Le PAM recherche deux administrative assistant SC5 (104704)
Titre : 02 Administrative Assistant
Type de contrat & Grade : Contrat de Service – SC5
Unité : Administration & Finance
Lieu d’affectation : Ampanihy et Manakara
Cadre général et attributions :
Sous la supervision générale du Chef d’Unité Administration et Finance et la supervision directe de l’Associé Senior Administratif ou Chef de Bureau :
L’Administrative Assistant aura sous ses responsabilités les attributions suivantes :
Globales :
- Veiller à la fourniture des services d’appui aux diverses unités, y compris la gestion des locaux et la gestion des véhicules légers, les voyages et tous les services de protocole y relatif, etc, au partage de l’information, à la création d’un environnement de travail sécurisé et confortable ;
- Rassembler et traiter l’information, y compris le partage de celle-ci pour soutenir la production de documents standards et rapports de l’unité Administration et Finance, pour permettre la prise de décision et la gestion efficace des ressources ;
- Gérer et tenir à jour les documents papier et électroniques relatifs à ses responsabilités conformément aux procédures établies, pour assurer un accès rapide et facile aux données selon les besoins ;
- Entreprendre des recherches et effectuer des analyses des données de base afin de contribuer à la fourniture des informations précises et à la gestion efficace des ressources ;
- Être un premier point de contact pour les demandes internes, afin de faciliter la fourniture des services pour la résolution efficaces et efficients des problèmes quotidiens ;
- Contribuer par des avis et considérations aux méthodes et pratiques de routine dans son propre domaine de travail (domaines de responsabilité), afin de soutenir l’amélioration des services fournis par l’unité.Spécifiques :
- Préparer et consolider les dépenses prévisionnelles de l’unité de support du bureau pays et des sous bureaux ;
- Assurer l’enregistrement et le suivi des requêtes d’achat de l’unité dans le logiciel comptable.
- Réceptionner les biens et services commandés et s’assurer que les normes IPSAS sont respectées et assurer le suivi systématique des transactions non régularisées dans le délai requis ;
- Contrôler les factures des fournisseurs des services de l’unité de support et initier la demande de paiement conformément aux services reçus ;
- Etre le point focal pour les autorisations de détaxation semestrielles de la TVA et en assurer le renouvellement ;
- Assurer la gestion des fournitures de bureau et consommables informatiques (planification des besoins, rapports d’utilisation, inventaire etc.)1/2 ;
- Organiser les voyages (nationaux et internationaux) des staffs et assurer que les autorisations de voyages sont enregistrées dans le système en suivant les règles et procédures établies ;
- Organiser et appuyer les ateliers/séminaires selon le besoin des unités.
Profil et qualifications :
- Niveau d’études secondaires appuyé par un diplôme universitaire de niveau BAC + 3 dans le domaine de l’Administration, Gestion, Logistique et domaines similaires.
- Plus de 03 années d’expériences professionnelles dans les domaines suivant : Administration, Logistique ou domaines similaires.
- Maitrise des outils informatiques tels que les systèmes d’exploitation Windows 7, les logiciels Microsoft office 2013, les navigateurs Internet Explorer, Google Chrome ou Mozilla Firefox. SAP
- Maitrise des systèmes du PAM tels que WINGS II, ITS, SAP/ERP serait un atout…
- Bonnes expressions orale et écrite en français et en anglais.
- Capable de travailler sous pression
- Capable d’anticiper et de proposer des solutions alternatives aux clients
- Avoir des expériences dans la gestion de stock serait un atout
- Avoir des expériences de la procédure d’exemption et d’exonération de taxes (TVA, droit de douane, taxe d’importation, …) serait un atout
- Sens de communication à l’interne et à l’externe.
- Bonne connaissance du système des Nations Unies.
Modalités et conditions d’emploi :
- Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées ;
- Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s’assurer que les meilleurs candidats soient sélectionnés pour le poste ;
- Assurez-vous que votre demande contient des informations précises et complètes sur les qualifications requises, les dossiers d’emploi et les compétences linguistiques ;
- Seuls les candidats présélectionnés seront invités à une entrevue. Les dossiers ne comportant pas de diplômes ne seront pas considérés ;
- Le PAM s’est engagé dans la diversité et l’inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines, masculines qualifiées de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande ;
- Aucune somme d’argent n’est demandée par le PAM pour le recrutement du personnel ;
- Le PAM applique la tolérance zéro à toute forme de discrimination et ne fait de discrimination sur base du statut sérologique au VIH SIDA.
Les candidats intéressés sont priés de soumettre leurs candidatures SEULEMENT EN LIGNE aux liens ci-dessous :
Pour les candidats internes au PAM via : http://newgo.wfp.org/services/e-recruitment
Pour les candidats externes via : http://www1.wfp.org/careers/job-openings