International NGO Safety Organisation recrute un(e) logisticien(ne) approvisionnement, Mali

AVIS DE RECRUTEMENT POUR UN(E) LOGISTICIEN(NE) APPROVISIONNEMENT

Mali / Bamako, SOUS RESERVE DE FINANCEMENT

Clôture des candidatures : 06/03/2020 

Début du contrat souhaité : 06/04/2020

 

Contexte de l’organisation

Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale néerlandaise qui apporte aux travailleurs humanitaires un appui en matière de sécurité en établissant des plates-formes de coordination de la sécurité dans des contextes insécurisés. INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits, y compris le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, les données et la cartographie liées à la sécurité, le soutien dans la gestion de crise, les orientations du personnel et la formation.

Les services INSO aident les ONG dans leurs responsabilités quotidiennes en matière de gestion des risques et améliorent leur connaissance générale de leur contexte d’intervention afin de leur permettre de baser leurs décisions d’accès humanitaire sur des données factuelles.

L’Organisation s’est développée et d’une start-up novatrice est devenue une organisation mondialement reconnue et un élément clé du système de coordination de la sécurité humanitaire.

Aujourd’hui, l’Organisation fournit un soutien quotidien à plus de 850 ONG dans douze des pays les plus insécurisés au monde et a acquis une solide réputation de performance, de principes et de professionnalisme.

 

La mission INSO Mali et Burkina Faso :

INSO Mali a démarré en 2013 et lancé ses services complets en 2014. En 2018, INSO Mali étend sa zone d’intervention et ouvre une mission au Burkina Faso, pour devenir INSO Sahel. INSO Sahel fournit des services pour améliorer l’acheminement de l’aide humanitaire et préserver la sécurité du personnel employé par environ 220 ONG maliennes, burkinabé et internationales qui fournissent une aide humanitaire et d’urgence.

INSO Sahel couvre à présent les deux pays et nous recherchons une personne expérimentée pour rejoindre notre équipe en tant que Training Manager basé à Bamako et être mobile sur l’ensemble des régions couvertes par INSO au Mali et au Burkina Faso. Avec l’ouverture prochaine du Niger, il est possible qu’un appui soit demandé au TM sur la mise en place du pôle formation dans ce pays.

 

Aperçu du poste :

Sous l’autorité hiérarchique du OPS Officer, l’Assistant Approvisionnement a pour mission de :

• Appuyer l’Assistant Logistique BKO pour la mise en œuvre de l’ensemble des activités liés aux achats et à l’approvisionnement ;
• S’assurer que les stocks sont correctement gérés et consolide les inventaires mensuels ;
• Assurer la capitalisation de toutes les informations liées aux achats et au process d’approvisionnement (liste des prix et des fournisseurs, procédures d’exonération et de dédouanement…).

Principales responsabilités :

1. Connaissance et suivi du marché :

• Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau national ;
• Compiler les analyses d’environnement achat effectuées ;
• Superviser la mise à jour des listes de prix et les fichiers fournisseurs.

2. Supervision du traitement des commandes de la mission et mise en œuvre du processus achat :

• Réceptionner et vérifier en lien avec l’Assistant Log, les demandes de cotations et PR émis par les bases avant transmission à l’Opération Manager pour validation ;
• Assurer le suivi des PR et informer les bases de l’avancement du traitement de leurs commandes ;
• Apporter un appui aux FOA pour la réalisation des achats ;
• Suivre la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation et informer l’Assistant Log/l’Operations Officer en cas de problème ou de retard ;
• Mettre à jour des listes de prix et les fichiers fournisseurs ;
• S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures INSO ;
• Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que de la documentation en usage (import – export, exonération, taxes…) ;
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs.

3. Suivi des expéditions :

• Apporter un soutien à l’Assistant Logistique dans le suivi des frets et des expéditions nationaux et internationaux ;
• Suivre les procédures de dédouanement et d’exonération du matériel importé au besoin.

4. Gestion des équipements techniques :

• Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc ;
• Consolider et mettre à jour l’état de parc de la mission en temps réel ;
• Suivre les mouvements des équipements entre les bases (transport, stockage…).

5. Gestion des ressources humaines :

• Participe à l’élaboration des plannings des équipes logistiques de la coordination ;
• Evaluer les performances du personnel sous sa responsabilité ;
• Former les équipes logistiques aux procédures d’achat ;
• Sur demande de l’Operations Officer/Operations Manager, organiser des ateliers de formations sur le process d’approvisionnement et les procédures achats INSO.

6. Reporting / Capitalisation :

• Consolider les rapports logistiques mensuels des bases pour la partie approvisionnement ;
• Capitaliser les informations sur les distances, les prix, les modes et les sociétés de transport ;
• Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes) ;
• Classer et archiver les documents Appro de la mission.

 

Exigences du poste

• Utilisation efficace des programmes Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ;
• Expérience d’au moins 3 ans en logistique dont gestion de stocks ;
• Bonnes compétences en communication écrite et orale, avec la capacité d’interagir avec différents types d’interlocuteurs ;
• Compréhension claire des principes et pratiques humanitaires.

Compétences personnelles

• Capacité de travailler dans une équipe multiculturelle ;
• Volonté de produire des services qualité aux partenaires d’INSO Sahel ;
• Autonomie dans le travail.

 

Termes et Conditions :

Contrat de Travail de 9 mois renouvelable avec un démarrage prévue pour le 1^er Avril 2020, package salarial compétitif, 2,5 jours de congé annuel par mois, assurance santé.

 

Politique de sauvegarde d’INSO :

INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.

À ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront appliquées : 

• Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
• INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l’emploi ou des changements fréquents d’emploi et d’adresse ;
• Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
• Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;
• Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
• Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.

Comment envoyer votre candidature :

Les candidats intéressés doivent envoyer les pièces suivantes à l’adresse jobs@mali.ngosafety.org avec la référence « INSO LOG APPRO Mali/Bamako » en objet du mail :

• Une lettre de motivation précisant de quelle manière vous remplissez les conditions préalables et les caractéristiques souhaitées, votre motivation à postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (2 pages maximum) ;
• CV à jour (3 pages maximum).

Merci de ne pas envoyer d’informations additionnelles (comme des copies de certificats, de diplômes ou autre écrit, …) et merci de conserver un poids maximum de 2MB pour votre candidature.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Toutes les candidatures incomplètes seront automatiquement écartées. INSO se réserve le droit de clôturer le poste par anticipation si un(e) candidat(e) correspondant au poste est retenu(e).

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

INSO rappelle qu’aucun frais n’est exigé pour le traitement des offres d’emploi et qu’aucun frais n’est perçu aux différents stades du recrutement (candidature, entretien, traitement.