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La SAER-Emploi recherche Un/Une Secrétaire standardiste – Mali 

La SAER-Emploi recherche Un/Une Secrétaire standardiste – Mali 

Publié : 

Categories : Avis de recrutement

Domaines : Administration - Ressources humaines - PlanificationSecrétariat - Réceptionniste - Hôtesse

Regions : Mali

La SAER-Emploi recherche Un/Une Secrétaire standardiste – Mali

 

 

 

 

Contexte :

La SAER-Emploi, Société Africaine d’Etudes et de Réalisations, spécialisée dans le recrutement et conseil en ressource humaines, recrute pour le compte de l’agence luxembourgeoise pour la coopération au Développement (LuxDev) : Un/Une Secrétaire standardiste

 

Positionnement dans l’organigramme :

  •  Placé sous la supervision de l’Assistante de direction du Bureau Mali ;
  •  Travaille en collaboration avec l’ensemble des collaborateurs du Bureau Mali, des projets et Programmes LuxDev.

But de la fonction :

Le secrétaire standardiste est chargé d’accomplir les différentes tâches en lien avec sa fonction et à caractère administratif.

Responsabilités et Taches Principales :

Le secrétaire standardiste effectuera les tâches et activités suivantes :

  • Prise de rendez-vous et maintien à jour de l’agenda des supérieurs hiérarchiques (sur demande) ;
  • Informer les supérieurs hiérarchiques pendant leurs missions en fonction du degré d’importance et d’urgence des appels, des courriers ;
  • Gestion des appels téléphoniques et réception des visiteurs et les introduire chez les responsables concernés ;
  • Traitement des courriers in, comme stipulé dans le Manuel du Bureau ;
  • S’occuper de la cafeteria ;
  • Mise à jour de la Qbase secrétariat ;
  • Appui à l’archivage des rapports techniques et tout autre document, notamment la création des boites d’archivage et leur étiquetage et assurer le classement physique et électronique de tous les documents conformément au système de classement en vigueur ;
  • Tout autre tâche liée à sa fonction et à la demande de son supérieur hiérarchique.

Communications :

En ce qui concerne la diffusion d’informations, de reporting périodique et de la communication institutionnelle, le titulaire du poste respectera le plan de communication établi par LuxDev et fournira les contributions attendues.

Profil de compétences :

Compétences professionnelles spécifiques

Compétences principalesMaîtriséAvancéSpécialisé
1.        Prise de rendez-vous et maintien à jour de l’agenda des supérieurs hiérarchiques (sur demande) 

X

2.        Informer les supérieurs hiérarchiques pendant leurs missions en fonction du degré d’importance et d’urgence des appels, des courriers 

X

3.        Gestion des appels téléphoniques et réception des visiteurs et les introduire chez les responsables concernés 

X

4.        Traitement des courriers in, comme stipulé dans le Manuel du Bureau 

X

5.        S’occuper de la cafeteriaX
6.        Mise à jour de la Qbase secrétariat 

X

7.        Appui à l’archivage des rapports techniques et tout autre document, notamment la création des boites d’archivage et leur étiquetage et assurer le classement physique et électronique de tous les documents conformément au système de classement en vigueur 

 

X

 

Compétences professionnelles génériques :

Compétences informatiques
Word   X
Excel   X
Powerpoint   X
Access   X
Q base courrier   X
Outil Emails   X

 

Compétences liées à la Coopération au Développement
Connaissance et compréhension de la Coopération au Développement luxembourgeoise.x

 

Compétences scientifiques ou technologiques
Techniques de rédaction professionnellex
Gestion des stocksx

 

Compétences linguistiquesComprendreParlerÉcrire
OralÉcrit
FrançaisC1C1C1C1

 

Compétences transversales :

Référentiel (Maximum huit compétences)Situations courantesSituations complexes
Aisance relationnellex
Classement d’informationx
Discrétionx
Esprit d’initiativex
Organisation – Planificationx
Rigueur – Qualitéx
Sens du détail – Contrôlex

 

Compétences
FlexibilitéIntégritéEsprit d’équipeRespectSens des responsabilités

 

Formation et/ou Expérience – obligatoire ou souhaitée :

  • Niveau BT, BEP, BAC ou équivalent ;
  • Avoir 5 ans d’expérience dans un poste similaire.

Vous pouvez envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation), aux adresses suivantes : SAER-EMPLOI sise à Hamdallaye ACI 2000, rue : 311, Immeuble SAER-EMPLOI, ou l’envoyer par email  à : recrute@SAER-EMPLOI.COM  et Veuillez mentionner dans votre dossier de candidature le titre du poste pour lequel vous postulez et seules les candidatures retenues lors de l’appréciation des dossiers feront l’objet d’une relance. Date limite de dépôt le 29/05/2019 à 16h00