La Banque africaine de développement recrute un Commis administratif – COCD, République Démocratique du Congo
Titre du poste: Commis administratif – COCD
Grade: GS5
Poste N°: 50067579
Référence: ADB/18/146
Date de publication: 02/08/2018
Date de clôture: 01/09/2018
Pays: République Démocratique du Congo
Objectifs
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution de développement panafricaine qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera avec succès la mise en œuvre de cette vision.
Le complexe :
La Banque s’est réorganisée et est en train de mettre sur pied le Complexe chargé du développement régional, de l’intégration et de la prestation des services, dont l’objectif principal est de renforcer les capacités régionales et de rapprocher des régions la responsabilité des activités au bénéfice des clients. Cinq Plateformes de développement régional, d’intégration et de prestation de services ont été créées, dirigées chacune par un Directeur général. Il s’agit de : Afrique australe, Afrique du Nord, Afrique de l’Ouest, Afrique de l’Est et Afrique centrale.
Le département recruteur :
Les différents bureaux extérieurs de la Banque relèvent de l’une des cinq (5) plateformes régionales de développement, d’intégration et de prestation de services. La plateforme supervise un ensemble composé de de bureaux extérieurs et de liaison, ainsi que de pays où la Banque ne dispose pas de bureaux. Le directeur général adjoint rend compte au directeur général des activités de la région dans laquelle ils sont affectés. Chaque plateforme accueillera les opérations pertinentes, les fonctions de mise en œuvre de projets et de développement des activités et des capacités administratives dans un service partagé pour un déploiement rapide dans les différents pays, afin de contribuer à l’efficacité de la Banque sur le terrain.
Le bureau pays de la République Démocratique du Congo de la Banque africaine de développement a été créé pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes, améliorer la performance du portefeuille des projets et assurer la coordination de l’aide avec d’autres partenaires au développement.
LE POSTE :
Le commis administratif collaborera étroitement avec l’équipe chargée de l’administration et des finances afin de fournir un soutien administratif.
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision du responsable pays, le Commis administratif s’acquittera des tâches suivantes :
- Créer une demande d’achat dans l’environnement SAP MM;
- Aider, au besoin, à la création de voyages et au traitement des demandes de remboursement des frais de mission dans l’environnement de voyage SAP;
- Recevoir et accueillir les visiteurs (tenir un registre des visiteurs et répondre aux demandes d’information de routine du public);
- Filtrer les appels téléphoniques en fournissant des renseignements et/ou en les orientant vers les membres du personnel indiqués;
- Recevoir et trier toutes les correspondances, et les distribuer au secrétaire du Responsable Pays;
- Fournir des services de secrétariat y compris, sans que cela soit limitatif, la saisie et mise en page, le formatage, la photocopie, l’impression, la télécopie, et la transmission (version électronique et papier) de documents au Responsable des opérations nationales, aux Chargés de programmes nationaux, aux experts sectoriels et aux missions en visite, et servir de renfort au secrétaire du Responsable Pays;
- S’occuper de tous les espaces publics du bureau en veillant au bon entretien des lieux, gérer l’inventaire du matériel et des fournitures et la prestation des services de restauration;
- Assurer l’archivage de tous les articles sélectionnés de journaux nationaux et tenir une base de données simple de tous ces articles;
- Prendre les dispositions nécessaires pour assurer le voyage du personnel du Bureau Pays et des missions de la Banque en visite;
- Agir en tant que secrétaire pour la rédaction et la distribution des comptes rendus des réunions du personnel;
- Effectuer toute autre tâche que peuvent raisonnablement lui demander le Responsable Pays, le Chargé des opérations et des programmes pays et les experts sectoriels.
Critères de sélection
Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables
- Avoir au minimum une Licence ou un diplôme équivalent en administration des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe, avec une formation en secrétariat/administration/gestion de bureau.
- Justifier d’un minimum de quatre (4) ans d’expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en Être capable de travailler sous pression et de définir les priorités dans le cadre dynamique d’un milieu international et multiculturel. Capacité de travailler et de coopérer avec des personnes d’origines diverses.
- Avoir la capacité de gérer rapidement et efficacement des demandes internes et externes.
- Démontrer une aptitude à gérer des demandes et des priorités simultanées et évolutives ainsi que des délais serrés.
- Maitriser les équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.).
- Démontrer un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et une assistance au plan administratif.
- Pouvoir exécuter plusieurs tâches en même temps; avoir d’excellentes compétences en résolution de problèmes et une grande attention aux détails.
- Être capable de communiquer efficacement; démontrer un excellent sens du service à la clientèle, avoir un bon esprit d’équipe, des aptitudes dans le travail d’équipe et l’établissement de relations.
- Être capable de travailler efficacement dans une organisation multiculturelle.
- Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités afin de renforcer et de créer une plus-value pour les clients et l’organisation.
- Faire preuve d’intégrité et de confidentialité.
- Être capable de communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.
- Maîtriser les applications courantes de Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint). Une connaissance de SAP ou d’autres systèmes ERP constituerait un atout.
LE PRÉSENT POSTE NE DONNE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL)
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