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Le Programme Alimentaire Mondial recrute un associé soutien aux entreprises, Dakar, Sénégal

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Le Programme Alimentaire Mondial recrute un associé soutien aux entreprises, Dakar, Sénégal

Le PAM recrute un Associé Soutien aux entreprises.

  • Titre d’affectation : Business Support Associate (Exécutive)
  • Durée :  1 an renouvelable
  • Grade :  GS 6
  • Type de contrat : Fixed Term
  • Lieu d’affectation, Pays :  Dakar, Sénégal

Vos missions au PAM :

Sous la supervision directe de la Représentante et Directrice Pays, l’Exécutive Associate effectuera les taches suivantes :

  • Rassembler l’information pour l’inclure dans les rapports, les documents et la correspondance, afin d’appuyer le travail efficace des autres employés ;
  • Tenue du calendrier des réunions officielles et rendez-vous du Management (Country Director). Préparation et facilitation de toute autre réunion ou rencontre impliquant le Management ;
  • Préparer les réunions du Senior Staff Meeting (SSM) et circuler les comptes rendus. Préparation et facilitation de toute autre réunion ou rencontre impliquant le Management. Rédaction du courrier pour le compte du Management ;
  • Vérifier la conformité des documents soumis au visa du Management. Tenir à jour le classement des documents officiels pour le compte du Management ;
  • Gestion de l’archivage électronique et physique de tous les documents officiels concernant le Management ; définir les principales rubriques qui la composeront ; accessibilité ;
  • Préparer les documents de voyage du Country Director et du Deputy Country Director pour les missions à l’intérieur comme à l’extérieur du pays (TA, OM, visa de sécurité) et préparation des TA pour les collègues relevant du Country Director ;
  •  Préparation des Travel Authorization pour les staffs allant en TDY ou devant entreprendre une mission à l’extérieur du pays, demande d’émission billets par l’agence de voyages ;
  • Traiter et gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels, afin de contribuer à la gestion efficace et opportune des ressources ;
  • Gérer et tenir des registres et des bases de données, afin de s’assurer que l’information est organisée et facilement accessible au personnel ;
  • Rapports de lecture à la preuve, documentation, correspondance, etc., apporter des modifications conformes aux lignes directrices établies, le cas échéant ;
  • Liaison et suivi des documents administratifs auprès du Ministère des Affaires Etrangères liés au management ;
  • Contribuer à l’amélioration des procédures et des processus opérationnels ;
  • Recueillir et effectuer une analyse de base des données afin de contribuer à la gestion de l’information du bureau ;
  • Le titulaire est en mesure de recommander un plan d’action au personnel à divers niveaux et peut affecter des tâches à des collègues plus subalternes ;
  • Fournir des conseils aux collègues subalternes dans l’exercice de leurs fonctions ;
  • S’acquitter de toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée.

Qualifications/exigences :

Education : Formation universitaire (niveau Licence au minimum) dans le domaine de l’administration, de la gestion, des finances et/ou des ressources humaines.

Expérience : Expérience de cinq ans ou plus dans des postes ayant des rapports avec le travail administratif en général.

Autres compétences :

  • Compétent dans l’utilisation de matériel de bureau et des logiciels, tels que Microsoft Word ;
  • Connaissance de routine des méthodes de travail afin de compléter les processus avec un minimum de supervision ;
  • Utiliser tact et courtoisie dans les échanges d’informations avec un large éventail de personnes ;
  • Bonne connaissance des procédures d’exonération en douane, impôt et autres taxes ;
  • Capacité à identifier les erreurs dans les données et rectifier les questions qui nécessitent une attention.

Connaissances linguistiques :

  • Parfaite maîtrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral ;
  • La connaissance de l’anglais est souhaitée, les dialectes nationaux sont un atout.

Les 4 capacités organisationnelles :

Motivation :

  • Accompagne l’équipe aussi efficacement que possible pour faire connaître les Objectifs stratégiques aux équipes et aux partenaires du PAM sur le terrain ;
  • Met en œuvre des méthodes ou des outils nouveaux pour améliorer les processus de travail et la productivité de l’équipe ;
  • Relie les activités et les tâches réalisées par l’équipe aux bons résultats obtenus dans les communautés bénéficiaires pour montrer l’impact de l’action du PAM ;
  • Explique aux membres de l’équipe comment chaque unité contribue à la mission globale du PAM.

Ressources Humaines :

  • Recherche des possibilités de perfectionnement des compétences, notamment au moyen de modules de formation ou d’expériences pratiques, pour lui-même ou elle-même, ses collègues et ses subordonnés directs ;
  • Anime des activités de développement du travail en équipe dans le but de renforcer les relations au sein de son unité ;
  • Met en relation des collègues moins expérimentés avec des accompagnateurs de son équipe ;
  • Anticipe les problèmes et élabore des plans d’atténuation pour faire en sorte que l’équipe atteigne les objectifs et les cibles fixés.

Performance :

  • Recherche des possibilités d’être créatif/créative dans son domaine d’activité ainsi que des moyens d’aider les membres de l’équipe à être plus innovants et plus rigoureux dans leurs tâches et domaines de travail respectifs ;
  • Surveille les réalisations attendues de l’équipe et communique des observations de sorte que les résultats escomptés soient atteints de manière cohérente et précise ;
  • Fournit des orientations précises aux membres de l’équipe quant aux tâches et responsabilités qui leur sont imparties, tout en tenant ses propres engagements envers l’équipe.
  • Montre l’exemple et donne des orientations aux membres de l’équipe moins expérimentés pour ce qui est de décider du moment auquel il convient de faire remonter au niveau supérieur de la hiérarchie les problèmes auxquels ils sont confrontés sur leur lieu de travail ou sur le terrain.

Partenariat :

  • Facilite les partenariats avec d’autres unités du PAM pour mener à bien les missions sur le terrain ;
  • Montre l’exemple et donne des orientations à l’équipe sur la façon d’établir des relations avec des partenaires extérieurs ;
  • Expose clairement à ses collègues ou à ses subordonnés directs l’intérêt que présentent les contributions à d’autres équipes du PAM et aux partenariats conclus avec d’autres organismes pour atteindre les buts et objectifs du PAM ;
  • Organise, surveille et hiérarchise les efforts qu’il ou elle et l’équipe déploient pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

Date limite : 22 Février 2020.

 

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