International Rescue Committee recrute un admin assistant, Niamey, Niger
Poste : Admin Assistant
Programme : Administration
Lieu : Niamey/ Niger
Durée du contrat : un (1) an
Superviseur : Senior Admin Officer
Type d’emploi CDD
Grade : 9A
Description de l’organisation :
L’International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires à travers le monde et aide les populations victimes à survivre et reconstruire leur vie. Fondée en 1933 à la demande d’Albert Einstein, IRC offre le secours et l’assistance pour améliorer la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou les catastrophes. Présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis, nous restaurons la sécurité, la dignité et l’espoir pour des millions de personnes loin de chez elles et qui souffrent. IRC ouvre la voie vers des conditions de vie meilleure pour ces personnes.
LA VISION D’IRC NIGER ET LES PROGRAMMES ACTUELS D’IRC NIGER :
La vision de l’IRC pour le Niger est que les individus, les ménages et les communautés sont résilients, autonomes et capables de prospérer dans un contexte en perpétuel changement.
IRC Niger est présent dans les régions de Tillabéry, Agadez, Diffa et Maradi avec des projets dans les domaines suivants : Protection (SGBV, Protection de l’Enfant, monitoring de la Protection et Intégration de la protection), Nutrition, Santé, Sécurité Alimentaire et Moyens de subsistance, Mécanisme de réponse rapide RRM et Migration.
Contexte/introduction :
International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire apolitique, non lucrative, sans tendance religieuse ni d’aucune autre sorte, qui apporte assistance aux réfugiés à travers le monde. IRC met en œuvre des programmes de promotion des solutions durables pour les réfugiés et les communautés qui leur ont donné l’accueil, à travers des projets de santé publique, d’assainissement, des abris, de la réhabilitation et d’éducation. IRC est au service des réfugiés depuis 1933 et est présente dans plus de 40 pays sur le sol Européen, en Afrique et en Asie, ainsi qu’à travers un programme d’appui à la réinstallation aux Etats-Unis. IRC est une organisation engagée pour la liberté, la dignité humaine et l’autosuffisance. Cet engagement se traduit par une assistance à la réinstallation bien planifiée, un secours global d’urgence, par la réhabilitation et le plaidoyer pour les réfugiés.
IRC Niger s’est engagé dans son Plan d’Action Stratégique 2015-2020, de continuer à fournir des services humanitaires essentiels en santé, nutrition et protection/VBG tout en améliorant le bien-être économique et renforcer la résilience des bénéficiaires, tout particulièrement des femmes et des filles.
Description du poste :
Sous la supervision du Senior Administration officer, le/la Admin Assistant doit appuyer dans les pratiques de gestion administrative notamment la mise en œuvre des tâches administratives générales et de gestion des ressources. Le (la) Admin Assistant fournira un soutien au bureau ou le poste est situé.il /elle a la responsabilité de la gestion et des relations avec les finances pour les paiements, du système central de classement et d’archivage des correspondances Admin (interne et externe).
Taches et responsabilité :
- Accueillir et orienter les visiteurs IRC, passer et filtrer les appels téléphoniques ;
- Classer et archiver les dossiers Administratifs suivant le besoin (contrats baux, prestation, ordre de mission, courrier ou tout autre document Admin) ;
- Réceptionner, dispatcher les courriers entrants et sortants de IRC ;
- Traiter toutes les factures administratives dans les delais dans le système BVA ( eau, electricité, gardiennage, téléphonie, hôtelerie, UNHAS, prestation, billetterie, loyers etc…) ;
- Procéder à la réservation ONLINE de UNHAS de tous les staffs en mission suivant les procédures en vigueur ;
- Préparer les timesheets des staffs du département Admin ;
- Faire les réservations d’hôtel pour les staffs en mission dans les hôtels sous contrat cadre, émettre ;
- Les ordres de mission pour tout staff en déplacement ;
- Sous la supervision de Senior Admin officer, suivre le processus de renouvellement des visas de séjour des expatriés et assurer la liaison avec les organismes extérieurs, suivre les formalités administratives pour une installation du personnel expatrié au Niger conforme à la législation du pays (lettre d’invitation, visa volant, permis de séjour ;
- Etre le point focal pour toutes les demandes venant des guest house et procéder à leur règlement, aider son superviseur à gérer le bureau et les guest houses ;
- Informer son superviseur de tout non-respect des politiques ou de tout sujet de préoccupation lié à la gestion des tâches administratives ;
- Procéder à l’approvisionnement en produits de ménage et papeterie pour tout le bureau collaboration avec la logistique dans le délai.
Autres responsabilités :
Le responsable hiérarchique peut déléguer certaines tâches au titulaire de ce poste, dans le cadre de l’apprentissage et du développement personnel de ce dernier en vue de lui permettre d’évoluer dans sa carrière.
Qualifications, Expériences et aptitudes :
- Être titulaire d’un BAC +2 avec une formation en Administration, ressources humaines, ou tout autre diplôme similaire ;
- Avoir une expérience prouvée d’au moins 12 mois de stage pratique avec les ONG humanitaires en Administration ;
- Connaissance et capacité de manipuler les programmes ‘Word’, ‘Excel’ l’Internet et Outlook ;
- Une habileté à travailler dans une équipe multiculturelle, multidisciplinaire à communiquer clairement, à innover et à travailler dans une ambiance sous pression ;
- Etre capable de travailler sous pression et avec un minimum de supervision, avoir un esprit d’autonomie, de Planification et d’organisation, d’initiative ;
- Être disponible et flexible en matière d’heures de travail.
La candidature féminine est fortement encouragée
Les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans l’IRC Way (code de conduite professionnel) qui sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques relatives à la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les différents types d’abus, la protection des enfants, le harcèlement au travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
Candidature :
Les candidats intéressés par ce poste peuvent soumettre leur curriculum vitae comportant 3 références avec leurs adresses email, leurs numéros de téléphone et une lettre de motivation adressée au Senior Admin Officer Niamey, à l’adresse suivante : Postuler ici, avec la mention « Admin Assistant », au plus tard le 04 Avril 2020 à 17 heures.
NB : Seules les candidatures envoyées en ligne seront prises en compte.