Le PAM recrute un Administration Assistant (Homme/Femme), SC5 – Antananarivo, Madagascar
Cadre général et attributions :
La direction des opérations est responsable de la gestion des ressources de l’Organisation, ressources matérielles, ressources financières.
L’assistant administratif assumera les responsabilités suivantes :
Plus particulièrement :
Gestion voyage :
- Assurer la coordination des voyages, préparer les documents, et en assurer le suivi avec les missionnaires et le point focal voyage ;
- Assurer la demande de visa pour les staffs ou consultants internationaux qui séjournent plus d’un mois à Madagascar, ainsi que pour les membres de leur famille ;
Gestion matériels et équipements :
- Assurer la gestion de tous les matériels du sous bureau et les antennes
- Maintenance et réparation
- Inventaire et suivi dans le logiciel interne
- Assurer la gestion des fournitures de bureau
- Etablir le rapport administratif mensuel
Gestion des achats :
- Identifier les besoins de l’unité administration
- Effectuer les prospections de prix
- Consolider les besoins et proposer les différentes options d’achat
- Assurer le paiement des factures relatif aux achats effectués
Gestion des véhicules :
- Assurer la supervision directe des chauffeurs
- Assurer la coordination de l’utilisation des véhicules (course et mission)
- En collaboration avec le responsable de la gestion des véhicules au bureau central, en assurer la réparation et maintenance
- Assurer la gestion et le suivi du carburant de véhicules et des motos
- Etablir le rapport mensuel de gestion des véhicules et utilisation des carburants
Gestion de bureau :
- Assurer la coordination des travaux de réparation et de maintenance du bureau
- Assurer la supervision des travaux de nettoyage
- Tenir le cahier de suivi des travaux
Gestion des procédures de dédouanement :
- Soumission et suivi des attestations de destination
- Collaboration avec le transitaire
Profil et qualifications :
- Avoir un niveau d’études secondaires, appuyée par un diplôme universitaire en gestion, administration, en économie, en finance ou équivalent.
- Avoir au moins 3 années d’expériences pratiques avec au moins 2 années d’expériences dans l’un des domaines suivants : administration, finance, logistique opérationnelle.
- Avoir des expériences au sein des organismes des Nations Unies ou autres organismes internationaux serait un atout.
- Maîtrise des outils informatiques tels que le système d’exploitation Windows 7, les logiciels de Microsoft Office et les navigateurs Internet tels qu’Explorer. La maîtrise d’autres logiciels plus techniques est considérée comme un atout.
- Excellente expression écrite et orale des langues malgache et françaises. Très bonne connaissance de l’Anglais.
- Esprit d’analyse et facultés à résoudre les problèmes de manière pragmatiques.
- Etre capable de travailler avec un minimum de supervision et faire preuve d’une grande résistance au stress.
- Avoir l’esprit d’équipe, faire preuve d’initiative tout en ayant le sens des priorités.
- Sens de la communication tant à l’interne qu’à l’externe
- Bonne connaissance du système des agences des Nations Unies.
Les candidat(e)s intéressé(e)s (homme ou femme) sont prié(e)s à soumettre leur dossier de candidature comprenant une lettre de motivation, un Curriculum Vitae, d’un formulaire P11, photocopie des diplômes et un dossier de références professionnelles en ligne sur le site du PAM http://www1.wfp.org/careers/job-openings .
Deadline : 08 septembre 2019
LES CANDIDATURES FEMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES