La Welthungerhilfe recrute un(e) secrétaire, Mali
Contexte :
La Welthungerhilfe (WHH, ex-Agro Action Allemande) est une association reconnue d’utilité publique (organisation à but non-lucratif), qui fait partie des grandes organisations Allemandes avec but non-lucratifs intervenantes dans le domaine du développement et de l’aide humanitaire.
Elle intervient au Mali depuis 1968 et est présente actuellement dans les régions de Kayes, Ségou, Mopti, Tombouctou et Gao. Pour atteindre notre but, « la faim zéro partout où nous travaillons d’ici 2030 » et que les groupes cibles assurent leurs besoins alimentaires et nutritionnels de façon durable et soient plus résilients face aux multiples crises qui les affectent, dans un environnement sain et favorable nous intervenons dans les domaines suivants :
- L’agriculture & environnement ;
- L’éducation nutritionnelle ;
- L’approvisionnement en eau hygiène et assainissement ;
- La construction des pistes rurales et infrastructures socio-économiques ;
- L’aide humanitaire ;
- Le renforcement de la société civile ;
- Le développement économique.
Le bureau pays qui se trouve à Bamako, héberge-les projets /programmes qui sont exécutés dans les régions.
Caractérisation du poste :
| 1. Rattaché au | Bureau Pays de la WELTHUNGERHILFE à Bamako |
| 2. Fonction : | Secrétaire |
| 3. Titre : | Secrétaire |
| 4. Catégorie salariale : | Locale |
| 5. Supérieur :
a) Sur le plan d’hiérarchie b) sur le plan technique | Directeur Pays |
| Directeur Adjoint
Directeur Adjoint | |
| 6. Lieu d’affectation | Bamako/Mali, Bureau Pays Bamako |
| 7. Projet : | MLI 1116 |
| 8. Durée du contrat : 12 mois (renouvèlement possible) |
L’objectif :
La/le secrétaire doit tenir son rôle au sein de l’équipe du Bureau Pays et contribuer à sa bonne marche. Le but global est de fournir un appui de qualité à la Direction et à tout le personnel du Bureau Pays dans la satisfaction de ses besoins en matière de secrétariat. Le poste est basé à Bamako.
Responsabilités / taches :
Accueil – Orientations Visiteurs : Assurer un accueil courtois à tous les visiteurs et les orienter convenablement vers les agents visités ;
Gestion téléphonique :
- Dispatcher correctement les appels téléphoniques ;
- Prendre si nécessaire et transmettre aux destinataires appropriés tous les messages téléphoniques ;
- Tenir à jour de façon correcte le registre des appels téléphoniques et d’envoi de fax afin de permettre l’imputation des charges entre les comptes des projets ;
- Noter sur un carnet (mémo) des appels téléphoniques en absence pour les intéressés et transférer ce mémo à la connaissance de l’intéressé.
Gestion efficace du courrier :
- Recevoir et enregistrer le courrier au départ et à l’arrivée ;
- Transmettre à l’intéressé le courrier « Arrivé » qui lui est destiné ;
- Assurer la préparation du courrier à destination des partenaires extérieur et des autres bureaux de la Welthungerhilfe y compris le siège à Bonn ;
- Assurer que le courrier destiné aux partenaires extérieurs de Welthungerhilfe est transmis dans les délais ;
- Faciliter une communication rapide avec le siège de Welthungerhilfe à Bonn, les autres bureaux de Welthungerhilfe etc… et tous les partenaires extérieurs de Welthungerhilfe.
Ordres de mission :
- Assurer l’élaboration de tous les ordres de mission et veiller à leur bon classement ;
- Enregistrer tous les ordres de mission dans un registre ;
- Etablir des ordres de mission pour tout le personnel du Bureau.
Gestion des documents durs et électroniques :
- Fournir les documents à la demande du personnel ;
- Assurer l’archivage des documents destinés au classement central afin de maintenir les dossiers à jour (archive dur et archive électronique de réseau central) ;
- Actualiser la bibliothèque et maintenir les dossiers de la bibliothèque ;
- Relecture des épreuves de rapport, proposition des projets sur demande ;
- Suivi et archivage des notes de service au bureau.
Saisie informatique :
- Saisir à l’ordinateur les documents de projet en respectant les délais retenus par le demandeur ;
- Apporter les corrections nécessaires au besoin ;
- Assurer la rédaction de certaines correspondances ordinaires ;
- Tenir les procès-verbaux des réunions.
Logistique :
- Réservation des hôtels et vols pour visiteurs externes ;
- Organiser les pauses-cafés et déjeuners lors des ateliers ;
- Préparer et mettre à disposition tous les matériels nécessaires pour le bon déroulement des ateliers ;
- Enregistrer les entrées et sorties de fournitures de bureau ;
- Organiser l’achat des fournitures de bureau et tenir un magasin (ou armoire) pour le stockage ;
- Assurer l’organisation logistique des ateliers et réunions ;
- S’assurer de l’aménagement de la salle pour la tenue des ateliers et réunions ;
- Assurer la diffusion des annonces.
Visibilité et Présentation :
- Etablir, veiller et mettre à jour les présentations de projets en cours à l’entrée du bureau ;
- Mettre à jour le dossier de présentation pour le projet.
Autonomie :
Le poste est supervisé par le Directeur Adjoint. La/le secrétaire de bureau est habilitée à soumettre les demandes d’approvisionnement à l’appréciation de son supérieur. Le/La titulaire du poste peut aussi proposer des innovations dans le cadre de ses responsabilités. Cependant, il/elle devra obtenir l’approbation de son superviseur avant d’apporter un changement dans le système de travail établi.
Collaboration et contacts :
Une étroite collaboration est indispensable avec tous les agents du Bureau Pays ainsi qu’avec les autres bureaux. Il/Elle est tenu de garder la confidentialité sur les documents ou informations respectivement mis à sa disposition ou portée à son attention. Il/Elle peut nouer les contacts d’autres organisations dans le but d’améliorer les relations publiques de Welthungerhilfe.
Conditions de travail :
Le poste est basé à Bamako. Il nécessitera des travaux en dehors des heures normales de service pour satisfaire certains besoins urgents du Bureau Pays.
Qualifications essentielles :
- Être titulaire d’un diplôme de secrétariat de niveau minimum DUT ou une expérience équivalente ;
- Avoir une expérience d’au moins deux ans dans le domaine de la réception, du traitement du courrier et du classement ;
- Avoir une profonde connaissance pratique en informatique notamment avec les logiciels de traitement WORD et EXCEL ;
- Avoir une grande vitesse en dactylographie ;
- Être capable de travailler en équipe ;
- Être courtois avec les visiteurs internes et externes de Welthungerhilfe ;
- Bonne présentation, sûr de soi-même et naturel ;
- Motivation et esprit d’initiative au-dessus de la moyenne ;
- Maîtrise de la langue française.
Qualification souhaitable :
La connaissance d’autres langues telles que l’anglais, l’allemand serait un atout.
au plus tard le 18 octobre 2020 à 12h00.
Le dossier de candidature doit être sous enveloppe scellée en y mentionnant dessus « Poste de secrétaire » à la Cité du Niger1.
B.P. E 1921
Tél. (+223) 20 29 57 07 ; Fax : (+223) 20 29 31 40
ou par Email : br.mali.secretariat@welthungerhilfe.de
NB : Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les interviews.
Les dossiers de candidatures ne seront pas retournés.