La Banque africaine de développement cherche un Coordonnateur en chef du programme et du contrôle de la qualité des documents/Travaux du conseil – PSEG1 – Côte d’Ivoire

La Banque africaine de développement cherche un Coordonnateur en chef du programme et du contrôle de la qualité des documents/Travaux du conseil – PSEG1 – Côte d’Ivoire

Titre du poste: Coordonnateur en chef du programme et du contrôle de la qualité des documents/Travaux du conseil – PSEG1
Grade: PL3
Poste N°: 50001407
Référence: ADB/18/130
Date de publication: 17/07/2018
Date de clôture: 16/08/2018
Pays: Côte d’Ivoire

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été définis pour renforcer la Stratégie décennale, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

Le complexe :

Le Président planifie, supervise et administre les activités du Groupe de la Banque. Sous l’orientation des Conseils d’administration, le Président dirige les activités de la Banque et du Fonds africain de développement ; il administre les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs Départements et Unités, notamment le Cabinet du Président, le Département de l’évaluation indépendante du développement, le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Unité de vérification de la conformité et de médiation, le Secrétariat du Comité d’appel, le Tribunal administratif, le Bureau de l’Auditeur général, la Direction de la gestion des risques du Groupe, le Département du conseil juridique général et des services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général.

Le département recruteur :

Le rôle du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat général (PSEG) est de faciliter la réalisation des objectifs de la Stratégie décennale de la Banque, des High 5 et du Modèle de développement et de prestation de services en améliorant le processus de prise de décision des instances de gouvernance et en nouant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. Le Département PSEG est composé du Bureau immédiat du Secrétaire général (PSEG.0) qui, outre ses propres attributions, est chargé de gérer la Section de la gestion des documents et des archives et la Section des conférences et réunions ; ii) de la Division des affaires et des délibérations du Conseil (PSEG.1) ; iii) de la Division du protocole, des privilèges et immunités et des missions diplomatiques (PSEG.2).

Les principales fonctions de la Division des affaires et procédures du conseil (PSEG.1) sont les suivantes : i) préparer les programmes de travail, l’ordre du jour et les calendriers des réunions des Conseils et des Comités ; ii) organiser des réunions des Conseils et de leurs comités, et leur fournir des services de secrétariat ; iii) fournir des services de secrétariat aux Conseils des Gouverneurs et à leurs organes subsidiaires, et gérer les relations entre ces Conseils et la haute Direction ; iv) assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions des Conseils par les unités organisationnelles concernées ; et v) fournir des services administratifs et de soutien aux membres du personnel élu, et leur apporte son soutien en matière de recrutement pour leurs bureaux ; et (vi) préserve et sauvegarde la mémoire institutionnelle de la Banque.

Le poste:

Le Coordonnateur en chef du programme et du contrôle de la qualité des documents/travaux du Conseil est principalement chargé de diriger la Section de la programmation, de la coordination et du contrôle de la qualité des documents/travaux du Conseil et de superviser le travail de la Section :

1. coordonner la préparation et la mise en œuvre du programme de travail des conseils et de leurs organes subsidiaires ;
2. faire le suivi des décisions et recommandations des Conseils et de leurs organes subsidiaires ;
3. préparer, distribuer et gérer la documentation des Conseils.

Sous la supervision et la direction du Chef, Division des affaires du Conseil et des procédures (PSEG.1), le Coordonnateur en chef du programme et du contrôle de la qualité des documents/travaux du Conseil devra :

1.  Aider à préparer le programme de travail semestriel des Conseils et de leurs organes subsidiaires et concevoir l’outil de planification de sorte qu’il soit cohérent avec les stratégies et les priorités de la Banque ainsi qu’avec les moyens (temps et ressources).

• Examiner les travaux semestriels des Conseils et de leurs organes subsidiaires par rapport au programme prévu et en tirer des enseignements pour le programme de travail à préparer.
•    Communiquer avec toutes les unités organisationnelles de la Banque, au moins deux mois avant le début du semestre en question, et leur demander, par voie de mémorandum, de soumettre au Secrétaire général leur programme de travail pour le semestre suivant.
• Recueillir toutes les informations rassemblées et établir le programme de travail des Conseils et de leurs organes subsidiaires, en séparant les informations et les documents de travail, en indiquant l’état d’avancement de la préparation, la période probable de rapport, l’unité organisationnelle concernée.
•  Analyser, de manière synthétique et qualitative, le programme semestriel soumis, en indiquant les axes et orientations stratégiques pour chaque secteur (opérations, finances, administration et aspects institutionnels), ainsi que les contraintes éventuelles et les résultats escomptés.
•  Analyser de manière quantitative le volume de travail des Conseils et de leurs organes subsidiaires et indiquer le nombre et le type de documents à soumettre (montant du prêt, ventilation par secteur, par guichet).
•  Organiser une réunion consultative avec les unités organisationnelles et soumettre le projet de programme de travail.
•  Finaliser le programme de travail et le soumettre à l’approbation des Conseils.

2.  Coordonner et surveiller la mise en œuvre du programme de travail des Conseils et de leurs organes subsidiaires.

• Établir, sur la base du programme de travail semestriel, un calendrier bimensuel glissant (BRAG) et le mettre à jour périodiquement, en consultation avec les unités administratives.
• Établir des rapports mensuels sur l’exécution du programme de travail semestriel et les diffuser à toutes les unités administratives.
• Faire le suivi des décisions et des recommandations du Conseil.
• Fournir aux unités organisationnelles et à la haute Direction de la Banque tout conseil ou toute information concernant le programme de travail.
• Informer régulièrement le président du Conseil d’administration des progrès réalisés dans le cadre du programme de prêts.

3.  Fournir un appui administratif pour la formulation et la mise en œuvre du programme de travail et pour tous les autres travaux des Conseils.

• Assister aux réunions des Conseils et des organes subsidiaires, sur demande.
• Maintenir un tableau de bord quotidien pour le suivi et l’envoi des documents aux Conseils.
• Surveiller la livraison des documents en temps opportun et s’assurer de leur qualité.
•  Superviser la préparation des ordres du jour et leur distribution en temps opportun.
• Superviser et assurer le suivi de la distribution en temps opportun de tous les documents des Conseils.
•  Aider à la préparation du mémoire du Secrétaire général à l’intention du Président sur les résultats des consultations avec les Directeurs sur les points de l’ordre du jour.
• Examiner et réviser les résumés des délibérations préparés par les Départements.
• Examiner les résumés des décisions préparés par le personnel.
• Préparer, si nécessaire, des notes d’information (ou des rapports instantanés) pour le Président après les réunions informelles.
• Assister les présidents des comités et leur fournir les informations nécessaires.

4.  Analyser les documents de politiques et de programmes et les rapports techniques soumis aux Conseils et s’assurer qu’ils sont conformes aux lignes directrices, politiques et règles pertinentes.

Cela comprend, sans s’y limiter, les opérations à approuver et la stratégie d’intervention définie dans les Documents de stratégie pays (DSP) ; l’allocation des ressources du FAD aux pays, aux secteurs, pour les arriérés ; les revues de performance pays ; les recommandations contenues dans les documents et leur compatibilité avec les règles et directives décidées par les Conseils ; l’utilisation des reliquats ; les prêts supplémentaires) ; les autres aspects pouvant être portés à l’attention de la Direction (recommandation des DSP avec la politique générale de la Banque ou la situation des pays).

5.  Contribuer à la réalisation d’autres tâches multiples, y compris l’évaluation de la performance du personnel, la contribution du Département au Rapport annuel, la préparation des Assemblées annuelles, la rédaction de documents de politiques ; l’examen de tous les documents importants.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

•  Détenir au moins un Master en économie, planification du développement, administration des affaires, financement de projets et de développement, ou dans toute autre discipline connexe.
• Être titulaire d’un Diplôme d’études supérieures en planification de projets et en finances.
• Justifier d’au moins sept (7) années d’expérience professionnelle pertinente acquise au sein d’une Banque multilatérale de développement.
• Maîtriser les politiques, la stratégie et les questions opérationnelles du Groupe de la Banque, ainsi que les processus du Conseil d’administration.
• Solides aptitudes en relation interpersonnelle, en communication et en négociation ; capacité à mener une réflexion stratégique.
• Capacité à travailler sous pression, à hiérarchiser les programmes d’activités et à gérer plusieurs tâches de façon simultanée.
• Capacité à travailler efficacement avec d’autres professionnels remplissant des fonctions techniques et de gestion issus de diverses origines professionnelles et culturelles, dans un environnement d’équipe axé sur la coopération.
• Démontrer de solides compétences analytiques.
• Être capable de superviser et de détecter/corriger les erreurs dans le travail des subordonnés.
• Savoir favoriser l’esprit d’équipe, résoudre les différends et réconcilier les membres de l’équipe.
• Communication : assurer des communications orales et écrites claires et concises ; présenter les informations orales avec clarté dans un style approprié et adapter le langage et le style aux attentes spécifiques du public concerné.
• Résolution de problèmes : appliquer les connaissances professionnelles à la résolution des problèmes et identifier les solutions au bénéfice des clients (internes et externes) et de l’organisation.
•  Orientation client : veiller à ce que le client soit considéré comme étant d’une importance primordiale dans toutes les transactions et interactions ; s’efforcer de comprendre et, le cas échéant, d’anticiper les besoins des clients et veiller à ce que les clients reçoivent le meilleur service possible de la Banque.
• Travail en équipe et relations au sein des équipes : collaborer avec les collègues pour maximiser l’efficacité de l’équipe dans son ensemble, veiller au partage des connaissances et de la charge de travail ; tisser de solides relations de travail avec les collègues et contribuer à la création d’un environnement de travail en équipe positif.
• Être capable de communiquer efficacement (écrit et oral) en anglais ou en français avec, de préférence, une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
• Maîtriser les logiciels couramment utilisés à la Banque de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint).

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