données des fournisseurs pour la mission.

e. Responsable des équipements et des stocks :

• S’assure que tous les équipements d’INSO soient étiquetés, répertoriés et conformément affectés dans la base de données et qu’un système de surveillance régulier soit en place ;
• Effectue des inventaires réguliers des équipements et de toute la documentation afférente ;
• S’assure que tous les équipements motorisés d’INSO soient régulièrement entretenus et ce conformément à la planification établie ;
• Assure un suivi approprié sur la documentation des équipements motorisés (par exemple les journaux de bord, la consommation de carburant, etc.) et établi les rapports logistiques adéquats ;
• Gère et analyse l’utilisation des équipements motorisés pour garantir leur efficacité et assurer la mise en œuvre des programmes/activités en temps opportun ;
• Supervise les Chauffeurs et s’assurer du respect des règles de sécurité, des biens et personnes dans le cadre du transport ;
• S’assure du respect du cadre légal pour l’utilisation des équipements motorisés (notamment les véhicules) ;
• Assume la responsabilité globale de tous stocks d’INSO en supervisant et en élaborant des systèmes efficaces de gestion des stocks ;
• Produit des rapports sur les mouvements de stock en fonction de la politique et des formats de reporting d’INSO ;
• Veille à ce que les entrepôts situés dans les zones d’interventions soient exploités de manière efficace et efficiente.

f. Responsable de l’archivage de la documentation :

• Contrôle que les archivages physique et informatique, le cas échéant, des documents de passation de marché soient organisés de façon cohérente, et tenus à jour ;
• Contrôle que les archivages physique et informatique, le cas échéant, des documents relatifs aux équipements soient organisés de façon cohérente, et tenus à jour ;
• Contrôle que les archivages physique et informatique, le cas échéant, des documents relatifs à chaque employés soient organisés de façon cohérente, et tenus à jour ;
• Contrôle que les archivages physique et informatique, le cas échéant, des documents relatifs aux bâtiments soient organisés de façon cohérente, et tenus à jour ;
• Appui le bon déroulement des audits internes et externes.

g. Assiste sa hiérarchie dans la gestion de la mission INSO :

• Est un acteur de la bonne entente et la bonne coordination entre les différents services au sein de l’ONG (opérations, finance, programme, …) ;
• Suit l’évolution de la législation en vigueur dans le pays, notamment les dossiers relatifs au Droit du Travail, et à l’encadrement des ONGs ;
• Assiste, et conseille, sa hiérarchie sur les bonnes pratiques logistique, administrative et RH en vigueur dans le pays ;
• Assiste, et conseille, sa hiérarchie dans l’écriture, et la mise en application de procédures nationale/locale en conformité avec la législation nationale et les procédures INSO globale ;
• Assiste sa hiérarchie dans les relations avec les organes représentatifs des employés ;
• Assiste le département Finance, dans le calcul et la déclaration des taxes et impôts conformément aux dispositions légales en vigueur ;
• Assiste, et conseille, sa hiérarchie dans la mise en place d’une stratégie pays réaliste et en accord avec le contexte évolutif des zones d’intervention.

Cette liste est indicative et n’est pas exhaustive. L’employé pourra être amené à exécuter d’autres taches en lien avec son poste et qui lui seront demandées par sa hiérarchie.

 

Qualifications et Compétences Requises :

• Excellent maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit et à l’oral, exigée ;
• Excellente maîtrise de l’outil Excel exigée ;
• Maîtrise des outils informatique Word, PowerPoint et Outlook exigée ;
• Diplôme, au minimum, de niveau Master exigé ;
• Diplôme dans le domaine de la Gestion d’Entreprise/Organisation (Administration, Ressources Humaines, Logistique, ou Finance) exigé ;
• Diplôme dans le domaine des Ressources Humain ou de la Logistique apprécié ;
• Minimum cinq (05) ans d’expériences auprès d’ONG, d’entreprise ou d’organisations internationales en tant qu’Assistant RH, Chargé ou Responsable Administratif/RH/Logistique exigée ;
• Expérience en management d’équipe exigée ;
• Acceptation et bonne compréhension des principes humanitaires ;
• Ouverture d’esprit et confiance en soi ;
• Autonomie, et organisation permettant de gérer son planning et d’accomplir les tâches attendues.

 

 

Compétences Personnelles Clés :

• Une grande réactivité ;
• Une forte capacité d’analyse ;
• Une communication facile ;
• Une très grande autonomie ;
• Un esprit ouvert et d’équipe.

 

Termes et Conditions :

• Contrat à durée déterminée de 12 mois ;
• Date de démarrage prévue : Pour le 1^er Août 2020.

Politique de sauvegarde d’INSO :

INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.

À ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront appliquées : 

• Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
• INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l’emploi ou des changements fréquents d’emploi et d’adresse ;
• Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
• Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;
• Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
• Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.

Comment envoyer votre candidature :

Les candidats intéressés doivent envoyer les pièces suivantes à l’adresse jobs@ner.ngosafety.org avec la référence « INSO Chargé aux Opérations » en objet du mail :

• Une lettre de motivation précisant de quelle manière vous remplissez les conditions préalables et les caractéristiques souhaitées, votre motivation à postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (2 pages maximum) ;
• CV à jour (3 pages maximum).

Merci de ne pas envoyer d’informations additionnelles (comme des copies de certificats, de diplômes ou autre écrit, …) et merci de conserver un poids maximum de 2MB pour votre candidature.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Toutes les candidatures incomplètes seront automatiquement écartées.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

INSO rappelle qu’aucun frais n’est exigé pour le traitement des offres d’emploi et qu’aucun frais n’est perçu aux différents stades du recrutement (candidature, entretien, traitement ou autre).