Jesuit Refugee Service (JRS) recrute un Coordinateur national de la logistique, N’Djamena, Tchad

Contexte organisationnel

Le Service Jésuite aux Réfugiés (JRS) est une organisation internationale non gouvernementale qui a pour mission d’accompagner, servir et défendre les droits des réfugiés et des personnes déplacées de force. L’organisation a été fondée en Novembre 1980 et a une présence dans plus de 50 pays. JRS engage les services aux niveaux national et régional, avec le soutien et les conseils d’un bureau international à Rome. Le style de service du JRS est humain et spirituel, travaillant dans des situations de plus grand besoins, à la recherche du bien-être à long terme des réfugiés et des personnes déplacées, sans pour autant négliger leurs besoins immédiats ou urgents. Le JRS offre des possibilités d’une grande variété de personnel, local et international, tout en maintenant un régime réaliste et localisée du salaire / allocation, d’assurance, etc.

Objectif général du poste

Sous l’autorité du Directeur national, ce poste doit permettre de garantir la performance logistique de la mission et coordonner sa mise en œuvre pour apporter le meilleur soutien aux programmes.

Objectifs spécifiques du poste

• faciliter l’obtention des documents administratifs (visa, carte de séjour, papiers des véhicules…) ;
• organiser les voyages, l’hébergement du personnel, et assurer un approvisionnement suivi et organisé en matériels, tant au bureau national que dans les sous bureaux du JRS à l’Est du Tchad;
• assurer le respect des procédures du JRS en matière de logistique pour une meilleure transparence dans la gestion des fonds alloués aux projets.

Principales responsabilités du poste

Planification des activités

Sous la supervision du Directeur national, en lien avec le Chargé national des programmes, planifier et préparer les activités hebdomadaires du département de la logistique dans son ensemble.

Généralités

Contribuer à la définition de la stratégie de la mission

A ce titre, le Coordinateur national de la logistique est notamment responsable :

• de l’élaboration de la stratégie logistique de la mission ;
• de la disponibilité des informations logistiques aux autres départements pour la définition de la stratégie pays ;
• de l’élaboration dans les délais et en qualité de la partie logistique des « proposals » et rapports bailleurs.
• Coordonner la logistique au niveau national

A ce titre, le Coordinateur national de la logistique est notamment responsable :

• de la mise en œuvre et du respect des règles logistiques du JRS
• du pilotage et de l’optimisation des activités logistiques ;
• du respect des engagements logistiques pris auprès des bailleurs.
• Encadrer et accompagner l’équipe Logistique.
• Prévenir et gérer les situations de fraude et de corruption.
• Organiser les achats, l’entreposage, le transport et la communication ainsi que les procédures administratives et financières du JRS.
• Assurer la protection des véhicules et autres biens de l’Organisation.
• Participer à l’évacuation ou à la relocalisation du personnel dans des endroits plus sécurisés si nécessaire en cas de troubles civils graves dans le pays.

Achats et stockage

• Faire les achats sur la base des réquisitions autorisées conformément aux procédures du JRS ;
• En lien étroit avec l’administrateur financier et le gestionnaire des programmes, établir une liste de prix des matériels achetés habituellement sur le marché local et international ;
• Maintenir des contacts avec les fournisseurs, les opérateurs, les prestataires de services et effectuer des comparaisons de prix afin d’identifier les meilleures offres ;
• Tenir à jour une liste d’inventaire actualisée de tous les matériels et bien du JRS.

Transport et communication

• faciliter l’installation, la programmation et l’entretien des équipements de communication ;
• superviser et planifier l’affectation des véhicules dans les différentes missions afin de servir au mieux les besoins du service ;
• s‘assurer de la bonne utilisation du carburant pour les véhicules du JRS et contrôler le remplissage journalier du carnet de bord des véhicules par les chauffeurs.

Personnel

• participer à l’actualisation ou à la préparation de la description des tâches du personnel de soutien de la logistique (assistant logistique, chauffeur, cuisinier, femme de ménage, sentinelles…);
• superviser et participer au recrutement et à la formation du personnel de la logistique ;
• en collaboration avec le responsable des Ressources humaines, participer à l’évaluation des performances des assistants logistiques affectés dans les différentes bases du JRS au Tchad ;
• gérer et superviser sur une base quotidienne les gardiens et les chauffeurs. Administration
• veiller à ce que les procédures administratives et les normes appropriées notamment, réquisition, bon de commande, tenue des stocks et expédition soient suivies et respectées ;
• constituer et bien organiser les dossiers de dépenses, de réquisitions, de bons de commande, de bordereaux d’envoi, de bordereaux de réception et de tous les autres documents nécessaires pour les audits financiers.

Rapportage

• produire et soumettre au Directeur national des rapports périodiques (hebdomadaire et mensuel) sur toutes les activités de la logistique dans toutes les bases du JRS Tchad.
• signaler à la hiérarchie tout cas de perte ou de manque de matériels constaté et produire un rapport d’incident;
• mettre à disposition du Directeur national et du Chargé des finances, un inventaire mensuel actualisé de tout le matériel du JRS ;
• participer aux réunions hebdomadaires de l’équipe du bureau national et assurer le rôle de rapporteur à la demande du Directeur national.

Evaluation

• participer à l’identification des problèmes liés à la logistique ;
• capitaliser toutes les pratiques innovantes en matière de gestion logistique et proposer des stratégies nouvelles au regard des « leçons apprises » ;
• proposer des actions utiles à l’amélioration du département;
• participer à l’évaluation des résultats attendus du département.

Qualification et expérience

• Titulaire d’une formation supérieure en logistique technique, vous justifiez au minimum de deux années d’expérience sur une fonction similaire pour le compte d’une ONG internationale.
• Vous avez une expérience reconnue dans la mise en place et le suivi des schémas de gestion logistiques ONG.
• Vos capacités de formateur sont démontrées et vous avez à cœur de faire monter en compétence et de responsabiliser vos équipes.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de la diplomatie et vos capacités relationnelles, d’adaptation et de compréhension rapide.
• Vous avez une très bonne connaissance des procédures logistiques ONG et bailleurs.
• Une première expérience avec JRS serait un plus.
• Vous avez une excellente maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit. La connaissance de l’anglais serait un plus.
• Vous maîtrisez au moins les logiciels Word, Excel, Powerpoint.

Qualités

• Adhérer aux valeurs du JRS et respecter le code de conduite ;
• Capacité à prendre des initiatives et à apporter des idées novatrices ;
• Attitude et comportement professionnels : aptitude à travailler en équipe mais aussi autonomie dans l’exercice de ses fonctions, dynamisme, honnêteté, sens de l’organisation ;
• Sens de la communication ;
• Sens de la discrétion et de la responsabilité ;
• Capacité à s’adapter à des conditions de travail et à des tâches qui peuvent changer avec la réalité du terrain ;
• Capacité à travailler sous pression et dans un environnement multiculturel.

NB : Selon la révision des objectifs du projet, cette description des tâches est périodiquement négociable à chaque renouvellement de contrat