ISC recrute un assistant administratif à Dakar au Sénagal
Notre client est une agence de développement gouvernementale qui appuie des projets de développement à travers le monde dans l’optique d’éliminer la pauvreté.
L’Assistant/e Administrative d’une part, s’occupe de la réception et de l’appui au secrétariat et d’autre part donne un appui à la gestion logistique de bureau afin d’assurer un environnement de travail pour que les collègues puissent se concentrer sur leur cœur de mission.
Missions :
Support administratif : Exécuter des tâches administratives Afin de garantir un support efficace au département/chef/collaborateurs/intervention
Tâches principales :
- Gérer le courrier in/out ;
- Assurer un soutien administratif général (copies, scanner les documents,…) ;
- Rédiger des lettres/documents ;
- Assurer le lay-out des documents et présentation, introduire des corrections dans des textes ;
- Tenue générale de ou des agendas.
Organisateur :
Assurer l’organisation et le suivi de réunions ou Evènements internes ou externes afin d’en favoriser le bon déroulement et d’assurer la diffusion d’information à tous les participants.
Tâches principales :
- Assurer une organisation pratique des réunions (réservation, envoi invitations, matériel de réunion, équipement, …) ;
- Élaborer des rapports de réunions dans des cas spécifiques ;
- Diffuser des rapports/documents vers les principaux concernés.
Support logistique :
Veiller à la présence du matériel nécessaire au bon fonctionnement du service afin de permettre à chacun de bénéficier pour ses activités du support logistique adéquat.
Tâches principales :
- Veiller à la présence de matériel de bureau adéquat ;
- Commander le matériel nécessaire ;
- Contrôler de façon proactive les stocks et gérer le stock ;
- Préparer les bons de commande ;
- Élaborer les ordres de mission ;
- Préparer les documents et assurer le suivi (permission de travail pour expats …) ;
- Réserver les hôtels, vols, restaurants ;
- Veiller à ce que les personnes disposent du transport nécessaire R.
Gestionnaire de documentation :
Veiller au classement et à la conservation de toute correspondance pertinente et de tout document utile au service afin de permettre aux supérieurs et aux collaborateurs d’accéder rapidement aux informations recherchées.
Tâches principales :
- Classer et archiver la documentation de tout type ;
- Mettre à jour les informations pertinentes ;
- Collecter la documentation de façon proactive ;
- Gérer les archives.
Téléphoniste-réceptionniste :
Accueillir les visiteurs et traiter les appels téléphoniques afin d’y donner une suite adéquate et/ou de les orienter vers les interlocuteurs internes recherchés.
Tâches principales :
- Accueillir et diriger/orienter les visiteurs ;
- Répondre et transférer l’appel vers les personnes concernées ;
- Actualiser la liste téléphonique des contacts professionnel de la représentation (interne et externe…) ;
- Appeler les collaborateurs externes sur demande.
Profil :
- Bachelor (Bac +3) ;
- 2 à 3 ans d’expérience dans la gestion de tâches administratives ;
- Très bonnes connaissances de la langue nationale officielle ainsi que d’une autre langue internationale (français et/ou anglais) ;
- Très bonnes connaissances MS Office (Word, Excel, Powerpoint,).
Rémunération selon pofil
Date limite : 31 Décembre 2019.