Le PAM recrute un Business Support Associate G6/Assistant to CD/DCD – Bujumbura, Burundi
A propos du PAM :
Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.
Contexte organisationnel :
Ces emplois se trouvent dans les Bureaux de Pays (COs), les Bureaux Régionaux (RBs) et le Siège (HQ). Les titulaires de postes qui exécutent des fonctions de gestion de front office relèvent généralement du Directeur de division ou des Directeurs de pays. Dans les cas où ces postes soutiennent un secteur d’activité particulier, la ligne de déclaration peut être adressée au Chef d’unité ou au chef.
À ce niveau, les titulaires de postes doivent faire preuve de responsabilité et d’initiative pour répondre de façon indépendante aux questions qui ne contiennent que des orientations générales. Ils ont la responsabilité d’entreprendre des activités spécialisées de soutien aux entreprises, telles que l’organisation et la coordination du travail. Il est nécessaire de faire preuve de jugement pour faire face quotidiennement aux problèmes imprévus. Les titulaires de postes sont tenus de gérer les ressources et de former et / ou de coordonner une équipe de soutien
Description du poste :
Coordonner et contrôler une gamme complète de services de soutien aux entreprises pour un domaine de travail professionnel spécifique, afin de garantir la prestation efficace des services.
Responsabilités clés (non exhaustives) :
Sous la supervision du Représentant ou de son Adjoint avec l’appui de tous les Chefs d’Unités, le candidat exécutera les tâches suivantes :
- Coordonner les activités et appuyer le secrétariat ou la réception dans le suivi des dossiers courants ;
- Préparer/coordonner les notes d’information sur les questions et les points à envoyer au Représentant ou son Adjoint pour les discussions avec les partenaires ;
- Préparer les réunions des Chefs d’Unités avec le Représentant en préparant l’ordre du jour en consultation avec ce dernier ou son Adjoint et les Chefs d’Unités ;
- Participer aux réunions des Chefs de Section et fonctionnaires de haut rang et rédiger les minutes et/ou notes à classer dans le dossier y afférent. Planning des réunions auxquelles le Représentant doit prendre part.
- Gérer l’agenda du Représentant et de son Adjoint et proposer des rendez-vous à leur place ;
- Assurer les aspects logistiques pour les déplacements du Représentant et de son Adjoint (TA, Visa de Sécurité, réservation d’hôtel, etc.) ;
- Faire une mise à jour systématique de la base des données des contacts (E-mail et téléphones) des points focaux des Ministères partenaires et des donateurs et autres partenaires ;
- Coordonner avec les Assistants de l’équipe de pays des Nations Unies (UNCT) sur le planning des réunions auxquelles le Représentant doit prendre part. et le briefer, son Adjoint ou le Chargé de bureau selon le cas ;
- Coordonner et donner des réponses appropriées aux appels externes sensibles et des demandes d’informations écrites adressées au Représentant ou son Adjoint.
Responsabilités clés (suite) :
- Trier, filtrer les appels téléphoniques et demandes adressées au Représentant et savoir y répondre avec tact et diplomatie ;
- Assister le Représentant et/ou son Adjoint dans le suivi de l’état d’avancement des tâches assignées aux différentes Unités et développer un système de suivi de traitement des dossiers ;
- Exécuter des tâches administratives pertinentes au sein du Bureau du Représentant à savoir la préparation des projets de lettres. Mettre en place un système de classement et recherche des dossiers ;
- Vérifier et s’assurer que les pièces justificatives sont conformes et exactes pour le traitement des divers dossiers soumis au Représentant ou son adjoint ;
- Répondre aux questions et fournir les informations déjà existantes dans les dossiers et coordonner, selon le cas, avec les sous bureaux ;
- Compiler tous les mois le plan trimestriel des congés des managers et le soumettre à l’attention du Représentant ou de son Adjoint ;
- Coordonner avec le/la Chargée des rapports/information et Chef de sous bureaux sur les questions d’intérêt général et prendre action ;
- Vérifier et faire le nettoyage du courrier sortant soumis à la signature et proposer des corrections aux unités émettrices avant dépôt final au bureau du Représentant ou son Adjoint ;
- Informer le Représentant ou son Adjoint sur toutes les questions d’intérêt pour le Bureau ;
- Exécuter toute autre tâche confiée par la hiérarchie.
4p capacités principales d’organisation :
Mission :
- Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Developpe l’équipe de la manière la plus efficace pour communiquer les objectifs stratégiques du PAM pour l’équipe et les partenaires du PAM sur le terrain ;
- Être une force pour un changement positif : Met en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail de l’équipe et la productivité ;
- Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe :Planifie les activités et les tâches de l’équipe en fonction de réussites spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de présenter un impact positif ;
- Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes :Explique aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PAM.
Equipe :
- Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens :Identifie les capacités de développement de compétences telles que des modules de formation ou des expériences sur le tas pour soi-même, ses collègues et ses rapports directs ;
- Créer une culture inclusive :Facilite les activités de renforcement d’équipe pour établir des rapports dans votre propre unité ;
- Developper et fournir une rétroaction constructive: Facilite l’association de collègues juniors avec des entraîneurs au sein de votre propre équipe ;
- Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» :Anticipe les défis potentiels et élabore des plans d’atténuation pour s’assurer que l’équipe atteint les buts et les cibles.
Performance :
- Encourager l’innovation et les solutions créatives : Identifie les occasions d’être créatif dans son propre travail et aider l’équipe à être plus novatrice et précise dans leurs tâches et domaines de travail respectifs ;
- Se concentrer sur l’obtention de résultats: Surveille les résultats attendus de l’équipe et fournit une rétroaction pour s’assurer que les résultats sont fournis de façon cohérente et précise ;
- Prendre des engagements et les respecter :Donne des conseils précis à l’équipe sur les responsabilités et les tâches prévues, tout en respectant son propre engagement envers l’équipe ;
- Être décisif :Donne l’exemple et fournit des conseils aux membres de l’équipe junior au moment où les problèmes s’aggravent alors qu’ils sont confrontés à des problèmes difficiles en milieu de travail ou sur le terrain.
Partenariat :
- Connecter et partager entre les unités du PAM: Facilite les partenariats avec d’autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain ;
- Établir des partenariats externes solides :Constitue un exemple et fournir des conseils à l’équipe sur la façon d’établir des relations avec des partenaires externe ;
- Être politiquement agile et adaptable : Enonce à l’intention des collègues ou des rapports directs la valeur de la contribution des autres équipes du PAM et des partenariats d’agence pour atteindre les objectifs du PAM.
Capacités fonctionnelles :
Qualifications minimales standard :
Education :
Avoir au minimum une Licence en Lettres, Sciences sociales, Droit ou autre domaine similaire.
Langue :
Parfaite maîtrise de l’Anglais et du Français parlés et écrits.
Qualifications requises pour l’entrée dans ce rôle :
Expérience :
- Solide expérience professionnelle minimum de six ans dans des domaines pertinents de préférence au sein des Nations Unies ou des ONGs, du Secteur privé ou Organismes similaires ;
- Aptitude à instaurer et maintenir des relations de travail harmonieuses avec les collègues, les supérieurs hiérarchiques, les subordonnés et les contacts extérieurs. Avoir une bonne adaptation dans un milieu multiculturel et de bonnes relations interprofessionnelles ;
- Aptitude à effectuer un travail qui soit précis et soigné, produit dans les délais et normes ;
- Avoir une disponibilité permanente, être dynamique et supporter de travailler sous pression ;
- Capacité à maintenir la confidentialité ;
- Bonnes capacités rédactionnelles ;
- Connaissance de traitement des textes et tableaux (Word, Excel, PowerPoint, Courrier Electronique), etc.
Modalités et conditions d’emploi :
- Les demandes seront reçues uniquement en ligne ;
- Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s’assurer que les meilleurs candidats soient sélectionnés pour le poste ;
- Donnez 3 personnes de référence dont 2 professionnelles (Donner le nom, le numéro de téléphone et l’E-Mail)
- Assurez-vous que votre demande contient des informations précises et complètes sur les qualifications requises, les dossiers d’emploi et les compétences linguistiques ;
- Seuls les candidats présélectionnés seront invités à une entrevue. Les dossiers ne comportant pas de diplômes ne seront pas considérés ;
- Le salaire mensuel pour ce poste est dans la grille salariale des FT et se situera autour 2.804.250 FBU ;
- Le PAM s’est engagé dans la diversité et l’inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines, masculines qualifiées de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande ;
- Aucune somme d’argent n’est demandée par le PAM pour le recrutement du Personnel ;
- Le PAM applique la tolérance zéro à toute forme de discrimination et ne fait pas de discrimination sur base du statut sérologique au VIH SIDA.
DATE DE FIN D’AFFICHAGE
Date limite de clôture de la publication est fixée au 08 mai 2019 à 23h 59 minutes.