La Fondation Elizabeth Glaser recrute un(e) Charge(e) de l’Administration – Ebolowa, South Region/Cameroun
Contexte :
La Fondation Elizabeth Glaser est un leader mondial dans la lutte contre le VIH et le SIDA pédiatrique, travaillant dans 19 pays et dans plus de 5500 sites à travers le monde pour prévenir la transmission du VIH aux enfants, et pour aider ceux qui sont déjà infectés. Aujourd’hui, grâce au travail très réussi de la Fondation et de ses partenaires, le VIH/SIDA pédiatrique a été pratiquement éliminé aux États-Unis. Avec un personnel mondial en croissance de plus de 1 000 personnes — neuf sur dix qui travaillent sur le terrain —, la Fondation a pour mission mondiale de mettre en œuvre des programmes de prévention, de soins et de traitement du VIH/SIDA; de faire progresser davantage la recherche novatrice; et d’exécuter des activités de plaidoyer mondiales stratégiques et ciblées pour apporter des changements spectaculaires dans la vie de millions de femmes, d’enfants et de familles dans le monde entier. Pour de plus amples informations, veuillez visiter notre page : www.pedaids.org.
EGPAF travaille en partenariat avec le ministère de la Santé, les équipes régionales et de district de santé pour soutenir la prévention du VIH/SIDA, la prise en charge et les services de renforcement des systèmes de santé. EGPAF est principalement financé par les fonds PEPFAR par l’intermédiaire de CDC (Center for Disease Control and Prevention) et de USAID (Agence des États-Unis pour le développement international).
Objectif du poste :
La Fondation Elizabeth Glaser est à la recherche d’un(e) Charge(e) de l’Administration pour le bureau de EGPAF à Ebolowa. Le (la) Charge(e) de l’Administration sera sous la supervision du Senior Field Operation Manager. Ce poste exige de solides compétences linguistiques et orales en français et en anglais.
Principales responsabilités :
1. Administration :
- S’assurer que les procédures d’accès aux bureaux sont toujours suivies ;
- Recevoir et distribuer le courrier en conséquence. Assurer la liaison avec l’unité de gestion Inventory&fleet pour administrer le service de messagerie hebdomadaire ;
- Accuser réception des correspondances reçues, les enregistrer et les transmettre aux responsables ;
- Préparer et diffuser diverses correspondances ;
- Mettre à jour chaque mois la liste des contacts du personnel de EGPAF Cameroun et la diffuser à tout le personnel ;
- Monitorer les fournitures de bureau ;
- Tenir à jour la base de données mensuelle des frais de téléphonie du personnel et la transmettre au service des finances pour le paiement des factures. (En collaboration avec l’unité ICT)
2. Logistique et Voyages :
- Assurer l’organisation des missions de terrain pour le personnel et les visiteurs ;
- Assurer l’organisation des déplacements nationaux et internationaux pour le personnel et les visiteurs (hébergement, logistique du transport, formalités d’obtention de visa et d’autres besoins en matière de voyage);
- Gérer les relations avec les fournisseurs concernes par les activités de voyage nationaux et internationaux.
3. Gestion des équipements :
- Superviser l’utilisation et l’entretien des équipements de bureau, s’assurer qu’ils sont en bon état de fonctionnement et prendre les dispositions nécessaires pour les réparer et les entretenir en cas de besoin ;
- Superviser le bon fonctionnement des services tels que l’eau, l’électricité et les lignes téléphoniques ;
- Gérer le nettoyage du bâtiment et de ses environs ;
- Gérer la sûreté et la sécurité de l’immeuble, du personnel et des biens ;
- Travailler avec le propriétaire de l’immeuble et/ou l’entreprise de gestion immobilière du propriétaire, pour effectuer des travaux d’entretien des bureaux en cas de besoin (En collaboration avec l’unité Achats et logistique) ;
- Veiller à ce que tous les équipements de bureau et les espaces de travail soient correctement entretenus. Faire un suivi auprès des fournisseurs pour le service après-vente et l’entretien.
4. Appui aux activités du Programme :
- Superviser les Assistants Administratifs/Programme afin d’assurer que les procédures administratives standard sont correctement implémentées ;
- Implémenter des formations avec l’équipe administration afin d’assurer le renforcement des capacités ;
- Effectuer des visites de terrain afin d’apporter un appui à l’implémentation des activités administratives et de contribuer au renforcement des capacités et a la compréhension desdites activités par le personnel de terrain.
5. Autres :
- Evaluer les procédures administratives de manière permanente afin d’identifier et de proposer des mises à jour pertinentes et veiller à ce qu’elles correctement implémentées ;
- Assister lors de l’organisation des réunions et des séminaires, prendre des notes et préparer des procès-verbaux ;
- Toute autre tâche assignée par le superviseur.
Qualifications :
Education :
Minimum Licence en Administration, secrétariat ou tout domaine connexe
Expérience :
- Minimum 3 ans d’expérience en qualité de Charge de l’Administration
- Expérience au sein d’une ONG internationale.
Compétences :
Efficience opérationnelle :
- Capacité d’exécuter une variété de tâches répétitives et routinières liées à l’administration générale ;
- Capacité de traiter un grand volume de travail en tenant compte des contraintes de temps ;
- Bonne connaissance des règles et procédures administratives ;
- Connaissance et compréhension détaillées des pratiques et procédures de secrétariat et d’administration, connaissance approfondie des applications logicielles de bureau liées au traitement de texte et aux présentations ;
- Capacité d’utiliser une variété de matériel informatique de bureau ;
- Capacité d’organiser et d’accomplir de multiples tâches en établissant des priorités.
Gestion des documents, correspondances et rapports :
- Créer, éditer et présenter les informations (requêtes, rapports, documents) dans des formats visuellement agréables, clairs et présentables tels que des tableaux, des formulaires, des présentations, des memos et des rapports, en utilisant des fonctions avancées de traitement de texte et de présentation, ainsi que des logiciels de base de données et des tableurs ;
- Édite, formate et fournit des informations pour les correspondances, rapports, documents et/ou présentations à l’aide de feuilles de calcul et de bases de données, respectant les normes de qualité et requérant des corrections minimales ;
- Démontre une bonne compréhension de la grammaire, de l’orthographe et de la structure dans la langue requise ;
- S’assurer que la correspondance, les rapports et les documents sont conformes aux normes de EGPAF ;
- Capacité de produire des dossiers précis et bien documentés conformes à la norme requise.
Planification et organisation :
- Organise et accomplit avec précision de multiples tâches en établissant des priorités tout en tenant compte des requêtes spéciales, des interruptions fréquentes, des délais, des ressources disponibles et des rapports hiérarchiques multiples ;
- Planifie, coordonne et organise la charge de travail tout en restant conscient des priorités changeantes et des échéances concurrentes ;
- Capacité de passer rapidement d’une tâche à une autre pour répondre à de multiples requêtes ;
- Établit, construit et maintien des relations de travail efficaces avec le personnel et les clients afin de faciliter le support ;
- La promotion de l’apprentissage et du développement des compétences est la responsabilité de chaque membre du personnel
Aptitudes :
- Solides aptitudes interpersonnelles
- Solides aptitudes de planification et d’organisation
- Solides aptitudes de gestion du temps
- Fortes aptitudes en communication écrite et orale
- Solides aptitudes de supervision
- Solides aptitudes informatiques
- Attitude professionnelle et aptitude à innover
Esprit d’équipe : Le renforcement d’équipe est la capacité d’une personne d’inspirer et de favoriser l’engagement, l’esprit, la fierté et la confiance de l’équipe. Il facilite également la coopération et motive les membres de l’équipe à atteindre les objectifs du groupe.
Service à la clientèle : Le service à la clientèle permet à une personne de prévoir les besoins des clients internes et externes et d’y répondre, tout en offrant des produits et des services de grande qualité et en s’engageant à les améliorer continuellement.
Force de décision : La force de décision est la capacité d’une personne de prendre des décisions éclairées, efficaces et opportunes, même lorsque les données sont limitées ou que les solutions entraînent des conséquences désagréables. Il perçoit également l’incidence et les répercussions des décisions.
Langues :
Maitrise du Français et connaissance de l’anglais (oral et écrit).
Comment postuler :
Les candidats répondant aux critères ci-dessus sont invités à soumettre leur CV et lettre de motivation à travers le lien suivant : postuler ici
Veuillez noter que seuls les candidats répondants au critères ci-dessus seront contactés.
Seules les candidatures soumises via le lien ci-dessus seront acceptées.
Cette position est assujettie à la disponibilité des financements.
La fondation Elizabeth Glaser (EGPAF) offre des opportunités d’emploi égales à tous les employés et candidats à un emploi sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, la nationalité, l’âge, le handicap ou la génétique. En plus des exigences de la loi fédérale, EGPAF se conforme aux lois nationales et locales en vigueur qui régissent la non-discrimination dans l’emploi dans tous les lieux où la Fondation dispose de bureaux.
NB : Les candidats résidant dans la région sont fortement encouragés à postuler !