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International Rescue Committee (IRC) recrute Grants Manager

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JOB from International Rescue Committee
Closing date : 26 Mar 2017
Job ID : #1877054
Career categories : Donor Relations/Grants Management
Country : Chad
City : N’Djamena
Organization : International Rescue Committee
Job years of experience : 0-3 years
Job type : Job

DESCRIPTION

In response to a growing humanitarian crisis and the influx of Sudanese refugees into Chad, the IRC launched programs in Chad in February 2004 (Ouré Cassoni camp), August 2008 (Bredjing camp) and January 2011 (Treguine Camp), all in Eastern Chad.

The, IRC also launched an emergency primary health care program in the Bahr el Ghazal region in October 2010, following the drought that has severely affected the living conditions of the population, especially the food security, nutrition & health status. In April 2012, in response to the Sahel crisis, the IRC launched an emergency health and nutrition program in Mongo, Guéra region, and central part of Chad.

The IRC continues to respond to humanitarian crises as they occur, providing health and nutrition services to Chadian returnees and refugees from Central African Republic, and more recently, opening a health and nutrition program in the Lake Chad region, in response to the displacement crisis in the region.

IRC Chad has strong relationships with a number of donors, including UNHCR, BPRM, ECHO, SV, Sida, UNICEF and private funders.

The IRC Chad Strategic Action Plan for 2015-2020 illustrates its commitment to improving the health, economic well-being, and decision-making power of crisis-affected people in Chad.

SCOPE OF WORK

The Grants Manager is the focal point for proposal development, donor reporting, and information and grants management capacity-building efforts within the portfolio. Reporting to the Grants Coordinator, the Grants Manager provides critical support in programmatic and budgetary monitoring, compliance with donor and internal IRC rules and regulations and other key functions as required.

RESPONSIBILITIES

Grants Management & Compliance:

  • Develop and maintain grants management tools, such as funding trackers, reporting calendars, templates, and compliance guideline documents; and ensure the team is aware of these timelines
  • Support production of donor reports and ensure that reports are of high quality and submitted on time
  • Support the Grants Coordinator in the preparation and follow-up of grants operations meetings, and lead the meetings in Ndjamena and/or at the field level
  • Build grant management capacity of field staff by facilitating training, and providing one-on-one follow up support, in report writing, proposal development and other topics.
  • With support from IRC’s HQ grants staff, address donor compliance questions from IRC Chad program and finance staff to ensure compliance with donor regulations
  • Maintain hard and soft files on IRC Chad grant portfolio.
  • Assist the Grants Coordinator in preparing, reviewing and modifying memoranda of understanding and contracts of grant agreements as needed by the IRC Chad Country Program

Proposal Development:

  • Assist or lead proposal development including traveling to field sites to work directly with program staff on proposal development as requested by the Grants Coordinator
  • Draft high quality donor proposals and other grant documentation in collaboration with the Technical Coordinators, Program Managers and Technical Advisors, ensuring that IRC’s Strategy Action Plan (SAP) priorities, and budgeting for M&E and other relevant guidelines are incorporated into proposals and projects.
  • Manage the submission approval process through IRC’s electronic proposal database, OTIS, and coordinate revisions to the proposal based on HQ feedback

Communication and advocacy:

  • Provide grants and program information to the Communications and Media Assistant manager officer for inclusion in regular situation reports and other internal/external communications
  • Guide the Communication and Media Assistant Manager in the design of communication products for an external audience (especially donors)
  • Review and approve communication materials before they are shared internally or externally
  • Keep informed of any media and advocacy opportunities in Chad, and work closely with the communication and advocacy team at HQ (US and UK).

Human resources :

  • Grants Manager supervises directly Communication and Media Manager

QUALIFICATIONS

  • Bachelor’s degree in relevant field.
  • 2 years of experience in a business development role, preferably with an NGO
  • Prior grants management experience and familiarity with USG (USAID/OFDA, BPRM), European (DFID, ECHO, SIDA), and UN (UNHCR, UNFPA, UNICEF, CHF) donor regulations, procedures and requirements;
  • Demonstrated experience with coordinating funding proposals and progress reports from institutional and private donors;
  • Ability to efficiently deal with competing priorities;
  • Excellent oral and written communications skills and demonstrated ability to produce and edit documents under deadline pressure
  • Working knowledge of budget development and management
  • Experience working in a multi-cultural setting and preferably in Africa
  • Competence with Windows, Microsoft Office
  • Ability to work in unstable security environments
  • Fluent written and spoken English and French

DESCRIPTION

Face à une crise humanitaire croissante et au flot des réfugiés soudanais au Tchad, l’IRC a lancé des programmes au Tchad en février 2004 (camp d’Ouré Cassoni), août 2008 (camp de Bredjing) et janvier 2011 (camp de Treguine), tous à l’est du Tchad.

En outre, l’IRC a également lancé un programme d’assistance lié à la santé primaire dans la région du Bahr el Ghazal en octobre 2010, après la sécheresse qui a sévèrement affecté les conditions de vie de la population, particulièrement la sécurité alimentaire, la nutrition et l’état de santé. En avril 2012, face à la crise du Sahel, l’IRC a mis sur pied un programme de secours sanitaire et nutritionnel à Mongo, dans la Région du Guerra, et dans la partie centrale du Tchad.

L’IRC continue à répondre aux crises humanitaires dès leur apparition, en fournissant les services de santé et de nutrition aux retournées tchadiens et réfugiés centrafricains et plus récemment, aux personnes déplacées dans la région du Lac Tchad.

IRC Tchad possède des relations fortes avec de nombreux bailleur, notamment l’UNHCR, BPRM, ECHO, SV, Sida, UNCIEF et fondations privées.

Le plan d’action Stratégique d’IRC Tchad 2015-2020 démontre son engagement dans l’amélioration de la santé, bien-être économique et la prise de décision des populations affectées au Tchad

RESPONSABILITES GENERALES

Grants Manager est le point focal pour le développement des propositions, soumission des rapports aux bailleurs et des efforts dans le renforcement de l’information et gestion des Grants dans le portfolio. Grants Manager travaille sous la supervision directe de Grants Coordintaor et offre le soutien essentiel dans le suivi programmatique et budgétaire, quant à la conformité des documents avec les règles des bailleurs ainsi que des règles et règlementations internes à l’IRC.

RESPONSIBILITIES

Gestion des Grants et Conformité :

  • Développer et maintenir à jour les outils de gestion de Grants, tels que suivi des financement/Grants, calendrier des rapports, formats et document de lignes directrices ; Il/elle assure que l’équipe est consciente des échéances.
  • Soutient la rédaction/réalisation des rapports pour les bailleurs de fonds et assure que les rapports sont de bonne qualité et soumis à temps.
  • Appuie la Grants Coordinator dans la préparation et suivi des réunions d’ouverture des Grants, et assure ces réunions à Ndjamena ou sur le terrain.
  • Construit la capacité de personnel sur le terrain en terme de gestion des Grants à travers les formations et offre le support dans la rédaction des rapports, proposition ou autres thématiques.
  • Avec le support de personnel de l’équipe de Grants au siège d’IRC, il/elle adresse les questions de règles et régulations des bailleurs de l’équipe d’IRC Tchad – programmes et finances – afin d’assurer la conformité avec les règles des bailleurs.
  • Sauvegarde les copies dures (papiers) et numériques (disque dur ou autres) des documents de Grants.
  • Assiste Grants Coordinator dans la préparation, revue et modification des Accord d’entente ou Accords de partenariat ou tout autre contrat comme demande par le programme d’IRC Tchad.

Développement des propositions :

  • Assiste ou dirige le développement des propositions y compris les voyages vers les sites afin de travailler directement avec le personnel sur le terrain sur le développement de la proposition si demandé par son superviseur.
  • Prépare les propositions pour les bailleurs de bonne qualité et autre document en collaboration avec les coordinateur techniques, managers de programmes, assistants techniques et assure que les priorités du Plan d’Action Stratégique d’IRC, couverture financière des suivi et évaluation, ou tout autre directive sont intégrés dans la proposition et projets.
  • Gère l’approbation des soumissions à travers le système de base existant d’IRC – OTIS et coordonne les révisions des propositions une fois les retours de siège obtenus.

Communication et plaidoyer:

  • Offre l’information sur les Grants et programmes au Manager de communication et media pour que ces informations puissant être incluses dans les rapports de situation (SitRep) ou tout autres communication interne ou externe.
  • Guide Manager de communication et media dans la conception de matériel de communication pour une audience externe (particulièrement les bailleurs).
  • Revoit et donne l’approbation pour le matériel de communication avant que celui-ci est partagé en interne ou externe.
  • Travaille étroitement avec le département de plaidoyer et communication aux sièges (US et UK).

Ressources humaines:

  • Grants Manager supervise directement manager de communication et medias.

QUALIFICATIONS

  • Licence dans le domaine correspondant.
  • Deux ans d’expérience dans la gestion de subvention de préférence avec les ONG.
  • Expérience dans la gestion de Grants et connaissances des financements américains (USAID/OFDA, BPRM), européens (DFID, ECHO, SIDA), et les Nations Unies (UNHCR, UNFPA, UNICEF, CHF) des règles, procédures et demandes ;
  • Expérience prouvée dans la coordination des propositions et rapports pour les bailleurs institutionnels et privé ;
  • Capacité à gérer effectivement les priorités;
  • Excellentes capacités oral et écrites et capacité démontrée de produire et de modifier des documents sous la pression de la date limite ;
  • Connaissances de travail relatives aux budgets et leurs gestions.
  • Une expérience professionnelle préalable dans un environnement multiculturel, de préférence en Afrique dans une situation post-conflit et / ou dans un environnement de conflit;
  • Solides compétences en informatique: doit être compétent/e dans l’utilisation des programmes MS Windows Office (Word, Excel), messagerie, etc.
  • Capacité de travail dans un environnement sécuritaire instable.
  • Excellentes capacité en français et anglais, écrit et parlé.

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