International NGO Safety Organisation recrute un(e) chargé(e) finance, Niamey, Niger

International NGO Safety Organisation recrute un(e) chargé(e) finance, Niamey, Niger

 

Clôture des candidatures : 07/06/2020

Début du contrat souhaité : 01/08/2020

Présentation de l’organisation :

Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale internationale qui apporte aux travailleurs humanitaires un appui en établissant des plates-formes de coordination de la sécurité dans des contextes instables. INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits, tels que :

• Le suivi des incidents en temps réel ;
• Des rapports analytiques contextualisés ;
• Une cartographie des incidents sécuritaires ;
• Un soutien dans la gestion de crise ;
• Un support dans l’orientation du personnel ;
• Des formations.

Les services INSO aident les ONG dans leurs gestions des risques au quotidien, en améliorant leur connaissance du contexte d’intervention afin de leur permettre de baser leurs décisions d’accès humanitaire sur des données factuelles.

INSO s’est développée rapidement et d’une start-up novatrice est devenue une organisation mondialement reconnue et un élément clé du système de coordination de la sécurité humanitaire. Aujourd’hui, l’Organisation fournit un soutien quotidien à plus de 990 ONG dans quatorze pays.

La mission INSO au Niger :

En Septembre 2019, une vingtaine de partenaires ONG établis au Niger renouvellent leur demande pour l’ouverture d’une plateforme INSO au Niger.

La requête des ONG précise en particulier 3 points d’appuis prioritaires qui sont :

1. Aider à améliorer l’analyse du contexte ;
2. Mettre en place des formations sur l’accès humanitaire et la gestion des risques dans les zones de Tillabéry, Tahoua & Diffa ;
3. Renforcer la coordination humanitaire à Niamey entre les ONG, les Nations Unies et les autorités civiles et militaires.

L’objectif que s’est fixé INSO en 2020 est donc de renforcer les ONG au NIGER dans leurs capacités opérationnelles et analytiques afin de maintenir, voire améliorer leur accès sur le terrain.

En ce sens, INSO NIGER recherche une personne expérimentée pour rejoindre son équipe en tant que Chargé Finance basé à Niamey, et être mobile sur les deux régions couvertes par INSO au NIGER que sont Tillabéry/Tahoua & Diffa/Maradi. Avec les missions INSO Sahel et INSO Lac Tchad, il sera demandé au Chargé Finance de travailler en étroite collaboration avec les équipes INSO présentes dans la région.

Aperçu du poste :

Sous la responsabilité du Responsable Finance, le Chargé Finance est responsable de la gestion quotidienne du département Finance sur les parties Comptabilité et Trésorerie, il est le référent technique pour l’Administrateur de Bureau Terrain sur toutes les questions financières. Il a également une vision stratégique ainsi qu’une expertise technique et contextuelle afin d’appuyer l’Equipe de Management Pays dans ses prises de décisions. Conscient de la tâche essentielle qu’il lui incombe, il œuvre dans sa fonction avec efficacité, rigueur et autonomie.

Il est parfaitement francophone et anglophone, il sait écrire, et maîtrise également les langues nationales d’usage.

Le poste est basé à Niamey avec des voyages réguliers dans les différents bureaux régionaux de Diffa et Tillabéry.

Principales responsabilités :

Responsable de l’équipe Finance :

• Supervise au quotidien tout Assistant Finance de son équipe ;
• Renforce et développe les capacités techniques du personnel financier (Assistant Finance, Administrateur de Bureau Terrain, …) et de tout autre personnel relié au département Finance ;
• Remplace tout Assistant Finance ou Administrateur de Bureau Terrain en cas d’absence ;
• Organise des réunions hebdomadaire avec les membres de son équipe et les Administrateurs de Bureau Terrain ;
• Participe aux évaluations régulières des membres de son équipe et des Administrateurs de Bureau Terrain.

Responsable des processus de paiement et d’avance :

• Contrôle que les dossiers de paiement archivés soient supportés par des factures valides et/ou reçus, des demandes d’achats et tout autre document susceptible de justification (y compris la présence des tampons INSO) ;
• Prépare les chèques, et les virements, pour les fournisseurs, et transmet les documents de manière coordonner pour obtenir les signatures auprès des personnes autorisées ;
• Effectue les paiements contre réception des signatures et autres documents attendus de la part du bénéficiaire du paiement (carte d’identité, …) ;
• Prépare, en coordination avec le Département des Opérations, les virements pour les salaires des employés nationaux, et transmet les documents de manière coordonner et anticiper pour obtenir les signatures auprès des personnes autorisées ;
• Effectue les versements des avances aux employés INSO selon les modalités définies dans les politiques INSO ;
• S’assure que toutes les avances soient retournées à la fin de la semaine suivant la fin de la mission et que toutes les avances soient soldées avant la fin du mois.

Responsable la comptabilité :

• S’assure que les transmissions des comptabilités depuis les bureaux soient faites conformément au chronogramme ;
• Veille à ce que 100% des écritures (dépenses, avances, retours, …) soient correctement inscrites dans les journaux de caisse et de banques en devise sur une base quotidienne ;
• Contrôle les comptabilités des bureaux, et effectue un retour au plus tard 2 jours ouvrés après l’envoie ;
• Veille à ce que chaque bureau tienne à jour le livre des avances sur une base quotidienne ;
• Effectue les réconciliations des caisses avec sa hiérarchie à la fin de chaque semaine et de chaque mois, et s’assure que la balance des journaux de caisse correspond au comptage physique pour toute monnaie ;
• Averti sans délai, et si possible avant l’enregistrement, sa hiérarchie de toutes anomalies ou irrégularités suspectées ou constatées dans les justificatifs, et les livres de caisse ou de banque ;
• Vérifie, en lien avec le Département des Opérations ; les calculs des taxes et autres impôts de tous les bureaux ;
• Consolider les comptabilités mensuelles de chacun des bureaux et s’assurer que toutes les transactions soient correctement enregistrées et éligibles ;
• Prépare les fichiers de clôture mensuelle : prépayés, facture à recevoir, stocks, … ;
• Prépare les réconciliations bancaires pour approbation par sa hiérarchie ;
• Respecte les dates limites du cycle comptable et financier ;
• Prépare et participe à la clôture annuelle.

Responsable de la trésorerie :

• Consolide les besoin en trésorerie de tous les bureaux ;
• S’assure que les bureaux respectent les montants de sécurités (minimum et maximum) tant au niveau de la caisse que de la banque ;
• Prépare et centralise les demandes de CTR pour l’entièreté de la mission ;
• S’assure de la gestion optimale des fonds sur la mission ;
• S’assure de la réalisation et de l’exactitude des inventaires de caisses/banque hebdomadaires et mensuels pour tous les bureaux.

Responsable de l’archivage de la documentation Finance et de la tenue des audits :

• Contrôle que les archivages physique et informatique, le cas échéant, des pièces comptables des bureaux soient organisés de façon cohérente, et tenus à jour ;
• Contrôle que les archivages physique et informatique, le cas échéant, de toute la documentation financière des bureaux soient organisés de façon cohérente, et tenus à jour ;
• S’assure de la mise à jour de manière, à minima hebdomadaire, du dossier « Finance de SharePoint » pour les scans des pièces comptables des bureaux ;
• Vérifie la réception les pièces comptables et autres documents financier des bureaux, et supervise l’archivage conformément aux procédures INSO ;
• Est responsable de la bonne organisation des audits internes et externes.

Assiste sa hiérarchie dans le suivi budgétaire :

• Participe au suivi et à la mise à jour du Plan Annuel et du BVA ;
• Participe à la préparation des rapports financiers pour les bailleurs de fonds ;
• Participe à la conception des nouveaux budgets ;
• Participe à l’analyse des postes budgétaires de la mission selon les besoins identifiés.

Assiste sa hiérarchie dans la gestion de la mission INSO :

• Est un acteur de la bonne entente et la bonne coordination entre les différents services au sein de l’ONG (opérations, finance, programme, …) ;
• Assiste, et conseille, sa hiérarchie sur les bonnes pratiques financière en vigueur dans le pays ;
• Assiste, et conseille, sa hiérarchie dans l’écriture, et la mise en application de procédures financière nationale/locale en conformité avec la législation nationale et les procédures INSO globale ;
• Assiste, et conseille, sa hiérarchie dans la mise en place d’une stratégie pays réaliste et en accord avec le contexte évolutif des zones d’intervention.

Cette liste est indicative et n’est pas exhaustive. L’employé pourra être amené à exécuter d’autres taches en lien avec son poste et qui lui seront demandées par sa hiérarchie.

Qualifications et Compétences Requises :

• Excellent maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit et à l’oral, exigée ;
• Excellente maîtrise de l’outil Excel exigée ;
• Maîtrise des outils informatique Word, PowerPoint et Outlook exigée ;
• Diplôme, au minimum, de niveau Master exigé ;
• Diplôme dans le domaine de la Gestion d’Entreprise/Organisation (Administration, Ressources Humaines, Logistique, ou Finance) exigé ;
• Diplôme dans le domaine de la Finance apprécié ;
• Minimum cinq (05) ans d’expériences auprès d’ONG, d’entreprise ou d’organisations internationales en tant qu’Assistant RH, Chargé ou Responsable Financier exigée ;
• Expérience en management d’équipe exigée ;
• Acceptation et bonne compréhension des principes humanitaires ;
• Ouverture d’esprit et confiance en soi ;
• Autonomie, et organisation permettant de gérer son planning et d’accomplir les tâches attendues.

Compétences Personnelles Clés :

• Une bonne écoute ;
• Une grande réactivité ;
• Une forte capacité d’analyse ;
• Une communication facile ;
• Une très grande autonomie ;
• Un esprit ouvert et d’équipe.

Termes et Conditions :

• Contrat à durée déterminée de 12 mois ;
• Date de démarrage prévue : Pour le 1^er Août 2020.

Politique de sauvegarde d’INSO :

INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.

À ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront appliquées : 

• Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
• INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l’emploi ou des changements fréquents d’emploi et d’adresse ;
• Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
• Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;
• Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
• Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.

Comment envoyer votre candidature :

Les candidats intéressés doivent envoyer les pièces suivantes à l’adresse jobs@ner.ngosafety.org avec la référence « INSO Chargé Finance » en objet du mail :

• Une lettre de motivation précisant de quelle manière vous remplissez les conditions préalables et les caractéristiques souhaitées, votre motivation à postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (2 pages maximum) ;
• CV à jour (3 pages maximum).

Merci de ne pas envoyer d’informations additionnelles (comme des copies de certificats, de diplômes ou autre écrit, …) et merci de conserver un poids maximum de 2MB pour votre candidature.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Toutes les candidatures incomplètes seront automatiquement écartées.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

INSO rappelle qu’aucun frais n’est exigé pour le traitement des offres d’emploi et qu’aucun frais n’est perçu aux différents stades du recrutement (candidature, entretien, traitement ou autre).