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La Banque africaine de développement recrute un charge de technologie et infrastructure de conférences et réunions – PSEG.1 –  Côte d’Ivoire

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Date de clôture : jeudi 29 novembre 2018

La Banque africaine de développement recrute un charge de technologie et infrastructure de conférences et réunions – PSEG.1 –  Côte d’Ivoire

 

  • Titre du poste : Charge de technologie et infrastructure de conférences et réunions – PSEG.1
  • Grade : PL7
  • Poste N° : 50066210
  • Référence : ADB/18/214
  • Date de clôture : 29/11/2018

Objectifs

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 80 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des Africains.

Le complexe :

Le Président planifie, supervise et administre les activités du Groupe de la Banque. Sous l’orientation des Conseils d’administration, le Président dirige les activités de la Banque et du Fonds africain de développement ; il administre les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs Départements et Unités, notamment le Cabinet du Président, le Département de l’évaluation indépendante du développement, le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Unité de vérification de la conformité et de médiation, le Secrétariat du Comité d’appel, le Tribunal administratif, le Bureau de l’Auditeur général, la Direction de la gestion des risques du Groupe, le Département du conseil juridique général et des services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général & Secrétariat général.

Le département recruteur :

Le rôle du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat général de la Banque (PSEG) est de faciliter la réalisation des objectifs de la Stratégie décennale de la Banque, des Cinq domaines prioritaires (Hi5) et du Modèle de développement et de prestation de services (DBDM) en améliorant le processus décisionnel des organes de gouvernance et en renforçant les relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. PSEG comprend: i) le Bureau immédiat du Secrétaire général (PSEG.0) qui a pour responsabilité supplémentaire de gérer la section de Diffusion et accès à l’information (DAI) et Archives, la section de la Coordination des politiques de Gouvernance institutionnelle et les relations Statutaires et la Coordination des Conférences et Réunions; ii) la Division des Affaires et procédures du Conseil (PSEG.1); et iii) la Division du Protocole, des Privilèges et Immunités (PSEG.2)

Le service Conférence et réunions est en charge d’une part de la planification et de l’organisation des différents réunions et évènement comprenant notamment :

  • Les sessions des Conseils des Gouverneurs et de ses organes subsidiaires (Assemblées annuelles du Groupe de la Banque, y compris les réunions du Comité consultatif des Gouverneurs (CCG), du Comité directeur mixte (CDM), du Bureau des Conseils des Gouverneurs (BCG), du Comité sur les Conditions de services du personnel élu et du Comité directeur pour l’élection du Président) ;
  • Des réunions consultatives des plénipotentiaires sur la reconstitution du FAD et ses revues à mi-parcours ; des Conseils d’Administration et de ses Comités (CODE, AMBD, CAHR, ECAM, AUFI, ANRE, Comité plénière du budget et Comité d’Ethique) ;
  • Des réunions organisées en partenariat avec d’autres institutions, à la Banque ou en dehors de la Banque. Exemple: les réunions conjointes BAD/BM/FMI ou BAD/CEA/UA ;
  • Des rencontres internationales dont l’agenda traite des questions liées à la mission de la Banque.

Il est d’autre part responsable de l’aménagement, de l’installation et de la gestion de la technologie et des infrastructures de conférence et réunions de toutes les salles de Conférences et réunions y compris les salles des Conseils et espaces spécifiques au Siege, dans les directions générales et dans les bureaux extérieurs. L’évaluation et la mise en œuvre des infrastructures de conférence dans les pays abritant les Assemblées annuelles et les réunions de reconstitutions du Fonds.

 

Le poste :

Les objectifs principaux de ce poste sont :

  • S’assurer de la planification technique adéquate, de la préparation, de l’organisation et de la couverture technique des évènements statutaires et non statutaires organisés par la Banque ;
  • Définir et rédiger les spécifications techniques en vue du lancement des appels d’offres pour l’acquisition de la technologie et des infrastructures de conférences et réunions nécessaires à la mise en place d’une salle de réunion ou conférence du Groupe de la Banque ;
  • Définir les spécifications techniques des équipements additionnels en infrastructure de conférence et réunions à louer auprès des prestataires techniques et coordonner les installations conformément aux besoins de la Banque ;
  • Faire le suivi des contrats de maintenance des salles de réunion du siège et des directions générales ;
  • Coordonner les contrôles continus du bon fonctionnement de la technologie et des infrastructures de conférences et réunions installations dans les salles de réunions du Groupe de la Banque
  • Travailler en étroite collaboration avec les services techniques de la Banque dans le cadre de la mise en place des projets technologiques communs et la gestion des contrats.
  • Tenir à jour l’inventaire et la gestion équipements et administratives des infrastructures de conférence et audiovisuel de la Banque.

Fonctions et responsabilités

Sous la responsabilité du Coordinateur des Conférences et réunions et sous la supervision directe du chargé en chef de la technologie et des infrastructures de Conférences et réunions, le Chargé de technologie et Infrastructures de Conférences et réunions travaillera aussi bien avec les membres de la division mais également en étroite collaboration avec les départements techniques de la Banque, afin que les salles de conférences et réunions du Groupe de la Banque soient conformes aux normes techniques et conditions optimales préalablement établies, en vue de l’amélioration constante du cadre des rencontres. Le titulaire aura pour tâches d’assister le chargé en chef de la technologie et des infrastructures des conférences et réunions pour tout ce qui concerne les aspects techniques, logistiques et administratives des salles des conférences et réunions, notamment :

  1. Assister à l’élaboration du programme de travail et des objectifs annuelles de l’équipe en charge de la technologie et des infrastructures de conférences et réunions, à la définition des besoins en vue de la mise en place du budget technique ;
  2. Surveiller la conformité avec les règles établies et apporter appui et orientations pour veiller à la réalisation des objectifs et au respect des normes de qualité de service technique offert par l’utilisation de la technologie et les infrastructures de conférence et autres outils technologiques ;
  3. Gérer les projets techniques à lui confiés, relatifs aux infrastructures de conférences en collaboration étroite avec les départements techniques de la Banque tels que pour la préparation des spécifications d’affaires pour les dossiers techniques dans le cadre d’appel d’offres pour l’acquisition de la technologie et infrastructures de conférences et réunions ;
  4. Assurer la définition des spécifications techniques, sur la base des besoins des utilisateurs, du matériel relatif à un évènement donné et nécessaires au lancement de commande auprès des prestataires de location du matériel ;
  5. Identifier et préparer les salles pour les conférences et réunions de haut niveau organisées par la Banque au siège comme à l’extérieur du siège et s’assurer de la disponibilité quotidienne des services techniques et multimédia (présentation PowerPoint et de vidéo conférence) ainsi que des services d’interprétariat ;
  6. Assister dans le cadre des projets techniques, à la conception des études de faisabilité et des analyses des exigences pour justifier et appuyer l’acquisition et la mise en place d’équipements nouveaux participant à l’amélioration des moyens techniques mis à disposition dans les différentes salles de réunion du Groupe de la Banque ;
  7. Veiller et s’assurer aux enregistrements de toutes les délibérations des Conseils et certaines réunions et procéder à leur archivage; faire le classement et le suivi des mouvements des enregistrements des chaque régie; faire le soutien technique permanent lors des réunions formelles et informelles des Conseils d’Administration et toutes réunions officielles organisées au sein et hors de la Banque;
  8. Gérer le stock du matériel de rechange et faire la maintenance de niveau 1 voire 2 des équipements en infrastructures de conférence et réunions ;
  9. Identifier, évaluer et élaborer des solutions axées sur la technologie, qui permettent au Secrétariat General d’offrir un meilleur service aux clients; se tenir informé(e) de l’évolution du monde technologique ;
  10. Etablir les rapports mensuels sur les activités de l’équipe technique en vue de fournir à la Coordination des Conférences et réunions les informations requises pour l’orientation de sa politique en matière d’amélioration des salles et espaces de rencontres du Groupe de la Banque ;
  11. Gérer quotidiennement les activités techniques.

Exécuter toutes tâches administratives demandées par la hiérarchie.

Critères de sélection

  1. Être titulaire au minimum d’un Diplôme d’ingénieur informaticien, d’électronicien ou d’un diplôme technique équivalent dans une discipline connexe; une formation complémentaire en technologie et infrastructures de conférence et réunions serait un plus ;
  2. Justifier d’au moins cinq (5) ans d’expérience pertinente dans le domaine de la technologie, de la planification de gestion de projets, d’acquisition des biens et services et de maintenance d’équipements techniques y compris la coordination des installations techniques dans une institution internationale et multiculturelle ;
  3. Etre capable de travailler sous pression et parfois au-delà des horaires normaux ;
  4. Avoir des compétences en technologie et particulièrement dans le domaine des infrastructures de Conférences et réunions ;
  5. Avoir des compétences en acquisition des biens et services ainsi qu’une bonne maîtrise des procédures d’analyse informatique et d’assistance technique aux utilisateurs ;
  6. Avoir de bonnes aptitudes et de bonnes capacités d’analyse et de rédaction; être indépendant ; être plein(e) de ressources et savoir prendre des initiatives ;
  7. Veiller à ce que les clients du service soient considérés comme étant d’une importance primordiale dans toutes les interactions ;
  8. Etre capable d’appliquer les connaissances techniques à la résolution des problèmes techniques et d’identifier des solutions techniques pérennes ;
  9. Assurer la veille technologique en matière de technologie et infrastructure de conférences et réunions ;
  10. Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;
  11. Savoir utiliser les applications standards de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et Power Point) ; la connaissance de SAP (ou de tout autre système intégré de gestion de documents ou de progiciels d’analyse de données quantitatives et qualitatives) est un atout supplémentaire.

Ce poste bénéficie du statut international et ouvre droit aux conditions d’emploi y afférentes.

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct [email protected]

Postuler en ligne

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.

 

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