IRC recrute un responsable des subventions à N’Djaména au Tchad
Requête nº: req7143
Intitulé de poste : Responsable des subventions
Secteur d’activité : Subventions
Type de contrat : Durée Déterminée
Taux d’occupation : Plein temps
Ouvert aux expatriés : Oui
Lieu de travail : N’Djamena, Chad
Descriptif du poste :
L’IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux de réfugiés du Darfour vers l’est du Tchad, avec une intervention dans le camp de réfugiés d’Ouré Cassoni. L’assistance aux réfugiés soudanais s’est maintenant étendue à la gestion de dix camps dans l’Est et d’un camp dans l’Ouest avec l’assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement.
En 2012, pour répondre à la sécheresse et à l’insécurité alimentaire, l’IRC a étendu sa couverture géographique dans la région du Guéra. L’IRC travaille actuellement dans trois districts de santé, Mongo, Mangalmé et Melfi, et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale.
En mai 2016, IRC a ouvert un bureau dans la région du Lac pour répondre à la crise de Boko Haram L’ IRC met en œuvre des projets d’assistance en matière de santé, de nutrition ainsi que la protection et la réponse aux Violences Basées sur le Genre.
L’IRC Tchad s’engage dans son plan d’action stratégique 2015-2020 à continuer à fournir des services humanitaires essentiels en santé, nutrition et protection / VBG, tout en améliorant le bien-être économique et en renforçant la résilience des bénéficiaires, en particulier des femmes et des filles. L’IRC Tchad continuera à travailler avec et à soutenir étroitement les acteurs étatiques / ministères de tutelle des domaines clés afin que les actions de l’IRC s’intègrent dans les politiques nationales pour assurer une meilleure appropriation des actions entreprises.
Cadre du travail :
Sous la supervision directe de la Coordinatrice des subventions, le responsable des subventions est chargé de fournir un soutien à l’équipe des subventions. Les tâches incluent le rapportage pour les bailleurs ou à des fins internes, ainsi que le rapportage pour les sous-subventions, l’archivage des fichiers de subventions et des documents de suivi (en Excel) et les bases de données d’IRC, la planification et l’organisation de réunions de subventions régulières, le suivi financier des subventions.
Supervision : Responsable des subventions est sous la supervision directe de la Coordinatrice des subventions.
Principales responsabilités :
Ayant pour fonction principale de produire des rapports de haute qualité pour le financement des bailleurs et d’assurer une analyse et une supervision pour assurer le respect des exigences spécifiques des subventions, ce poste fournira également une assistance spécialisée dans d’autres dimensions du cycle de gestion des subventions :
- Préparer et / ou réviser les informations et les rapports pour les parties prenantes internes et externes ;
- Gestion des subventions et conformité ;
- Gestion des sous-subventions ;
- Documentation des résultats, rapports et marketing.
Responsabilités spécifiques :
Gestion des subventions et conformité :
- Développer et modifier les politiques/procédures/systèmes conformément à la réglementation des donateurs et aux besoins et objectifs organisationnels ;
- Développer et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des outils de suivi de financement, des calendriers de rapports, des modèles et des documents de lignes directrices sur la conformité ; et s’assurer que l’équipe est au courant de ces délais ;
- Organiser les réunions d’ouverture, de suivi et de clôture des subventions ;
- Appuyer la production des rapports aux bailleurs et s’assurer qu’ils soient de haute qualité et soumis à temps ;
- Appuyer les équipes du programme et des opérations dans la préparation et le suivi des réunions sur les subventions et diriger ces réunions à Ndjamena ou sur le terrain ;
- Aider à la préparation des visites de suivi externes, des examens et des audits, et des évaluations intersites et participer si nécessaire ;
- Renforcer la capacité de gestion des subventions du personnel de terrain en facilitant la formation et en fournissant un soutien de suivi individuel, dans la rédaction de rapports, le développement de propositions et d’autres sujets ;
- Avec le soutien du personnel de l’IRC affecté aux subventions du Siège, adresser les questions de conformité des bailleurs de fonds du programme IRC Tchad et du personnel des finances pour assurer le respect de la réglementation des bailleurs de fonds ;
- Maintenir des fichiers durs et souples sur le portefeuille de subventions IRC Tchad ;
- Aider l’équipe du Programme et des Opérations à préparer, réviser et modifier les protocoles d’accord et les contrats de conventions de subvention, selon les besoins du Programme pays de l’IRC au Tchad ;
- Établir et tenir à jour des fichiers électroniques et papier pour chaque projet financé par une subvention à des fins de suivi et de production de rapports ;
- Effectuer des examens de conformité systématiques des programmes de subventions.
Documentation des résultats, rapportage :
- Travailler avec le personnel concerné pour tirer parti des résultats programmatiques et opérationnels de l’IRC à des fins de marketing, de positionnement et de collecte de fonds directs, y compris le maintien et la diffusion des données sur les performances passées, la capacité organisationnelle, les publications et les visites des bailleurs ;
- Participer aux examens et aux évaluations trimestriels des programmes afin d’assurer une documentation systématique des pratiques exemplaires et des leçons tirées du programme par le personnel, maintenir un système centralisé auquel tout le personnel a accès et le diffuser, au besoin ;
- En collaboration avec les équipes des programmes et des opérations, établir des systèmes efficaces pour informer les donateurs en temps opportun, aider les autres membres du personnel à comprendre les exigences des bailleurs de fonds et veiller à ce que les rapports soient dans le bon format et modifier les sections selon les besoins.
Gestion budgétaire :
- En coordination avec les équipes des finances et des programmes, assurer une gestion efficace des ressources financières, y compris l’examen et l’approbation des budgets des projets et le suivi des dépenses ;
- Participer aux réunions internes de BvA et également avec les partenaires pour s’assurer que la subvention est sur la bonne voie et que toutes les dépenses insuffisantes / excessives sont traitées avec une planification appropriée ;
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes des finances et des subventions pour réviser, ajuster le budget si nécessaire ;
- Veiller au respect total de toutes les réglementations des donateurs, des IRC et des autres réglementations fiduciaires.
Profil :
- Licence dans un domaine pertinent et expérience dans la gouvernance à but non lucratif, l’administration, la gestion des subventions, y compris la mobilisation de ressources et la conformité ;
- 2/3 d’expérience dans un rôle de gestion des subventions, de préférence avec une ONG ;
- Expérience préalable en matière de gestion de subventions et familiarité avec les règlements, procédures et exigences des donateurs des Nations Unies (USAID / OFDA, BPRM), européens (AFD, DFID, ECHO, SIDA) et des Nations Unies (HCR, PAM, UNICEF) ;
- Expérience avérée de la coordination des propositions de financement et des rapports d’étape des donateurs institutionnels et privés ;
- Capacité à gérer efficacement les priorités concurrentes ;
- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite et capacité démontrée de produire et d’éditer des documents sous la pression en respectant les délais
- Connaissance pratique de l’élaboration et de la gestion du budget ;
- Expérience de travail dans un environnement multiculturel et de préférence en Afrique ;
- Compétence avec Windows, Microsoft Office ;
- Capacité à travailler dans des environnements de sécurité instables ;
- Courant écrit et parlé anglais et français.
Environnement de travail :
Sécurité : Le responsable des subventions sera basé à Ndjamena (phase orange) avec des déplacements fréquents sur le terrain.
Hébergement : Le responsable des subventions sera logé dans un logement partagé à Ndjamena. Ce poste n’est pas accompagné.